Gestión de proyectos ABC: K de Kanban

Presentar las tareas con claridad y procesarlas de forma estructurada

¿Qué aspecto tiene un tablero Kanban?

Un tablero Kanban ofrece una visión sencilla de muchas tareas y pasos de trabajo diferentes para que un equipo de proyecto pueda ver rápidamente qué tarea se encuentra en qué estado. Al principio se utilizaba una pizarra y post-it, pero hoy en día se suelen preferir las soluciones digitales.

Este diseño es muy sencillo y al mismo tiempo ofrece una gran eficacia. Al mismo tiempo, puede completarse con otras columnas, por ejemplo para ideas, backlog, release o procesos de prueba. También se pueden añadir comentarios a cada una de las fichas de tareas para incluir, por ejemplo, plazos, listas de control o responsabilidades. Además, las tarjetas pueden colorearse, por ejemplo, para indicar responsabilidades o prioridades. Tu creatividad no tiene límites. Esto hace que trabajar con un tablero Kanban sea muy flexible y adaptable individualmente a cada empresa y proyecto. La visualización fácil de entender de las tareas y su estado ayuda a todos los participantes en el proyecto a tener una visión general del estado actual del proyecto en todo momento.

¿Cómo trabajar con un tablero Kanban?

Una vez diseñado el tablero Kanban según sus necesidades, las tareas de un proyecto se registran y anotan en las tarjetas. Primero aterrizan en la columna «Tareas pendientes». Paso a paso, los miembros de su equipo van dibujando las tarjetas individuales de columna en columna, hasta terminarlas. Aquí se aplican algunos principios.

1. visualizar el trabajo
Se utiliza un tablero Kanban para visualizar las tareas y los pasos de trabajo. Por lo tanto, es importante que el tablero se adapte a sus pasos individuales. Al mismo tiempo, debe asegurarse de que las tareas no sean ni demasiado pequeñas ni demasiado grandes. Con el primero, se puede perder rápidamente la visión de conjunto, y con el segundo, rara vez hay movimientos en el tablero Kanban, lo que significa que no se pueden aprovechar las numerosas ventajas.

2. limitar las tareas
Debe limitarse el número de tareas en las que se puede trabajar en un puesto al mismo tiempo, es decir, sólo puede haber un número determinado de tarjetas en un paso de trabajo al mismo tiempo. Esto le ayuda a garantizar que los paquetes de trabajo se completen rápidamente y a trabajar de forma centrada.

3. tareas de control
El objetivo de un tablero Kanban es completar las tareas lo más rápidamente posible, es decir, sin tiempos de espera, cuellos de botella ni bucles innecesarios. Por lo tanto, un tablero Kanban le ayuda a identificar dónde hay errores o problemas en su proceso, por ejemplo, porque un empleado está sobrecargado. Una vez identificados estos lugares, podrá optimizar los procesos respectivos y lograr una mejor planificación de los proyectos.

4. retroalimentación
La retroalimentación y las revisiones continuas son una parte importante del método Kanban. De este modo, podrá identificar cuellos de botella o posibilidades de mejora, por ejemplo si una tarea permanece en la columna «WIP» durante mucho tiempo, y podrá hablar de ello con su equipo. Además, puede, por ejemplo, añadir la columna Feedback a su tablero Kanban después de que las tareas se hayan completado, de modo que los miembros de su equipo puedan ver inmediatamente que el resultado de una tarea en esta columna debe ser revisado y retroalimentado.

5. mejora continua
La retroalimentación siempre debe traducirse en mejoras. Así que ajuste los procesos y su tablero Kanban regularmente a una necesidad cambiada o recién identificada.

6. normas claras
Para evitar ambigüedades, todos los empleados implicados en el tablero Kanban deben conocer y seguir las mismas reglas. Define, por ejemplo, quién puede mover las tarjetas, cuándo y dónde. Nuestro consejo: haz que estas reglas sean visibles desde el principio en el tablero Kanban. De este modo, los miembros de tu equipo podrán acceder a él en cualquier momento y te ahorrarás discusiones innecesarias.

Ventajas

• Visualización clara y concisa de las tareas y su estado
• Los problemas pueden detectarse rápidamente
• Mejora la concentración en las tareas individuales
• Fomenta el trabajo independiente de su equipo y el trabajo en equipo
• Adaptable individualmente a su empresa
• Aplicación sencilla

Desventajas

• Un tablero Kanban puede suscitar rechazo porque hace que los procesos sean transparentes. De este modo, se descubren rápidamente los problemas, pero también la mala comunicación entre empleados o, por ejemplo, cuando algunos empleados trabajan más despacio que otros.
• Menos adecuado para equipos de proyecto muy grandes, ya que entonces el tablero es menos claro. Como el resultado del proyecto suele presentarse en una sola pieza al final del mismo, los errores pueden advertirse demasiado tarde. Luego hay que corregirlos de forma costosa y lenta.

¿Para quién es adecuado Kanban?

Kanban es especialmente adecuado para equipos pequeños que quieren trabajar de forma ágil. Dado que el tablero puede construirse de forma muy sencilla y adaptarse con flexibilidad, apenas se necesitan conocimientos previos para trabajar con él. Así, un tablero Kanban proporciona una visión sencilla y rápida del estado actual de un proyecto y permite al equipo colaborar fácilmente.

Conclusión

Con el método Kanban, todos los miembros del equipo realizan un seguimiento del progreso de un proyecto, así como de las tareas individuales o incluso de las dificultades. Al mismo tiempo, con la ayuda de un tablero Kanban, se puede optimizar la gestión de los proyectos y realizar el trabajo con mayor eficacia. Si aún no trabaja con el método Kanban, debería probarlo. En el caso más sencillo, todo lo que necesitas para empezar es una pizarra blanca, bolígrafos y algunos post-it.

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