Die Zukunft des Projektcontrollings mit Business Intelligence

Wie Sie Projekte datengetrieben steuern, revolutionieren und optimieren

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements und bezieht sich auf die systematische Überwachung, Steuerung und Analyse aller Aspekte eines Projektes. Es umfasst die Planung, Verfolgung und Kontrolle von Ressourcen, Budget, Zeitplan und Qualität, um dafür zu sorgen, dass ein Projekt seine Ziele erreicht. Das Hauptziel des Projektcontrollings besteht darin, sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird, indem es innerhalb des vorgegebenen Budgets, des Zeitrahmens und der erforderlichen Qualität bleibt.
Im Laufe der Zeit hat sich das Projektcontrolling stark weiterentwickelt, insbesondere durch die Integration von fortschrittlichen Technologien und Datenanalysen. So lag früher der Fokus hauptsächlich auf der reinen Kostenkontrolle und der Einhaltung von Zeitplänen. Doch die Zeiten, in denen ein Projektleitender alle Aktivitäten eines Projektes einfach überblicken, Abhängigkeiten verstehen und die Projekte steuern konnte, sind inzwischen vorbei. Vielmehr sind Projekte heute häufig sehr komplex, schnelllebig und einmalig. Sie haben eine Vielzahl an Beteiligten und müssen zudem noch unter Zeitdruck umgesetzt werden. Um also umfassend über die einzelnen Projekte und deren Status informiert zu sein und im Bedarf eingreifen zu können, benötigen Projektverantwortliche sowie Stakeholder valide Daten über sämtliche Projektbereiche oder -tätigkeiten. Daher ist das heutige Projektcontrolling viel umfassender und bezieht verschiedene Dimensionen ein, wie zum Beispiel Risikomanagement, Stakeholder-Kommunikation oder die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.
Mit dem Aufkommen digitaler Technologien hat sich auch die Art und Weise verändert, wie Projektdaten gesammelt und analysiert werden. Statt einfacher Excel-Tabellen nutzen Unternehmen heute fortschrittliche Softwarelösungen, um Echtzeitdaten zu sammeln, Leistungsindikatoren zu überwachen und Entscheidungen auf der Grundlage von fundierten Analysen zu treffen.

Warum ist Projektcontrolling wichtig?

• Abbildung des Projektstatus und des Projektfortschritts: Mittels Projektcontrolling kann der aktuelle Status und Fortschritt von Projekten jederzeit abgebildet werden.
• Effiziente Ressourcennutzung: Projektcontrolling hilft zudem, Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal effizient einzusetzen, um Verschwendung zu vermeiden und die Rentabilität zu maximieren.
• Früherkennung von Problemen und Abweichungen: Durch regelmässige Überwachung können Probleme und ihre Ursachen frühzeitig erkannt werden, was es ermöglicht, rechtzeitig Gegenmassnahmen abzuleiten und zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.
• Qualitätssicherung: Das Projektcontrolling hilft dabei, sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeit auf einem hohen Niveau bleibt, indem es Standards und Richtlinien überwacht sowie deren Einhaltung sicherstellt.
• Stakeholder-Zufriedenheit: Indem Projektfortschritte transparent gemacht werden, können Stakeholder informiert werden. Das führt zu Vertrauen und Zufriedenheit.
• Grundlage für Entscheidungen: Gut durchgeführtes Projektcontrolling liefert die Datenbasis, die für fundierte strategische Entscheidungen notwendig ist, sei es bei der Skalierung von Projekten, bei der Ressourcenallokation oder bei der Auswahl neuer Projekte.

Insgesamt spielt Projektcontrolling eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden und die angestrebten Ziele erreichen. Es ermöglicht Unternehmen, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig ihre langfristigen strategischen Ziele im Auge zu behalten.

Die wichtigsten Kennzahlen des Projektcontrollings

Im Projektcontrolling gibt es eine Vielzahl von Kennzahlen, die Unternehmen helfen, den Fortschritt ihrer Projekte zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige der wichtigsten:

• Budgetabweichung (Cost Variance, CV): Die Budgetabweichung setzt das geplante Budget mit dem bereits verbrauchten Budget in Beziehung und hilft so zu erkennen, ob das Budget voraussichtlich eingehalten oder überschritten wird.
• Zeitabweichung (Schedule Variance, SV): Die voraussichtliche Gesamtdauer hilft bei der Terminkontrolle des Projektes. Wird die voraussichtliche Gesamtdauer mit der geplanten Gesamtdauer verglichen, kann daraus abgelesen werden, ob der Zeitplan des Projektes eingehalten werden kann. Dabei wird die voraussichtliche Gesamtdauer berechnet, indem zur aktuellen Istdauer die geschätzte voraussichtliche Restdauer addiert wird. Die Zeitabweichung ist die Differenz zwischen der geplanten Dauer und der tatsächlichen Dauer. Sie zeigt, ob das Projekt voraussichtlich im geplanten Zeitrahmen umgesetzt werden kann.
• Leistungsfortschritt und Arbeitsrückstand (Work Remaining): Der Leistungsfortschritt wird häufig in Prozent angegeben und besagt, wie viel Leistung zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bezug zu den geplanten Leistungen erreicht wurde. Der Arbeitsrückstand bezeichnet dagegen die verbleibende Arbeit, die für den Abschluss des Projektes erforderlich ist und hilft bei der Einschätzung des zukünftigen Arbeitsaufwands.
• Ressourcenauslastung (Resource Utilization): Diese Kennzahl gibt Auskunft darüber, wie stark ausgelastet die einzelnen Ressourcen, die im Projekt benötigt werden, sind. Das können beispielsweise Mitarbeitende oder Maschinen sein. Die Ressourcenauslastung kann sowohl für einzelne Ressourcen als auch für die gesamten Ressourcen ermittelt werden. Dabei wird die Arbeitszeit der Ressourcen am Projekt ins Verhältnis zu ihrer Kapazität gesetzt. So zeigt diese Kennzahl, wie effizient die verfügbaren Ressourcen genutzt werden, sowie ob sie überlastet sind oder noch freie Kapazitäten haben.
• Zufriedenheit der Stakeholder (Stakeholder Satisfaction): Die Einschätzung der Stakeholder bezüglich der Projektfortschritte, Kommunikation und Leistung ist ebenfalls eine wichtige Kennzahl. Eine hohe Zufriedenheit ist wichtig für den langfristigen Erfolg des Projektes.
• Qualitätskennzahlen (Quality Metrics): Dies sind Kennzahlen, die die Qualität der im Projekt erstellten Produkte oder Dienstleistungen bewerten. Solche Kennzahlen können beispielsweise durch Kundenbewertungen, Fehlerquoten oder andere Qualitätsstandards ermittelt werden.

So hilft Business Intelligence beim Projektcontrolling

Business Intelligence (BI) spielt eine entscheidende Rolle im modernen Projektcontrolling, da sie Unternehmen dabei unterstützt, Daten in wertvolle Erkenntnisse zu verwandeln und fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige Gründe, warum der Einsatz von BI im Projektcontrolling wichtig ist:

1. Datenkonsolidierung:

BI-Tools ermöglichen die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen wie Projektmanagement-Software, Finanzsystemen und Teamkommunikationstools. Dadurch werden alle relevanten Daten an einem Ort zusammengeführt, was eine umfassende Analyse ermöglicht.

2. Echtzeit-Analyse:

BI bietet Echtzeit-Analysefunktionen, die es ermöglichen, den aktuellen Status eines Projektes sofort zu erkennen. Dies ist entscheidend, um schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen, insbesondere in sich schnell ändernden Geschäftsumgebungen.

3. Visualisierung von Daten:

BI-Tools können Daten in verständliche Grafiken, Diagramme und Dashboards umwandeln. Diese visuellen Darstellungen helfen Projektleitenden und anderen Stakeholdern, komplexe Informationen auf einen Blick zu erfassen und zu verstehen.

4. Leistungsüberwachung:

Zudem ermöglicht BI eine detaillierte Überwachung von Schlüsselkennzahlen (wie Budgetabweichungen, Zeitplänen und Ressourcenauslastung). Projektleitende können so Trends erkennen und rechtzeitig eingreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

5. Predictive Analytics:

Durch die Anwendung von fortgeschrittenen Analysetechniken wie Machine Learning können BI-Tools auch zukünftige Entwicklungen vorhersagen. Dies ist besonders hilfreich für die Identifizierung potenzieller Probleme, noch bevor sie auftreten.

6. Effizientes Ressourcenmanagement:

BI ermöglicht eine genaue Analyse der Ressourcenauslastung. Unternehmen können dadurch sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden optimal eingesetzt werden und Ressourcen nicht verschwendet werden.

7. Bessere Kommunikation:

Durch klare Visualisierungen und Berichte können komplexe Projektinformationen leicht verständlich präsentiert werden. Dies verbessert die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern.

8. Risikomanagement:

BI-Tools können auch dabei helfen, Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Durch die Analyse historischer Daten können Unternehmen besser vorhersagen, welche Risiken in zukünftigen Projekten auftreten könnten, und entsprechende Massnahmen ergreifen.

9. Kundenorientierung:

Durch die Analyse von Kundenfeedback und -verhalten können Unternehmen ihre Projekte und Produkte besser an den Bedürfnissen ihrer Kunden ausrichten, was zu höherer Kundenzufriedenheit führen kann.

Der Einsatz von Business Intelligence im Projektcontrolling ermöglicht also eine datengestützte Entscheidungsfindung, die zu effizienteren Projekten, besserer Ressourcennutzung und letztendlich zu einer höheren Erfolgsquote bei Projekten führt. Indem Unternehmen die reichhaltigen Informationen, die BI-Tools liefern, nutzen, können sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihre Projekte optimal steuern.

Beispiel-Dashboards

1. Allgemeines Projektcontrolling

Einen schnellen Überblick über ein laufendes Projekt erhalten Sie mit einem allgemeinen Dashboard, das Ihnen alle wichtigen Informationen auf einen Blick liefert, sodass Sie den Status Ihres Projektes einfach überblicken können. Ob Budget, Kosten oder Meilensteine, sehen Sie so die wichtigsten Kennzahlen Ihres Projektes in Echtzeit.

2. Portfolioübersicht

Eine Übersicht Ihres Projektportfolios unterstützt Sie dabei, den Status verschiedener Projekte auf einen Blick überprüfen zu können. Die verschiedenen Grafiken zeigen beispielsweise den aktuellen Stand von Budget, Zeitplan oder Risiken Ihrer Projekte im Überblick.

3. Ressourcenmanagement

Die Auslastung, die Kapazität sowie den Bedarf von Ressourcen können Sie ebenfalls in einem einfach verständlichen Dashboard überblicken. So können Sie eingreifen, wenn sich Schwierigkeiten anzeigen – unabhängig davon, ob sie einzelne Ressourcen oder ganze Projekte ansehen möchten.

4. Aufgabenübersicht

Zudem ist es sinnvoll, die Aufgaben eines Projektes im Blick zu behalten. Ein solches Dashboard hilft Ihnen dabei zu verstehen, welchen Status die Aufgaben eines Projektes haben, ob sie pünktlich abgeschlossen werden, ob die Qualität stimmt oder wie gross die Risiken sind, denen sie unterliegen.

5. Finanzen und Profitabilität

Ein Überblick über die Finanzen Ihres Projektes oder Ihres Projektportfolios ist zudem unerlässlich. So behalten Sie den Überblick über Kosten, Einnahmen und erwarteten Profit Ihrer Projekte.

6. Risikomanagement

Auch die Risken eines Projektes können Sie in einem BI-Dashboard einfach überblicken. Die grafische Auswertung zeigt eine Risikomatrix und stellt die einzelnen Risiken, sowie deren Gegenmassnahmen dar.

Herausforderungen und Lösungen

1. Datensicherheit und Datenschutz:

Eine der Hauptbedenken bei der Implementierung von Business Intelligence im Projektcontrolling ist die Sicherheit sensibler Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
Lösung: Die Nutzung sicherer, verschlüsselter Verbindungen sowie die Implementierung von Zugriffssteuerungen und Berechtigungsmechanismen innerhalb der BI-Plattform können dazu beitragen, Daten sicher zu halten. Regelmässige Schulungen für Mitarbeitende im Umgang mit sensiblen Daten sind ebenfalls entscheidend.

2. Integration von BI-Tools in bestehende Systeme:

Bestehende IT-Infrastrukturen können komplex sein, und die nahtlose Integration von BI-Tools in diese Systeme kann eine Herausforderung darstellen. Unterschiedliche Datenformate und -quellen müssen harmonisiert werden.
Lösung: Die Auswahl von BI-Tools, die APIs und Schnittstellen für die Integration mit verschiedenen Systemen anbieten, ist entscheidend. In solchen Fällen ist es wichtig, einen gut durchdachten Integrationsplan zu entwickeln und gegebenenfalls Unterstützung von Experten hinzuzuziehen. Besonders einfach ist die Integration, wenn Ihre Projektmanagementsoftware bereits ein BI-System integriert hat, wie dies bei myPARM der Fall ist. So muss nur ein System an Ihre bereits bestehende Infrastruktur angebunden werden.

3. Datenqualität und -konsistenz:

Unsaubere Daten können zu falschen Analysen und Entscheidungen führen. Insbesondere in Projekten, in denen Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden, ist die Datenqualität von grösster Bedeutung.
Lösung: Legen Sie Datenqualitätsstandards fest, um sicherzustellen, dass Daten vor ihrer Verwendung in BI-Tools gereinigt und harmonisiert werden. Automatisierte Datenvalidierungstools können helfen, inkonsistente, doppelte oder fehlerhafte Daten zu identifizieren und zu korrigieren.

4. Kultureller Wandel und Schulung:

Die Einführung von Business Intelligence erfordert oft einen kulturellen Wandel in der Organisation. Mitarbeitende müssen sich von traditionellen Arbeitsweisen verabschieden und sich mit den neuen Technologien und Arbeitsprozessen vertraut machen.
Lösung: Bieten Sie Schulungsprogramme und Workshops für Mitarbeitende an, um ihre Fähigkeiten im Umgang mit BI-Tools zu verbessern. Es ist wichtig, eine unterstützende Kultur zu fördern, die die Anwendung von Datenanalysen und Business Intelligence als wertvolles Werkzeug für die tägliche Arbeit anerkennt.

5. Skalierbarkeit und Performance:

Mit zunehmender Datenmenge und Benutzeranzahl können Performanceprobleme auftreten, insbesondere wenn die BI-Plattform nicht ausreichend skalierbar ist.
Lösung: Unternehmen sollten BI-Lösungen wählen, die skalierbar sind und mit dem Wachstum des Daten- und Nutzervolumens umgehen können. Regelmässige Performance-Tests und Optimierungen sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die Plattform reibungslos läuft, selbst wenn die Anforderungen steigen.

Fazit

Die Verschmelzung von Projektcontrolling und Business Intelligence markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie Unternehmen Projekte planen, überwachen und steuern. Durch die intelligente Nutzung von Daten werden Projekte nicht nur effizienter durchgeführt, sondern auch fundierte Entscheidungen auf Basis von präzisen Analysen getroffen. Diese datengetriebene Herangehensweise ermöglicht Unternehmen, agiler zu sein, Risiken besser zu managen und gleichzeitig die Qualität ihrer Projekte zu steigern.

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