3 errori comuni nella gestione dei progetti

Incontriamo questi errori in quasi tutte le aziende

1. Fehlende Transparenz

Egal, ob es um Aufgaben, Finanzen oder Ressourcen geht – fehlende Transparenz ist im Projektmanagement ein grosses Problem. Beispielsweise setzen viele Mitarbeitende für ihr Aufgabenmanagement gerne auf das eigene E-Mail-Postfach, den Kalender oder ihr Notizbuch mit einer To-Do-Liste. Das geht allerdings nur so lange gut, bis sie gemeinsam mit anderen an Projekten arbeiten. Schnell gehen wichtige Aufgaben unter, es entstehen Missverständnisse bei der Kommunikation und es ist unklar, auf welchem Stand das Projekt sich gerade befindet. Arbeiten dann noch einzelne Teammitglieder von einem anderen Standort oder von Zuhause aus, ist Ärger vorprogrammiert und das Projekt verzögert sich mit grosser Wahrscheinlichkeit. Auch das Management bekommt auf diese Weise nur unvollständige und nicht aktuelle Daten zur Verfügung gestellt. Auf Basis dieser fehlerhaften Daten werden dann unter Umständen falsche Entscheidungen getroffen. Das Thema der fehlenden Transparenz betrifft aber nicht nur die Kommunikation der Mitarbeitenden, sondern auch die Kommunikation ihrer Vorgesetzten. So stellen wir häufig fest, dass die Teammitglieder nicht genau wissen, was von Ihnen erwartet wird, welche Aufgaben sie erfüllen sollen und auf welche Ziele sie hinarbeiten sollen.

Um diesen Problemen zu entgehen ist eine klare Struktur bei jeglicher Kommunikation gefragt. Ausserdem hilft es, wenn alle Informationen zu einem Projekt zentralisiert gesammelt, sowie sämtlichen Beteiligten jederzeit zur Verfügung gestellt werden. Dabei hilft ein passendes Projektmanagement-Tool, mit dem der Verlauf eines Projektes, sämtliche Ressourcen, Aufgaben und Termine sauber strukturiert werden können. Hier können Mitarbeitende auch den aktuellen Stand des Projektes eintragen und Projektmanager können jederzeit den Status des Projektes abrufen, um auf eventuelle Verzögerungen oder Probleme im Ablauf schnell und flexibel reagieren zu können.

2. Schlechte Organisation

Wir sehen häufig, dass Projektmanagement-Teams Schwierigkeiten bei der Organisation von Projekten haben, sodass Projekte nicht die vorgegebenen Kosten, Qualität und Zeit einhalten. Was uns dabei immer wieder auffällt, ist ein unüberschaubares Durcheinander aus verschiedenen Excel-Listen zur Projektplanung. Da diese Listen unabhängig von allen anderen Systemen des Unternehmens sind, müssen wichtige Daten zeitaufwändig in die Listen übertragen werden und umgekehrt. Ausserdem kommt es häufig vor, dass jeder Mitarbeitende seine eigene, bevorzugte Liste hat. Dadurch werden nicht immer dieselben Daten erfasst und es können innerhalb des Unternehmens keine konstant transparenten Daten bereitgestellt werden. Selbst bei besser organisierten Unternehmen werden häufig mehrere Tools für das Projektmanagement auf einmal genutzt: eines für die Zeiterfassung, eines, um die Aufgaben zu koordinieren, eines für das Projektmanagement usw. Dabei den Überblick zu behalten ist gar nicht so einfach. Ausserdem benötigt das Eingeben der Daten in alle Tools viel Zeit und führt schnell zu Verwirrung und Datenchaos.

Projekte effizient und strukturiert abzuwickeln ist dabei gar nicht so schwer, wenn man die richtigen Tools verwendet. Eine Projektmanagement-Software, die über Schnittstellen zu anderen Systemen Ihres Unternehmens verfügt, spart viel Zeit bei der Pflege der Projektdaten. Die Strukturierung von Projekten und Aufgaben gelingt einfacher, wenn Best Practice Ansätze und Vorlagen genutzt werden. Zusätzlich helfen eine integrierte Zeiterfassung sowie ein Aufgabenmanagement-System den Mitarbeitenden dabei, Ihre Aufgaben optimal und im vorgegebenen Rahmen zu erfüllen. Eine gute, auf Ihr Unternehmen optimal angepasste Projektmanagement-Software ist im ersten Augenblick zwar nicht gerade günstig, durch das grosse Einsparpotential, das sie mitbringt, lohnt sich die Anschaffung aber in jedem Fall.

3. Ressourceneinsatz

Auch der Ressourceneinsatz ist ein häufiges Problem im Projektmanagement. Während die Ressourcenplanung bei kleinen Teams noch leicht zu überblicken ist, wird es bei grösseren Projekten schwierig, alle Mitarbeitenden, deren Kapazitäten, Aufgaben und Abwesenheiten zu überblicken. So kommt es schnell zu Engpässen und Planabweichungen. Wir sehen häufig, dass einzelne Mitarbeitende mit speziellen Fähigkeiten stark überlastet sind. Wenig Transparenz und eine nicht optimale Organisation der Projekte tragen zu dieser Überlastung noch bei. Ist die Ressourcenauslastung schon zu Beginn eines Projektes nicht klar, führt das häufig zu unrealistischen Zeitplänen, die letztlich nicht einzuhalten sind. Fallen dann noch Mitarbeitende beispielsweise krankheitsbedingt eine Weile aus, ist das Projekt nicht mehr wie geplant zu realisieren.

Ein gutes System zum Ressourcenmanagement ist in solchen Fällen von zentraler Bedeutung. Damit kann der Ressourcenbedarf eines Projektes genau ermittelt werden und dann die jeweiligen Ressourcen zugewiesen werden. Das System hilft Ihnen dabei, Kapazitäten zu überblicken und Engpässe jederzeit schnell zu erkennen. So behalten Sie den Überblick darüber, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und wer noch Kapazitäten frei hat. Ausserdem können Sie schnell reagieren, wenn sich etwas an Ihren Plänen ändert oder Mitarbeitende nicht verfügbar sind.