La trappola dell’invisibilità

Perché la percezione è spesso più importante delle prestazioni nella gestione dei progetti

Perché la trasparenza è così importante

Una comunicazione trasparente è la chiave per una collaborazione efficace, per la gestione degli stakeholder e per una gestione delle aspettative di successo. Senza una comunicazione chiara, i malintesi nascono rapidamente, come dimostra la legge di Graham:

1. Se nessuno sa cosa stai facendo… Le persone tendono a interpretare negativamente ciò che non vedono o non capiscono. Se non ci sono aggiornamenti o rapporti sullo stato di avanzamento, gli stakeholder, i superiori e persino i membri del team spesso pensano che non ci siano progressi, anche se è vero il contrario. Una comunicazione troppo poco trasparente porta a incomprensioni e sfiducia.
2. ...ma se parli troppo di quello che fai… D’altra parte, un flusso interminabile di dettagli può dare l’impressione che si concentri più energia nel parlare del lavoro che nel lavoro vero e proprio. Lunghe giustificazioni, riunioni eccessive o rapporti sullo stato di avanzamento possono alimentare la sfiducia tanto quanto il silenzio. Un’eccessiva comunicazione è quindi inefficiente e appesantisce gli altri con informazioni di cui non hanno bisogno.

È quindi importante trovare il giusto equilibrio tra trasparenza e informazione, soprattutto nella gestione dei progetti, dove gli studi dimostrano che la comunicazione rappresenta fino al 90% del tempo di lavoro di un project manager.

La trappola dell’invisibilità

Le osservazioni di Robert J. Graham sono particolarmente rilevanti per il lavoro a progetto, dove spesso è difficile cogliere i progressi – sia perché i team lavorano a distanza, sia perché i compiti tecnici appaiono astratti agli estranei, sia perché il lavoro si svolge in fasi prolungate senza risultati visibili. Gli scenari tipici sono

• Dipendenti silenziosi: Alcuni membri del team portano a termine i loro compiti in modo silenzioso e coscienzioso, senza rendere visibili i risultati. Di conseguenza, il loro contributo viene facilmente trascurato, soprattutto quando gli altri membri del team sono più attivi.
• Modalità di crisi permanente: nei progetti stressanti, la comunicazione si concentra spesso esclusivamente sui problemi. I progressi, le pietre miliari o i successi si perdono nella confusione.
• La fase della scatola nera: le attività tecnicamente complesse o a lungo termine spesso rimangono una “scatola nera” per gli stakeholder che non riescono a vederla, il che può facilmente dare l’impressione che non si stia facendo nulla. Lo stesso vale per tutti i compiti il cui sforzo non può essere stimato da persone esterne perché non ne comprendono il contesto. In questi casi, la maggior parte delle persone pensa che la persona di fronte a loro non stia svolgendo alcun lavoro.
• Il paradosso della gestione: tuttavia, questo problema riguarda spesso anche i manager e i capi progetto. Spesso sono così impegnati nel coordinamento che i loro compiti reali, come la risoluzione dei conflitti o l’allineamento strategico, non vengono percepiti come lavoro.

Questi esempi illustrano quanto sia facile che il lavoro rimanga nascosto o che le prestazioni migliori vengano sottovalutate. Purtroppo questo ha conseguenze importanti e può portare a gravi malintesi:

• Per il team: se le prestazioni dei singoli membri non vengono riconosciute a causa di una mancanza di comunicazione, questi possono demotivarsi rapidamente. Al contrario, può anche accadere che una parte del team ritenga che i singoli membri non stiano lavorando abbastanza, anche se in realtà stanno dando il meglio di sé. Questo, a sua volta, può portare a gravi conflitti all’interno del team. Qualcosa di simile accade se un membro del team comunica troppo.
• Per il livello manageriale: senza chiarezza sullo stato di avanzamento del progetto, c’è il rischio di valutazioni errate e decisioni sbagliate. Ad esempio, i project manager potrebbero essere tentati di sovraccaricare il team se non comprendono le attività e l’impegno richiesto. Allo stesso tempo, i manager devono essere consapevoli del fatto che se comunicano troppo poco o troppo, può sembrare che il team non stia facendo alcun lavoro.
• Per gli stakeholder esterni: Se la comunicazione è troppo scarsa, i clienti o i partner potrebbero pensare che i progetti non stiano procedendo come previsto, con una potenziale perdita di immagine per l’azienda e una grande rabbia e incertezza per i clienti. Tuttavia, anche un’eccessiva comunicazione può creare difficoltà, in quanto diventa rapidamente inefficiente.

Consigli pratici: Come rendere visibile il tuo lavoro in modo efficiente

Per superare le sfide descritte dalla legge di Graham è necessaria una strategia mirata. Questi consigli ti aiutano a rendere visibile il tuo lavoro senza apparire inefficiente:

1. Usa un piano di gestione della comunicazione Un piano di gestione della comunicazione è il fulcro della comunicazione strutturata di un progetto. Aiuta a gestire l’interazione con gli stakeholder, i membri del team e i clienti. Idealmente, questo piano dovrebbe essere redatto nella prima fase di pianificazione di un progetto, in modo da poterlo attuare fin dall’inizio. Stabilisci anche dei momenti fissi per gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento, ad esempio in riunioni settimanali o in brevi relazioni. È importante che gli aggiornamenti siano concisi e facili da capire. Anche i piccoli progressi dovrebbero essere menzionati: dimostrano che il progetto è vivo.
2. Concentrati sulla rilevanza Assicurati che la tua comunicazione sia mirata. Quando scrivi ogni rapporto e inviti le persone alle riunioni, poniti la domanda: “Cosa è veramente importante per il destinatario?”. In questo modo, eviterai dettagli inutili che diluiscono l’attenzione sui risultati e inviterai alle riunioni solo le persone rilevanti.
3. Visualizzare il lavoro Usa diagrammi, piani di progetto, schede Kanban, semplici elenchi o altri supporti visivi per rendere tangibili i progressi. Questo è particolarmente utile nei progetti in cui le fasi di lavoro sono astratte, molto tecniche o semplicemente difficili da capire.
4. Festeggia le pietre miliari Anche i piccoli successi meritano di essere resi visibili. Il raggiungimento delle pietre miliari non solo crea motivazione nel team, ma rafforza anche la fiducia degli stakeholder nei progressi del progetto. Non è necessario festeggiare in grande: una breve e-mail, una nota durante una riunione di team o una voce positiva nella chat aziendale possono aiutare a riconoscere i progressi e ad aumentare l’impegno del team.
5. Comunicazione proattiva Non aspettare che siano gli stakeholder a chiedere aggiornamenti. Rapporti regolari e brevi sullo stato di avanzamento che evidenzino i progressi, le sfide e i prossimi passi creano fiducia e prevengono i malintesi. Tuttavia, non comunicare tutto indistintamente, ma concentrati sulle informazioni rilevanti per i rispettivi destinatari.
6. Riflessione e revisione Creare occasioni per guardare indietro al progetto insieme. Una retrospettiva alla fine di un progetto non solo aumenta la trasparenza, ma aiuta anche a migliorare la comunicazione nei progetti futuri. Discutete di ciò che è andato bene e documentate i risultati.

Conclusione

La legge di Graham dimostra quanto siano importanti la comunicazione e la percezione nella gestione dei progetti. Tuttavia, la visibilità non è fine a se stessa: si tratta di creare fiducia e chiarezza senza cadere in modelli di comunicazione inefficienti. Con un approccio equilibrato alla comunicazione e gli strumenti giusti, crei le basi per progetti di successo e ti assicuri che nessuno dubiti delle tue prestazioni.

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