Les rapports essentiels dans la gestion de projet
C’est ainsi que vous obtiendrez la meilleure vue d’ensemble de vos projets
Il peut être difficile de garder le contrôle des projets, en particulier si vous gérez plusieurs projets en même temps ou si les projets ont une portée très large. Un bon système de reporting, avec des rapports sophistiqués, vous permet de visualiser d’un seul coup d’œil tous les faits importants concernant vos projets. Vous pouvez ainsi suivre l’état d’avancement, prendre des décisions et informer les parties prenantes.
Pour gérer vos projets avec succès, vous avez essentiellement besoin des cinq rapports suivants:
1. Rapport sur le portefeuille
Le rapport sur le portefeuille permet de surveiller et de contrôler le portefeuille de projets. Il résume l’état actuel de tous vos projets et programmes et compare leurs indicateurs clés, tels que la performance et l’achèvement des projets. Comme tous les projets sont ainsi analysés en parallèle, vous pouvez également les classer par ordre de priorité et, par exemple, réaffecter les ressources de l’entreprise pour travailler sur les projets conformément aux objectifs de l’entreprise. Un rapport sur le portefeuille de projets peut inclure, par exemple, l’état général de votre portefeuille, l’état des projets particuliers, le respect du délai et du budget, ainsi que l’utilisation des ressources.
2. Rapport sur l’état d’avancement du projet
Un rapport sur l’état d’avancement d’un projet est un rapport standard dans la gestion de projet. Ce rapport vous donne une vue d’ensemble de l’état d’un projet spécifique au moment de sa création. En plus des données générales du projet, un rapport sur l’état d’avancement d’un projet contient généralement les éléments suivants:
- l’état d’avancement du projet en termes de durée (vue d’ensemble du calendrier)
- l’état d’avancement du projet
- des comparaisons entre les valeurs de référence, les valeurs prévues et les valeurs réelles des délais, du travail et des coûts
- les étapes importantes ainsi que les risques et les changements
- des évaluations qualitatives et des informations complémentaires
Le logiciel de gestion de projet vous fournit automatiquement des rapports sur l’état d’avancement du projet à des intervalles définis. Par ailleurs, vous pouvez ajouter des commentaires importants sur l’état d’avancement afin de fournir des informations supplémentaires utiles.
3. Rapport sur les ressources
Il est essentiel de garder une vue d’ensemble des ressources disponibles, en particulier lorsque plusieurs projets sont menés en même temps et que les équipes de projet sont très nombreuses. Cela permet d’éviter les surcharges, de veiller à ce que les ressources existantes soient utilisées de manière optimale et de planifier de nouveaux projets. Dans le cas des ressources humaines, par exemple, vous pouvez utiliser un rapport sur les ressources pour déterminer si des ressources sont encore disponibles pour un autre projet et si des collaborateurs ont été assignés trop ou peu de tâches. Cette évaluation ne vous permet donc pas seulement de comprendre l’utilisation, mais peut également fournir des informations importantes pour la planification de nouveaux projets ou pour des options de réaction en cas de difficultés dans les projets.
4. Rapport sur les risques
Dans chaque projet, il existe des risques qui peuvent compromettre la réussite du projet et qu’il convient donc de surveiller. Un rapport sur les risques résume ces risques, indique leur probabilité d’occurrence et leur importance. Cela vous permet de prendre des mesures contre ces risques et de contrôler leur bonne mise en œuvre.
5. Rapport financier
Pour que votre projet soit également un succès financier, vous devez garder un œil sur les finances pendant la durée du projet. Mettez les coûts encourus en relation avec l’avancement du projet et vous verrez rapidement si vous devez intervenir dans le projet parce qu’il menace de dépasser le budget prévu. Un bon logiciel de gestion de projet vous aide à enregistrer les heures de travail et les dépenses afin que vous puissiez toujours vous référer aux coûts totaux actuels et les comparer aux coûts prévus. Vous pouvez également effectuer une analyse de la valeur acquise, par exemple.
Conclusion
La création de rapports n’est pas la tâche la plus agréable pour de nombreux chefs de projet et nécessite une certaine discipline et du temps. Néanmoins, elle est cruciale pour la réussite du projet. Pour que toutes les personnes responsables et les membres de l’équipe puissent se faire une idée de l’état actuel du projet, il est nécessaire d’établir des rapports qui résument clairement les informations essentielles.
Les logiciels de gestion de projet facilitent grandement la création de rapports de projet, car de nombreux rapports sont générés automatiquement et peuvent être complétés par des commentaires et des informations qualitatives, telles que des prévisions, si nécessaire. La manière la plus simple de créer des rapports est d’utiliser des rapports deja établis sur la base des meilleures pratiques. Toutefois, vous pouvez également concevoir des rapports entièrement adaptés à vos exigences et à vos besoins.
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