El futuro del control de proyectos con inteligencia empresarial

Cómo gestionar, revolucionar y optimizar proyectos en función de los datos

¿Qué es el control de proyectos?

El control de proyectos es una parte esencial de la gestión de proyectos y se refiere al seguimiento, control y análisis sistemáticos de todos los aspectos de un proyecto. Implica la planificación, el seguimiento y el control de los recursos, el presupuesto, el calendario y la calidad para garantizar que un proyecto alcance sus objetivos. El principal objetivo del control de proyectos es garantizar que un proyecto se complete con éxito dentro del presupuesto, el plazo y la calidad especificados.
Con el tiempo, el control de proyectos ha evolucionado considerablemente, sobre todo gracias a la integración de tecnologías avanzadas y análisis de datos. En el pasado, la atención se centraba principalmente en el mero control de costes y el cumplimiento de los plazos. Sin embargo, los días en que un gestor de proyectos podía limitarse a supervisar todas las actividades de un proyecto, comprender las dependencias y gestionar los proyectos han pasado a la historia. De hecho, hoy en día los proyectos suelen ser muy complejos, rápidos y únicos. Cuentan con un gran número de participantes y además deben realizarse bajo presión de tiempo. Para estar plenamente informados sobre los distintos proyectos y su estado y poder intervenir en caso necesario, los directores de proyecto y las partes interesadas necesitan datos válidos sobre todas las áreas o actividades del proyecto. El control de proyectos actual es, por tanto, mucho más exhaustivo e incluye varias dimensiones, como la gestión de riesgos, la comunicación con las partes interesadas o la mejora continua de los procesos.
La llegada de las tecnologías digitales también ha cambiado la forma de recopilar y analizar los datos de los proyectos. En lugar de simples hojas de cálculo de Excel, las empresas utilizan hoy soluciones informáticas avanzadas para recopilar datos en tiempo real, controlar los indicadores de rendimiento y tomar decisiones basadas en análisis sólidos.

¿Por qué es importante el control de proyectos?

• Mapeo del estado y progreso del proyecto: el Project controlling puede utilizarse para mapear el estado actual y el progreso de los proyectos en cualquier momento.
• Uso eficaz de los recursos: el control de proyectos también ayuda a utilizar eficazmente recursos como el tiempo, el dinero y el personal para evitar despilfarros y maximizar la rentabilidad.
• Detección precoz de problemas y desviaciones: La supervisión periódica permite reconocer los problemas y sus causas en una fase temprana, lo que permite derivar y tomar contramedidas a tiempo para volver a encarrilar el proyecto.
• Aseguramiento de la calidad: el control de proyectos ayuda a garantizar que la calidad del trabajo se mantiene a un alto nivel, supervisando las normas y directrices y garantizando su cumplimiento.
• Satisfacción de las partes interesadas: Al hacer transparente el progreso del proyecto, se puede mantener informadas a las partes interesadas. Esto genera confianza y satisfacción.
• Base para las decisiones: Un control de proyectos bien organizado proporciona los datos necesarios para tomar decisiones estratégicas acertadas, ya sea para ampliar proyectos, asignar recursos o seleccionar nuevos proyectos.

En general, el control de proyectos desempeña un papel crucial para garantizar que los proyectos se completen con éxito y alcancen los objetivos deseados. Permite a las empresas reaccionar con flexibilidad ante los retos sin perder de vista sus objetivos estratégicos a largo plazo.

Los ratios más importantes para el control de proyectos

En el control de proyectos hay un gran número de ratios que ayudan a las empresas a supervisar la marcha de sus proyectos y a tomar decisiones bien fundadas. He aquí algunas de las más importantes:

• Desviación presupuestaria (desviación de costes, CV): La desviación presupuestaria compara el presupuesto previsto con el presupuesto ya utilizado y ayuda así a reconocer si es probable que el presupuesto se cumpla o se supere.
• Variación del calendario (SV): La duración total prevista ayuda a controlar el calendario del proyecto. Si se compara la duración total prevista con la duración total planificada, se puede ver si se puede cumplir el calendario del proyecto. La duración total estimada se calcula sumando la duración restante estimada a la duración real actual. La desviación de tiempo es la diferencia entre la duración prevista y la duración real. Muestra si es probable que el proyecto pueda realizarse en el plazo previsto.
• Progreso del rendimiento y trabajo pendiente: El progreso del rendimiento suele expresarse en porcentaje e indica cuánto rendimiento se ha alcanzado en un momento determinado en relación con el rendimiento previsto. Por otro lado, la cartera de trabajo pendiente se refiere al trabajo restante necesario para completar el proyecto y ayuda a estimar la carga de trabajo futura.
• Utilización de los recursos: Este ratio proporciona información sobre el grado de utilización de los distintos recursos necesarios en el proyecto. Pueden ser empleados o máquinas, por ejemplo. La utilización de los recursos puede determinarse tanto para recursos individuales como para todos los recursos. El tiempo de trabajo de los recursos en el proyecto se establece en función de su capacidad. Este ratio muestra la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles y si están sobrecargados o aún tienen capacidad libre.
• Satisfacción de las partes interesadas (Stakeholder Satisfaction): La evaluación por las partes interesadas del progreso, la comunicación y el rendimiento del proyecto también es un indicador importante. Un alto nivel de satisfacción es importante para el éxito a largo plazo del proyecto.
• Métricas de calidad: Son ratios que evalúan la calidad de los productos o servicios creados en el proyecto. Estos ratios pueden determinarse, por ejemplo, mediante evaluaciones de clientes, índices de error u otras normas de calidad.

Cómo ayuda la inteligencia empresarial a controlar los proyectos

La inteligencia empresarial (BI) desempeña un papel crucial en el control de proyectos moderno, ya que ayuda a las empresas a transformar los datos en información valiosa y a tomar decisiones bien fundadas. He aquí algunas razones por las que es importante el uso de BI en el control de proyectos:

1. consolidación de datos:

Las herramientas de BI permiten integrar datos de diversas fuentes, como programas de gestión de proyectos, sistemas financieros y herramientas de comunicación en equipo. Esto significa que todos los datos pertinentes se reúnen en un solo lugar, lo que permite realizar análisis exhaustivos.

2. análisis en tiempo real:

BI ofrece funciones de análisis en tiempo real que permiten reconocer inmediatamente el estado actual de un proyecto. Esto es crucial para tomar decisiones rápidas y basadas en datos, especialmente en entornos empresariales que cambian rápidamente.

3. visualización de datos:

Las herramientas de BI pueden convertir los datos en gráficos, diagramas y cuadros de mando comprensibles. Estas representaciones visuales ayudan a los gestores de proyectos y otras partes interesadas a captar y comprender información compleja de un vistazo.

4. control del rendimiento:

BI también permite un seguimiento detallado de los indicadores clave de rendimiento (como desviaciones presupuestarias, calendarios y utilización de recursos). Esto permite a los jefes de proyecto reconocer tendencias e intervenir a tiempo para mantener el proyecto en marcha.

5. análisis predictivo:

Mediante el uso de técnicas avanzadas de análisis, como el aprendizaje automático, las herramientas de BI también pueden predecir la evolución futura. Esto resulta especialmente útil para detectar posibles problemas antes de que se produzcan.

6. gestión eficaz de los recursos:

BI permite un análisis preciso de la utilización de los recursos. Así, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados se emplean de forma óptima y de que no se malgastan recursos.

7. mejor comunicación:

Las visualizaciones y los informes claros permiten presentar información compleja sobre los proyectos de una forma fácil de entender. Esto mejora la comunicación entre los miembros del equipo y las partes interesadas.

8. gestión de riesgos:

Las herramientas de BI también pueden ayudar a identificar y evaluar los riesgos. Analizando los datos históricos, las empresas pueden predecir mejor qué riesgos podrían darse en futuros proyectos y tomar las medidas oportunas.

9. orientación al cliente:

Analizando las opiniones y el comportamiento de los clientes, las empresas pueden ajustar mejor sus proyectos y productos a las necesidades de sus clientes, lo que puede redundar en una mayor satisfacción de éstos.

Por tanto, el uso de la inteligencia empresarial en el control de proyectos permite tomar decisiones basadas en datos, lo que se traduce en proyectos más eficientes, una mejor utilización de los recursos y, en última instancia, un mayor índice de éxito de los proyectos. Utilizando la gran cantidad de información que proporcionan las herramientas de BI, las empresas pueden obtener una ventaja competitiva y gestionar sus proyectos de forma óptima.

Ejemplos de cuadros de mando

1. control general del proyecto

Puede obtener una rápida visión general de un proyecto en curso con un cuadro de mandos general que le proporciona toda la información importante de un vistazo para que pueda seguir fácilmente el estado de su proyecto. Ya se trate de presupuesto, costes o hitos, podrá ver en tiempo real las cifras clave más importantes de su proyecto.

2. visión general de la cartera

Una visión general de su cartera de proyectos le ayuda a comprobar el estado de varios proyectos de un vistazo. Los distintos gráficos muestran de un vistazo, por ejemplo, el estado actual del presupuesto, el calendario o los riesgos de sus proyectos.

3. gestión de los recursos

También puede obtener una visión general de la utilización, la capacidad y las necesidades de recursos en un cuadro de mandos fácil de entender. Esto le permite intervenir si surgen dificultades, independientemente de si desea ver recursos individuales o proyectos enteros.

4. resumen de tareas

También tiene sentido vigilar las tareas de un proyecto. Un cuadro de mandos de este tipo ayuda a conocer el estado de las tareas de un proyecto, si se están completando a tiempo, si la calidad es la adecuada o cuál es la magnitud de los riesgos a los que están sometidas.

5. finanzas y rentabilidad

También es esencial tener una visión general de las finanzas de su proyecto o cartera de proyectos. Esto le permite hacer un seguimiento de los costes, ingresos y beneficios previstos de sus proyectos.

6. gestión de riesgos

También puede supervisar fácilmente los riesgos de un proyecto en un cuadro de mandos de BI. El análisis gráfico muestra una matriz de riesgos y describe los riesgos individuales y sus contramedidas.

Retos y soluciones

1. seguridad y protección de datos

Una de las principales preocupaciones a la hora de implantar la inteligencia empresarial en el control de proyectos es la seguridad de los datos sensibles. Las empresas deben asegurarse de que sus datos están protegidos contra el acceso no autorizado y de que se cumple toda la normativa sobre protección de datos.
Solución: el uso de conexiones seguras y cifradas y la implantación de controles de acceso y mecanismos de autorización en la plataforma de BI pueden ayudar a mantener la seguridad de los datos. La formación periódica de los empleados en el manejo de datos sensibles también es crucial.

2. integración de las herramientas de BI en los sistemas existentes:

Las infraestructuras informáticas existentes pueden ser complejas y la integración perfecta de las herramientas de BI en estos sistemas puede suponer un reto. Hay que armonizar los distintos formatos y fuentes de datos.
Solución: La selección de herramientas de BI que ofrezcan API e interfaces para la integración con diferentes sistemas es crucial. En estos casos, es importante elaborar un plan de integración bien pensado y, si es necesario, recurrir a la ayuda de expertos. La integración es especialmente sencilla si su software de gestión de proyectos ya dispone de un sistema BI integrado, como es el caso de myPARM. Esto significa que sólo es necesario conectar un sistema a la infraestructura existente.

3. calidad y coherencia de los datos:

Los datos inexactos pueden conducir a análisis y decisiones incorrectos. La calidad de los datos es especialmente importante en proyectos en los que se fusionan datos de distintas fuentes.
Solución: establecer normas de calidad de los datos para garantizar su limpieza y armonización antes de utilizarlos en las herramientas de BI. Las herramientas automatizadas de validación de datos pueden ayudar a identificar y corregir datos incoherentes, duplicados o incorrectos.

4. cambio cultural y formación:

La introducción de la inteligencia empresarial requiere a menudo un cambio cultural en la organización. Los empleados tienen que decir adiós a los métodos de trabajo tradicionales y familiarizarse con las nuevas tecnologías y procesos de trabajo.
Solución: Ofrecer programas de formación y talleres para que los empleados mejoren sus habilidades en el uso de herramientas de BI. Es importante promover una cultura de apoyo que reconozca el uso del análisis de datos y la inteligencia empresarial como una herramienta valiosa para el trabajo diario.

5. escalabilidad y rendimiento:

Pueden surgir problemas de rendimiento a medida que aumenta la cantidad de datos y el número de usuarios, especialmente si la plataforma de BI no es suficientemente escalable.
Solución: Las empresas deben elegir soluciones de BI que sean escalables y puedan gestionar el crecimiento de los volúmenes de datos y usuarios. Las pruebas de rendimiento y optimizaciones periódicas también son importantes para garantizar que la plataforma funciona sin problemas, incluso cuando aumentan los requisitos.

Conclusión

La fusión del control de proyectos y la inteligencia empresarial marca un punto de inflexión en la forma en que las empresas planifican, supervisan y gestionan los proyectos. El uso inteligente de los datos no sólo hace que los proyectos sean más eficientes, sino que también permite tomar decisiones bien fundadas sobre la base de análisis precisos. Este enfoque basado en los datos permite a las empresas ser más ágiles, gestionar mejor los riesgos y aumentar al mismo tiempo la calidad de sus proyectos.

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