Gestión de proyectos ABC: T para el desarrollo de equipos

Cómo consigue tu equipo de proyecto el máximo rendimiento

Desarrollo del equipo según Tuckman

La categorización del desarrollo de un equipo en fases fue creada por el psicólogo estadounidense Bruce Tuckman en 1965. Su modelo, «Las Etapas del Desarrollo Grupal de Tuckman», se ha consolidado como uno de los modelos más conocidos y utilizados para describir el proceso de desarrollo de los equipos.
Bruce Tuckman identificó originalmente cuatro fases del desarrollo de un equipo: formación, tormenta, normalización y rendimiento. Estas fases se caracterizan por dinámicas fácilmente reconocibles por las que pasan la mayoría de los nuevos equipos al inicio de una colaboración. El modelo se amplió posteriormente para incluir una quinta fase, la llamada fase de «duelo» o «luto». Esta fase trata del proceso de disolución del equipo y de la transición de sus miembros a nuevas tareas o proyectos.
El modelo de Tuckman se basaba en su observación de grupos en diversos contextos, incluida la gestión de proyectos. Desde entonces ha sido desarrollado y adaptado por muchos otros investigadores y profesionales para responder a las necesidades y dinámicas específicas de los equipos. No obstante, el modelo de Tuckman sigue siendo un marco útil y ampliamente utilizado para comprender y responder al proceso de desarrollo de los equipos.

Por tanto, debes conocer las fases del desarrollo del equipo en la gestión de proyectos

El desarrollo del equipo desempeña un papel decisivo en la gestión de proyectos y tiene una influencia considerable en el éxito posterior de los proyectos. El éxito en el desarrollo de un equipo tiene muchas ventajas:

• Alto rendimiento: Un equipo bien desarrollado trabaja con más eficacia y logra un mayor rendimiento. Si los miembros del equipo comprenden sus funciones y responsabilidades, utilizan sus puntos fuertes y colaboran eficazmente, podrán alcanzar el objetivo del proyecto con mayor eficiencia.
• Mejor cooperación: El desarrollo del equipo refuerza la cooperación dentro del equipo. Los miembros del equipo aprenden a comunicarse eficazmente, a intercambiar información y a trabajar juntos para encontrar soluciones. Desarrollan una mejor comprensión de los métodos de trabajo y las necesidades de los demás miembros del equipo, lo que conduce a un flujo más fluido del trabajo del proyecto.
• Ambiente de trabajo positivo: Un desarrollo eficaz del equipo también fomenta un ambiente de trabajo positivo en el que prevalecen la confianza, el respeto y la franqueza. Los miembros del equipo se sienten cómodos compartiendo sus ideas y expresando sus opiniones. Esto conduce a una cultura de equipo motivada y comprometida, en la que todos dan lo mejor de sí mismos y contribuyen al rendimiento general del equipo.
• Menos conflictos: El proceso de desarrollo del equipo permite reconocer y abordar en una fase temprana los posibles conflictos y malentendidos. Los miembros del equipo aprenden a discutir sus diferencias de opinión de forma constructiva y a encontrar soluciones conjuntas. Esto crea un entorno de trabajo armonioso.
• Resolución eficaz de problemas: Un equipo bien desarrollado es capaz de enfrentarse eficazmente a los problemas y retos. Trabajando juntos e intercambiando ideas, los miembros del equipo pueden aportar diferentes perspectivas y desarrollar así soluciones innovadoras.

Conocer las distintas fases de Tuckman ayuda a aclarar qué pasos son necesarios para maximizar el rendimiento. Además, la dinámica de un equipo puede evaluarse con ayuda de las fases, de modo que sea posible reaccionar si surgen conflictos desde el principio del proceso de creación de equipos. Si los miembros de un nuevo equipo conocen las distintas fases, podrán abordarlas con cierta compostura y así afrontar bien la gran presión, sobre todo en la fase de asalto.

Las fases del desarrollo de un equipo

Cada equipo es individual y, por tanto, el desarrollo del equipo es ligeramente diferente cada vez. Sin embargo, cada una de las cuatro fases suele tener lugar. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las fases del desarrollo de un equipo no siempre son lineales. Un equipo también puede volver a una fase anterior si surgen nuevos retos o cambia la composición del equipo. También puede ocurrir que distintos miembros del equipo se encuentren en distintas fases del proceso, por ejemplo cuando se incorpora un nuevo miembro al equipo. El éxito del desarrollo de un equipo depende de un liderazgo eficaz, unos canales de comunicación claros y la voluntad de los miembros del equipo de acercarse abiertamente a los demás y perseguir objetivos comunes.

1ª Formación – Fase de orientación

El equipo se reúne en la primera fase del moldeado. Los miembros del equipo se conocen, se presentan y discuten sus funciones y responsabilidades en el proyecto. En esta fase, suele haber todavía cierta contención e incertidumbre, ya que los miembros del equipo primero tienen que acostumbrarse los unos a los otros. Al mismo tiempo, suelen estar llenos de ilusión y entusiasmo por formar parte del nuevo equipo.
Sin embargo, en esta fase también hay muchas preguntas sin respuesta para el nuevo equipo del proyecto. En este primer paso, hay que aclarar cuáles son los objetivos del equipo y a qué retos puede enfrentarse en el camino hacia ellos. En esta fase inicial del desarrollo del equipo, tampoco hay reglas o normas fijas y los conflictos no suelen ser abordados abiertamente por los miembros, ya que en esta fase todavía hay muchas incertidumbres. Como en esta fase los miembros del equipo tienen que conocerse primero, puedes suponer que el rendimiento laboral será bastante bajo en esta fase, pero aumentará lentamente con el tiempo.

2. tormenta – fase de conflicto

A diferencia de la fase de formación, los conflictos y las diferencias de opinión suelen surgir en la fase de tormenta que sigue al cabo de un tiempo. Los miembros del equipo aportan sus perspectivas, experiencias y métodos de trabajo individuales, lo que puede provocar tensiones y fricciones. Esto puede dar lugar a conflictos de tareas si, por ejemplo, resulta que los resultados del trabajo no se ajustan a las expectativas, o a conflictos de funciones si, por ejemplo, un miembro del equipo no está satisfecho con la función que se le ha asignado. Algunos miembros del equipo afrontan esa ira directamente, mientras que otros pueden retraerse cuando se sienten frustrados y reaccionar de forma pasiva. Esta fase suele caracterizarse por una paralización del trabajo real del proyecto. Por desagradable que sea esta parte del desarrollo del equipo, la fase de asalto sienta una base importante para eliminar todos los puntos de fricción en las fases posteriores. Sobre todo si los miembros individuales del equipo ya se conocen, en esta fase también pueden surgir problemas de legado o hacer que los miembros individuales del equipo confraternicen entre sí en contra de los demás. Por tanto, es importante que el director del proyecto actúe como mediador en esta fase y aborde los conflictos de forma constructiva, a fin de crear una base común para seguir colaborando, ya que las habilidades individuales de cada persona son cruciales en un equipo de proyecto.

3. normalización – fase organizativa

Una vez que el equipo se ha conocido a través de discusiones y conflictos en la fase de tormenta y todos son conscientes de los puntos fuertes y débiles de cada miembro, el equipo empieza a desarrollar estructuras, métodos de trabajo, reglas y valores comunes en la fase de normalización. Los miembros del equipo trabajan para fomentar la confianza y promover el comportamiento cooperativo. Se establecen canales de comunicación claros, se perfecciona la asignación de tareas y se definen los procesos de toma de decisiones. De este modo, el equipo desarrolla una identidad común y un sentimiento de pertenencia. Estas normas informales varían de un equipo a otro, pero ayudan a salir reforzados de esta fase. El rendimiento laboral del equipo aumentará constantemente durante la fase de normalización.

4. actuación – fase de actuación

Cuando el equipo llega a la fase de Realización, es altamente funcional y trabaja a pleno rendimiento. Aunque los miembros aún tenían que encontrar su lugar en el equipo durante la fase de formación y estaban distraídos por los conflictos durante la fase de asalto, aprendieron a aprovechar sus oportunidades como equipo durante la fase de normalización. Sobre esta base, los miembros del equipo ahora trabajan juntos con eficacia, están centrados en sus tareas y utilizan sus puntos fuertes individuales para alcanzar objetivos comunes. Han encontrado su papel en el equipo y ya no tienen que concentrarse en sí mismos ni en el trabajo del grupo, sino que pueden dedicarse plenamente a sus tareas. Existe una comunicación abierta y de confianza, y el equipo es capaz de superar con éxito los retos o los cambios. Esto hace que el equipo tenga éxito, permitiéndole alcanzar sus objetivos con un rendimiento sobresaliente.

5. aplazamiento – resolución

Esta fase final del desarrollo del equipo se produce cuando los equipos se disuelven o los miembros clave abandonan el grupo. Este cambio en la dinámica habitual del equipo puede hacer que sus miembros desarrollen inquietudes y preocupaciones, ya que no están seguros de cómo continuarán las cosas para ellos sin el grupo. Especialmente en un equipo con una cohesión muy fuerte, también puede surgir un sentimiento de tristeza. Al mismo tiempo, los miembros del equipo también miran hacia atrás, hacia el éxito del grupo.

El papel del director de proyecto en las distintas fases

El papel del director de proyecto o jefe de equipo es de gran importancia durante las distintas fases del desarrollo del equipo. Especialmente al principio del desarrollo del equipo, puede haber mucha presión, que debe afrontarse con seguridad y paciencia. Por lo tanto, un buen director de proyecto crea las condiciones marco óptimas para apoyar al equipo en cada fase de la formación del equipo.

1. formar

En esta fase inicial, el equipo se reúne y los miembros se conocen. El director del proyecto puede contribuir a ello creando un ambiente de trabajo positivo en el que el equipo pueda conocerse. Como los miembros del equipo suelen estar todavía inseguros en esta fase, se necesitan estructuras claras para optimizar esta primera fase. Por lo tanto, un gestor de proyectos debe en esta fase:

• Crea claridad sobre el objetivo del proyecto y las expectativas puestas en el equipo.
• Define claramente las funciones individuales dentro del equipo.
• Fomenta una comunicación abierta y solidaria.
• Ofrece oportunidades a los miembros del equipo para que se expresen y aporten sus ideas.
• Apoya a los miembros del equipo en el establecimiento de normas de trabajo y reglas de equipo.

2. asalto

Tarde o temprano, en todos los equipos surgen conflictos o diferencias de opinión. Si es así, el director del proyecto debe actuar como intermediario, mediador y solucionador de conflictos para guiar al equipo de forma segura a través de la fase de tormenta. Las estrategias de gestión en esta fase pueden ser

• Fomenta la comunicación constructiva para abordar los conflictos y encontrar soluciones.
• Ayuda a los miembros del equipo a comprender las distintas perspectivas y a encontrar puntos en común.
• Crea una atmósfera de apertura y respeto en la que se acepten opiniones diferentes.
• Haz hincapié en centrarte en los objetivos comunes y en el éxito del proyecto.

3. normalización

En la fase de normalización, el equipo define reglas, normas, métodos de trabajo y valores comunes. El director del proyecto desempeña un papel importante a la hora de reforzar estas normas y promover una colaboración eficaz. Puede apoyar al equipo

• ayuda en el desarrollo de normas y procedimientos laborales.
• fomenta el trabajo en equipo y la cooperación.
• introduce mecanismos de retroalimentación para controlar el rendimiento y el progreso.
• elogiar y reconocer los éxitos individuales y de equipo.

4. realizar

Con la cuarta fase, el objetivo de desarrollo del equipo se ha alcanzado por el momento, ya que ahora se puede trabajar con eficacia. Ahora apenas se necesita al director del proyecto como mediador. Sin embargo, esto no significa que ahora pueda sentarse y relajarse. Más bien actúa como mentor y gestor de recursos para mantener el éxito del equipo y reconocer y explotar el potencial de mejora. Puede hacerlo:

• Delegar responsabilidades y permitir así que los miembros del equipo cumplan sus tareas de forma independiente.
• Asigna los recursos necesarios y apoya al equipo en su trabajo.
• Promover la mejora continua y la innovación.
• Céntrate en alcanzar los objetivos del proyecto y en la calidad del trabajo.
• Sé el punto de contacto para cualquier problema que pueda surgir.

El equipo de desarrollo de Parm AG celebra la finalización de un proyecto con éxito.

5. aplazamiento

Todas las despedidas son difíciles, por lo que puede que a los miembros del equipo no les resulte fácil disolverse una vez alcanzado el objetivo del proyecto. Como director de proyecto, puede ser importante que aceleres el proceso de duelo para que cada miembro del equipo pueda empezar un nuevo proyecto con una composición diferente lo antes posible. Para fomentar esto, puedes animar a la gente a hablar abiertamente de sus preocupaciones y completar el proyecto con comentarios y documentación. También debes explicar a tu equipo cuáles serán los siguientes pasos para cada uno de los miembros, a fin de minimizar la incertidumbre. Por otro lado, también debes aprovechar la ocasión para hacer partícipe a tu equipo de los éxitos conseguidos y celebrar la finalización del proyecto, por ejemplo.
También es importante darse cuenta de que esta fase puede comenzar algún tiempo antes de que se disuelva el equipo, es decir, cuando se vislumbre el final del proyecto. En este caso, debes asegurarte de que el rendimiento de los miembros de tu equipo no disminuye rápidamente al estar distraídos por las preocupaciones. Una conversación clarificadora sobre el futuro puede ayudar en este sentido.

Desarrollo de equipos híbridos o virtuales

Cada vez más equipos trabajan juntos de forma virtual, parcial o totalmente. Aunque el desarrollo de un equipo también pasa por las mismas fases en los equipos virtuales, estos equipos siguen enfrentándose a algunos retos específicos si quieren trabajar juntos con éxito.

• Comunicación: La comunicación eficaz es crucial para el éxito del desarrollo del equipo. El reto en los equipos híbridos o virtuales es garantizar que todos los miembros del equipo tengan el mismo acceso a la información y se sientan escuchados. Por tanto, recomendamos:
  • El uso de herramientas y plataformas de comunicación adecuadas que permitan una colaboración fluida.
  • Reuniones virtuales periódicas del equipo para promover el intercambio de información y reforzar el sentimiento de pertenencia.
  • Pautas claras de comunicación y establecimiento de expectativas para la comunicación de cada miembro del equipo, a fin de evitar malentendidos.
• Crear confianza y relaciones: Crear confianza y relaciones entre los miembros de un equipo puede ser especialmente difícil si no se conocen en persona o no se reúnen con regularidad. Los jefes de proyecto pueden ayudar a su equipo a establecer relaciones con medidas sencillas:
  • Actividades virtuales de creación de equipos, como juegos en línea o pausas virtuales para el café, para reforzar el espíritu de equipo.
  • Fomentar las interacciones informales, por ejemplo creando plataformas en línea para el diálogo fuera del contenido del trabajo.
  • Anima a los miembros del equipo a que se conozcan y compartan historias o intereses personales, por ejemplo, en presentaciones virtuales.
• Colaboración y coordinación: En los equipos híbridos o virtuales, la colaboración y la coordinación también pueden ser un reto, sobre todo cuando los miembros del equipo trabajan en zonas horarias diferentes. Las soluciones podrían ser:
  • Uso de herramientas de colaboración y software de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de la distribución de tareas y el progreso del trabajo.
  • Acuerda un horario de trabajo conjunto durante el cual todos los miembros del equipo estén disponibles para mantener discusiones importantes y tomar decisiones.
• Gestión de proyectos: Además, la gestión de los miembros de un equipo híbrido o virtual requiere una atención especial. Por tanto, presta atención a los siguientes puntos:
  • Comunica definiciones de funciones y responsabilidades claras para asegurarte de que todo el mundo sabe cuáles son sus tareas y responsabilidades.
  • Las revisiones individuales periódicas y las sesiones de feedback te ayudan a controlar el rendimiento y el bienestar de los miembros del equipo.
  • Proporcionar formación o recursos para mejorar las habilidades técnicas de los miembros del equipo y apoyar la colaboración virtual.

Conclusión

Si un director de proyecto conoce las distintas fases del desarrollo de un equipo, podrá guiar a su equipo con seguridad a través de este proceso de desarrollo. Esto les permite crear un entorno de apoyo, promover una comunicación clara, abordar o resolver conflictos, apoyar el desarrollo de normas de equipo y reconocer y utilizar los puntos fuertes individuales de los miembros del equipo. De este modo, un liderazgo eficaz permite al equipo desarrollar todo su potencial para que el proyecto pueda completarse con éxito.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

¿Quiere conocer myPARM en una demostración? Entonces, ¡concierte ya una cita con nosotros!