Datengetriebene Revolution: Business Intelligence als Schlüssel zum Erfolg für KMU

Wie kleine Unternehmen mithilfe von Business Intelligence ihre Agilität stärken, Wettbewerbsvorteile erzielen und datenbasierte Strategien entwickeln können

Herausforderungen für KMU

Kleine und mittelständische Unternehmen bilden das Rückgrat der Wirtschaft. Sie bringen Innovationen hervor, schaffen Arbeitsplätze und tragen zur Vielfalt in den Märkten bei. Doch gerade wegen ihrer Grösse stehen sie oft vor besonderen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Hier kommt Business Intelligence ins Spiel, um diesen Unternehmen zu helfen, diese Hindernisse zu überwinden und ihre Chancen auf Erfolg zu maximieren.

1. Begrenzte Ressourcen:

KMU verfügen im Vergleich zu grossen Unternehmen in der Regel über begrenzte finanzielle, personelle und technologische Ressourcen. Dadurch sind sie gezwungen, die vorhandenen Mittel sowie ihr Personal möglichst gewinnbringend einzusetzen. Gleichzeitig sind die geringen Ressourcen häufig der Grund dafür, dass keine umfassenden Analysen stattfinden. So wird beispielsweise auf Marktforschung verzichtet und strategische Entscheidungen basieren eher auf dem Bauchgefühl, denn auf fundierten Daten. Business Intelligence ermöglicht es ihnen jedoch, Daten aus verschiedenen Quellen zu aggregieren und in aussagekräftige Erkenntnisse umzuwandeln. Durch die effiziente Nutzung dieser Erkenntnisse können KMU bessere Geschäftsentscheidungen treffen und ihre begrenzten Ressourcen optimal nutzen.

2. Intensiver Wettbewerb:

Der Wettbewerb in nahezu allen Branchen ist intensiver denn je. KMU müssen sich daher ständig anpassen, um mithalten zu können. Zwar verfügen Sie meist über die nötige Flexibilität, solche Anpassungen schnell durchzuführen. Oftmals fehlt ihnen aber die klare Sicht auf Veränderungen im Markt und das Verhalten der Wettbewerber. So reagieren viele KMU erst dann, wenn es eigentlich schon zu spät ist, sich strategisch neu zu positionieren. Auf diese Weise bleiben Chancen unerkannt oder gehen verloren, wenngleich sie eine gute Möglichkeit gewesen wären, sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu erschaffen. Hier kommt BI ins Spiel, indem sie Einblicke in Markt- und Wettbewerbstrends liefert.

3. Schnelle Anpassungsfähigkeit:

KMU zeichnen sich oft durch ihre Agilität aus – sie können schnelle Entscheidungen treffen und sich rasch an neue Gegebenheiten anpassen. BI unterstützt diese Anpassungsfähigkeit, indem sie Echtzeitdaten liefert. Diese Daten ermöglichen es KMU, Trends und Muster schnell und einfach zu erkennen und auf sie zu reagieren. Dieser datengetriebene Ansatz stellt sicher, dass KMU ihre Strategien kontinuierlich optimieren und ihre Agilität beibehalten können.

4. Fehlende Einblicke:

Ohne die richtigen Einblicke können KMU Schwierigkeiten haben, ihre Kunden zu verstehen, ihre Produkt- und Serviceangebote zu verbessern und ihre Zielgruppe gezielt anzusprechen. So kann es vorkommen, dass sie grossartige Produkte entwickeln, für die der Markt allerdings noch nicht reif ist, oder sie Produkte vertreiben, die nicht den Bedarf der Kunden erfüllen. Gleichzeitig kann es passieren, dass die Marketingstrategie beispielsweise nicht zur eigentlichen Zielgruppe passt oder dass generell eine falsche Zielgruppe identifiziert wurde. BI hilft allerdings bei der Analyse von Kundenverhalten, Präferenzen oder Kaufgewohnheiten. Durch diese Einblicke können KMU personalisierte Marketingstrategien entwickeln, ihre Produkte an die Bedürfnisse ihrer Kunden anpassen und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Anwendungsbereiche von Business Intelligence für KMU

Business Intelligence (BI) kann in kleinen und mittelständischen Unternehmen in vielen unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden. So können auch kleinere Unternehmen eine Fülle von Vorteilen nutzen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und ihr Wachstum fördern können.

1. Bessere Entscheidungsfindung:

Datenbasierte Entscheidungen sind oft erfolgreicher als Entscheidungen, die rein auf dem Bauchgefühl basieren. BI ermöglicht es KMU, Daten aus verschiedenen Quellen einfach und intuitiv zu analysieren und so in aussagekräftige Erkenntnisse umzuwandeln. Mit Self-Service BI werden keine teuren Datenanalysten mehr benötigt, sondern die Mitarbeitenden von KMU können sich selbst mit den notwendigen Daten und Analysen versorgen. Darauf basierend können neue Erkenntnisse gewonnen, Trends identifiziert und Marktveränderungen prognostiziert werden. So können strategische Entscheidungen abgeleitet werden, die auf Fakten basieren.

2. Geschäftsprozesse optimieren:

Da KMU nur über begrenzte Ressourcen verfügen, ist es entscheidend, diese effizient zu nutzen und nicht zu verschwenden. Das heisst, Geschäftsprozesse sollten möglichst optimiert werden, Schwachstellen verringert werden und Verbesserungspotenziale sollten ausgenutzt werden. Das kann sämtliche Unternehmensbereiche betreffen: Vom Projektmanagement, über Entwicklungs- oder Marketingabteilungen, bis hin zu Produktion und Kundenservice. BI hilft bei der Optimierung von solchen Geschäftsprozessen, indem Schwachstellen oder Engpässe aufgezeigt und Verbesserungspotenziale identifiziert werden können. Dies führt zu einer besseren Nutzung von Ressourcen und einem effizienteren Workflow.

3. Kunden verstehen:

Die Kundenzufriedenheit ist für KMU von grösster Bedeutung, denn nur zufriedene Kunden werden wiederkommen und anderen potenziellen Kunden von den Produkten oder Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen erzählen. Gerade bei KMU ist es allerdings häufig der Fall, dass wenig über die eigentlichen Kunden bekannt ist, oder dieses Wissen kaum genutzt wird. Insbesondere wenn bereits ein CRM-System genutzt wird, das in eine BI-Software integriert werden kann, ermöglicht Business Intelligence die Analyse von Kundeninteraktionen, ihrem Verhalten, ihren Präferenzen und Kaufgewohnheiten. So wird es auch möglich, die Kundenzufriedenheit zu bewerten. Darauf basierend können KMU an Ihre Kunden angepasste Strategien, Produkte oder personalisierte Angebote entwickeln, ihre Marketingstrategie anpassen und gezielt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen. Mit einer gezielten Ansprache können KMU also die Effektivität von Vertriebs- oder Marketingbemühungen erhöhen. Gleichzeitig hilft BI auch dabei, die Leistung von Vertriebs- oder Marketingkampagnen zu beurteilen, indem beispielsweise Klicks auf eine Anzeige gemessen werden oder Vertriebsdaten ausgewertet werden. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen KMU dabei zu beurteilen, welche Strategien am erfolgreichsten sind und wo Versbesserungspotential besteht.

4. Früherkennung von Trends:

Jeder Markt unterliegt ständigen Veränderungen. BI hilft KMU dabei, Markt- und Wettbewerbstrends in Echtzeit zu verfolgen. Mit diesen Informationen können sie frühzeitig auf Veränderungen reagieren, ihre Strategie, Produkte oder Dienstleistungen anpassen und sich besser am Markt positionieren. KMU, die BI einsetzen, haben oft einen Wettbewerbsvorteil, da sie nicht nur Marktchancen erkennen, auf die ihre Wettbewerber möglicherweise nicht aufmerksam werden, sondern sie auch schnell datenbasierte Strategien entwickeln können, um auf die neuen Möglichkeiten zu reagieren.

5. Optimiertes Lagerbestandsmanagement und Verbesserung der Lieferkette:

Für Unternehmen mit physischen Produkten ist ein effizientes Lagerbestandsmanagement entscheidend, denn einen grossen Warenbestand im Lager zu haben, kann ein kleines Unternehmen zu Fall bringen, wenn diese Ware dann nicht ausreichend nachgefragt wird. Ebenso gravierend kann es aber sein, wenn Kunden Produkte nachfragen, die lange Zeit nicht geliefert werden können. Daher ist es für KMU besonders wichtig, die Nachfrage ihrer Waren präzise vorhersagen zu können. Die Analyse von Verkaufsdaten, saisonalen Trends und Lieferzeitpunkten ermöglicht es KMU, eine präzisere Vorhersage von Nachfrage- und Bestandsmustern treffen zu können, um Überbestände, hohe Lagerhaltungskosten oder Engpässe zu vermeiden und den optimalen Lagerbestand zu ermitteln. Gleichzeitig kann BI dazu verwendet werden, die Effizienz der Lieferkette zu erhöhen, indem Produktionsdaten und Lieferantenleistung analysiert werden.

6. Finanzanalyse und -berichterstattung:

Gerade bei kleinen Unternehmen, die eventuell keine eigene Finanzabteilung haben, kann es schwierig sein den Überblick über finanzielle Kennzahlen zu behalten. Eine Business Intelligence Software kann die Überwachung und Analyse solcher Kennzahlen erleichtern, Berichte erstellen und Sie automatisch informieren, wenn bestimmte Kennzahlen in einen kritischen Bereich kommen. So können KMU ihre Einnahmen, Ausgaben und Gewinne besser verfolgen, ihre finanzielle Gesundheit im Blick behalten, Budgets effektiver verwalten und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen.

7. Risikomanagement:

BI kann KMU dabei helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen – sei es in Bezug auf Finanzen, Marktveränderungen oder Kundenverhalten. Dies ermöglicht eine proaktive Reaktion und eine Minimierung von Risiken.

8. Personaleinsatz:

BI ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf relevante Daten und Berichte, um informierte Entscheidungen zu treffen. Dies fördert die Eigenverantwortung und die Mitarbeiterleistung, da diese auf Grundlage von Daten selbstständig handeln können. Gleichzeitig ermöglicht die Analyse von Leistungsdaten der Mitarbeitenden einem KMU, diese Leistung zu bewerten, Schulungsbedarf zu identifizieren und ein Anreizsystem zu entwickeln, dass die Motivation und Effizienz der Mitarbeitenden steigert. Ausserdem kann BI eingesetzt werden, um Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu optimieren, beispielsweise indem die Arbeitsauslastung, Projektzeiten und Arbeitsstunden analysiert werden, um sicherzustellen, dass jederzeit ausreichend Personal verfügbar ist, um wichtige Projekte oder Aufträge abschliessen zu können.

Diese Beispiele verdeutlichen, wie vielseitig und nützlich Business Intelligence für KMU sein kann. Indem sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, können KMU ihre Geschäftsprozesse optimieren, Kunden besser verstehen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Vorteile von Business Intelligence für KMU

• Bessere Entscheidungen
• Gesteigerte Effizienz
• Kundenzentrierte Strategien
• Früherkennung von Trends
• Automatisierte Datenanalysen mit integriertem Benachrichtigungssystem
• Optimiertes Lagerbestandsmanagement
• Finanzielle Transparenz
• Wettbewerbsvorteile
• Verbesserte Mitarbeiterleistung
• Zukunftsorientierte Planung

Herausforderungen von BI für KMU

Die Einführung von Business Intelligence in kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet zwar zahlreiche Vorteile, ist jedoch auch mit bestimmten Herausforderungen verbunden.

• Datenqualität und -verfügbarkeit: Eine der grössten Herausforderungen ist die Gewährleistung der Qualität und Verfügbarkeit der benötigten Daten. KMU können Schwierigkeiten haben, konsistente und saubere Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu integrieren und zu bereinigen. Ohne qualitativ hochwertige Daten können die Ergebnisse der BI-Analyse allerdings ungenau oder irreführend sein und zu falschen Entscheidungen führen.
• Ressourcenbeschränkungen: KMU haben oft begrenzte Ressourcen in Bezug auf Budget, Personal und Zeit. Die Implementierung von BI erfordert jedoch Investitionen in Software, Schulung und Zeit für die Umsetzung. Die Bereitstellung dieser Ressourcen kann eine Herausforderung darstellen und erfordert eine sorgfältige Planung.
• Technologische Komplexität: Die Technologie, die für BI benötigt wird, kann komplex sein, insbesondere wenn KMU bisher keine Erfahrung mit solchen Lösungen haben. Die Auswahl der richtigen BI-Plattform, die Integration mit vorhandenen Systemen und die Schulung der Mitarbeitenden sollten daher mit Bedacht durchgeführt werden.
• Kultureller Wandel: Ausserdem erfordert die Einführung von BI oft eine kulturelle Veränderung im Unternehmen. Die Mitarbeitenden müssen sich darauf einstellen, datengetriebene Entscheidungen zu treffen und ihre Arbeitsweise anzupassen. Dieser Wandel kann insbesondere in traditionell geprägten Unternehmen mit einem geringen Grad an Transparenz und Eigenverantwortung zunächst auf Widerstand stossen.
• Komplexe Analysen und Interpretation: Die Analyse der gesammelten Daten und die Ableitung sinnvoller Erkenntnisse erfordert analytische Fähigkeiten. Zwar ermöglicht Self-Service-BI allen Mitarbeitenden, Analysen zu erstellen, doch ist nicht jede Analyse sinnvoll und führt zu wertvollen Erkenntnissen. Daher sind Schulungen nötig, um den Mitarbeitenden das nötige Wissen über Kennzahlen und Analysen nahezubringen. Zudem sollten die Möglichkeiten eines BI-Systems genutzt werden, welche dem Benutzer direkt verständliche Hinweise anzeigen und Handlungsempfehlungen vorschlagen können.
• Datenschutz und -sicherheit: Mit der Sammlung und Verarbeitung von Daten sind auch Datenschutz- und Sicherheitsfragen verbunden. KMU müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die Daten vor unbefugtem Zugriff schützen.
• Skalierbarkeit: Während BI-Lösungen durchaus in kleinerem Massstab eingeführt werden können, sollten KMU darauf achten, eine Lösung auszuwählen, die zwar zu den aktuellen Firmenbedürfnissen passt, aber auch in der Lage ist, mit dem Wachstum des Unternehmens mitzuhalten und dementsprechend skaliert oder angepasst werden kann.
• Akzeptanz und Nutzung: Veränderungen rufen häufig Widerstände hervor und so kann es vorkommen, dass einige Mitarbeitende zögern, neue Technologien zu verwenden, oder Schwierigkeiten haben, die Daten effektiv zu nutzen. Gute Kommunikation ist daher wichtig, um die Veränderungen erfolgreich umzusetzen.
• Messbarer ROI: Da die Einführung von BI Investitionen in Form von Zeit, Geld und Personal erfordert, muss sichergestellt werden, dass der Return on Investment (ROI) messbar ist und die erwarteten Vorteile tatsächlich erzielt werden.

Trotz dieser Herausforderungen können KMU mit einer sorgfältigen Planung, Schulung und Unterstützung von Experten die Vorteile von BI nutzen und langfristig positive Auswirkungen auf ihre Geschäftstätigkeit realisieren.

Fazit

Die Fähigkeit, kluge Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen, ist für KMU ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und kann viel zum Unternehmenserfolg beitragen. Business Intelligence bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit interne Prozesse zu optimieren, Ressourcen effektiv einzusetzen und sich datengestützt auf dem Markt zu positionieren. Mit der Fähigkeit, fundierte Einblicke zu gewinnen, Herausforderungen zu meistern und Geschäftsstrategien auf datenbasierter Grundlage zu entwickeln, können KMU ihre Flexibilität nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Die Business Intelligence Software myPARM BI^act ermöglicht den Mitarbeitenden von KMU mit Self-Service BI selbstständig auf Daten zuzugreifen, Analysen durchzuführen und Erkenntnisse zu gewinnen. Sie bietet leicht verständliche Dashboards, Visualisierungen und Berichte, die es KMU ermöglichen, Daten intuitiv zu interpretieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. So können Sie schnell und einfach Finanzdaten überwachen, Geschäftsprozesse optimieren, Kunden besser verstehen oder Trends erkennen, um Herausforderungen zu bewältigen und das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern.

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