La trampa de la invisibilidad

Por qué la percepción es a menudo más importante que el rendimiento en la gestión de proyectos

Por qué es tan importante la transparencia

La comunicación transparente es la clave de la colaboración eficaz, la gestión de las partes interesadas y la gestión satisfactoria de las expectativas. Sin una comunicación clara, surgen rápidamente los malentendidos, como demuestra la ley de Graham:

1. Si nadie sabe lo que estás haciendo… La gente tiende a interpretar negativamente lo que no ve o no entiende. Si no hay actualizaciones ni informes de progreso, las partes interesadas, los superiores o incluso los miembros del equipo suelen suponer que nada avanza, aunque sea al contrario. Por tanto, una comunicación poco transparente provoca malentendidos y desconfianza.
2. ...pero si hablas demasiado de lo que haces… Por otra parte, un flujo interminable de detalles puede dar la impresión de que se canaliza más energía en hablar del trabajo que en el trabajo real. Las largas justificaciones, las reuniones excesivas o los informes de situación desbordantes pueden alimentar la desconfianza tanto como el silencio. Por tanto, un exceso de comunicación es ineficaz y carga a los demás con información que no necesitan.

Por tanto, es importante encontrar el equilibrio adecuado entre transparencia e información, especialmente en la gestión de proyectos, donde los estudios demuestran que la comunicación representa hasta el 90% del tiempo de trabajo de un gestor de proyectos.

La trampa de la invisibilidad

Las observaciones de Robert J. Graham son especialmente relevantes para el trabajo en proyectos, en los que a menudo es difícil comprender el progreso, ya sea porque los equipos trabajan a distancia, las tareas técnicas parecen abstractas para los de fuera o el trabajo se desarrolla en fases prolongadas sin resultados visibles. Las situaciones típicas son

• Empleados silenciosos: Algunos miembros del equipo completan sus tareas en silencio y concienzudamente, sin hacer visibles los resultados. Como resultado, las contribuciones se pasan por alto fácilmente, sobre todo cuando otros miembros del equipo son más ruidosos.
• Modo crisis permanente: En los proyectos estresantes, la comunicación suele centrarse exclusivamente en los problemas. Los avances, los hitos o los éxitos se pierden en la confusión.
• La fase de la caja negra: Las tareas técnicamente complejas o a largo plazo suelen seguir siendo una «caja negra» para las partes interesadas, a través de la cual no pueden ver, lo que puede dar fácilmente la impresión de que nada avanza. Lo mismo ocurre con todas las tareas cuyo esfuerzo no puede ser estimado por personas ajenas porque no comprenden el trasfondo. En estos casos, la mayoría de la gente asume que la persona que tienen enfrente no está haciendo ningún trabajo.
• La paradoja de la gestión: Sin embargo, este problema también afecta con frecuencia a los gestores y jefes de proyecto. A menudo están tan ocupados con la coordinación que sus tareas reales, como la desactivación de conflictos o la alineación estratégica, no se perciben como trabajo.

Estos ejemplos ilustran lo fácil que es que el trabajo permanezca oculto o incluso que se subestime el rendimiento máximo. Por desgracia, esto tiene consecuencias importantes y puede dar lugar a graves malentendidos:

• Para el equipo: Si no se reconoce el rendimiento de los miembros individuales por falta de comunicación, pueden desmotivarse rápidamente. A la inversa, también puede ocurrir rápidamente que una parte del equipo sienta que los miembros individuales no trabajan lo suficiente, aunque en realidad estén rindiendo al máximo. Esto, a su vez, puede provocar conflictos importantes dentro del equipo. Algo parecido ocurre si un miembro del equipo comunica demasiado.
• Para el nivel directivo: Sin claridad sobre el progreso del proyecto, existe el riesgo de que se hagan juicios erróneos y se tomen decisiones equivocadas. Por ejemplo, los gestores del proyecto podrían tener la tentación de sobrecargar al equipo si no comprenden las actividades y el esfuerzo necesarios. Al mismo tiempo, los gestores deben ser conscientes de que si comunican demasiado poco o demasiado, puede parecer al equipo que el gestor no está haciendo ningún trabajo por sí mismo.
• Para las partes interesadas externas: Si hay muy poca comunicación, los clientes o socios pueden suponer que los proyectos no avanzan según lo previsto, lo que puede suponer una pérdida de imagen para la empresa y un gran enfado e incertidumbre para los clientes. Sin embargo, demasiada comunicación también puede acarrear dificultades, ya que rápidamente se vuelve ineficaz.

Consejos prácticos: Cómo hacer visible tu trabajo de forma eficaz

Se necesita una estrategia específica para superar los retos descritos por la ley de Graham. Estos consejos te ayudarán a hacer visible tu propio trabajo sin parecer ineficaz:

1. Utiliza un plan de gestión de la comunicación Un plan de gestión de la comunicación es la pieza central de la comunicación estructurada de un proyecto. Ayuda a gestionar la interacción con las partes interesadas, los miembros del equipo y los clientes. Lo ideal es que este plan se elabore en la fase inicial de planificación del proyecto, para que pueda aplicarse desde el principio. Establece también momentos fijos para las actualizaciones de estado, por ejemplo, en reuniones semanales o informes breves. Es importante que las actualizaciones sean concisas y fáciles de entender. Incluso los progresos menores deben mencionarse, ya que demuestran que el proyecto está vivo.
2. Céntrate en la relevancia Asegúrate de que tu comunicación tiene un objetivo. Al redactar cada informe e invitar a la gente a las reuniones, hazte la pregunta: «¿Qué es realmente importante para el destinatario?». De este modo, evitarás detalles innecesarios que diluyan el enfoque en los resultados e invitarás a las reuniones sólo a las personas relevantes.
3. Visualiza el trabajo Utiliza diagramas, planes de proyecto, tableros Kanban, listas sencillas u otras ayudas visuales para hacer tangible el progreso. Esto es especialmente útil en proyectos en los que los pasos del trabajo son abstractos, muy técnicos o simplemente difíciles de entender.
4. Celebra los hitos A menudo, incluso los pequeños éxitos merecen hacerse visibles. Alcanzar hitos no sólo crea motivación en el equipo, sino que refuerza la confianza de las partes interesadas en el progreso del proyecto. No tiene por qué ser una gran celebración: un breve correo electrónico, una nota en una reunión de equipo o una entrada positiva en el chat de la empresa pueden ayudar a reconocer el progreso y aumentar el compromiso del equipo.
5. Comunicaciónproactiva No esperes a que las partes interesadas te pidan información actualizada. Los informes de situación regulares y breves que destacan los avances, los retos y los próximos pasos generan confianza y evitan malentendidos. Sin embargo, no lo comuniques todo indiscriminadamente, sino céntrate en la información que sea relevante para el destinatario correspondiente.
6. Reflexión y revisión Crea oportunidades para mirar juntos hacia atrás en el proyecto. Una retrospectiva al final de un proyecto no sólo aumenta la transparencia, sino que también ayuda a mejorar la comunicación en futuros proyectos. Hablad de lo que salió bien y documentad los resultados.

Conclusión

La ley de Graham demuestra lo importantes que son la comunicación y la percepción en la gestión de proyectos. Sin embargo, la visibilidad no es un fin en sí mismo: se trata de crear confianza y claridad sin caer en patrones de comunicación ineficaces. Con un enfoque equilibrado de la comunicación y las herramientas adecuadas, creas la base para el éxito de los proyectos, y te aseguras de que nadie dude de tu actuación.

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