Gli errori più comuni nell’utilizzo del software BI

E come evitarli

1. Qualità dei dati insufficiente

Se i dati inseriti nel software BI sono incompleti, incoerenti o errati, anche i risultati dell’analisi saranno errati. Ciò può portare a decisioni basate su presupposti errati. In questo scenario, la soluzione BI potrebbe essere considerata una fonte inaffidabile per prendere decisioni aziendali.

Soluzione: per garantire un’elevata qualità dei dati, è necessario implementare la gestione della qualità dei dati. Ciò comporta il controllo dei dati per individuare eventuali incoerenze e l’esecuzione delle eventuali correzioni necessarie prima che vengano inseriti nel software BI. Ciò può essere ottenuto attraverso l’uso di strumenti automatizzati di controllo dei dati, controlli manuali e monitoraggio continuo della qualità dei dati.

2. Mancanza di partecipazione degli utenti

Spesso la decisione su un nuovo sistema BI viene presa solo tra il management e il reparto IT. Ma in questo modo chi utilizzerà poi il software viene bypassato. Se gli utenti di un’azienda non vengono coinvolti fin dall’inizio nel processo di introduzione di un sistema BI, c’è il rischio che la soluzione non soddisfi le loro esigenze. Tuttavia, sono gli utenti che dovrebbero convincersi per tempo dei numerosi vantaggi e vantaggi del nuovo software, in modo da poterlo utilizzare regolarmente dopo la sua introduzione.

Soluzione: coinvolgere fin dall’inizio tutti coloro che utilizzeranno successivamente il software BI per garantire che la soluzione soddisfi le loro esigenze e possa fornire i risultati necessari. Ad esempio, conduci workshop, sondaggi o sessioni di feedback con tutti gli utenti.

3. Infrastrutture inadeguate

Senza risorse hardware e software sufficienti, il software BI non funzionerà in modo ottimale. Ad esempio, se i dati vengono caricati ed elaborati molto lentamente, ciò può causare frustrazione tra i dipendenti e indurli a non voler più lavorare con la soluzione.

Soluzione: prima di introdurre un sistema BI, scopri esattamente quale infrastruttura ti serve e assicurati di fornirla in modo che il software possa funzionare in modo rapido e affidabile in ogni momento. Ciò può significare investire in server, soluzioni di storage o reti potenti. In alternativa, puoi fare affidamento su una soluzione basata su cloud. Eseguendo il software in un cloud, le aziende non hanno bisogno di distribuire e mantenere costose risorse hardware e software. Utilizzano invece le risorse del fornitore di servizi cloud, il che rende più semplice lavorare in modo rapido e affidabile, nonché caricare ed elaborare rapidamente i dati. L’utilizzo del cloud consente inoltre alle aziende di rispondere rapidamente alle crescenti esigenze della propria attività semplicemente aggiungendo o rimuovendo risorse dal proprio provider cloud.
Un altro vantaggio delle soluzioni BI basate su cloud è la flessibilità che offre agli utenti. Le aziende possono accedere ai propri dati e analisi da qualsiasi luogo purché sia disponibile una connessione Internet e non siano vincolate a un luogo o un orario specifico. Ci sono però anche alcuni svantaggi, come la dipendenza da una connessione Internet stabile e sicura, nonché i costi che possono aumentare nel tempo. Inoltre, con una soluzione BI cloud esterna, spesso non è possibile calcolare le valutazioni in tempo reale (online). È importante valutare attentamente vantaggi e svantaggi per scegliere in ogni caso la soluzione migliore per un’azienda. Il software di business intelligence myPARM BI^act, ad esempio, può essere gestito sia in cloud che ospitato localmente presso la vostra sede. Questo ti dà la flessibilità di decidere quale variante è più adatta alle tue esigenze.

4. Mancanza di controllo sulla sicurezza dei dati

Se non si presta sufficiente attenzione alla sicurezza dei dati, c’è il rischio che dati riservati, come i dati dei clienti o del personale, finiscano nelle mani sbagliate. Pertanto, è importante che vengano adottate misure di sicurezza per proteggere i dati.

Soluzione: implementare tecnologie di crittografia, controlli di accesso e policy di sicurezza dei dati. Inoltre, assicurarsi che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati e al sistema.

5. Obiettivi e requisiti poco chiari

Se gli obiettivi e le aspettative del software BI non sono chiaramente definiti, sarà difficile selezionare una soluzione adeguata poiché non sarà chiaro quali requisiti dovrà soddisfare per fornire il massimo valore possibile. Inoltre, sarà difficile misurare il successo della soluzione.

Soluzione: le aziende che desiderano acquistare o sviluppare una soluzione BI dovrebbero quindi creare in anticipo un catalogo preciso di obiettivi e requisiti e definire scenari applicativi specifici. Su questa base è possibile selezionare o sviluppare il software adatto. Con il passare del tempo nascono spesso nuovi campi di applicazione oppure cambiano i requisiti per il software. Pertanto, per garantire che la tua soluzione BI continui a soddisfare tutti i requisiti futuri, dovresti rivedere regolarmente le sue prestazioni e, se necessario, adattare il software ai mutati requisiti e obiettivi.

6. Nessuna definizione uniforme dei termini

Spesso ci sono discussioni tra i diversi reparti di un’azienda sulla correttezza delle figure chiave rilevanti per l’azienda. Ciò può essere dovuto al fatto che i singoli dipartimenti hanno una diversa comprensione o una propria definizione delle cifre chiave. Se le cifre chiave non vengono definite con precisione, ciò può portare a interpretazioni errate o incomprensioni. Inoltre, i dati con la stessa cifra chiave provenienti da aree diverse potrebbero non essere comparabili.

Soluzione: è importante garantire che tutti gli utenti parlino la stessa lingua in modo che i dati possano essere interpretati sempre correttamente. Pertanto, è necessario definire tempestivamente cifre o termini chiave importanti e comunicarli a tutta l’azienda. Assicurati inoltre di utilizzare solo questi termini uniformi per la segnalazione. Per garantire che tutti i dipendenti della vostra azienda comprendano correttamente le cifre chiave, potete condurre corsi di formazione e, ad esempio, creare un glossario dei termini che viene messo a disposizione di tutti gli utenti. È inoltre importante rivedere e aggiornare regolarmente le definizioni di metriche e termini per garantire che siano ancora pertinenti e corrette.

7. Introduzione affrettata

Le aziende dovrebbero concedere tempo sufficiente per la selezione e l’implementazione del nuovo software BI. Molte aziende, tuttavia, vogliono beneficiare al più presto dei numerosi vantaggi di una soluzione BI e quindi non pianificano abbastanza tempo per analizzare lo stato attuale e creare requisiti, ricercare e testare possibili soluzioni e formare approfonditamente i propri dipendenti. Tuttavia, il software BI può essere utilizzato in modo efficace solo se tutti questi passaggi sono stati eseguiti con attenzione.

Soluzione: concedere tempo sufficiente per la selezione e l’introduzione del software BI e tenere presente che ci vorrà del tempo prima che il software inizi a fornire risultati. Inoltre, può essere utile introdurre gradualmente il software e limitarsi inizialmente ai reparti e ai requisiti più importanti.

Conclusione

Una soluzione BI può offrire ad un’azienda numerosi vantaggi. Tuttavia, errori nella sua applicazione possono comprometterne il successo e persino portare a decisioni errate. Se sei consapevole di questi errori, puoi agire con prudenza e adottare misure sensate per evitarli.

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