Comment choisir un logiciel de gestion de projet plus adapté

Un guide pour vous orienter vers le logiciel optimal

Avez-vous décidé d’introduire un nouveau logiciel de gestion de projet, par exemple parce que la gestion de projet dans Excel est trop inefficace pour vous? Alors vous trouverez ici un guide rapide pour vous aider à choisir le bon logiciel de gestion de projet.

7 étapes pour réussir avec un logiciel plus adapté à votre besoin

1. Analysez l’état actuel et définissez les exigences

Comme base pour les prochaines étapes, vous devriez prendre le temps d’analyser l’état actuel de votre gestion de projet.

• Comment les projets sont-ils actuellement planifiés et contrôlés?
• Quels processus doivent être suivis, lesquels pourraient être améliorés?
• Où un nouveau logiciel peut-il offrir un soutien?
• Où sont les difficultés? Qu’est-ce qui fonctionne déjà de manière optimale?

Parlez-en également aux membres de votre équipe, car ils ont souvent d’autres points de vue à apporter. Invitez-les à décrire les problèmes actuels de gestion de projet, les cas d’utilisation et les domaines à améliorer. Demandez quelle est l’approche d’un projet et quelles fonctions sont essentielles. De cette façon, vous pouvez compiler un catalogue de fonctions et d’exigences. Pour que ce catalogue ne soit pas trop étendu, vous devriez vous concentrer sur les exigences qui sont vraiment essentielles et les prioriser. Cela crée une liste avec laquelle vous pouvez comparer les différentes solutions logicielles par la suite.

2. Clarifiez les exigences techniques

L’infrastructure technique déjà existante est bien sûr également un facteur important dans la sélection de votre solution logicielle de gestion de projet adaptée. Il est préférable de clarifier si le logiciel doit être installé sur votre propre matériel (sur site) ou s’il peut être utilisé dans le cloud avant de commencer vos recherches. Vous devriez également envisager quelles interfaces avec les logiciels existants sont nécessaires. Si, par exemple, le logiciel de gestion de projet doit utiliser des données d’Excel ou de votre système ERP ou transférer des données spécifiques au projet vers d’autres systèmes, vous devez le savoir à l’avance.
Les capacités de votre service informatique sont également un aspect important ici – votre service informatique peut-il apporter les ajustements nécessaires au logiciel lui-même et a-t-il la capacité de s’occuper de l’administration du logiciel? Ou ne serait-il pas préférable que le fabricant du logiciel s’en charge et que vous louiez le logiciel selon le principe du logiciel en tant que service (SaaS)?

3. Recherche de produit

Vous pouvez maintenant rechercher des solutions appropriées avec votre catalogue de besoins et les prérequis techniques. À cet égard, les portails de comparaison et les études de produits peuvent également être utiles. Vous pouvez, par exemple, comparer les logiciels sur projektmagazin.de ou l’étude Barc et filtrer selon les critères qui sont particulièrement importants pour vous. Si votre équipe de gestion de projet travaille selon une méthodologie ou des normes spécifiques, comme PRINCE2, vous pouvez également rechercher spécifiquement des logiciels qui le supportent. Vous trouverez alors ce que vous cherchez chez SERVIEW, par exemple.

4. Testez le logiciel

Une fois que vous avez trouvé quelques solutions appropriées qui correspondent à votre profil de besoins individuels, vous pouvez organiser des réunions de présentation initiales avec les fabricants pour poser des questions ouvertes et mettre les solutions possibles à l’épreuve à l’aide de projets de test. Les tests dans des conditions de travail réelles sont importants car c’est le seul moyen de savoir si les membres de votre équipe s’entendent bien avec le logiciel.
Les projets pilotes sont particulièrement utiles ici : le logiciel de gestion de projet peut être adapté à vos besoins individuels en termes de processus, de termes, de masques de saisie et d’autres affichages par configuration, de sorte que vous augmentez considérablement l’acceptation de tous les utilisateurs pour l’utilisation du nouveau logiciel. En important des données existantes ou en cartographiant certains projets spécifiques, le logiciel peut être testé dans des conditions réalistes après un briefing initial. Assurez-vous de prendre suffisamment de temps pour cette phase (environ deux à trois mois) et laissez les futurs utilisateurs clés du logiciel participer au test afin de recueillir suffisamment d’informations sur l’acceptation des utilisateurs et pour être sûr que la solution logicielle préférée est conviviale. À ce stade, vous pouvez également constater que aucune des options n’est adaptée à vos besoins ou que vous avez accordé la priorité aux mauvaises exigences. Dans ces cas, vous devriez réviser votre catalogue de besoins et recommencer une recherche de produit.

5. Estimer l’effort de mise en œuvre et les coûts

Avant de choisir une solution, vous devez estimer les coûts que vous engagerez avec l’option respective. Pour cela, vous pouvez obtenir une offre contraignante du fabricant. De plus, vous devez clarifier à quelle vitesse le logiciel respectif pourrait être introduit dans votre équipe, c’est-à-dire à partir de quand toute l’équipe peut commencer à travailler de manière productive avec lui. Cela inclut non seulement le temps nécessaire au fabricant ou à votre service informatique pour adapter le logiciel et fournir des interfaces, par exemple, mais aussi le temps nécessaire à la formation de vos employés. Souvent, le fabricant peut également vous aider avec une estimation initiale grâce à son expérience ou peut même vous garantir les coûts et le temps de mise en œuvre.

6. Sélection

Comparez maintenant les différentes options et décidez d’une solution. À cette étape également, vous devez impliquer toutes les personnes clés afin de prendre la meilleure décision possible et d’accroître l’acceptation du nouveau logiciel à l’avance.

7. Mise en œuvre

Une fois une décision prise, la prochaine étape consiste à mettre en œuvre le logiciel. Pour vous assurer que l’introduction ne échoue pas, vous devez maintenant vous concentrer sur le renforcement de l’acceptation des utilisateurs. Si vous avez déjà inclus les utilisateurs les plus importants dans votre décision à l’avance, vous avez déjà fait beaucoup de choses ici. Néanmoins, vous devez clairement démontrer à tous les utilisateurs comment le nouveau logiciel facilite leur travail quotidien et quels en sont les avantages. À cette fin, il peut être utile de définir des utilisateurs clés qui sont formés de manière particulièrement intensive à l’utilisation du logiciel. Ces utilisateurs clés peuvent ensuite soutenir et motiver tous les autres utilisateurs.

Le logiciel de gestion de projet myPARM

Chaque département dans une entreprise a ses propres exigences. Cela entraîne souvent des solutions isolées au sein d’une entreprise. Celles-ci sont utilisées dans un département mais n’ont pas de sens dans d’autres départements. Dans ce cas, il peut être judicieux de choisir une solution tout-en-un comme nouveau logiciel ou d’intégrer la nouvelle solution dans le paysage système existant. myPARM est une solution complète qui propose divers modules dans le domaine de la gestion de projet que vous pouvez combiner entièrement selon vos besoins individuels. Avec ses nombreuses interfaces, le logiciel peut également être intégré de manière flexible dans vos systèmes existants. De plus, myPARM inclut de nombreuses fonctions de support, telles que la gestion des documents, la gestion des risques et des opportunités ou la personnalisation.

Si vous avez seulement besoin d’une solution moins complète dans un premier temps, vous pouvez utiliser des modules individuels du logiciel et en laisser d’autres cachés. En raison de la grande flexibilité de myPARM, le logiciel peut ensuite évoluer avec vos besoins. Vous pouvez même utiliser un logiciel de leadership ou le module BI en plus des fonctions de gestion de projet.

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