ABC della gestione dei progetti: L per le lezioni apprese
Come evitare di ripetere gli errori e riconoscere le migliori pratiche
Un progetto è terminato e il successivo inizia subito? Questo è proprio il modo in cui spesso lo sperimentiamo, perché il tempo di solito è poco. Tuttavia, potresti risparmiarti un sacco di stress e frustrazioni, nonché migliorare significativamente la cooperazione del team se ti occupi regolarmente delle lezioni apprese.
Quali sono le lezioni apprese nella gestione dei progetti?
Le lezioni apprese riguardano l’apprendimento dall’esperienza di un progetto, il riconoscimento degli errori o dei successi e l’applicazione delle conoscenze acquisite in futuro. In questo modo è possibile applicare le Best Practices a lungo termine e ridurre rischi ed errori.
L’obiettivo di Lessons Learned è quindi quello di essere in grado di gestire i progetti con maggiore successo a lungo termine. Inoltre, nel tempo viene costruito un archivio di conoscenze che rende accessibile l’esperienza maturata.
Quando dovresti affrontare le lezioni apprese?
Naturalmente, ha senso identificare le lezioni apprese alla fine di un progetto. Tuttavia, ogni giorno, anche in altre fasi del progetto, si imparano lezioni importanti. Per poter utilizzare rapidamente queste conoscenze, è quindi consigliabile affrontare ripetutamente le lezioni apprese durante il progetto, ad es. alla fine di fasi, retrospettive, revisioni, audit o quando si ha un’intuizione importante. Se generalmente aspetti fino alla fine del progetto, potresti dimenticare lezioni importanti.
Introdurre le lezioni apprese nel team
Se desideri trarre vantaggio dalle lezioni apprese, dovresti informare il tuo team di progetto all’inizio del progetto che desideri lavorare con questo metodo. Spiega anche l’approccio che desideri utilizzare. In questo modo crei trasparenza e il tuo team è preparato in modo ottimale a percepire le nuove intuizioni come tali. Utilizza anche questa opportunità per discutere con il tuo team di progetto che parteciperà attivamente alle lezioni apprese. Può trattarsi dell’intero gruppo, ma anche dei singoli membri, a seconda delle dimensioni del team. In quest’ultimo caso, riunisci il tuo team da diverse parti del progetto in modo da ottenere quanti più punti di vista diversi possibili e assicurati che il team delle lezioni apprese non sia troppo numeroso. Oltre al leader del progetto e al team di progetto, o parti di esso, anche un facilitatore dovrebbe prendere parte alle lezioni apprese. Per ottenere un risultato ottimale, questa persona non dovrebbe essere il leader del progetto, poiché il leader del progetto potrebbe essere di parte. A seconda del progetto, può anche avere senso includere stakeholder importanti, come il cliente.
Metodi per le lezioni apprese
Esistono molti modi per applicare le lezioni apprese, a seconda di te, del tuo progetto e del tuo team. In ogni caso, è importante affrontare le lezioni apprese in modo pianificato e strutturato.
Il Project Management Institute (PMI) ha progettato un processo in cinque fasi che può aiutarti a introdurre le lezioni apprese:
1. Identificare
Il primo passo è identificare e raccogliere le lezioni apprese. A questo scopo viene spesso organizzato un seminario sulle lezioni apprese.
Dovresti investire un po’ di tempo nella preparazione di questo workshop, poiché i membri del tuo team di progetto dovrebbero prima preparare e compilare un questionario. In questo modo, i partecipanti al workshop sono preparati e possono contribuire allo stesso anche se non possono parteciparvi. Per comprendere il contesto, secondo il PMI, le domande dovrebbero essere strutturate con categorie, come gestione del progetto, risorse o comunicazione. Con l’aiuto del questionario è opportuno chiarire tre domande:
1) Cosa ha avuto successo?
2) Dove sono accaduti gli errori?
3) Cosa andrebbe migliorato?
Prima del workshop, tutti i partecipanti dovrebbero aver risposto alle domande in modo che il facilitatore possa riassumere i risultati e su questa base creare un ordine del giorno per l’incontro. Per rispondere alle domande è utile che il team di progetto annoti immediatamente i risultati positivi e negativi durante tutto il progetto, in modo che non vadano persi. Ciò può essere fatto, ad esempio, in un registro.
Nel workshop vero e proprio, i risultati riassunti possono essere presentati e poi discussi. A questo punto è necessario chiarire le cause alla base di un errore e come gestire situazioni simili in futuro per evitare che si ripetano. Determinare inoltre quali misure possono essere adottate per stabilire risultati positivi in futuro.
2. Documento
Dopo che tutte le lezioni apprese sono state discusse, i risultati dovrebbero essere documentati e preparati per i diversi gruppi target. Un rapporto dettagliato dovrebbe essere distribuito a tutto il team di progetto in modo che tutti siano informati sui risultati. Inoltre, le parti interessate dovrebbero ricevere un rapporto adattato ai loro interessi e anche la direzione dovrebbe ricevere una sintesi con i risultati e le misure più importanti. È inoltre importante non solo distribuire questi report, ma archiviarli insieme ai documenti di progetto esistenti.
3. Analizza
Nella fase successiva i risultati vengono analizzati nuovamente in dettaglio per applicazioni future e vengono chiarite le questioni aperte. In questo modo viene definito, ad esempio, dove esiste la maggiore necessità di intervento e quali misure concrete vengono adottate. Queste informazioni vengono condivise con altri team in modo che si possa determinare, ad esempio, se il processo di gestione del progetto debba essere adattato in generale o se sia necessaria una formazione. In altre parole, chiarire quali potrebbero essere i miglioramenti e chi ne è responsabile.
4. Archiviare
Per rendere i risultati accessibili a tutti, non solo dovrebbero essere archiviati nel rispettivo progetto, ma anche archiviati in un database strutturato delle lezioni apprese. In questo modo possono essere facilmente utilizzati da tutta l’azienda e per diversi progetti.
5. Recupera
L’ultimo passo è rendere i risultati accessibili ai dipendenti della vostra azienda in modo tale che vengano effettivamente utilizzati. Questo passaggio va oltre la semplice memorizzazione dei dati nel posto giusto. Piuttosto, anche i dipendenti devono essere motivati a impegnarsi con le lezioni apprese. Dai il buon esempio e prenditi il tempo per cercare esperienze adeguate e incorporare i risultati quando pianifichi un nuovo progetto.
Vantaggi delle lezioni apprese
- È possibile aumentare l’efficienza e ridurre i rischi durante l’implementazione di un progetto
- Salvataggio sistematico, documentazione e fornitura delle conoscenze acquisite durante il lavoro sul progetto, ovvero cosa ha avuto successo, dove si sono verificati errori e quali misure sono state adottate
- I risultati vengono resi visibili all’intera azienda e ai progetti futuri
- Viene sfruttato il potenziale di miglioramento: si evitano errori in futuro, la qualità e l’efficienza del lavoro di progetto vengono aumentate in tutta l’azienda
Sfide
Nonostante tutti i vantaggi che Lessons Learned può avere, in molte aziende esistono ancora difficoltà nell’implementare il metodo. Ad esempio, se un workshop sulle lezioni apprese si svolge solo alla fine di un progetto, il team di progetto non ne trae vantaggio inizialmente, ma ha solo un carico di lavoro aggiuntivo. Inoltre, accade spesso che il team non sia molto motivato a parlare nuovamente del progetto dopo la sua conclusione, soprattutto in merito ai risultati negativi. Se in un’azienda non esiste una cultura positiva dell’errore, durante tali discussioni c’è il grande pericolo di cadere nella colpa. Un’altra difficoltà non è solo rendere i risultati accessibili a tutti i dipendenti, ma anche incoraggiarli e motivarli a gestirli attivamente.
Conclusione
Le lezioni apprese rappresentano inizialmente un lavoro aggiuntivo per il team di progetto, ma sono anche un metodo prezioso per condividere esperienze di gestione del progetto con altri e quindi migliorare il lavoro in modo sostenibile. È importante affrontare le lezioni apprese non solo alla fine del progetto, ma anche durante il progetto, in modo che le conoscenze acquisite possano essere incorporate in una fase iniziale. Inoltre, i risultati non dovrebbero solo essere discussi nel team e le misure adottate, ma dovrebbero anche essere documentate in modo chiaro e rese accessibili a tutti i dipendenti, in modo che l’intera azienda possa trarne vantaggio.
I software di gestione dei progetti con gestione integrata dei documenti, registro delle lezioni apprese e altre funzioni di collaborazione come una stanza del team o aree di commento possono fornire servizi preziosi per questa documentazione. In questo modo, non solo puoi registrare le lezioni apprese dal rispettivo progetto e condividerle con il tuo team, ma anche definire chi può accedervi. I risultati rilevati nell’ambito delle lezioni apprese possono, ad esempio, essere integrati direttamente anche nella pianificazione e nel controllo di progetti futuri, tenendo conto di compiti specifici e voci di rischio con misure suggerite nei modelli di progetto esistenti.
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