Pet Projects – Kreative Ausreisser oder strategische Stolpersteine?

Strategisches Management von Lieblingsprojekten

¿Qué son los proyectos favoritos

«Los proyectos favoritos son proyectos o iniciativas lanzados por individuos o pequeños equipos dentro de una organización por pasión, interés personal o una idea espontánea. Al mismo tiempo, estos proyectos suelen caracterizarse por una cierta independencia de los procesos y prioridades habituales de la empresa. Por tanto, hay algunas características que se aplican a muchos proyectos de mascotas:

• Motivación personal: Las fuerzas motrices de los proyectos favoritos suelen ser los intereses, pasiones o convicciones personales de los implicados. Los iniciadores sienten un cariño especial por el proyecto y se comprometen con él, aunque no reciba apoyo oficial. Por lo tanto, estos proyectos suelen iniciarlos directivos o empleados que creen firmemente en el éxito de su idea.
• Falta de autorización formal: Los proyectos favoritos suelen iniciarse sin aprobación formal ni apoyo oficial dentro de la organización. Por tanto, suelen existir fuera de la cartera de proyectos habitual y no tienen un vínculo claro con los objetivos estratégicos de la organización. También puede ocurrir que se opongan a los objetivos de la empresa y, por tanto, la boicoteen.
• Compromiso de recursos: Estos proyectos pueden inmovilizar recursos considerables en forma de tiempo, presupuesto o personal que en realidad están destinados a proyectos aprobados oficialmente. Esto puede conducir a una utilización ineficaz de los recursos disponibles.
• Falta de transparencia: Como los proyectos de mascotas suelen llevarse a cabo de manera informal y sin estructuras oficiales, a menudo carecen de transparencia. Esto puede hacer que no se comparta información importante y que se resienta la colaboración dentro del equipo o la organización.
• Riesgo importante: los proyectos favoritos no suelen seguir las directrices básicas de gestión de proyectos. Como resultado, suelen faltar fundamentos importantes, como análisis de mercado, análisis de costes y beneficios o una evaluación de riesgos. Esto hace que el riesgo de que el proyecto fracase o se convierta en un fracaso sea muy alto.

Los principales problemas de los proyectos favoritos

Los proyectos favoritos pueden generar ideas y enfoques innovadores que de otro modo no se llevarían a cabo. Además, los empleados que trabajan en sus propios proyectos favoritos suelen estar muy motivados y comprometidos, lo que puede dar lugar a una mayor satisfacción laboral. Al mismo tiempo, estos proyectos pueden servir como prototipos o experimentos que más tarde pueden integrarse en proyectos oficiales.
Sin embargo, los proyectos favoritos también pueden tener un efecto negativo. A menudo requieren cantidades considerables de dinero y tiempo. Si los proyectos fracasan, por ejemplo, o no encajan en la estrategia corporativa, pueden desperdiciar recursos valiosos o provocar conflictos de recursos. Distraen a los empleados de los proyectos importantes y estratégicos y pueden provocar conflictos dentro del equipo, sobre todo si se da prioridad a los proyectos individuales o se perciben como más importantes que los proyectos oficiales. Esto puede provocar insatisfacción en el equipo y, por tanto, perjudicar la cooperación. Como los proyectos favoritos suelen existir al margen de las estructuras oficiales de gestión de proyectos, carecen de seguimiento, control y documentación adecuados.

Proyectos favoritos conocidos

Existen numerosos ejemplos conocidos de proyectos favoritos . Algunas de ellas han provocado problemas, mientras que otras han resultado un éxito y han sido positivas para la empresa.

1 Google Glass:

Google Glass fue un ambicioso proyecto de Google X, el laboratorio de investigación experimental de Google. Las gafas de datos pretendían revolucionar la forma en que las personas interactúan con la tecnología. A pesar del entusiasmo inicial de un equipo pequeño y entusiasta, el proyecto tuvo algunos problemas, como problemas de privacidad, un precio excesivamente alto y la falta de casos de uso claros. Por ejemplo, faltó un análisis de mercado antes de iniciar el proyecto, lo que hizo que el producto acabara fracasando comercialmente y fuera retirado.

2. El Zune de Microsoft:

El Zune fue el intento de Microsoft de competir con el iPod de Apple. Era un reproductor multimedia portátil que salió al mercado en 2006. Sin embargo, el producto nunca pudo seguir el ritmo de la competencia, en parte porque el lanzamiento al mercado fue tardío, la estrategia de marketing inadecuada y el producto menos innovador que la competencia. Aunque el Zune no era necesariamente el típico proyecto favorito, contaba con el firme apoyo de un pequeño y entusiasta grupo dentro de Microsoft. El proyecto recibió recursos y atención que podrían haberse invertido mejor en otras iniciativas más estratégicas.

3. El Teléfono de Fuego de Amazon:

En 2014, Amazon lanzó el Fire Phone, un teléfono inteligente con características únicas, como una interfaz de usuario 3D y software Amazon integrado. Era un proyecto ambicioso que contaba con el firme apoyo de Jeff Bezos. Sin embargo, se desarrolló sin un análisis suficiente del mercado ni de las opiniones de los usuarios, por lo que resultó ser un fracaso. El Fire Phone fue criticado por su elevado precio, la falta de integración de los servicios de Google y la mala experiencia de usuario. Al final, Amazon tuvo que amortizar grandes pérdidas.

4. Sony PlayStation:

La PlayStation comenzó como un proyecto paralelo de Ken Kutaragi, un ingeniero de Sony que originalmente desarrolló un chip de sonido para la Super Nintendo Entertainment System (SNES). Convenció a Sony para que invirtiera en el desarrollo de su propia consola, y el éxito de la primera PlayStation, que salió a la venta en 1994, le dio la razón. El producto revolucionó la industria de los videojuegos y estableció a Sony como uno de los principales fabricantes de consolas del mundo.

5. gmail de Google:

En Google, los empleados pueden utilizar el 20% de su tiempo de trabajo para proyectos propios que no estén necesariamente relacionados con sus funciones oficiales. Gmail comenzó como un proyecto del 20% de un ingeniero de Google. Tras su lanzamiento en 2004, Gmail revolucionó el uso del correo electrónico con su gran espacio de almacenamiento y funciones innovadoras como los hilos de conversación. Rápidamente se convirtió en uno de los servicios de correo electrónico más utilizados del mundo y ahora es un componente central de la oferta de Google.

6. notas adhesivas de 3M:

La invención de las Notas Post-it comenzó como un proyecto paralelo del Dr. Spencer Silver, un científico de 3M que desarrolló un adhesivo débil que inicialmente no tenía un uso obvio. Un colega suyo, Art Fry, reconoció el potencial y desarrolló las notas adhesivas. Las Notas Post-it se lanzaron comercialmente en 1980 y han sido un gran éxito desde entonces. Todavía hoy son un producto de oficina cotidiano y han aportado a 3M unas ventas y una presencia en el mercado considerables.

7. botón «me gusta» de facebook:

El botón «Me gusta» de Facebook también fue originalmente un proyecto favorito de la empresa. Un pequeño equipo trabajó en el desarrollo de esta función sencilla pero eficaz. Se introdujo en 2009 y rápidamente cambió la forma en que los usuarios responden a los contenidos en Facebook. Se ha convertido en un elemento central de la red social y ha contribuido significativamente a la fidelidad de los usuarios y a las tasas de interacción.

La forma correcta de gestionar los proyectos favoritos

Puede ocurrir que de repente te des cuenta durante la ejecución de un proyecto de que has acabado con un proyecto favorito. Por ejemplo, porque es el proyecto favorito de un directivo que se interesa inusitadamente por él y convierte gradualmente un proyecto originalmente pequeño en un proyecto con un alcance que crece rápidamente, aunque esto pueda contradecir la estrategia corporativa o no se disponga de recursos suficientes. Si ya estás inmerso en un proyecto de este tipo, puede ser difícil salir limpiamente de la situación. Por tanto, es importante adoptar un enfoque estructurado para reconocer dichos proyectos incluso antes de que comiencen.

1. directrices claras de gestión de proyectos

Los iniciadores de proyectos favoritos a menudo se saltan las directrices establecidas, como un proceso de aprobación formal. Por tanto, para evitar proyectos que luego resulten un fracaso, es importante establecer un proceso de aprobación con criterios claros e insistir en el cumplimiento de dichos criterios. Por ejemplo, la relevancia estratégica, las necesidades de recursos y los beneficios potenciales pueden aclararse en un caso empresarial, una carta o un análisis de costes y beneficios antes de que comience el proyecto. Una evaluación temprana del riesgo y un análisis del mercado también pueden ayudar a rechazar proyectos que no tengan sentido estratégico.

2. documentación del proyecto y gestión de recursos

El ejemplo de Google demuestra que puede ser útil poner en marcha incluso proyectos favoritos obvios para motivar a los empleados. En estos casos, sin embargo, es importante asegurarse de que todos los proyectos estén debidamente documentados para garantizar la transparencia y la trazabilidad. Al mismo tiempo, deben existir procesos claros de priorización para garantizar que los recursos necesarios estén disponibles en todo momento para los proyectos estratégicamente importantes. Una gestión eficaz de la cartera de proyectos puede garantizar que los proyectos de mascotas se evalúen y prioricen correctamente en el contexto de la cartera global de proyectos.

3. revisión periódica

Sobre todo si ya estás atrapado en el proyecto favorito de un jefe, tienes que manejar bien la delicada situación. No siempre es posible abrir la puerta y enfrentarse al director. Sin embargo, los informes de situación periódicos presentados a un grupo de partes interesadas pueden dar a un director de proyecto la oportunidad de sugerir cambios en el proyecto o incluso su finalización. Involucrando a las partes interesadas importantes en una fase temprana, los directores de proyecto pueden asegurarse su apoyo para que el proyecto se ajuste a los objetivos de la empresa. Los ciclos regulares de retroalimentación y las retrospectivas también ayudan a garantizar la relevancia estratégica del proyecto.

Conclusión

Los proyectos favoritos pueden conducir a grandes éxitos y ser una valiosa fuente de innovación y compromiso de los empleados. Sin embargo, sin una gestión estratégica y unas directrices claras, también pueden plantear retos considerables y conflictos de recursos. Mediante una evaluación específica, una comunicación transparente y revisiones periódicas, las empresas pueden aprovechar el potencial de estos proyectos y garantizar que contribuyen a la consecución de los objetivos corporativos.

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