Projektmanagement-ABC: H wie HERMES

Effiziente Projekte mit HERMES – Der Schweizer Qualitätsstandard

Was ist HERMES?

Die Wurzeln von HERMES reichen bis in die 1970er Jahre zurück, als die Schweizer Bundesverwaltung eine Methode benötigte, um ihre IT-Projekte systematisch und erfolgreich zu managen. Die Bundesverwaltung entwickelte daraufhin HERMES zur Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten und optimierte die Methode insbesondere für IT- und Verwaltungsprojekte. HERMES zeichnet sich durch seine modulare und anpassbare Struktur aus, was es ermöglicht, die Methode flexibel auf verschiedene Projektgrössen und -typen anzuwenden. Durch klare Definitionen von Phasen, Rollen, Aktivitäten und Ergebnissen stellt HERMES sicher, dass Projekte strukturiert und effizient ablaufen.
So spielte HERMES beispielsweise eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung der Schweizer Bundesverwaltung, bei der Einführung eines neuen ERP-Systems bei der SBB (Schweizerische Bundesbahn), sowie bei der Einführung von elektronischen Patientendossiers (EPD) im Schweizer Gesundheitswesen und in zahlreichen weiteren Projekten in der Schweiz.
Seit der ersten Version wurde HERMES kontinuierlich weiterentwickelt und an die sich verändernden Anforderungen der Projektlandschaft angepasst. Diese kontinuierliche Verbesserung, Anpassung und Erweiterung macht HERMES zu einer der zuverlässigsten und robustesten Methoden im Projektmanagement, die heute nicht nur in der öffentlichen Verwaltung, sondern auch in der Privatwirtschaft erfolgreich eingesetzt wird. Die aktuelle Version, HERMES 2022, bietet eine umfassende und flexible Methodik, die sowohl traditionelle als auch agile Ansätze des Projektmanagements integriert.

Besonderheiten von HERMES

• Zielgruppe: HERMES ist speziell auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung und auf IT-Projekte zugeschnitten. Die Methode ist aber flexibel genug, um in anderen Branchen, für unterschiedliche Projektarten und Projektgrössen angewendet zu werden.
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Die modulare Struktur mit einer Vielzahl von Szenarien und Modulen ermöglicht es, die Methode an die spezifischen Anforderungen eines Projekts anzupassen und sie zu erweitern. So unterstützt HERMES sowohl klassische als auch agile Vorgehensweisen. Ausserdem werden Aspekte wie Risikomanagement, Stakeholdermanagement und Qualitätssicherung berücksichtigt.
• Phasenmodell: HERMES beruht auf einer klaren Struktur unterteilt Projekte in vier Phasen: Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung. Jede Phase hat spezifische Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse, die dazu beitragen, den Fortschritt eines Projektes systematisch zu steuern und zu überwachen.
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Klar definierte Rollen wie Auftraggebender, Projektleitender und Fachspezialist sind ebenfalls ein wichtiger Teil von HERMES. Jede Rolle hat genau umrissene Aufgaben und Verantwortlichkeiten, was zu einer klaren Struktur und Verantwortungszuweisung im Projektteam führt.
• Einfache Handhabung und Verständlichkeit: Dabei ist HERMES so gestaltet, dass es leicht verständlich und anwendbar ist, auch für Projektleitende, die nicht über umfangreiche Erfahrung in Projektmanagementmethoden verfügen. Die klare Struktur, detaillierte Anleitungen sowie fertige Komponenten (z. B. Module, Dokumentationen, Vorlagen und Checklisten) erleichtern die Implementierung und Anwendung der Methode.

Aufbau und Struktur von HERMES

HERMES ist eine Projektmanagementmethode, die durch ihre klar strukturierte und modulare Herangehensweise besticht. Sie besteht aus sechs Komponenten, die zusammen eine flexible und anpassbare Struktur bieten:

1. Szenarien

Projekte innerhalb einer Organisation können sich stark unterscheiden, beispielsweise bezüglich ihres Inhaltes oder ihrer Komplexität. Daher bietet HERMES verschiedene Szenarien an, die typischen Projekttypen entsprechen, z. B. für die Entwicklung von Dienstleistungen oder Produkten, die Adaption bereits verfügbarer Dienstleistungen oder Produkte, die IT-Entwicklung, die IT-Adaption und die Organisationsentwicklung. In den Szenarien sind alle Methodenelemente enthalten, die für das Projekt von Bedeutung sind. Anwendende können dasjenige Standardszenario auswählen, das am besten passt, und auf dieser Grundlage das Projekt planen. Alternativ können sie die Szenarien an die Bedürfnisse ihrer Organisation anpassen oder individuelle Szenarien erstellen.

2. Phasen und Meilensteine

Unabhängig vom Szenario bildet das Phasenmodell von HERMES die Grundlage aller Projekte. Es gliedert Projekte in vier aufeinanderfolgende Phasen, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken.

• Initialisierung: Das Projekt beginnt mit der Initialisierung, in der die Projektziele festgelegt, die Rahmenbedingungen geklärt und die Entscheidung über die Projektfreigabe getroffen werden.
• Konzept: Das Ziel der Konzeptphase ist die detaillierte Planung und Vorbereitung der Projektrealisierung.
• Realisierung: In der Realisierungsphase werden die geplanten Arbeiten umgesetzt sowie die Projektergebnisse erstellt.
• Einführung: Die Einführungsphase dient dem Übergang in den neuen Zustand, in der die Projektergebnisse an den Betrieb übergeben werden und das Projekt abgeschlossen wird.

Am Beginn und Ende jeder Phase stehen Meilensteine, die je nach Szenario unterschiedlich sind, wie z. B. der Projekt-Initialisierungsauftrag, die Projektfreigabe, Phasenfreigaben oder der Projektabschluss. Sie sind wichtige Kontrollpunkte im Projektverlauf, an denen der Fortschritt und die Zielerreichung überprüft werden. Damit sind sie Quality Gates, an denen über Ergebnisse und das weitere Vorgehen entschieden wird.

3. Module

Module sind standardisierte Bausteine, die bestimmte Aspekte des Projektmanagements abdecken und thematisch zusammengehörende Aufgaben, Ergebnisse und Rollen enthalten, z.B. Projektführung, Qualitätsmanagement oder Risikomanagement. Die Module sind den Phasen und Meilensteinen zugeordnet. Jedes Modul enthält Anleitungen und Vorlagen, die die Umsetzung der jeweiligen Aufgaben erleichtern. Im HERMES-Standard gibt es 12 Module: Projektsteuerung, Projekteinführung, Projektgrundlagen. Beschaffung, Organisation, Produkt, IT-System, Tests, Einführungsorganisation, IT-Migration, IT-Betrieb sowie Informationssicherheit und Datenschutz. Je nach gewähltem Szenario werden einzelne oder alle dieser Module eingesetzt.

4. Rollen

HERMES definiert klare Rollen, ihre Beziehungen und Beschreibungen ihrer Aufgaben sowie ihre Verantwortungen, die nötigen Kompetenzen und Fähigkeiten. Die minimale Projektorganisation hat die Rollen Auftraggebender, Projektleitender und Fachspezialist. Je nach Projekt können zusätzliche Rollen wie Qualitätsmanager, Risikomanager oder Testmanager hinzugefügt werden.

5. Aufgaben

Aufgaben dienen dazu, Ergebnisse zu erarbeiten. Daher gibt es für jede Aufgabe eine Beschreibung, die das Vorgehen und die nötigen Aktivitäten festlegt. Zudem wird jede Aufgabe einer verantwortlichen Rolle zugeordnet. Thematisch zusammengehörende Aufgaben werden in Modulen gruppiert und den Projektphasen zugeordnet. Nach der HERMES-Methodik werden zwei Arten von Aufgaben unterschieden: Entscheidungsaufgaben, wie beispielsweise die Projektabnahme oder eine Phasenfreigabe, sowie sonstige Aufgaben, die dazu dienen das Projekt durchzuführen, und von denen im HERMES-Standard 50 verschiedene Aufgaben definiert sind.

6. Ergebnisse

Ergebnisse sind das Herzstück von HERMES und können sehr vielfältig sein. Sie werden in 55 Dokumente und 22 Zustände unterschieden. Für die Dokumente stellt HERMES Vorlagen zur Verfügung, die während der Projektphasen bearbeitet werden. Zustände hingegen sind Zeitpunkte, zu denen ein Ergebnis erreicht wurde. Diese entsprechen im Projekt meist dem Erreichen eines Meilensteines. Zusätzlich zu den standardmässigen Dokumenten und Zuständen können aber auch unternehmens- oder projektspezifische Ergebnisse definiert werden.

Vorteile von HERMES

• HERMES ist leicht verständlich und einfach anzuwenden. Die Methode bietet klare Anleitungen und Vorlagen, die auch von Projektleitenden ohne umfangreiche Erfahrung genutzt werden können.
• Die Methode liefert eine klare Projektstruktur mit definierten Phasen, Aktivitäten und Ergebnissen.
  Durch den modularen Aufbau kann HERMES leicht und flexibel an die spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Projekte angepasst werden.
• Eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projektes fördert die Zusammenarbeit im Team und hilft bei der Projektkommunikation.
• Zudem legt HERMES grossen Wert auf Qualitäts- und Risikomanagement, was dazu beiträgt, Risiken frühzeitig zu erkennen und die Qualität der Projektergebnisse sicherzustellen.
• Die kontinuierliche Weiterentwicklung von HERMES stellt sicher, dass die Methode stets auf dem neusten Stand ist und aktuelle Best Practices integriert werden.

Herausforderungen von HERMES

• Insbesondere für kleine Projekte kann HERMES zu umfangreich und komplex sein, auch wenn die Methode flexibel angepasst werden kann.
• Die klare Struktur und die detaillierten Vorgaben können es zudem dazu führen, dass der Fokus mehr auf der Einhaltung von Prozessen als auf den tatsächlichen Projektergebnissen liegt.
• Ausserdem kann es sehr aufwändig sein, die Methode an das jeweilige Projekt anzupassen. So müssen Projektteams unter Umständen viel Zeit investieren, um geeignete Module und Szenarien auszuwählen und anzupassen.
• Während HERMES in der Schweiz weit verbreitet und anerkannt ist, ist die Methode international weniger verbreitet als beispielsweise PRINCE2. Bei der Zusammenarbeit in internationalen Projektteams, die mit HERMES evtl. nicht so vertraut sind, kann das zu einer Herausforderung werden.

Fazit

HERMES bietet eine strukturierte, transparente und anpassungsfähige Projektmanagementmethode, die besonders gut für IT- und Verwaltungsprojekte geeignet ist. Mit klar definierten Phasen, Rollen und Aufgaben unterstützt HERMES Projektleitende dabei, Projekte effizient und zielgerichtet zu steuern. Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Methode stellt sicher, dass sie den aktuellen Anforderungen und Best Practices entspricht und somit eine zuverlässige Basis für erfolgreiche Projekte bietet.

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