Acaba con las discusiones interminables: Cómo tomar decisiones más rápido en las reuniones

Por qué las decisiones en las reuniones suelen ser tan difíciles

Largas discusiones, desacuerdos y falta de claridad sobre el resultado final: estos aspectos alargan muchas reuniones y frustran a los participantes y a los directivos. Hay muchas razones para ello:

• Diversidad de perspectivas: Los diferentes puntos de vista dentro del equipo suelen ser una ventaja, pero cuantas más opiniones entren en juego, más tiempo puede llevar llegar a una decisión.
• Falta de enfoque y objetivos: Si los objetivos no están claramente definidos o las discusiones se enredan en detalles interminables, el resultado es que cada decisión lleva mucho tiempo.
• Ansiedad de decisión: La gente suele seguir discutiendo sin encontrar una solución por miedo a tomar una decisión equivocada; la discusión se alarga y al final falta claridad.

Por tanto, un paso decisivo es la introducción de estructuras y métodos claros que garanticen un proceso de toma de decisiones eficaz.

Conceptos básicos para tomar decisiones más rápidas en las reuniones

Con unas cuantas reglas básicas, los jefes de proyecto y los ejecutivos pueden marcar el rumbo correcto incluso antes de que empiece la reunión. Entre ellas figuran:

1. Establece objetivos claros y un orden del día: Sólo si está claro desde el principio qué decisiones se van a tomar en la reunión, el equipo podrá prepararse y centrarse en la decisión de forma óptima. Por tanto, antes de la reunión debe elaborarse un orden del día claramente estructurado. Cada punto de la misma debe formularse en términos de un requisito de decisión preciso, por ejemplo, «Determinar el calendario del proyecto» en lugar de «Actualización del proyecto». Esto orienta automáticamente el debate hacia un objetivo y minimiza las conversaciones divagatorias.
2. Aclara funciones y responsabilidades: También es importante que quede claro al principio de cada reunión quién es responsable de la decisión final y quién sólo tiene un papel consultivo. Los papeles contradictorios sólo complican innecesariamente el proceso de toma de decisiones. Un método para crear claridad sobre las funciones es, por ejemplo, la matriz RACI. Esto divide al equipo en diferentes funciones, creando una estructura clara de toma de decisiones y permitiendo que los debates estén más centrados. Las funciones individuales son las siguientes:
   – Responsable: ¿Quién es el responsable de la aplicación?
   – Responsable: ¿Quién es el responsable último?
   – Consultado: ¿A quién hay que consultar?
   – Informados: ¿A quién hay que informar?
3. Gestión del tiempo mediante timeboxing: En el timeboxing, se establece un límite de tiempo fijo para cada punto de debate y se hace cumplir durante la reunión, por ejemplo, con la ayuda de un cronómetro. En cuanto se alcanza el límite de tiempo, se toma una decisión o se aplaza el tema. Este método evita estrictamente que el equipo se atasque en largas discusiones.

Métodos para una toma de decisiones eficaz en las reuniones

Existen algunos métodos probados que aceleran el proceso de toma de decisiones. Aquí tienes seis técnicas eficaces que puedes poner a prueba:

1. Votación por puntos: Con la votación por puntos, puedes registrar rápidamente las opiniones y establecer prioridades. Todas las opciones se anotan y los participantes otorgan puntos (por ejemplo, puntos adhesivos u otros marcadores) a sus opciones favoritas. Esto también puede hacerse de forma anónima si es necesario. Al final se prioriza la idea con más puntos. Alternativamente, las ideas con más puntos también pueden preseleccionarse y seguir debatiéndose a partir de este punto. La votación por puntos es especialmente útil para seleccionar las mejores ideas de entre varias sin enredarse en largas discusiones.
2. Matriz de decisión (matriz de decisión): Una matriz de decisión puede ayudar a tomar decisiones más complejas, al permitir una evaluación objetiva de las opciones. Para ello, se crea una matriz con las distintas opciones en las filas. Los criterios de decisión predefinidos (por ejemplo, costes, tiempo necesario, beneficios) se introducen en las columnas. A continuación, se evalúa cada opción según cada criterio y se suman las puntuaciones. La opción que recibe más puntos se selecciona como la mejor opción. La matriz de decisión es especialmente útil cuando las decisiones son muy complejas o deben ser absolutamente objetivas.
3. Puño de cinco: El método del puño de cinco puede utilizarse para determinar rápidamente el grado de acuerdo con una decisión. Cada persona señala su acuerdo mediante el número de dedos levantados. Un puño da cero puntos y representa el rechazo total, mientras que cinco dedos extendidos dan cinco puntos para el acuerdo total. Este método es rápido y visual, y proporciona información inmediata sobre si el equipo está preparado para tomar una decisión o si aún es necesario debatir.
4. 25/10 crowd sourcing: Este método es ideal si hay muchas ideas en la sala y sólo hay que filtrar primero las mejores. En el crowdsourcing 25/10, cada idea se escribe primero en una tarjeta. A continuación, las tarjetas se pasan de persona a persona en cinco rondas. Cada persona valora la idea de la tarjeta con una puntuación de 1 a 5. Las ideas que alcanzan la puntuación total más alta se discuten más a fondo. Esta evaluación rápida facilita la evaluación de un gran número de ideas, incluso en un grupo grande, y la selección de las más prometedoras.
5. Sondeo de consenso: Similar al método del Puño de Cinco, el sondeo de consenso se utiliza para comprobar el nivel de consenso. Tras un breve debate, todos muestran su opinión sobre una decisión levantando la mano. Este método es especialmente eficaz para ver rápidamente si se puede tomar una decisión o si es necesario seguir debatiendo.
6. Lluvia de ideas inversa: Si un equipo suele tener dificultades para llegar a una decisión, la lluvia de ideas inversa puede ser una alternativa creativa. En lugar de preguntarse cómo puede resolverse el problema, se pregunta cómo está garantizado que fracasará. A continuación, se formulan medidas para evitar esos errores.

Consejos para aplicar con éxito los métodos

Los distintos métodos ofrecen un gran potencial para estructurar las reuniones de forma más específica y tomar decisiones con mayor eficacia. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas sutilezas para garantizar el éxito de su aplicación, lo que acelerará aún más el proceso de toma de decisiones y asegurará los resultados a largo plazo.

• Adaptación al tamaño del grupo: No todos los métodos son igual de adecuados para todos los tamaños de equipo. A menudo, las decisiones pueden tomarse de manera más informal en equipos más pequeños. Un método como «Puño de cinco» funciona bien en este caso y fomenta una coordinación rápida. Los grupos más grandes, en cambio, suelen beneficiarse de un enfoque más estructurado, como una matriz de decisión que sopese varios criterios y cree claridad sobre la mejor opción posible.
• Reuniones orientadas a los objetivos: Aunque el orden del día ya esté alineado con las decisiones que hay que tomar, puede ayudar empezar cada reunión con una pregunta sobre los objetivos. Esto ayuda a poner al equipo en la misma página y a aclarar una vez más a todos los presentes qué decisiones se van a tomar durante la reunión.
• Combinación de métodos: La combinación de distintos métodos suele producir los mejores resultados. Por ejemplo, puedes empezar una reunión con una breve ronda de debate con un límite de tiempo estricto, pero luego finalizar la decisión con una votación rápida como la Votación por puntos o el Puño de cinco.
• Seguimiento de la decisión: Es útil documentar las decisiones tomadas para que los miembros del equipo que no pudieron asistir a la reunión también puedan verlas después. No te limites a dejar constancia de la decisión tomada, sino también de quién es el responsable de ponerla en práctica. Esto no sólo crea claridad sobre los siguientes pasos, sino que también garantiza que la reunión llegue a una conclusión productiva y que todos los participantes puedan cumplir los acuerdos discutidos.

Conclusión

Unas decisiones más rápidas son la clave de unas reuniones más eficaces y productivas. Con una estructura clara, responsabilidades definidas y el uso de métodos eficaces como la votación por puntos, el puño de cinco o una matriz de decisión, puedes acelerar el proceso de toma de decisiones de forma selectiva.

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