Gestión del tiempo en el proyecto: Eat-that-Frog

Mayor productividad gracias a la correcta priorización de tareas

¿Qué es el método «Cómete esa rana»?

Eat-that-Frog es un método para aumentar la productividad desarrollado por el autor y coach motivacional Brian Tracy. La idea es empezar cada día con la tarea más difícil. Según Tracy, si esto se completa rápidamente, se puede seguir trabajando el resto del día con una buena sensación y una mayor motivación. El método se basa en el hecho de que las tareas desagradables suelen posponerse y al final del día uno está demasiado cansado y desmotivado para abordarlas. Al abordar la tarea más difícil al principio del día, es decir, al «tragarse el sapo» proverbialmente, no sólo se es más productivo, sino que también se tiene más confianza en uno mismo y se está más motivado para las demás tareas del día.
La metáfora con la rana hace referencia a una cita de Mark Twain y al hecho de que a la mayoría de la gente le resultaría muy desagradable tener que comerse una rana:

«Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y no te pasará nada peor el resto del día».

Mark Twain

Del mismo modo, a veces puede resultar muy difícil motivarse para abordar una tarea desagradable. Sin embargo, si se esfuerza por terminar la tarea lo antes posible por la mañana y simplemente se pone manos a la obra, a menudo descubrirá que la tarea resulta más fácil. Así que has dominado la tarea más difícil y puedes estar orgulloso de ti mismo. Esto te da energía para el día y te despeja la cabeza para otras tareas.

Cómo funciona Eat-that-frog

El concepto de Eat-that-Frog es sencillo: cada noche se elabora una lista con todas las tareas que hay que realizar al día siguiente. A continuación, se selecciona la tarea más difícil para que pueda ponerse a trabajar en ella nada más empezar. En cuanto hayas terminado esto, podrás seguir trabajando con buenas sensaciones y abordar las demás tareas de la lista. Por tanto, este método ayuda a mantener la concentración y a establecer las prioridades adecuadas.

Paso 1: Enumere todas sus tareas

La noche anterior, anota todas las tareas que tienes que hacer al día siguiente, independientemente de lo importantes o desagradables que sean.

Paso 2: Identificar la rana

Para identificar la «rana», debe evaluar cada tarea y luego seleccionar la más difícil. Tenga en cuenta los siguientes factores:

• Urgencia: ¿Qué tarea debe completarse primero porque tiene que estar terminada en una fecha determinada? ¿Cuánto tiempo necesita para la tarea? La «rana» no es necesariamente la tarea más urgente, pero es un criterio importante que debe tener en cuenta para no verse presionado más adelante.
• Dificultad: ¿Qué tarea es la más difícil? La dificultad de una tarea suele ser muy subjetiva, porque cada uno tiene sus puntos fuertes y débiles. Mientras que para una persona puede ser un problema casi insuperable hacer una desagradable llamada telefónica, para otra puede ser cuestión de transferir cifras clave a un archivo Excel. Pregúntese también si una tarea que le resulta difícil sólo puede hacerla usted personalmente o si puede delegarla en alguien a quien le resulte fácil. A menudo, la rana del día es la tarea que más le gustaría delegar o posponer, ya que es la que le resulta más desagradable.
• Impacto: ¿Qué tarea tiene mayor impacto en sus objetivos y proyectos? Esto puede repercutir en su empresa o en su equipo, pero también en usted personalmente, como su desarrollo personal o profesional.
• Compromiso de tiempo: a menudo no podemos planificar con precisión nuestra rutina diaria, ya que siempre surgen imprevistos. Por eso es importante que al empezar el día pienses detenidamente cómo puedes aprovechar tu tiempo al máximo. Así que calcule las tareas individuales con la mayor precisión posible o divídalas en tareas más pequeñas que puedan completarse más rápidamente.
  Sopese estos criterios cuidadosamente para establecer las prioridades correctas para el día. Algunos días también podrá identificar varias ranas. Por lo tanto, trate de priorizar las ranas de acuerdo con los criterios anteriores y trabaje con ellas una tras otra de forma concentrada.

Paso 3: Vaya directamente a la tarea más difícil

Tiene sentido completar los dos primeros puntos la noche anterior para poder empezar la tarea más difícil directamente por la mañana sin distraerse con otras cosas. Concéntrese en realizar primero esta tarea en lugar de leer correos electrónicos o consultar su lista de tareas pendientes. Mientras trabajas en la tarea, asegúrate de que puedes trabajar con la mayor fluidez posible para que la tarea pueda completarse rápidamente.

Paso 4: Recompénsese

Tras completar la tarea más difícil, tómate un breve descanso para recompensarte y recargar las pilas.

Paso 5: Continuar con las tareas restantes

Ahora repase su lista de tareas y complete las restantes en el orden en que las considere importantes.

Paso 6: Compruebe su progreso

Al final del día, debes comprobar hasta dónde has llegado y considerar si todavía hay tareas que debas completar mañana. Actualiza tu lista de tareas y pon la rana para el día siguiente.

Ventajas de Eat-that-Frog

• Aumente la productividad: si aborda de inmediato la tarea más difícil del día, podrá acabar con ella rápidamente y trabajar de forma más productiva y motivada el resto de la jornada.
• Reducir el estrés y la ansiedad: las tareas desagradables pueden causar estrés y ansiedad si se posponen constantemente. Al completar estas tareas inmediatamente, puede reducir estas emociones negativas y, a menudo, darse cuenta de que las tareas no eran tan malas como pensaba.
• Aumentar la confianza en uno mismo: después de completar una tarea difícil, uno se siente exitoso, lo que a su vez aumenta la confianza en uno mismo y la motivación para las demás tareas del día.
• Facilidad de uso: el método es fácil de usar y puede integrarse en el flujo de trabajo sin necesidad de grandes cambios.

Desventajas de Eat-that-Frog

• Dificultades para empezar: Puede ser un reto acostumbrarse al método, sobre todo si estás acostumbrado a posponer tareas desagradables. Al principio también puede resultar difícil establecer prioridades entre las tareas. Sin embargo, con un poco de tiempo y práctica podrá acostumbrarse al nuevo método y reconocerá rápidamente sus ventajas.
• No es adecuado para tareas complejas: El método es más adecuado para tareas sencillas y claras. Las tareas más complejas y largas pueden resultar más difíciles si intenta completarlas como primera tarea del día. Esto también se debe a que puede ponerte bajo presión si tienes que trabajar todo el día en una tarea importante. Por lo tanto, tiene sentido dividir estas tareas en paquetes de trabajo más pequeños que pueda procesar más fácilmente.
• Poca flexibilidad: Al tener que ceñirse a un orden determinado, puede resultar difícil tener en cuenta las tareas imprevistas o los cambios en la agenda diaria. Al mismo tiempo, este planteamiento exige mucha disciplina, por lo que puede suponer un reto para las personas a las que les gusta trabajar de forma más flexible.
• Distracciones: Es fácil distraerse mientras se trabaja en una tarea importante, o incluso antes de haber empezado. Por tanto, da prioridad a tu rana sobre todo lo demás y cúmplelo. Intente evitar de antemano todas las distracciones. Por ejemplo, apaga el teléfono, no abras la bandeja de entrada del correo electrónico y pide a tus compañeros que no te molesten mientras trabajas en la rana.
• La rana no puede hacerse a primera hora de la mañana: Incluso con restricciones impuestas externamente, por ejemplo, porque la rana es una cita por la tarde o una llamada telefónica con un cliente que no está disponible por la mañana, se puede trabajar con el método «Cómete esa rana». En este caso, asegúrese de que la rana se hace inmediatamente cuando sea posible, sin excusas ni aplazamientos. ¿Su reunión es a las 14.00 horas o el cliente está disponible a partir de las 13.00 horas? A continuación, cíñase a esta fecha exacta y complete la tarea inmediatamente.

Ajustes del método

El método Eat-that-Frog puede personalizarse para adaptarse a las distintas necesidades y estilos de trabajo de los usuarios. Por ejemplo, algunas personas pueden tener varias «tareas rana» al día, mientras que otras pueden querer completar una única tarea difícil al día.
El método también puede combinarse con otros métodos de gestión del tiempo como Pomodoro, GTD (Getting Things Done) o el Principio Eisenhower para lograr una eficacia óptima. Esto depende totalmente de su estilo de trabajo y de sus necesidades. Es importante probar los distintos métodos y comprobar cuál le funciona mejor.

Cómo hacer que Eat-that-Frog sea aún más eficaz

• Mantenga una lista de tareas pendientes: Anota todas las tareas pendientes directamente en una lista de tareas y tacha las que ya hayas completado. Esto no sólo garantiza que no olvide ninguna tarea, sino que también puede tener un efecto motivador. Puedes utilizar para la lista un trozo de papel y un bolígrafo, una lista de tareas pendientes en tu smartphone o un práctico tablero Kanban.
• Evite las distracciones: Intenta evitar en la medida de lo posible distracciones como llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes mientras trabajas en tu tarea más difícil. Así podrás concentrarte plenamente en ella y acabar rápido.
• Tómese descansos: es muy importante dedicar tiempo suficiente a los descansos, sobre todo cuando se realizan tareas que requieren mucho tiempo. Puede ayudarte dividir las tareas en unidades más pequeñas y combinar Eat-that-Frog con la técnica Pomodoro, por ejemplo, para aumentar aún más tu productividad, planificar descansos regulares y estar más motivado para empezar la rana.
• Recompénsese: Recompénsese cuando haya completado con éxito una tarea difícil para mantener la motivación y la concentración para el resto de las tareas del día. Tachar o tachar la tarea más difícil del día de la lista de tareas pendientes puede tener un efecto motivador.
• Mantente flexible: el método «Cómete esa rana» es un enfoque general de la gestión del tiempo. Prepárate para hacer ajustes si te das cuenta de que algo no funciona o cambian las prioridades del día.

Eat-that-frog en la gestión de proyectos

El método también puede utilizarse eficazmente en la gestión de proyectos, ayudándole a priorizar las numerosas tareas que usted y su equipo tienen. Por tanto, la atención ya no se centra únicamente en las tareas propias, sino en el trabajo en equipo.
Si ha definido unos objetivos claros para su proyecto, puede utilizarlos para determinar cada día qué tareas son las más importantes para el éxito del proyecto y, por tanto, cuáles deben abordarse en primer lugar. Al utilizar Eat-that-Frog en la gestión de proyectos, es importante que colabore estrechamente con su equipo para garantizar que todas las tareas se gestionan con eficacia y eficiencia y que no pierde de vista el panorama general. Además, haz un seguimiento periódico del progreso del proyecto y prepárate para hacer ajustes si algo no funciona. Recompense también a su equipo cuando se hayan completado tareas difíciles o se hayan alcanzado hitos especiales para motivar al equipo para el resto del proyecto.

Conclusión

El método Eat-that-Frog es una herramienta de gestión del tiempo eficaz y sencilla que le permite realizar las tareas más importantes del día con eficacia y eficiencia. El método también puede utilizarse con éxito en la gestión de proyectos, estableciendo prioridades, haciendo un seguimiento de los avances y estando preparado para hacer ajustes cuando sea necesario.

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