L’ABC de la gestion de projet: I pour la gestion des idées

Voici comment mettre en valeur le potentiel de vos employés

Avantages de la gestion des idées

• Amélioration continue des produits, des processus, de la qualité, etc.
• Augmentation de la rentabilité ou économies de ressources, de temps et d’argent grâce à des processus et produits plus efficaces.
• Propositions de nouveaux produits.
• Gestion systématique et transparente des idées.
• Participation de tous les employés, favorisant ainsi la motivation et la promotion d’une culture de l’appréciation.
• Amélioration de la communication et de la collaboration entre les employés et les départements.

Comment fonctionne la gestion des idées?

La génération d’idées se fait par le biais de différentes méthodes, spontanées ou ciblées. Il est essentiel que la créativité des employés soit utilisée pour développer des idées d’amélioration ou d’innovation, et que le processus de gestion des idées soit transparent.
Ce processus comprend les étapes suivantes:

1. Documentation d’une idée

Les employés sont invités à collecter des idées, ce qui peut se faire de différentes manières, par exemple via un appel sur l’intranet. Pour motiver les employés, un système de bonus ou un concours peut être utilisé, où la meilleure idée est récompensée.
Les employés doivent maintenant documenter leurs idées, c’est-à-dire enregistrer leurs suggestions et les soumettre à un endroit central, par exemple à un responsable des idées ou via un logiciel de gestion des idées.
Une idée se compose généralement de trois parties:
a. La description d’un problème.
b. Une solution possible.
c. Les avantages de la solution proposée.

2. Évaluation de l’idée

En fonction de la faisabilité et des avantages, décider pour ou contre une idée.
Les différentes propositions doivent maintenant être examinées. Il faut évaluer si les idées ont du sens, quel potentiel elles ont et si elles sont réalisables. Ensuite, sélectionnez les idées que vous souhaitez mettre en œuvre.

3. Mise en œuvre

Les idées qui doivent être mises en œuvre peuvent maintenant être transmises aux services concernés ou créer un projet pour leur mise en œuvre. Les logiciels de gestion des idées vous permettent de vérifier à tout moment l’état de la mise en œuvre et les résultats.

4. Suivi des idées

En termes d’utilité et de rapport final.
La gestion des idées inclut également la vérification de la mise en œuvre réussie et la rédaction d’un rapport final. Étant donné qu’un système de récompense ou de bonus fait souvent partie intégrante de la gestion des idées, le rapport final aide à déterminer la prime spéciale pour l’employé ayant soumis l’idée. La prime peut alors représenter, par exemple, 10 % des économies réalisées grâce à l’idée.

Les difficultés liées à la gestion des idées

Bien que la gestion des idées présente de nombreux avantages, vous pouvez rencontrer certains défis lors de sa mise en œuvre:

• Bureaucratie des idées: Le processus de gestion des idées et la documentation des idées peuvent vous inciter à compiler des statistiques sur les idées, par exemple combien d’idées proviennent de quel service ou de quel employé dans quelle période. Ce qui semble initialement être une bonne idée pour mesurer la gestion des idées peut rapidement conduire à ce que les employés et les services essaient de répondre à leurs quotas. Les idées qui ont peu ou pas d’effet sont alors rapidement transmises afin d’avoir soumis un certain nombre de suggestions. Vous devez éviter cela et faire comprendre que le nombre d’idées n’est pas pertinent, mais que vous valorisez leur qualité.
• Manque d’idées: L’inverse de la bureaucratie des idées peut également se produire, lorsque les employés ne soumettent pas du tout d’idées. Outre le manque de motivation, une autre raison peut être que les employés craignent que leur idée ne soit pas acceptée ou qu’ils soient exposés avec une mauvaise idée. Un employé qui a vécu comment une bonne idée a été simplement rejetée, par exemple avec les mots « mais nous l’avons toujours fait comme ça », ne proposera plus d’idées à l’avenir. Par conséquent, vous devriez encourager une culture d’entreprise ouverte et sans crainte qui favorise l’innovation. Il est également possible de rendre la gestion des idées anonyme. Ainsi, les employés peu sûrs d’eux n’ont pas à craindre le rejet. Cependant, vous devez garder à l’esprit que cela signifie qu’aucun système de récompense ne peut être utilisé, ce qui réduit la motivation à participer.

Conseils pour la mise en œuvre

• Pour éviter l’incertitude et tirer le meilleur parti des idées de vos employés, le processus de gestion des idées doit être clair et transparent.
• Comme pour tout changement au sein d’une entreprise, il est important que vos employés s’engagent dans le processus de gestion des idées et voient un avantage pour eux-mêmes. Veillez donc à ce qu’il y ait des incitations à participer à la gestion des idées.
• Traitez les idées avec appréciation, même si elles sont rejetées. Les employés peuvent rapidement perdre leur motivation si, par exemple, ils ne reçoivent pas de retour sur leurs idées ou si les superviseurs bloquent les idées parce qu’ils n’ont pas le temps de s’en occuper ou qu’ils ne veulent pas de changements.

Conclusion

La gestion des idées peut facilement vous aider à améliorer continuellement votre entreprise, ses processus et ses produits. Pour motiver vos employés à participer, vous devez créer des incitations et rendre le processus aussi clair et transparent que possible. Les logiciels ou applications de gestion des idées peuvent vous aider dans cette démarche. Avec eux, vos employés peuvent facilement soumettre des idées, vous pouvez évaluer ces idées et gérer leur statut de mise en œuvre.

Calculez les avantages financiers des idées de vos collaborateurs: