L’ABC de la gestion de projet : J comme Jalon (Analyse des tendances)

Vérification et évaluation du respect des délais d’un projet

Pourquoi les jalons sont-ils importants ?

• Structure : Les jalons donnent une structure au projet. Chaque membre de l’équipe de projet sait quels points doivent être achevés pour mener le projet à une conclusion réussie. Ils ont ainsi un effet motivateur sur l’équipe de projet.
• Contrôle de projet : Les jalons aident à évaluer l’opportunité d’un projet. Si un jalon est atteint à la date prévue, votre projet est sur la bonne voie. Cependant, s’il devient évident qu’un jalon ne sera pas atteint à temps, vous pouvez vérifier pourquoi c’est le cas et quel impact cela aura sur les phases ultérieures du projet. Cela vous permettra de réagir au retard.
• Points de décision : Les jalons peuvent servir de points de décision, par exemple, lorsqu’à un certain stade du projet, il doit être décidé si et comment il sera poursuivi. Un jalon peut donc marquer un point où la suite du projet est replanifiée, où des alternatives sont choisies et où des approbations sont données.
• Assurance qualité : En fixant des jalons, il est également possible de vérifier régulièrement au cours du projet si les résultats obtenus sont conformes aux spécifications.

Que faut-il prendre en compte lors de la définition des jalons ?

• Durée : Un jalon ne doit servir que de point de contrôle. Par conséquent, il n’a pas de durée.
• Libellé : Comme un libellé imprécis peut entraîner des malentendus, vous devez faire attention à la manière dont vous nommez les jalons. Il doit être clair ce qui doit être exactement réalisé à ce moment-là et à quoi ressemble la preuve de cela. Par exemple, le jalon « Lancement achevé » peut être étayé par le compte rendu de la réunion.
• Nombre : En général, il y a au moins un jalon pour le démarrage du projet et un pour chaque phase du projet terminée. Mais il peut être utile de définir davantage de jalons. Par conséquent, un projet peut avoir autant de jalons que vous considérez utiles. Cependant, il ne faut pas utiliser trop de jalons, car sinon trop de jalons pourraient ralentir le projet.

Qu’est-ce que l’analyse des tendances des jalons ?

L’analyse des tendances des jalons (ATJ) est une méthode pour vérifier et surveiller le respect des délais d’un projet. À des moments de rapport prédéfinis d’un projet, l’ATJ est utilisée pour chaque jalon afin de déterminer quand il peut être atteint ou s’il a déjà été atteint. Ces données sont ajoutées à un graphique ATJ de sorte que l’évolution des lignes de prévision montre si un projet peut probablement être achevé conformément au calendrier.

Processus et structure de l’ATJ

1. Définition des jalons et des dates de rapport

Une condition préalable à l’ATJ est, d’une part, des jalons clairement définis avec des dates fixes. D’autre part, les dates de rapport, c’est-à-dire les dates clés auxquelles une revue des jalons doit avoir lieu, doivent également être déterminées. Cela se fait généralement avant le début du projet ou avant le début d’une nouvelle phase du projet.

2. Création d’un graphique ATJ

Maintenant, un graphique est créé.

• Sur l’axe x (horizontal), entrez les dates de rapport.
• Sur l’axe y (vertical), entrez les dates prévues des jalons.

3. Évaluation de la situation au moment du rapport

Aux dates de rapport définies, il est maintenant clarifié à quelle date chaque jalon peut probablement être atteint. Cette évaluation se fait souvent lors d’une réunion à laquelle, si possible, tous les membres de l’équipe responsables d’un jalon participent.

Clarifiez les questions suivantes :

• Quels jalons ont déjà été atteints ?
• Y a-t-il eu des difficultés ou des problèmes depuis la dernière date de rapport ?
• Les problèmes qui existaient à la dernière date de rapport ont-ils été résolus entre-temps ?
• Quel travail reste-t-il à faire pour atteindre un jalon ?
• La date prévue du jalon doit-elle être reportée ? Si oui, quelle est la nouvelle date ?

Cette date prévue est ensuite ajoutée au graphique au moment du rapport.

4. Interprétation des résultats

Après quelques dates de rapport, une tendance se dégage des différentes dates pour chaque jalon. Le chef de projet a maintenant pour tâche d’interpréter cette tendance.

Dans l’exemple ci-dessus, ces interprétations de base sont possibles :

• La ligne rouge montre un jalon pour lequel la date de prévision n’a pas changé au cours du projet. Le jalon a été atteint selon le plan.
• Le parcours en zigzag de la ligne bleue montre qu’une date a été fréquemment replanifiée. Cela indique qu’il y avait généralement beaucoup d’incertitude dans les dates fixées. Par conséquent, la date limite a dû être avancée et reculée plusieurs fois. Si une date a d’abord été repoussée, puis avancée à nouveau, cela indique également que des problèmes ont été identifiés à une date de rapport et ont ensuite été résolus par des mesures correctives.
• La forte hausse de la ligne verte montre que la date limite a été initialement planifiée de manière trop optimiste et qu’elle ne peut donc pas être respectée. De plus, des problèmes ou des difficultés ont peut-être surgi ici, ce qui a conduit à repousser la date encore plus loin. Il peut s’agir de la perte de ressources importantes, d’une tâche beaucoup plus complexe que prévu, ou de retards de livraison d’un fournisseur.
• C’est le contraire pour la ligne jaune : le parcours en baisse constante indique que la planification était trop pessimiste et comportait des marges de manœuvre trop importantes. L’annulation de tâches, une livraison plus rapide ou même une tâche plus facile que prévu peuvent être des raisons à cela. Par conséquent, ce jalon est atteint beaucoup plus tôt que prévu. Ce qui semble très bien à première vue a également un côté négatif, car par exemple les ressources n’ont pas pu être planifiées de manière optimale à l’avance et réparties sur d’autres tâches.
• Distance entre les lignes : En plus des tendances réelles des jalons, la distance entre les jalons peut également être interprétée. Si la distance diminue, le temps disponible entre les jalons se raccourcit. Cela est particulièrement important si certains jalons dépendent les uns des autres.
• Combinaison de plusieurs lignes :
  • S’il apparaît que tous ou la plupart des jalons doivent être repoussés en même temps, cela doit être remis en question de toute urgence, car dans ce cas, il y a probablement des difficultés avec l’équipe de projet. Que le projet lui-même n’ait pas été donné la priorité nécessaire, qu’il y ait des conflits ou un manque de clarté au sein de l’équipe, ou que les délais ne soient généralement pas acceptés. Une analyse précise est nécessaire ici afin de prendre des mesures correctives.
  • Si les délais restent initialement les mêmes, mais qu’à mesure que leur date d’achèvement approche, ils sont repoussés de plus en plus loin, le projet est également en crise et peut-être que personne ne se sent responsable du respect des délais. Dans ce cas, des ressources peuvent être gaspillées inutilement et il peut être judicieux d’abandonner le projet complètement.

Inconvénients de l’ATJ

• L’analyse des tendances des jalons ne montre pas les dépendances entre les jalons individuels. En particulier, le chemin critique, qui détermine le retard de l’ensemble du projet, n’est pas indiqué dans l’ATJ.
• L’interprétation de l’analyse des tendances des jalons est subjective et dépend de l’expérience du chef de projet. Par conséquent, l’ATJ est utile pour obtenir rapidement un aperçu. Cependant, si l’interprétation doit être travaillée, elle doit être commentée.
• Les jalons présentent le danger d’être utilisés de manière gaspilleuse et d’être mis en place uniquement à des fins de contrôle. Dans ce cas, ils peuvent ralentir la progression du projet.

Domaines d’application

Les analyses des tendances des jalons fournissent un bon aperçu du respect des calendriers du projet. Elles sont donc souvent utilisées dans les rapports d’état, qui présentent de manière très condensée l’état actuel d’un projet. Par exemple, elles peuvent être utilisées pour informer les clients ou les supérieurs. En même temps, l’ATJ peut être utilisée pour tenir tous les membres de l’équipe au courant au-delà de leurs propres tâches, notamment dans le cadre de grands projets. De plus, une ATJ ne devrait pas faire défaut dans un rapport de clôture de projet, où elle permet non seulement de reconnaître les retards de calendrier le plus tôt possible, mais aussi de discuter des mesures correctives mises en place et de leurs effets dans le cadre des leçons apprises.

Conclusion

Les jalons et l’analyse des tendances des jalons peuvent être des instruments importants dans le contrôle de projet. Ils fournissent non seulement un aperçu rapide du respect des calendriers du projet. Les chefs de projet, en particulier ceux ayant beaucoup d’expérience, peuvent interpréter le cours de l’analyse des tendances des jalons et ainsi obtenir des informations importantes pour la suite du projet et déduire des mesures.

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