ABC della gestione dei progetti: K per Kanban
Presentare i compiti in modo chiaro ed elaborarli in modo strutturato
Con una lavagna Kanban, le attività di un progetto possono essere chiaramente visualizzate ed elaborate in modo strutturato. Ciò rende gestibili progetti estesi con molte attività secondarie, ma mantiene anche piccole attività quotidiane a fuoco. Come funziona esattamente e perché il metodo Kanban è particolarmente popolare nella gestione agile dei progetti è spiegato qui.
Cos’è Kanban?
Il termine Kanban deriva dal giapponese e significa segnale. Il metodo è stato sviluppato negli anni ’40 da Taiichi Ohno per Toyota ed era originariamente inteso a ridurre le scorte e ottimizzare i processi di produzione come parte della gestione snella. Poiché il metodo Kanban ha molti vantaggi, è stato rapidamente adattato per essere utilizzato anche in altre aree, come la gestione dei progetti.
Con l’aiuto di una lavagna Kanban, le classiche liste di cose da fare vengono ottimizzate nella gestione dei progetti in modo che vengano visualizzate in modo più chiaro. Inoltre, la pianificazione, il monitoraggio e il controllo sono semplificati.
Che aspetto ha una lavagna Kanban?
Una bacheca Kanban offre una semplice panoramica di molte diverse attività e fasi di lavoro in modo che un team di progetto possa vedere rapidamente quale attività si trova in quale stato. In origine questo veniva fatto con una lavagna e dei post-it, ma oggi spesso si preferiscono le soluzioni digitali.
La forma più semplice di una bacheca Kanban ha 3 colonne in cui sono ordinate le rispettive attività (carte) e vengono assegnate le responsabilità. Queste colonne sono:
1. Cose da fare (To-do): tutte le attività che devono essere completate vengono registrate qui.
2. Lavori in corso (work in progress): tutte le attività attualmente in fase di elaborazione vengono collocate in quest’area.
3. Fatto (done): non appena un’attività viene completata, viene spostata in questa colonna.
Questa struttura è molto semplice e allo stesso tempo offre un’elevata efficienza. Allo stesso tempo, può essere integrato con colonne aggiuntive, ad esempio per idee, backlog, rilascio o processi di test. È inoltre possibile aggiungere commenti alle singole schede attività, in modo che possano contenere, ad esempio, scadenze, liste di controllo o responsabilità. Inoltre le carte possono essere colorate, ad esempio, per indicare responsabilità o priorità. Non ci sono limiti alla tua creatività. Ciò rende il lavoro con una lavagna Kanban molto flessibile e adattabile individualmente a ogni azienda e progetto. La visualizzazione di facile comprensione delle attività e del loro stato aiuta tutti i partecipanti al progetto a tenere traccia dello stato attuale del progetto in ogni momento.
Come si lavora con una lavagna Kanban?
Una volta che il tabellone Kanban è stato progettato in base alle tue esigenze, i compiti di un progetto vengono registrati e annotati sulle carte. Prima finiscono nella colonna “Da fare”. Passo dopo passo, le singole carte vengono quindi estratte di colonna in colonna dai membri del tuo team e vengono elaborate fino al completamento. Alcuni principi si applicano qui.
1. Visualizza il lavoro
Una lavagna Kanban viene utilizzata per visualizzare le attività e le fasi di lavoro. Pertanto, è importante che la tavola sia adattata ai tuoi passi individuali. Allo stesso tempo, dovresti assicurarti che le attività non siano né troppo piccole né troppo grandi. Con il primo, puoi perdere rapidamente la visione d’insieme, e con il secondo, i movimenti sulla bacheca Kanban avvengono raramente, il che significa che non puoi sfruttare i numerosi vantaggi delle bacheche Kanban.
2. Limitare le attività
Il numero di attività su cui è possibile lavorare contemporaneamente in una stazione dovrebbe essere limitato, ad es. solo un certo numero di carte può trovarsi in una colonna contemporaneamente. Questo ti aiuta a garantire che i pacchetti di lavoro vengano completati rapidamente e quindi a lavorare in modo mirato.
3. Attività di controllo
L’obiettivo di una lavagna Kanban è completare le attività il più rapidamente possibile, ovvero senza tempi di attesa, colli di bottiglia o cicli inutili. Una bacheca Kanban ti aiuta quindi a identificare dove esistono errori o problemi nel tuo processo, ad esempio un singolo dipendente è sovraccarico. Una volta individuati tali punti, è possibile ottimizzare i rispettivi processi e ottenere una migliore pianificazione del progetto.
4. Feedback
Feedback e revisioni continui sono una parte importante del metodo Kanban. In questo modo, puoi riconoscere i colli di bottiglia o il potenziale di miglioramento se, ad esempio, un’attività rimane nella colonna “WIP” per molto tempo, questo ti dà l’opportunità di parlarne con il tuo team. Inoltre, puoi, ad esempio, aggiungere una colonna di feedback alla tua bacheca Kanban dopo che le attività sono state completate, in modo che i membri del tuo team possano vedere immediatamente che il risultato di un’attività in questa colonna deve essere controllato e il feedback deve essere fornito.
5. Miglioramento continuo
Il feedback dovrebbe sempre portare al miglioramento. Pertanto, dovresti adattare regolarmente i processi e la tua bacheca Kanban a un’esigenza modificata o appena identificata.
6. Regole chiare
Per evitare confusione, tutti i dipendenti coinvolti nel consiglio Kanban dovrebbero conoscere e seguire le stesse regole. Quindi dovresti definire, ad esempio, chi è autorizzato a spostare le carte quando e dove. Il nostro consiglio: Rendi visibili queste regole sulla lavagna Kanban. In questo modo, i membri della tua squadra possono accedervi in qualsiasi momento ed eviti discussioni inutili.
Vantaggi
- Visualizzazione chiara e concisa delle attività e del loro stato
- I problemi possono essere identificati rapidamente
- Migliora la concentrazione sulle singole attività
- Promuove il lavoro indipendente della tua squadra e il lavoro di squadra
- Adattabile individualmente alla vostra azienda
- Facile da implementare
Svantaggi
- Una bacheca Kanban può essere respinta in quanto rende i processi trasparenti. Ciò significa che i problemi vengono scoperti rapidamente, come la scarsa comunicazione tra i dipendenti e, ad esempio, quando un dipendente lavora più lentamente degli altri.
- Meno adatto a gruppi di progetto molto grandi, in quanto il consiglio è meno chiaro. Poiché il risultato del progetto viene spesso presentato in un unico pezzo solo alla fine del progetto, gli errori potrebbero essere notati troppo tardi. Devono quindi essere corretti in modo dispendioso in termini di tempo e denaro.
Per chi è adatto Kanban?
Kanban è particolarmente adatto a piccoli team che vogliono lavorare in modo agile. Poiché la scheda può essere configurata in modo molto semplice e può essere adattata in modo flessibile, non è quasi necessaria alcuna conoscenza preliminare per lavorarci. Pertanto, una bacheca Kanban fornisce una panoramica semplice e rapida dello stato attuale di un progetto e consente al team di lavorare insieme facilmente.
Conclusione
Con il metodo Kanban, tutti i membri del team tengono traccia dell’avanzamento di un progetto, nonché delle singole attività o persino delle difficoltà. Allo stesso tempo, con l’aiuto di una lavagna Kanban, la gestione dei progetti può essere ottimizzata e il lavoro può essere svolto in modo più efficiente. Se non stessi ancora lavorando con il metodo Kanban, dovresti assolutamente provarlo. Per iniziare, tutto ciò di cui hai bisogno è una lavagna, penne e alcuni post-it.
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