Cómo ayuda la Inteligencia de Negocio a su estrategia empresarial

Alinear el enfoque de todos los empleados con cifras clave claras

Utilizar BI en la creación de la estrategia

Si quiere reforzar sus ventajas competitivas con su estrategia, primero debe identificarlas. Aunque muchas empresas se basan en corazonadas, también puede utilizar hechos para identificar sus puntos fuertes. Combine los resultados del estudio de mercado con datos históricos, por ejemplo, y podrá descubrir tendencias e identificar oportunidades. Así puede obtener ideas para un nuevo producto o darse cuenta de que debe centrarse en un mercado específico. A continuación, podrá definir su estrategia empresarial en consecuencia.

Traducir la estrategia en objetivos mensurables

Una vez establecida la estrategia, el siguiente reto es elegir los parámetros adecuados para medir su progreso y desglosarlos por departamentos o empleados. Por tanto, la identificación de los ratios correctos decide lo que su sistema de inteligencia empresarial debe analizar en el futuro o mostrar en cuadros de mando. De este modo, cada empleado debe reconocer cómo puede contribuir a la consecución de los objetivos definidos. Por lo tanto, determine qué ratio debe alcanzar qué valor objetivo. Este objetivo debe ser estimulante, pero al mismo tiempo alcanzable, para que sus empleados no se sientan desmotivados por objetivos poco realistas o demasiado bajos. Para fijar un valor adecuado, puede utilizar el análisis de datos históricos y las previsiones de datos de las herramientas de inteligencia empresarial.

Cómo encontrar los ratios adecuados

Existen ratios absolutos, como el beneficio, el volumen de negocio o la chatarra, o ratios relativos, que relacionan dos valores entre sí, como la productividad, donde se pone en relación el resultado de un proceso con el esfuerzo realizado. Además, también hay indicadores cualitativos que suelen utilizarse en relación con cuestiones de sostenibilidad. Sin embargo, no todos los ratios posibles son significativos y útiles para su estrategia. Un KPI (Indicador Clave de Rendimiento) son los indicadores clave de rendimiento de su empresa que usted controla. Es cierto que puede considerar como ratio todas las cifras que determinen en relación con su empresa. Sin embargo, lo ideal es que unos pocos KPI seleccionados sean suficientes para mostrar de un vistazo todos los procesos empresariales.
Estos cinco a diez KPI se definen en coordinación con su estrategia corporativa. Los siguientes puntos son importantes:

• ¿Es evaluable el indicador, es decir, pueden definirse valores que sean buenos o menos buenos?
• ¿Corresponde el ratio a la estrategia de la empresa? Puede averiguar si un coeficiente tiene sentido para usted respondiendo a algunas preguntas:
  • ¿Qué resultado se desea?
  • ¿Por qué es importante en el contexto de la estrategia empresarial?
  • ¿Cómo se miden los progresos?
  • ¿Cómo se puede influir en el resultado?
  • ¿Quién es el responsable?
  • ¿Cómo se determina si se ha alcanzado el objetivo y cómo se supervisan los progresos?
    Ejemplo de facturación: El aumento de la facturación por sí solo no dice nada sobre el éxito real del negocio. Puede ocurrir que la facturación aumente, pero al mismo tiempo los costes suban tanto que los beneficios sean negativos. Por tanto, si se quiere medir el éxito de la empresa, es más lógico relacionar el volumen de negocio y los costes entre sí para determinar el beneficio (volumen de negocio – costes = beneficio). A la inversa, un aumento de los beneficios no significa necesariamente que también haya aumentado el volumen de negocio, ya que podría ser que simplemente se hayan reducido los costes. Por tanto, si su estrategia empresarial se orienta hacia el crecimiento del mercado, el beneficio como cifra clave no tiene sentido.
• ¿Están limpios los datos necesarios para ello? Si los KPI se calculan a partir de datos incompletos o incorrectos, el resultado también será incorrecto.
• ¿Las cifras clave son claramente comprensibles? Cualquiera que utilice los ratios debe entender exactamente cómo se calculan y qué dicen. Así se evitan ambigüedades y margen para la interpretación.
• ¿Cómo se puede influir en una figura clave? Para que cada empleado sepa cómo puede contribuir al éxito de la empresa, no sólo debe conocer las cifras clave, sino también lo que puede hacer para influir positivamente en ellas.
• ¿Qué se hace cuando los valores no evolucionan como se desea?

Un Cuadro de Mando Integral (CMI) hace visibles de forma sencilla sus objetivos estratégicos y sus cifras clave. De este modo, le ayuda a aplicar su estrategia corporativa y a comprobar en todo momento el estado actual de la aplicación.

Ejemplos de cifras clave

Para cada área de negocio, hay innumerables KPI que puede seguir y que representan la consecución de su estrategia empresarial de diferentes maneras. He aquí un resumen de algunas de las figuras clave más importantes en diversas áreas empresariales:

1. cifras clave financieras
El flujo de caja, el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias le mostrarán si su empresa es sólida desde el punto de vista financiero. Su liquidez indica si puede cubrir las necesidades de su empresa con el efectivo de que dispone, ayudándole a determinar si puede financiar el crecimiento previsto de la empresa, por ejemplo. Por ejemplo, si pones en relación tu volumen de negocio con tu beneficio, puedes utilizar el rendimiento de las ventas para comprobar si tu empresa está creciendo según lo previsto.

2. cifras clave del marketing
Los indicadores de marketing le dicen si sus campañas de marketing están logrando el éxito deseado. Esto incluye, por ejemplo, la tasa de conversión, que muestra lo bien que una campaña de marketing es recibida por el grupo objetivo. Los costes de adquisición de clientes, por su parte, muestran la relación entre el presupuesto de marketing gastado en un nuevo cliente y los ingresos generados por él.

3. ratios de ventas
El ratio de ventas indica cuánto dinero se invierte en ventas y cómo de alto es el volumen de negocio generado en comparación. La tasa de cancelación muestra cuántos pedidos se cancelaron, mientras que la tasa de finalización muestra cuántos pedidos siguieron a las ofertas que se crearon. Además, también puede medir cifras clave como el índice de reclamaciones, que indica el grado de satisfacción de sus clientes con sus productos.

4. ratios de la gestión de proyectos
Si sus proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto, esto ya es un indicio importante de que su gestión de proyectos está funcionando muy bien. Pero si quiere ver si el rendimiento de la gestión de proyectos ha mejorado y qué han aportado los proyectos al cumplimiento de su estrategia empresarial, necesita otras cifras clave. La productividad, por ejemplo, le muestra la eficacia de los recursos de que dispone. El rendimiento de la inversión (ROI), por su parte, indica hasta qué punto un proyecto ha sido rentable para su empresa, ya que con él puede leer cuánto beneficio le ha reportado su inversión en el proyecto.

5. figuras clave de la producción
Además de cifras clave fácilmente determinables como el volumen de producción, las pérdidas de producción, los costes de producción o incluso el tiempo de producción, también puede calcular, por ejemplo, la eficacia de la planta, que relaciona entre sí los factores de disponibilidad, rendimiento y calidad de la planta. Cifras clave como el porcentaje de devoluciones le dan una idea de la calidad de su producción. Además, puede, por ejemplo, hacer un resumen de los costes unitarios a lo largo del tiempo.

6. figuras clave en el ámbito del personal
Estas cifras clave proporcionan información sobre cómo contribuyen sus empleados a la salud de su empresa, si es capaz de retener a los buenos empleados, lo atractiva que es su empresa como empleador y lo satisfechos que están sus empleados. También puede analizar el rendimiento y la productividad de su equipo de RR.HH. para saber qué procesos y estrategias están funcionando. Por ejemplo, el coste por contratación es una medida sencilla de cuánto ha gastado en reclutar y contratar a un nuevo empleado. Poniendo el beneficio en relación con el número de empleados se obtiene el beneficio neto por empleado. Este valor le da una idea de lo eficientes y productivos que son sus empleados. Puede mejorar este valor invirtiendo en nuevas tecnologías que faciliten el trabajo, o formando al personal, por ejemplo en métodos de gestión del tiempo como la técnica Pomodoro, para que hagan mejor su trabajo.

Seguimiento de la evolución de los ratios con BI

Una vez que haya fijado las cifras clave y los objetivos adecuados, debe desglosarlos por departamentos o empleados. Piense detenidamente en cómo puede contribuir un área a la consecución de sus objetivos. Por ejemplo, si su objetivo es maximizar los beneficios, el departamento de producción puede contribuir aumentando la productividad o rediseñando los procesos de producción para reducir los costes de fabricación. Compras, por su parte, podría contribuir al objetivo encontrando proveedores más baratos de materias primas, y así los costes más bajos podrían reducir los beneficios, mientras que las ventas podrían aumentar el ratio de cierre. También en este caso, la inteligencia empresarial puede proporcionarle pistas importantes sobre las cifras clave correctas, ya que con su ayuda puede identificar rápidamente dónde aún hay margen de mejora.
Para supervisar constantemente el progreso de la consecución y comprobar así hasta qué punto ha avanzado su empresa en la aplicación de la estrategia, le ayudan los informes y cuadros de mando adaptados a los objetivos respectivos. Así dará a cada departamento la oportunidad de comprobar su progreso individual en cualquier momento. Un software de BI con cuadros de mando personalizables de forma flexible que muestren a cada departamento, a cada directivo y a cada empleado exactamente los análisis que son relevantes y presenten visualmente los KPI, por ejemplo, en comparación con su evolución a lo largo del tiempo, puede ayudarle en este sentido.

Fazit

Para que todos los empleados de su empresa colaboren, es importante contar con una buena estrategia corporativa. Con los ratios correctos, desglosados individualmente, apoyará la consecución de los objetivos y podrá comprobar el progreso en los cuadros de mando personalizados de su herramienta de BI.
Por lo tanto, un buen software de BI no sólo le ayuda a definir la estrategia corporativa adecuada y a traducirla en objetivos mensurables, sino que también reúne todos los datos importantes para que pueda tener siempre a la vista las cifras clave relevantes según sus necesidades. Un cuadro de mando integral es ideal para trazar la estrategia corporativa en el programa informático y comprobar su estado posteriormente. Idealmente, el software de BI también permite la creación y el seguimiento de medidas para alcanzar los objetivos en el mismo sistema. Con la gestión integrada de tareas, éstas pueden transmitirse a su equipo para que pueda controlar las medidas de su estrategia corporativa. Al mismo tiempo, esto le permite supervisar el estado de las tareas, ajustar las acciones si es necesario y comunicarse con su equipo a través del sistema. De este modo, un método de despliegue de políticas como Hoshin Kanri también puede aplicarse en nuestro sistema.

¿Desea conocer​ myPARM BI^act en una demostración? Entonces, ¡concierte una cita con nosotros ahora mismo!