ABC de la gestión de proyectos: S de SCRUM

Trabajo en equipo eficaz con SCRUM: principios, roles y ceremonias

¿Qué es SCRUM?

SCRUM es un marco ágil que ayuda a los equipos a desarrollar y entregar proyectos complejos en pasos pequeños y manejables. Se basa en procesos iterativos e incrementales que permiten la mejora continua y la personalización. SCRUM se utiliza principalmente en el desarrollo de software, pero también ha ganado importancia en otros ámbitos.
SCRUM fue desarrollado a principios de los 90 por Jeff Sutherland y Ken Schwaber. Ambos buscaban un enfoque flexible y eficaz para superar los retos del desarrollo de software. Su objetivo era crear un marco que ayudara a los equipos a reaccionar más rápido y mejor ante los requisitos cambiantes y los proyectos complejos.
El propio término «SCRUM» procede del rugby y se refiere a una formación en la que el equipo trabaja en estrecha colaboración para hacer avanzar el balón. Esta metáfora ilustra el enfoque colaborativo e iterativo de SCRUM, en el que todo el equipo trabaja conjuntamente para llevar un proyecto a buen puerto.

Los tres pilares de SCRUM

SCRUM se basa en la idea de ejecutar un proyecto en iteraciones recurrentes (sprints) en lugar de planificarlo todo de antemano. En cada una de las iteraciones se adquieren conocimientos que se utilizan en el ciclo siguiente. Por tanto, tres pilares constituyen la base de SCRUM:

• Transparencia: Todos los aspectos del proceso deben ser visibles y comprensibles para todas las partes implicadas. Los procesos y objetivos transparentes fomentan la confianza y la cooperación dentro del equipo.
• Inspección: las inspecciones periódicas del trabajo y los progresos son cruciales para reconocer y resolver los problemas en una fase temprana. Las ceremonias SCRUM como Daily SCRUM y Sprint Review ofrecen oportunidades adecuadas para ello.
• Adaptación: Basándose en los resultados de la inspección, el equipo adapta continuamente sus métodos de trabajo. Esto permite responder rápidamente a los cambios y a los nuevos descubrimientos.

Los roles en el equipo SCRUM

Hay tres papeles principales en SCRUM, cada uno de los cuales tiene tareas y responsabilidades específicas: el maestro SCRUM, el propietario del producto y el equipo de desarrollo. Estas funciones están claramente definidas para garantizar que todos los aspectos del proyecto se gestionan y ejecutan eficazmente.

1er Maestro SCRUM

El SCRUM Master es responsable de garantizar el cumplimiento del proceso. Funciona como entrenador de procesos, mentor y moderador. Como líder servidor, sirve al equipo eliminando obstáculos del camino. También promueve la mejora continua, dirige las ceremonias SCRUM y forma a los miembros del equipo en los principios de SCRUM. No puede ejercer ningún control sobre el contenido del equipo del proyecto y no da ninguna instrucción, sino que sólo se asegura de que el equipo pueda trabajar de forma productiva y esté protegido de influencias externas para que pueda mantenerse un flujo de trabajo productivo.

2. propietario del producto

El propietario del producto es responsable del contenido del proyecto y es el punto central de contacto para todos los asuntos relacionados con el desarrollo del producto. Por tanto, es responsable de la gestión de requisitos, en la que define y prioriza los requisitos del producto en el backlog del producto. Por tanto, el propietario del producto también actúa como enlace entre el equipo de desarrollo y las partes interesadas. Esto garantiza que el producto satisface las expectativas y necesidades del cliente. Desarrolla y comunica la visión del producto y se asegura de que el equipo trabaje para alcanzar los objetivos a largo plazo. El propietario del producto también decide el alcance y la prioridad del trabajo que debe realizarse en el respectivo sprint.

3. Desarrollador

El equipo de desarrollo es responsable de implementar el contenido del proyecto. Dicho equipo debe ser multidisciplinar (interfuncional). Esto significa que debe estar formado por especialistas con distintas competencias que trabajen juntos para realizar las tareas. Por eso el equipo suele estar formado por entre tres y nueve miembros, de modo que sea lo bastante pequeño para reducir los costes de comunicación y, al mismo tiempo, lo bastante grande para cubrir todas las cualificaciones necesarias. Esto es importante porque el equipo de desarrollo se organiza y decide de forma independiente la mejor manera de completar el trabajo que tiene entre manos. Este equipo entrega un incremento de producto acabado y potencialmente entregable al final de cada sprint. Además, el equipo reflexiona periódicamente sobre sus propios procesos de trabajo y resultados para optimizarlos continuamente.

La colaboración entre los roles es crucial para el éxito de un equipo SCRUM. El Maestro SCRUM se asegura de que los procesos se desarrollen sin problemas, de que el Propietario del Producto defina objetivos y prioridades claros, y de que el equipo de desarrollo los ponga en práctica con eficacia. Mediante una comunicación y colaboración regulares, garantizan que el producto se mejore continuamente y se adapte a las necesidades de los clientes.

Artefactos en SCRUM

En SCRUM, hay tres artefactos centrales que apoyan el proceso de desarrollo y garantizan que todos los implicados estén informados sobre el estado actual y el progreso. Estos artefactos son el backlog del producto, el backlog del sprint y el incremento.

1. cartera de productos

El backlog del producto es una lista organizada de requisitos y tareas necesarios para el desarrollo del producto. Incluye todas las funciones, mejoras y correcciones de errores que se van a realizar en el producto. A diferencia del catálogo de requisitos de la gestión de proyectos clásica, el backlog del producto es dinámico, es decir, continuamente se añaden nuevos requisitos y los existentes pueden modificarse o eliminarse. Las entradas se priorizan según su importancia, basándose en el valor empresarial y los requisitos de las partes interesadas. Por lo general, las entradas con mayor prioridad se describen con todo detalle, ya que se van a poner en práctica en un futuro próximo, mientras que las entradas situadas más abajo en la lista sólo se concretarán con el tiempo.

2. sprint backlog

El sprint backlog es una lista de tareas que el equipo de desarrollo quiere realizar durante un sprint. Se crea al principio de cada sprint en la reunión de planificación del sprint y se basa en las entradas con mayor prioridad del backlog del producto. Por tanto, el backlog del sprint sólo contiene las tareas que el equipo quiere realizar en el sprint actual para lograr el objetivo del sprint. Se complementa con un plan de cómo se van a realizar las tareas, para lo cual se desglosan en subtareas. Puede adaptarse y actualizarse durante el sprint si es necesario para garantizar que se alcanza el objetivo del sprint.

3. Incrementa

Un incremento es el resultado del trabajo de todas las tareas completadas durante un sprint más los incrementos de los sprints anteriores. Representa un paso más hacia el producto final y demuestra que el producto se vuelve más valioso y completo con cada sprint. Independientemente de si un incremento se utiliza realmente de forma productiva más adelante, debe ser funcional y potencialmente entregable. Al final de cada sprint, el incremento se presenta y se revisa en la revisión del sprint para garantizar que cumple los requisitos y proporciona información valiosa para el desarrollo posterior.

Los artefactos en SCRUM están estrechamente interrelacionados y juntos desempeñan un papel decisivo en el éxito del proyecto. El backlog del producto proporciona la base para el trabajo en el backlog del sprint, y la realización de este trabajo da lugar a un nuevo incremento. Esta estructura permite un desarrollo iterativo e incremental, que fomenta la flexibilidad y la mejora continua.

Eventos en el marco SCRUM

A diferencia de la gestión de proyectos clásica, la gestión de proyectos ágil no tiene fases predeterminadas, sino iteraciones cíclicas. En SCRUM, estas iteraciones se denominan sprints y constituyen la pieza central de todos los proyectos SCRUM. Cada proyecto consta de varios sprints, que deben tener una duración máxima de un mes y en los que hay que alcanzar un objetivo definido. Los eventos Planificación del Sprint, SCRUM Diario, Revisión del Sprint y Retrospectiva del Sprint tienen lugar en cada sprint. También está la reunión de refinamiento (refinamiento del backlog). Estas reuniones, también conocidas como ceremonias, sirven para garantizar que el equipo trabaje unido con eficacia, que se revisen periódicamente los progresos y que el trabajo y el producto mejoren continuamente.

1. planificación del sprint

La planificación del sprint se utiliza para planificar el trabajo del siguiente sprint. Aquí es donde el equipo determina qué tareas del backlog del producto se van a procesar en el siguiente sprint. La duración es de un máximo de 8 horas para un sprint de 4 semanas, por lo que la duración debe ser correspondientemente menor para sprints más cortos. En esta reunión, el propietario del producto establece los objetivos del siguiente sprint presentando las prioridades más importantes del backlog y explicando los objetivos del sprint basándose en ellas. A continuación, el equipo debate y selecciona los elementos del backlog que puede implementar en el sprint. A continuación, elabora un plan detallado de cómo convertir estos elementos en incrementos de funcionamiento.

2. SCRUM diario

El SCRUM Diario es una breve reunión diaria para revisar el progreso y actualizar el plan para las próximas 24 horas. A menudo se denomina reunión diaria de pie, ya que suele celebrarse de pie y sólo debe durar un máximo de 15 minutos. En la práctica, se han establecido tres preguntas a las que debe responder cada miembro del equipo en la reunión:

• ¿Qué he hecho desde el último SCRUM Diario?
• ¿Qué haré antes del próximo SCRUM diario?
• ¿Qué obstáculos se interponen en mi camino?

3ª Revisión Sprint

Al final de cada sprint, se lleva a cabo una revisión del sprint en la que se presenta el incremento y el equipo recibe comentarios de las partes interesadas. A continuación, el backlog del producto se ajusta en función de las conclusiones del sprint, los comentarios recibidos y los posibles cambios en el mercado. Esta reunión debe durar un máximo de 4 horas para un sprint de 4 semanas y es un acontecimiento muy importante porque en ella tiene lugar la comunicación directa entre los desarrolladores y las partes interesadas.

Retrospectiva del 4º Sprint

De acuerdo con el principio de revisar y adaptar, el equipo reflexiona sobre el sprint pasado en la retrospectiva del sprint e identifica oportunidades de mejora para sprints futuros. En la reunión, que dura un máximo de 3 horas, se analizan los aspectos positivos del sprint anterior (¿qué ha ido bien?) y los retos y problemas (¿qué no ha ido bien?). A partir de ahí, se elaboran planes de acción para mejorar los métodos de trabajo, la colaboración y los procesos.

5. refinamiento del backlog (también backlog grooming)

La única reunión SCRUM que no sigue una estructura definida es la reunión de refinamiento del backlog. Se utiliza para actualizar el backlog del producto y asegurarse de que las entradas se comprenden bien y se priorizan. Se comprueban y actualizan las entradas existentes. Las entradas con mayor prioridad se describen con más detalle para que estén listas para futuros sprints y se estima el esfuerzo de las entradas nuevas o actualizadas.

Conclusión

SCRUM ofrece una metodología probada para gestionar proyectos complejos, permitiendo a los equipos trabajar de forma más eficaz y flexible. Con su clara estructura de funciones, artefactos y ceremonias, SCRUM promueve una forma de trabajar transparente y colaborativa, orientada a la mejora continua. Esto no sólo conduce a una mayor productividad y satisfacción dentro del equipo, sino también a resultados mejores y más rápidos para los clientes y las partes interesadas. Tanto si eres un recién llegado como un usuario experimentado, SCRUM ofrece valiosos enfoques y herramientas para dominar con éxito los retos de los proyectos modernos.

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