4 regole per una buona comunicazione della leadership

Quali sono le sfide della comunicazione?

La comunicazione nel suo senso originario è lo scambio di informazioni. Lo psicologo e scienziato della comunicazione Paul Watzlawick ha coniato cinque principi che si applicano alla comunicazione e ci aiutano a spiegare la comunicazione e i possibili fraintendimenti:

• Non si può non comunicare.
  La comunicazione avviene non solo attraverso le parole ma anche attraverso il comportamento, i gesti, le espressioni facciali e vari altri fattori. Ciò significa che due persone che vengono in contatto tra loro comunicano inevitabilmente, anche se rimangono in silenzio. La comunicazione avviene quindi sia verbalmente che non verbalmente. Questo significa che fattori come lo stile di abbigliamento o il design di un ufficio possono essere considerati parte della comunicazione.
• Ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e uno di relazione, in modo tale che quest’ultimo classifica il primo.
  Ciò significa che, indipendentemente dal contenuto della comunicazione scambiata, la comunicazione fornisce anche informazioni sulla relazione tra le persone che comunicano o influisce sulla loro relazione.
• La natura di una relazione dipende dalla punteggiatura delle procedure di comunicazione dei partner.
  Questo principio afferma che le persone interpretano le sequenze di comunicazione in modo diverso, il che può portare a interpretazioni diverse. Ad esempio, potresti essere di cattivo umore perché un collega sembra evitarti. Tuttavia, il dipendente potrebbe evitarti perché pensa che tu sia di cattivo umore.
• La comunicazione umana coinvolge modalità digitali e analogiche.
  Secondo Watzlawick, le espressioni facciali, la tonalità e i gesti sono considerati analogici, mentre il linguaggio stesso è considerato digitale. Entrambi gli aspetti contribuiscono al messaggio complessivo ma non devono necessariamente coincidere. Ad esempio, possiamo rispondere alla domanda su come ci sentiamo con “bene”, mentre le nostre espressioni facciali indicano che non è così.
• Le procedure di comunicazione interumana sono o simmetriche o complementari.
  Le persone hanno ruoli o comportamenti differenti. Ad esempio, se un manager comunica con i dipendenti, la comunicazione avviene su diversi livelli (complementari). Se, d’altra parte, il manager sta parlando con un collega diretto, la comunicazione è simmetrica. Questo contesto a sua volta influisce su come viene interpretata la comunicazione.

A questo punto, diventa chiaro che ciò che si vuole comunicare può essere ricevuto completamente diversamente dall’altra persona. Molto di ciò che si vuole comunicare probabilmente andrà perso durante il percorso da te all’altra persona. Al contrario, le cose che non intendevi comunicare potrebbero raggiungerli, ad esempio, perché vengono trasmesse inconsciamente attraverso il tuo linguaggio del corpo o l’ambiente circostante. Inoltre, ciò che si vuole comunicare può essere interpretato erroneamente e le informazioni possono essere assorbite o distorte selettivamente. Tuttavia, se ne si è consapevoli, si può imparare a comunicare meglio. I seguenti suggerimenti possono aiutarti in questo:

1. Ascolto e comprensione

Molti manager amano fare una cosa in particolare: parlare! Ma anche se questo sembra sbagliato inizialmente, l’aspetto più importante della comunicazione è l’ascolto. La comunicazione non funziona solo in una direzione e se impari ad ascoltare attentamente i tuoi dipendenti, li capirai rapidamente e migliorerai il tuo stile di comunicazione. Questo ti aiuterà in seguito ad adattare la tua comunicazione alle esigenze dei tuoi dipendenti.
Pertanto, assicurati sempre di lasciare che i tuoi dipendenti finiscano di parlare o di fare un passo indietro se un dipendente altrimenti più silenzioso vuole dire qualcosa. Anche l’apertura verso i tuoi dipendenti e i tuoi argomenti è importante. Affronta quindi i problemi che ti vengono portati e cerca di capirli o di assumere la prospettiva del tuo interlocutore. Questo mostrerà ai tuoi dipendenti che vengono presi sul serio. Sentiti libero di fare domande se non hai capito qualcosa o hai bisogno di ulteriori informazioni.

2. Comunicare in modo coerente, credibile e trasparente

I giorni in cui un manager ti diceva cosa fare senza spiegazioni sono finiti. Invece, è importante che i dipendenti possano fidarsi dei loro manager. Ciò richiede una comunicazione coerente, aperta e autentica. Le seguenti regole possono aiutarti in questo:

• Tempestività: Tutte le informazioni necessarie per il lavoro devono essere comunicate al tuo team o ai singoli membri del team in tempo utile. Informazioni ritardate possono significare che le attività non possono essere svolte o non possono essere svolte correttamente, o che sorgano spiacevoli voci o supposizioni.
• Tempismo: Alcune informazioni devono essere comunicate regolarmente. Assicurati quindi di parlare con il tuo team a intervalli regolari, ad esempio in una riunione settimanale del team. Con altre informazioni, il tempismo è importante. Ad esempio, se un dipendente sta lavorando a un compito che richiede molta concentrazione e non vuole essere disturbato, la comunicazione sul prossimo progetto è fuori luogo. Perciò, prima di avvicinarti a qualcuno, chiediti se è il momento giusto.
• Completo ma conciso: Alcune persone tendono a trattenere singoli pezzi di informazione o a passarli solo pezzo per pezzo. Tuttavia, questo spesso crea agitazione e impedisce ai dipendenti di svolgere il loro lavoro. Assicurati quindi che le informazioni che trasmetti contengano tutti gli aspetti necessari e non trattenere nulla se possibile. Tuttavia, non fare il contrario e non sovraccaricare i tuoi dipendenti con informazioni estese che non sono ancora rilevanti per il loro ambito di lavoro. Altrimenti, potresti scoraggiare i tuoi dipendenti dal lavoro. Assicurati di andare subito al cuore del tuo argomento.
• Verità: I tuoi dipendenti devono sentire che possono fidarsi di te. È quindi importante che tu rimanga sempre sulla verità. Molti dipendenti percepiscono intuitivamente quando questo non è il caso perché invii inconsciamente segnali sottili, ad esempio con il tuo linguaggio del corpo. Ne risente la tua credibilità.
  Il nostro consiglio: attieniti ai fatti invece di dare le tue interpretazioni. Ciò aiuta a evitare fraintendimenti.
• Strutturato e comprensibile: Per rendere le informazioni facili da comprendere e elaborare, aiuta strutturarle o presentarle chiaramente, ad esempio in dashboard chiari.
• Diretto: A volte c’è una tendenza a gettare semplicemente parole in aria, ad esempio in una riunione di team. Tuttavia, ciò che dici di solito porta più peso se ti rivolgi direttamente agli altri. Ciò può essere fatto attraverso il contatto visivo, ma la scelta delle parole è anche cruciale qui. Se i compiti vengono assegnati con le parole “dovresti…” o “dobbiamo…”, questo può portare a nessuno che si senta direttamente coinvolto o responsabile del compito. Lo stesso vale per i complimenti. Anche se è importante lodare regolarmente tutto il team, i successi speciali dei singoli dipendenti non dovrebbero sempre essere ricompensati con complimenti per l’intero team. È anche importante notare che le frasi che includono il manager, ad esempio “abbiamo ottenuto un grande successo”, possono dare l’impressione che il manager voglia prendersi i meriti, mentre le critiche vengono spesso trasmesse direttamente ai dipendenti.

3. Orientamento agli obiettivi e luogo della comunicazione

Ti sei mai chiesto durante una conversazione a cosa stesse puntando l’altra persona? Prima di iniziare a parlare, spesso non sappiamo esattamente cosa vogliamo comunicare. Proprio perché tutto ciò che comunichi come manager può anche essere frainteso, è utile pensare attentamente a cosa vuoi trasmettere al tuo interlocutore. In questo modo, puoi guidare con successo la conversazione, esprimerti in modo più chiaro e contrastare i fraintendimenti. Ciò previene anche la necessità di spiegare le cose più volte. Dopotutto, poche cose sono noiose per i dipendenti come sentire la “stessa vecchia storia” dal proprio supervisore più e più volte.
Se sai esattamente cosa vuoi dire, è anche molto più facile determinare dove dovrebbe avvenire la comunicazione: in privato, alla prossima riunione di team, tramite la chat aziendale o forse nel software di gestione dei progetti. Quando si sceglie il luogo, è importante essere consapevoli che meno diretta è la comunicazione, più spazio c’è per interpretazioni. Ad esempio, né il linguaggio del corpo né il tono di voce possono essere trasmessi in una e-mail, quindi un messaggio può essere interpretato male. È quindi spesso meglio, ad esempio, affrontare le critiche direttamente in privato, mentre i compiti, specialmente se devono essere comunicati molti dettagli, possono essere gestiti per iscritto.

4. Segnali non verbali

I tuoi gesti, le espressioni facciali e il tono di voce costituiscono una parte importante della tua comunicazione. Tuttavia, a differenza del discorso, questi segnali sono molto più difficili da controllare. Può quindi essere utile affrontare almeno fondamentalmente il tema del linguaggio del corpo e prestare attenzione ai segnali provenienti dal proprio corpo in modo che il tuo messaggio non venga frainteso. Il modo in cui dici qualcosa influenza anche come viene recepito dall’altra persona. Ad esempio, se sei arrabbiato per qualcosa, devi calmarti prima di parlare con qualcuno. Poiché l’altra persona non conosce lo sfondo della tua rabbia, ciò che viene trasmesso tra le righe potrebbe altrimenti portare a fraintendimenti.
Consiglio bonus: osserva criticamente quali segnali stai ancora inviando: il tuo ufficio è ordinato o ci sono pile di documenti che creano una barriera tra te e l’altra persona? Cosa dice il tuo stile di abbigliamento? Preferisci indossare un completo ogni giorno, o preferisci incontrare i tuoi dipendenti in modo informale e su un piano di parità? Com’è la tua postura? Irradi forse nervosismo o rifiuto? In particolare, con nuovi candidati, ha senso farsi queste domande prima del primo incontro e adattarsi di conseguenza. Come fare un’ottima prima impressione.

Conclusione

Comuniciamo tutti, tutto il tempo. Tuttavia, come manager in particolare, è importante evitare fraintendimenti e interpretazioni erronee. Ecco perché è importante affrontare il tema della comunicazione e conoscere le basi.

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