Gestione Progetti ABC: T per lo sviluppo del team

Come portare il tuo team di progetto al massimo delle prestazioni

Sviluppo del team secondo Tuckman

La categorizzazione dello sviluppo del team in fasi è stata creata dallo psicologo statunitense Bruce Tuckman nel 1965. Il suo modello, “Fasi dello Sviluppo del Gruppo di Tuckman”, è diventato uno dei modelli più conosciuti e ampiamente utilizzati per descrivere il processo di sviluppo del team.
Bruce Tuckman ha originariamente identificato quattro fasi dello sviluppo del team: Formazione, Conflitto, Normazione ed Esecuzione. Queste fasi sono caratterizzate da dinamiche facilmente riconoscibili che la maggior parte dei nuovi team attraversa all’inizio della loro collaborazione. Successivamente, il modello è stato ampliato per includere una quinta fase chiamata “Congedo” o “Lutto”, che si concentra sul processo di dissoluzione del team e sulla transizione dei membri del team verso nuovi compiti o progetti.
Il modello di Tuckman si basava sulle sue osservazioni di gruppi in vari contesti, inclusa la gestione dei progetti. Da allora, è stato ulteriormente sviluppato e adattato da molti altri ricercatori e professionisti per soddisfare i requisiti specifici e le dinamiche dei team. Tuttavia, il modello di Tuckman rimane un quadro utile e ampiamente utilizzato per comprendere e rispondere al processo di sviluppo del team.

Perché dovresti essere consapevole delle fasi dello sviluppo del team nella gestione dei progetti

Lo sviluppo del team svolge un ruolo cruciale nella gestione dei progetti e ha un impatto significativo sul futuro successo dei progetti. Attraversare con successo lo sviluppo del team comporta molti benefici:

• Alta performance: Un gruppo ben sviluppato lavora in modo più efficiente e raggiunge performance più elevate. Quando i membri del team comprendono i loro ruoli e le loro responsabilità, sfruttano i loro punti di forza e collaborano efficacemente, possono raggiungere l’obiettivo del progetto in modo più efficiente.
• Migliore collaborazione: Lo sviluppo del team rafforza la collaborazione all’interno del team. I membri del team imparano a comunicare efficacemente, scambiare informazioni e lavorare insieme alle soluzioni. Sviluppano una migliore comprensione degli stili di lavoro e dei bisogni reciproci, portando a un flusso di lavoro del progetto più fluido.
• Ambiente di lavoro positivo: Lo sviluppo del team efficace favorisce anche un clima lavorativo positivo caratterizzato da fiducia, rispetto e apertura. I membri del team si sentono a proprio agio nel condividere le proprie idee ed esprimere le proprie opinioni. Ciò porta a una cultura di team motivata e coinvolta in cui ognuno dà il meglio e contribuisce alla performance complessiva del team.
• Riduzione dei conflitti: Il processo di sviluppo del team aiuta a identificare e affrontare potenziali conflitti e malintesi fin dall’inizio. I membri della squadra imparano a discutere costruttivamente le loro differenze e a trovare soluzioni comuni. Ciò crea un ambiente di lavoro armonioso.
• Risoluzione efficace dei problemi: Una squadra ben sviluppata è in grado di affrontare efficacemente problemi e sfide. Attraverso la collaborazione e lo scambio di idee, i membri del team possono portare prospettive diverse e sviluppare approcci innovativi alle soluzioni.

Comprendere le diverse fasi del modello di Tuckman aiuta a fornire chiarezza sui passaggi necessari per liberare le massime prestazioni. Inoltre, utilizzando le fasi, è possibile valutare le dinamiche all’interno di un gruppo, consentendo risposte proattive se sorgono conflitti all’inizio della formazione del team. Quando i membri di una nuova squadra sono consapevoli delle diverse fasi, possono affrontarle con un certo livello di compostezza e gestire efficacemente la pressione, specialmente nella fase di Conflitto.

Le fasi dello sviluppo del gruppo

Ogni gruppo è unico e quindi lo sviluppo del team è leggermente diverso ogni volta. Tuttavia, tipicamente, si verificano ciascuna delle fasi. È importante notare che le fasi dello sviluppo del team non progrediscono sempre linearmente. Un gruppo può anche regredire a una fase precedente quando sorgono nuove sfide o quando cambia la composizione del team. Inoltre, diversi membri del team possono trovarsi in fasi diverse del processo, ad esempio quando viene aggiunto un nuovo membro al team. Pertanto, il successo dello sviluppo del gruppo dipende dal leadership efficace, da canali di comunicazione chiari, così come dalla volontà dei membri del team di avvicinarsi reciprocamente in modo aperto e perseguire obiettivi comuni.

1. Formazione – Fase di orientamento

Nella prima fase della formazione, il team si unisce. I membri del team si conoscono, si presentano e discutono dei loro ruoli e delle responsabilità nel progetto. In questa fase, spesso c’è un po’ di esitazione e incertezza mentre i membri del team si abituano l’un l’altro. Allo stesso tempo, sono spesso entusiasti e entusiasti di far parte del nuovo team.
Durante questa fase, ci sono molte domande senza risposta per il nuovo team del progetto. È importante in questo primo passaggio chiarire gli obiettivi del team e le sfide che il team potrebbe affrontare lungo il cammino. In questa fase iniziale dello sviluppo del team, non ci sono regole o norme stabilite, e i conflitti di solito non vengono affrontati apertamente dai membri a causa delle incertezze esistenti. Mentre i membri del team si conoscono in questa fase, ci si può aspettare che le performance del team siano relativamente basse in questa fase ma aumenteranno gradualmente nel tempo.

2. Conflitto – Fase del conflitto

In contrasto con la fase di formazione, la fase di conflitto, che di solito si verifica dopo un po’ di tempo, è caratterizzata da conflitti e disaccordi. I membri del team portano le loro prospettive individuali, le esperienze e gli stili di lavoro, che possono portare a tensioni e attriti. Possono esserci conflitti di compiti quando diventa evidente che i risultati del lavoro non si allineano alle aspettative, o conflitti di ruolo quando un membro del team è insoddisfatto del ruolo assegnato. Alcuni membri del team affrontano tali frustrazioni direttamente, mentre altri possono ritirarsi e reagire passivamente. Questa fase è spesso caratterizzata da un rallentamento del lavoro effettivo sul progetto. Anche se scomodo, la fase di conflitto getta una base importante per risolvere i punti di attrito nelle fasi successive. Specialmente quando alcuni membri del team si conoscono già, i problemi del passato possono entrare in gioco durante questa fase o causare certi membri del team a formare alleanze contro gli altri. Pertanto, è importante che il leader del progetto agisca come mediatore in questa fase e affronti i conflitti in modo costruttivo per stabilire una base comune per ulteriori collaborazioni, poiché le capacità individuali di ciascun membro del team sono cruciali in un team di progetto.

3. Normazione – Fase dell’organizzazione

Dopo che il team si è conosciuto attraverso discussioni e conflitti nella fase di conflitto, e tutti sono consapevoli dei punti di forza e di debolezza dei singoli membri, il team inizia a sviluppare strutture comuni, processi di lavoro, regole e valori nella fase di normazione. I membri del team lavorano alla costruzione della fiducia e alla promozione del comportamento cooperativo. Vengono stabilite chiare vie di comunicazione, le assegnazioni di compiti vengono affinate e i processi decisionali vengono definiti. Di conseguenza, il team sviluppa un senso di identità e appartenenza condivisa. Queste norme informali possono variare a seconda del team, ma aiutano il team ad emergere più forte da questa fase. Le performance del team aumenteranno costantemente durante la fase di normazione.

4. Esecuzione – Fase delle prestazioni

Quando il team raggiunge la fase di esecuzione, è altamente funzionale e opera a piena capacità. Mentre nella fase di formazione i membri del team devono trovare il loro posto nel team, sono distratti dai conflitti nella fase di conflitto, imparano a sfruttare il loro potenziale come team nella fase di normazione. Sulla base di questa fondazione, i membri del team ora lavorano efficacemente insieme, si concentrano sui loro compiti e utilizzano i loro punti di forza individuali per raggiungere obiettivi comuni. Hanno trovato il loro ruolo all’interno del team e non è più necessario concentrarsi su se stessi o sul lavoro di gruppo, ma possono dedicarsi completamente ai loro compiti. C’è una comunicazione aperta e di fiducia, e il team è in grado di superare con successo sfide o cambiamenti. Questo contribuisce al successo del team, consentendogli di raggiungere i propri obiettivi con prestazioni eccezionali.

5. Congedo – Dissoluzione

Questa fase finale dello sviluppo del team si verifica quando i team si sciolgono o quando membri chiave lasciano il gruppo. Questo cambiamento nelle dinamiche familiari del team può portare i membri del team a sviluppare preoccupazioni e riserve poiché sono incerti sul loro futuro senza il gruppo. Specialmente in un team con un forte senso di coesione, può anche emergere un sentimento di lutto. Allo stesso tempo, i membri del team riflettono anche sul successo del gruppo.

Il ruolo del project manager nelle diverse fasi

Il ruolo del project manager o del leader del team è di grande importanza durante le varie fasi dello sviluppo del team. Specialmente all’inizio della formazione del team, potrebbe esserci una pressione significativa che dovrebbe essere gestita con compostezza e pazienza. Pertanto, un buon leader di progetto crea condizioni ottimali per sostenere il team in ciascuna fase della costruzione del team.

1. Formazione

In questa fase iniziale, il team si unisce e i membri si conoscono. Il project manager può contribuire creando un ambiente di lavoro positivo in cui il team può familiarizzare. Poiché i membri del team sono spesso incerti in questa fase, sono necessarie strutture chiare per un flusso ottimale in questa prima fase. Pertanto, in questa fase, un project manager dovrebbe:

• Creare chiarezza sugli obiettivi del progetto e sulle aspettative poste sul team.
• Definire chiaramente i ruoli individuali all’interno del team.
• Favorire una comunicazione aperta e di supporto.
• Fornire opportunità ai membri del team di esprimersi e contribuire con le proprie idee.
• Sostenere i membri del team nell’istituzione di norme di lavoro e regole del team.

2. Conflitto

Prima o poi, ogni team si trova di fronte a conflitti o differenze di opinione. Quando ciò accade, il project manager dovrebbe agire come mediatore e risolutore di conflitti per guidare il team in modo sicuro attraverso la fase di conflitto. Le strategie di leadership in questa fase possono includere:

• Promuovere una comunicazione costruttiva per affrontare i conflitti e trovare soluzioni.
• Assistere i membri del team nell’interpretare diverse prospettive e trovare un terreno comune.
• Creare un’atmosfera di apertura e rispetto in cui le opinioni diverse sono accettate.
• Sottolineare il focus sugli obiettivi condivisi e sul successo del progetto.

3. Normazione

Nella fase di normazione, il team definisce regole comuni, norme, metodi di lavoro e valori. Il project manager gioca un ruolo importante nel solidificare queste norme e promuovere una collaborazione efficace. Possono sostenere il team:

• Assistere nello sviluppo di standard di lavoro e procedure.
• Promuovere il lavoro di squadra e la collaborazione.
• Introdurre meccanismi di feedback per monitorare le performance e il progresso.
• Fornire elogi e riconoscimenti per i successi individuali e di squadra.

4. Esecuzione

Con la quarta fase, l’obiettivo temporaneo per lo sviluppo del team viene raggiunto, poiché ora può essere svolto un lavoro efficace. I leader dei progetti non sono quasi necessari come mediatori in questa fase. Tuttavia, ciò non significa che possono rilassarsi. Invece, fungono da mentore e manager delle risorse per mantenere il successo del team, identificare e sfruttare il potenziale di miglioramento. Per fare ciò, possono:

• Delegare responsabilità, dando potere ai membri del team per svolgere i propri compiti in modo indipendente.
• Allocare risorse secondo necessità e sostenere il team nel loro lavoro.
• Favorire il miglioramento continuo e l’innovazione.
• Concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi del progetto e garantire la qualità del lavoro.
• Essere un punto di contatto per eventuali problemi emergenti.

Il team di sviluppo presso Parm AG celebra il completamento con successo di un progetto.

5. Congedo

Dire addio è difficile e potrebbe non essere facile per i membri del gruppo sciogliere il team dopo aver raggiunto l’obiettivo del progetto. Come leader del progetto, potrebbe essere importante accelerare il processo di elaborazione del lutto in modo che i singoli membri del gruppo possano passare rapidamente a un nuovo progetto con una composizione diversa. Per promuovere ciò, da un lato, puoi incoraggiare la discussione aperta riguardo alle preoccupazioni e concludere il completamento del progetto con feedback e documentazione. Inoltre, dovresti spiegare ai membri del tuo gruppo come procederanno le cose per ciascun individuo al fine di ridurre le incertezze. D’altro canto, dovresti anche cogliere l’opportunità per far capire alla tua squadra i traguardi raggiunti e celebrare il completamento del progetto.
È importante notare che questa fase può iniziare qualche tempo prima dello scioglimento del gruppo, ovvero quando si avvicina la fine del progetto. In questo caso, dovresti assicurarti che le performance dei membri del tuo gruppo non diminuiscano rapidamente poiché potrebbero essere distratti dalle preoccupazioni. Una conversazione chiara sul futuro può aiutare in questa situazione.

Sviluppo del team in team ibridi o virtuali

C’è un numero crescente di team che collaborano parzialmente o interamente in un ambiente virtuale. Sebbene lo sviluppo del team attraversi le stesse fasi nei team virtuali, tali team affrontano sfide specifiche per lavorare insieme con successo.

• Comunicazione: La comunicazione efficace è cruciale per il successo dello sviluppo del team. La sfida nei team ibridi o virtuali è garantire che tutti i membri del team abbiano pari accesso alle informazioni e si sentano ascoltati. Raccomandiamo:
  • Utilizzare strumenti e piattaforme di comunicazione appropriati che consentano una collaborazione senza soluzione di continuità.
  • Le riunioni regolari del team virtuale promuovono lo scambio di informazioni e rafforzano il senso di appartenenza.
  • Linee guida di comunicazione chiare e definizione delle aspettative per la comunicazione dei singoli membri del team per evitare fraintendimenti.
• Costruzione di fiducia e relazioni: Costruire fiducia e relazioni tra i membri del team può essere particolarmente impegnativo quando non si incontrano di persona o lo fanno in modo irregolare. I leader del progetto possono sostenere la propria squadra nella costruzione di relazioni con semplici misure:
  • Attività di team building virtuali come giochi online o pause caffè virtuali rafforzano lo spirito di squadra.
  • Incoraggiare interazioni informali, come creare piattaforme online per scambi non legati al lavoro.
  • Incoraggiare i membri del gruppo a conoscersi e condividere storie o interessi personali, ad esempio attraverso presentazioni virtuali.
• Collaborazione e coordinamento: Anche la collaborazione e il coordinamento possono essere una sfida nei gruppi ibridi o virtuali, specialmente quando i membri del team lavorano in diversi fusi orari. Le soluzioni potrebbero includere:
  • Utilizzare strumenti di collaborazione e software di gestione dei progetti per monitorare la distribuzione dei compiti e il progresso.
  • Concordanza su orari di lavoro comuni quando tutti i membri del team sono disponibili per discussioni e decisioni importanti.
• Leadership del progetto: Guidare i membri del team in team ibridi o virtuali richiede anche particolare attenzione. Pertanto, presta attenzione ai seguenti punti:
  • Comunicare chiare definizioni di ruolo e responsabilità per garantire che tutti conoscano i propri compiti e responsabilità.
  • Riunioni individuali regolari e sessioni di feedback per monitorare le performance e il benessere dei membri del team.
  • Fornire formazione o risorse per migliorare le competenze tecniche dei membri del team e sostenere la collaborazione virtuale.

Conclusione

Quando i leader del progetto sono familiari con le diverse fasi dello sviluppo del team, possono guidare in modo sicuro il proprio team attraverso questo processo di sviluppo. Possono creare un ambiente di supporto, promuovere una comunicazione chiara, affrontare o risolvere conflitti, sostenere lo sviluppo di norme di team, nonché riconoscere e sfruttare i punti di forza individuali dei membri del team. In questo modo, una leadership efficace può consentire al team di raggiungere il proprio pieno potenziale e completare il progetto.

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