Bauprojektmanagement: Die Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Bauprojekten

Was ist Bauprojektmanagement?

Das Bauprojektmanagement (Construction Project Management, CPM) beschreibt die systematische Planung, Organisation, Überwachung und Kontrolle aller Aspekte eines Bauprojektes von Anfang bis Ende. Dabei muss es sich nicht nur auf ein einzelnes Projekt beziehen, sondern kann auch bedeuten, dass mehrere Projekte gleichzeitig umgesetzt werden. So unterstützt es Projektleitende dabei, die Projektarbeit zu planen, Arbeitsprozesse während des Baus zu überwachen, Ergebnisse zu beurteilen und das Projekt erfolgreich abzuschliessen. Das Ziel ist es, die effiziente Nutzung von Ressourcen, Zeit und Budget sicherzustellen, um die festgelegten Projektziele zu erreichen. Es beinhaltet die Organisation von Mitarbeitenden, Auftragnehmern, Materialien und Prozessen, um den Bauprozess reibungslos und zielgerichtet durchzuführen.

Besondere Herausforderungen des Bauprojektmanagements

Bauprojekte sind in aller Regel klassische Projekte. Das liegt daran, dass sie gemäss ihrer Natur einer festen Reihenfolge an Aktivitäten folgen müssen. So kann beispielsweise kein Haus gebaut werden, wenn nicht zunächst sein Fundament fertiggestellt wurde. Ausserdem muss für den erfolgreichen Abschluss besonders auf die Projektvorgaben, sowie die Sicherheit während des Baus geachtet werden. Was Bauprojekte aber ganz speziell macht, sind die zahlreichen verschiedenen Personen, die eng und z. T. funktionsübergreifend miteinander arbeiten müssen. Dazu gehören neben dem Projektleitenden beispielsweise der Bauleiter, Kunden, Ingenieure, Architekten, diverse Subunternehmer, wie beispielsweise Handwerker, Städteplaner, Bauingenieure und viele mehr.
Folgende Herausforderungen sind von besonders grosser Wichtigkeit:

• Kommunikation: Eine klare Kommunikation ist bei jedem Projekt wichtig. Beim Bauprojektmanagement ist sie allerdings durch die Vielzahl an verschiedenen Interessensvertretern noch schwerer zu koordinieren als bei vielen anderen Projekten. Ohne gute Kommunikation kann es allerdings zu Missverständnissen oder Problemen kommen.
• Fristen und Abhängigkeiten: Die meisten Bauprojekte haben klare Fristen, zu denen sie fertiggestellt sein müssen, weshalb auch einzelne Aktivitäten zu fest definierten Zeitpunkten umgesetzt sein müssen. Das ist im Bauprojektmanagement besonders wichtig, da viele Aktivitäten voneinander abhängig sind. Eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad eines Bauprojektes kann also das gesamte Projekt ins Wanken bringen.
• Umfang: Schon kleinere Bauprojekte sind häufig sehr umfangreich und ihre Umsetzung nimmt eine lange Zeit in Anspruch. Grosse Bauprojekte werden allerdings im Laufe mehrerer Jahre umgesetzt. Das macht die Planung solcher Projekte sehr komplex und erfordert, dass ein Projektleitender möglicherweise schon Wochen oder Monate im Voraus an die nächsten Schritte denkt, um beispielsweise notwendige Materialien rechtzeitig bereitstellen zu können. Dazu kommt noch, dass sich der Projektumfang während der Umsetzung ändern kann.
• Risikoreich: Durch die lange Umsetzungsphase sind Bauprojekte auch mit grossen Risiken behaftet, die in der Projektplanung von Anfang an mit bedacht werden müssen. Von möglichen Unwettern bis hin zu Preiserhöhungen oder dem Ausfall wichtiger Dienstleister gibt es unzählige Risiken. Ein gutes Risikomanagement ist also unerlässlich.
• Projektkosten: Neben einem pünktlichen Projektabschluss sind insbesondere die Projektkosten ein wichtiger Faktor, der bestimmt, ob ein Bauprojekt erfolgreich umgesetzt werden konnte. Durch die Grösse der Projekte und die lange Umsetzungsphase kann es aber schwierig sein, die Kosten jederzeit im Blick zu behalten.
• Genehmigungen und Vorschriften: Bei Bauprojekten ist es besonders wichtig, alle notgendigen Genehmigungen einzuholen und sich genau an (lokale) Bauvorschriften zu halten, beispielsweise was die Arbeitssicherheit oder Umweltauflagen betrifft. Gerade, wenn ein Projekt vielleicht bereits verzögert ist, könnte man in Versuchung geraten, bei diesen Punkten ein Auge zuzudrücken. Das ist jedoch nicht empfehlenswert, da Verfehlungen in diesen Bereichen dafür sorgen können, dass ein Bauprojekt komplett gestoppt wird.
• Ressourcenknappheit: Er wird überall gerne zitiert: der Fachkräftemangel. Gerade in Bauprojekten kann es aber tatsächlich Probleme verursachen, wenn Fachkräfte ausfallen oder zu wenige verfügbar sind, da ein Projekt dann nicht innerhalb der Frist umgesetzt werden kann. Ein Engpass bei wichtigen Materialien oder Ausrüstungsgenständen und Maschinen hat allerdings genauso gravierende Folgen auf den Projektfortschritt.

Die Phasen im Bauprojektmanagement

Die Projektphasen im Bauprojektmanagement können in fünf Hauptstufen unterteilt werden, von der Initiierung bis zum Abschluss.

1. Initialisierung:

Auch Bauprojekte beginnen mit der Initialisierungsphase, in der festgelegt wird, was die Anforderungen an das Projekt sind und wie diese erfüllt werden sollten. Insbesondere bei Bauprojekten, die voraussichtlich einen grossen Umfang haben werden, empfiehlt es sich, in dieser Phase eine Machbarkeitsstudie vorzunehmen, um herauszufinden, ob das Projekt überhaupt durchführbar ist.

• Projektidee: In dieser Phase entsteht die Idee für das Bauprojekt. Dies könnte auf Bedarfsanalysen, Marktforschung oder anderen Einflüssen basieren.
• Projektziele: Klar definierte Ziele werden festgelegt, um den Erfolg des Projektes zu messen. Dies umfasst Zeitrahmen, Budgets, Qualitätsstandards und mehr.
• Machbarkeitsstudie: Eine detaillierte Analyse wird durchgeführt, um die Machbarkeit des Projektes in Bezug auf Finanzen, Technologie, rechtliche Vorschriften und Umweltauswirkungen zu bewerten.
• Projektkonzept: Ein klares Konzept wird entwickelt, um den Umfang und die Richtung des Projektes zu skizzieren.

2. Planung:

Wurde die erste Phase abgeschlossen, ist es Zeit, sich genau mit der Projektplanung zu beschäftigen, denn auf diese Weise kann zahlreichen Schwierigkeiten, die im Laufe eines Bauprojektes auftreten können, vorgebeugt werden. Das Hauptziel der Projektplanung ist, einen möglichst guten Überblick über die Termine und Aufgaben eines Projektes, die benötigten Ressourcen, sowie die Kosten zu erhalten. Das macht die spätere Kontrolle des Projektes während der Umsetzung, sowie die Kommunikation mit allen Stakeholdern einfacher. Zudem können auf diese Weise Verzögerungen schnell erkannt oder ganz vermieden werden. Zu einem solchen Projektplan gehören:

• Projektdefinition: Detaillierte Spezifikationen, die den Projektrahmen, die Anforderungen und die Hauptbeteiligten identifizieren.
• Zeitplanung: Ein detaillierter Zeitplan umfasst alle Phasen des Projektes, einschliesslich Meilensteinen und dem kritischen Pfad. Der Projektplan wird häufig in Form eines Gantt-Diagramms dargestellt, da so wichtige Deadlines und Abhängigkeiten gezeigt werden können. Die detaillierte Aufgabenplanung kann dann beispielsweise mittels eines Kanban-Boards umgesetzt werden.
• Ressourcenplanung: Alle notwendigen Ressourcen, einschliesslich Arbeitskräfte, Materialien und Budgets, werden den Phasen des Projektes oder den einzelnen Aufgaben zugeordnet und geplant. So wird festgelegt, wer zu welchem Zeitpunkt eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen hat, aber beispielsweise auch, welche Materialien wann für eine bestimmte Aufgabe bereitgestellt werden müssen.
• Budgetplanung: Die Festlegung des Budgets ist einer der wichtigsten Grundpfeiler eines Bauvorhabens, denn die Einhaltung des Budgets bestimmt neben der Einhaltung des Zeitplans und der Fertigstellung des Baus, ob ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden konnte. Eine genaue Budgetplanung hilft während der Umsetzung des Projektes dabei, die Projektkosten einfacher im Blick zu behalten.
• Kommunikationsplan: Damit die Kommunikation während der Umsetzung ihres Projektes gut funktioniert, können Sie bereits in der Planungsphase einen Kommunikationsplan erstellen. Darin wird festgelegt, wann und wie Sie die zahlreichen Interessensvertreter Ihres Bauprojektes über das Projekt auf dem Laufenden halten.
• Risikomanagement: Bauvorhaben sind durch lange Bauphasen sowie ihre Komplexität meist zahlreichen Risiken ausgesetzt. Es ist daher wichtig, schon in der Planungsphase potenzielle Risiken zu identifizieren, ihre Auswirkungen zu bewerten und Strategien zur Risikominderung oder Bewältigung zu entwickeln. So kann wahrscheinlich nicht jede Schwierigkeit vermieden werden, aber Sie sind zumindest auf die grössten Risiken vorbereitet.

3. Ausführung:

Nachdem das Projekt genau geplant ist, Aufgaben verteilt und Risiken analysiert wurden, ist nun Zeit für die eigentliche Bauphase.

• Bauleitung: Die tatsächliche Umsetzung des Projektes beginnt in dieser Phase. Die Bauleitung überwacht die Baustelle und koordiniert alle Beteiligten.
• Qualitätskontrolle: Gleichzeitig ist es wichtig, dass auch kontinuierlich überwacht wird, ob die Bauarbeiten den festgelegten Standards und Qualitätsanforderungen entsprechen.
• Kommunikation: Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleitenden ist in dieser Phase aber, die effektive Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten sicherzustellen. Nur wenn es keine Missverständnisse oder Kommunikationsprobleme gibt, können auch sehr komplexe Bauprojekte reibungslos umgesetzt werden.
• Projektüberwachung: Auch die regelmässige Überprüfung des Projektfortschritts, bzw. der Einhaltung des Zeitplans, der Kosten und der Qualität gehört zu den Aufgaben eines Bauprojektleitenden. Anpassungen werden von ihm vorgenommen, wenn diese nötig sein sollten.
• Änderungsmanagement: Zudem kann es während der Umsetzung eines Bauvorhabens zu Änderungen am Projektumfang oder den Anforderungen kommen. In solchen Fällen ist der Projektleitende dafür verantwortlich, die Änderungen einzuplanen, zu kommunizieren und so sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

4. Inbetriebnahme und Übergabe an den Kunden

Sobald der Bau fertiggestellt wurde, kann er in Betrieb genommen und an den Kunden übergeben werden. Diese Phase gliedert sich häufig in drei Schritte:

• Interne Begehung: Um sicherzustellen, dass das Bauvorhaben vollständig den Anforderungen entspricht, findet zunächst eine interne Begehung statt. Dabei wird Zeit investiert, um das Bauwerk genau zu begutachten und zu testen, bevor es dem Kunden präsentiert wird. Sollten noch Fehler vorliegen, werden diese in einer Mängelliste gesammelt, die anschliessend abgearbeitet werden muss.
• Begehung mit dem Kunden: Nun kann das fertige Bauprojekt dem Kunden präsentiert werden. Auch dieser wird es genau inspizieren, um vor der Abnahme der Bauleistungen eventuelle Mängel zu finden.
• Inbesitznahme: Sind sämtliche Mängel behoben, wird das fertige Bauprojekt dem Kunden übergeben. Je nach Bauvorhaben und Vertrag ist das Projekt damit allerdings noch nicht beendet, da noch Gewährleistungsbestimmungen gelten

5. Abschluss:

Sobald sämtliche Gewährleistungsfristen abgelaufen sind, ist das Bauprojektmanagement abgeschlossen, da sämtliche Verpflichtungen dem Kunden gegenüber eingehalten wurden. Als letzten Schritt muss nun noch die Projektdokumentation fertiggestellt werden. Dafür sollte ein Projektabschlussbericht erstellt und eine Projektnachbesprechung durchgeführt werden. So können Sie beim nächsten Bauprojekt die aus dem abgeschlossenen Projekt gewonnenen Erkenntnisse optimal nutzen.

• Dokumentation: Erstellung und Zusammenstellung aller relevanten Dokumente, wie beispielsweise Baupläne und Abschlussberichte.
• Abschlussbericht: Bewertung des Projekterfolgs, einschliesslich der Erfüllung von Zielen und Budgetvorgaben.
• Projektabschlussfeier: Auch eine Projektabschlussfeier sollte als offizielle Beendigung des Projektes und zur Anerkennung der beteiligten Teams auf keinen Fall fehlen.

Fazit

Das Bauprojektmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Bauprojekten. Von der Initiierung bis zum Abschluss erfordert es sorgfältige Planung, effektive Koordination und kontinuierliche Überwachung, um Zeitpläne einzuhalten, Budgets zu kontrollieren und Qualitätsstandards zu erfüllen. Die spezifischen Herausforderungen, die mit Bauprojekten einhergehen, machen ein strukturiertes Projektmanagement umso notwendiger, um mögliche Risiken zu minimieren und den reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Eine umfassende Projektmanagementsoftware wie myPARM kann im Projektmanagement von Bauvorhaben eine wertvolle Unterstützung sein. Die Software vereinfacht die effiziente Planung, Überwachung und Steuerung sämtlicher Projektaspekte und ermöglicht gleichzeitig Kommunikation mit allen Stakeholdern über eine zentrale Stelle. Durch die Integration von Funktionen wie Zeit- und Ressourcenplanung, Budgetkontrolle und Risikomanagement wird auch das Management von grossen Bauprojekten möglich. Gleichzeitig bietet beispielsweise die Multi-Projekt-Ganttdarstellung einen schnellen Überblick, wenn Sie gleichzeitig mehrere Projekte betreuen.

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