Zeitmanagement im Projekt: Timeboxing

So schöpfen Sie Ihre maximale Produktivität aus

Was ist Timeboxing?

Einfache To-Do-Listen helfen uns oftmals nicht, Aufgaben strukturiert und konsequent abzuarbeiten. Das liegt daran, dass in aller Regel zu viele Aufgaben darauf stehen und so die Entscheidung schwerfällt, mit welcher Aufgabe begonnen werden soll. Häufig entscheiden wir uns dann für einfache Aufgaben, die leichter zu erledigen sind, oder die wir lieber erledigen als andere. Manche Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, werden zudem oft vergessen oder es wird schlichtweg keine Zeit dafür zu gefunden, so z. B. für kontinuierliches Lernen oder Weiterbildungen. Ausserdem kann es schwer sein, die To-Do-Liste in Einklang zu bringen mit der Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben zur Verfügung steht, da es keine Deadlines gibt oder die Deadline für grosse Aufgaben noch in weiter Ferne liegt. In einem solchen Fall kann das Parkinsonsche Gesetz zuschlagen, das besagt, dass die Bearbeitung einer Aufgabe genau so lange braucht, wie Zeit dafür zur Verfügung steht.
Bei diesen Schwierigkeiten kann die Methode Timeboxing helfen. Damit können Sie Ihre Zeit und Aufgaben strukturieren, Ihre Produktivität erhöhen und Abläufe optimieren. Um dieses Ziel zu erreichen, erstellen Sie für eine spezifische Aufgabe einen festen Zeitblock, die sogenannte Timebox, und setzen sich das Ziel, die Aufgabe innerhalb dieser Zeit zu erledigen. Dafür definieren Sie genau, was am Ende der Timebox erreicht werden soll. Je nach Aufgabe kann eine solche Timebox wenige Minuten bis zu mehreren Stunden oder sogar Tagen umfassen.

Wo wird Timeboxing eingesetzt?

Da die Methode sehr flexibel ist, können Sie sie nicht nur für die persönliche Planung Ihres Arbeitstages nutzen. Vielmehr wird sie auch im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach Scrum genutzt, um Aufgaben im Team zu koordinieren oder Besprechungen effizienter durchzuführen.

So funktioniert Timeboxing

Unabhängig davon, ob Sie Timeboxing für Ihr persönliches Zeitmanagement oder für Ihr Team nutzen möchten, ist die grundlegende Funktionsweise ähnlich.

Schritt 1: Überblick

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Aufgaben, denn sinnvoll planen können Sie nur, wenn Sie genau wissen, was zu tun ist. Hierzu können Sie Ihre persönliche To-Do-Liste, die Sprints eines agilen Projektes oder auch ein Aufgabenmanagement-Tool heranziehen. Grössere Aufgaben können Sie hierbei wie bei der Pomodoro-Methode in kleinere Teilschritte herunterbrechen. Notieren Sie auch die Routine-Aufgaben, die regelmässig anfallen, oder wichtige Aufgaben, für die Sie generell keine Zeit finden. Beschreiben Sie die Aufgaben möglichst konkret und vermeiden Sie vage Formulierungen. So wird das genaue Ziel der Aufgabe klar, was Ihnen später beim Einschätzen der benötigten Zeit, sowie beim Abarbeiten der festgelegten Timebox hilft.
Ähnliche Aufgaben können Sie zudem durch „Batching“ zusammenfassen und sie so in einem Zeitfenster gesammelt abarbeiten. Das ist z. B. bei der E-Mail-Bearbeitung sinnvoll, da Sie so nicht einzelne Nachrichten in eine Timebox übertragen und abarbeiten müssen, sondern Sie zu einem festgelegten Zeitfenster mehrere Nachrichten bearbeiten.

Schritt 2: Zeitaufwand schätzen

Im nächsten Schritt müssen Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie realistisch für die Bewältigung der jeweiligen Aufgaben benötigen werden. Das können wenige Minuten sein, aber auch mehrere Stunden, Tage oder sogar Monate. Je konkreter Sie die Aufgabe im ersten Schritt beschrieben haben, umso leichter sollte es Ihnen nun fallen, die benötigte Zeit abzuschätzen.

Schritt 3: Timebox einplanen

Werfen Sie nun einen Blick in Ihren Kalender und finden Sie eine Zeit, in der Sie diese Arbeit erledigen können. Auf diese Weise können Sie Ihren Arbeitstag planen. Nutzen Sie Timeboxing im Team? Dann sprechen Sie zu diesem Zeitpunkt darüber, ob die Einschätzung der Dauer richtig ist, und planen Sie im Team einen Zeitrahmen für die Aufgabe ein.
Sollten Vor- oder Nachbereitungszeiten nötig sein, sollten Sie diese möglichst zeitnah bei der jeweiligen Aufgabe eintragen. Um jederzeit einen optimalen Überblick über Ihre Tätigkeiten zu behalten, kann es zudem helfen, unterschiedliche Kategorien an Aufgaben mit Farben zu kodieren.
Unser Tipp: Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihrer Arbeitstage auch Ihre Leistungsfähigkeit. Können Sie sich zu einer bestimmten Tageszeit besser konzentrieren als sonst? Dann planen Sie Aufgaben, die grosse Konzentration und Aufmerksamkeit erfordern möglichst zu einer Zeit ein, in der Sie besonders leistungsfähig sind.

Schritt 4: Pausen und Puffer

Achten Sie darauf, unbedingt auch Pausen sowie einen Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen oder ungeplanten Mehraufwand einzuplanen. Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll vor Tagessabschluss sowie am letzten Arbeitstag der Woche Puffer einzuplanen. So können Sie alles Dringende erledigen und unvorhergesehene Aufgaben in die Pufferzeiten verschieben. Auch wenn Sie Timeboxing für Ihr Team nutzen, sollten Sie unbedingt an Pausen und Puffer denken. So beachten Sie die Bedürfnisse der Teammitglieder und verhindern eine übermässige Arbeitsbelastung.

Ob Sie die Zeitblöcke auf einem Zettel notieren, in Ihren Kalender eintragen, eine App oder eine Excel-Liste dafür nutzen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie jederzeit Zugriff darauf haben, sodass Sie mit der Bearbeitung der Aufgabe beginnen können, wenn der Zeitpunkt der geplanten Timebox gekommen ist. Halten Sie sich streng an die Abarbeitung der Aufgaben in Ihrem Kalender. Haben Sie während der Abarbeitung Ihrer Zeitblöcke festgestellt, dass Sie sich beim Zeitaufwand verschätzt haben, oder sind neue Aufgaben hinzugekommen? Dann sollten Sie sich nach einem abgeschlossenen Arbeitstag die Zeit nehmen, um die Planung der nächsten Tage zu überarbeiten. Auf diese Weise können Sie bei Anfragen zum Bearbeitungsstand einer Aufgabe jederzeit genau antworten, wann sie voraussichtlich bearbeitet wird oder fertiggestellt sein wird.

Wie lang sollte eine Timebox sein?

Feste Regeln für die Länge einer Timebox gibt es nicht. Daher gibt es Teams, die Zeitblöcke nutzen, die mehrere Wochen oder sogar Monate lang sind. Bedenken Sie aber, dass Sie oder Ihr Team sich während einer Timebox voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren können sollten. D. h. Sie sollten durch nichts abgelenkt werden. Da Sie auch während grösserer Aufgaben oder Projekte vermutlich noch an zusätzlichen Aufgaben mitarbeiten müssen und sich daher nicht vollständig auf die Aufgabe Ihrer Timebox fokussieren können, ist es häufig sinnvoll, grosse Aufgaben in kleinere Teilschritte herunterzubrechen. Auf diese Weise ist es einfacher die Aufgabe zu steuern und kontinuierlich auf Ihr Ziel hinzuarbeiten. Ausserdem kann es motivierend wirken, kleine Teilschritte nach Abschluss einer Timebox abzuhaken, anstatt bei einer grossen Aufgabe das Gefühl zu haben, dass Sie kein Ende nimmt.

Timeboxing für Besprechungen

Neben der Aufgabenplanung für Ihren persönlichen Arbeitstag oder Ihr Team können Sie Timeboxing auch für effektive Besprechungen nutzen. Strikte Zeitblöcke für bestimmte Themen einer Tagesordnung festzulegen kann Ihnen dabei helfen, während eines Meetings auf Kurs zu bleiben und alle wichtigen Dinge zu besprechen. Dazu reicht es schon eine Tagesordnung festzulegen, fixe Zeiten hinzuzufügen und die Agenda den Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Während des Meetings sollten Sie dann darauf achten, dass eine Timebox eingehalten wird.

Tipps zum Einsatz von Timeboxing

1. An die Timebox-Zeiten halten

Um das meiste aus Timeboxing herauszuholen empfiehlt es sich, die eingeplanten Zeitrahmen nicht zu verändern, auch wenn dies manchmal sinnvoll erscheint. Insbesondere, wenn Sie anfangen mit der Methode zu arbeiten, ist dies wichtig, damit Sie nicht in alte Arbeitsmuster zurückfallen. Aus demselben Grund sollten Sie diszipliniert darauf achten, die Zeitrahmen für eine Aufgabe einzuhalten. Dabei kann es Ihnen helfen, einen Timer zu stellen, der Sie an das Ende der jeweiligen Timebox erinnert.

2. Puffer und Pausen einplanen

Gerade wenn sehr viele Aufgaben anstehen, ist es sehr verlockend, den ganzen Tag zur Erledigung zu verplanen. Das ist jedoch nicht sinnvoll. Zum einen brauchen Sie dringend Pausen zwischen den einzelnen Aufgaben, um wieder Energie aufzutanken und sich auf die weiteren Aufgaben konzentrieren zu können. Zum anderen kann es vorkommen, dass einzelne Aufgaben länger brauchen als eingeplant oder dass es zu Störungen und Unterbrechungen kommt. Daher sollten Sie unbedingt ausreichend Puffer einplanen. Nachdem Sie einige Zeit mit Timeboxing gearbeitet haben, werden Sie schnell feststellen, wieviel Puffer für Sie optimal ist.

3. Realistische Zeitblöcke

Gerade zu Beginn kann es sein, dass die von Ihnen eingeplanten Zeitblöcke zu kurz oder zu lang sind. Oftmals neigen wir dazu, uns zu überschätzen, bzw. den Arbeitsaufwand zu unterschätzen. Das kann zu Frust oder Stress führen. Mit einiger Erfahrung mit Timeboxing können Sie den Aufwand aber in aller Regel realistisch einschätzen.
Unser Tipp: Notieren Sie sich anfangs die Zeiten, die Sie tatsächlich für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt haben und passen Sie zukünftige, ähnliche Aufgaben an Ihre Erfahrungen an.

Vorteile von Timeboxing

• Bessere Einschätzung von Zeitaufwand: Um eine Timebox zu erstellen, müssen Ihre Aufgaben zunächst priorisiert und dann eingeschätzt werden. Dadurch lernen Sie schnell, wieviel Zeit Sie tatsächlich mit der Bearbeitung einer Aufgabe verbringen und verbessern damit Ihre zukünftige Planung.
• Gesteigerte Produktivität: Der festgelegte Zeitrahmen für die Bearbeitung einer Aufgabe hilft Ihnen dabei, sich auf die jeweilige Aufgabe zu fokussieren, diese innerhalb des gesetzten Zeitrahmen abzuschliessen und somit Ihre Produktivität zu steigern.
• Weniger Multitasking: Während einer Timebox konzentrieren Sie sich auf eine einzelne Aufgabe. Dadurch verhindern Sie weniger produktives Multitasking und bringen Ruhe in Ihren Arbeitsalltag.
• Grössere Motivation: Beim Erstellen einer Timebox setzen Sie sich selbst das Ziel, eine bestimmte Aufgabe innerhalb dieses Zeitrahmens zu erledigen. Das kann sehr motivierend wirken. Zudem werden Sie schnell feststellen, dass weniger Aufgaben aufgeschoben werden und Sie einen Punkt nach dem anderen auf Ihrer To-Do-Liste abhaken können. Auch das steigert Ihre Motivation.
• Verbesserter Überblick: Durch die festgelegten Zeitblöcke haben Sie einen guten Überblick über die Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das ist nicht nur wichtig für Ihr persönliches Zeitmanagement, sondern hilft Ihnen auch bei Anfragen, wann eine Aufgabe erledigt sein wird.
• Weniger Perfektionismus: Bei Menschen, die dazu neigen, Aufgaben zu perfektionieren kann ein festgelegter Zeitblock dabei helfen, einen Schlussstrich zu ziehen, denn sobald eine Timebox endet muss mit der nächsten begonnen werden. Es gilt also, dass das Ergebnis nicht perfekt sein muss, sondern eine Aufgabe innerhalb ihres Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.
• Weniger Prokrastination: Jeder hat Aufgaben, die gerne liegen bleiben, weil sie unliebsam sind. Eine festgelegte Timebox sorgt in solchen Fällen dafür, dass die Aufgaben erledigt werden. Der genaue Zeitrahmen verhindert, dass Aufgaben ignoriert werden können und hilft zusätzlich bei der Motivation, da ein Ende der Aufgaben jederzeit in Sicht ist.
• Optimierte Kommunikation: Sind alle Ihre Aufgaben in Ihrem Kalender fixiert und können Ihre Kollegen diesen Kalender einsehen, hilft das bei der Zusammenarbeit und gibt den Kollegen einen guten Überblick über Ihre Arbeit. So können sie Aufgaben aufeinander abstimmen. Noch besser funktioniert das, wenn das ganze Team die Methode nutzt, sodass auch Sie Ihren Zeitplan an die Bedürfnisse der Kollegen einfach anpassen können.

Kritik an Timeboxing

• Starres Konzept: Insbesondere bei kreativen Aufgaben kann es schwierig sein, einen Zeitrahmen festzulegen, und eine starre Timebox kann den Prozess der Kreativität behindern. Je nach Ihrer persönlichen Vorliebe kann Timeboxing aber auch kreative Prozesse unterstützen, wenn Sie oder Ihr Team nicht überlegen müssen, was als nächstes ansteht, sondern die Aufgaben nach Plan angehen können. Es kann auch helfen, Routinetätigkeiten mit Timeboxing zu planen und den Rest des Tages für kreative Aufgaben freizuhalten. So werden notwendige Aufgaben erledigt und es bleibt dennoch genug Flexibilität für kreative Arbeitsphasen.
• Probleme bei der Einschätzung: Beginnt man mit der Nutzung von Timeboxing oder bekommt neue, unbekannte Aufgaben, kann es zunächst schwierig sein, den tatsächlichen Zeitaufwand einer Aufgabe einzuschätzen. Das gehört jedoch zum normalen Lernprozess dazu und sollte Sie nicht demotivieren, mit Timeboxing zu arbeiten.
• Unterbrechung vom Flow: Es gibt Phasen, in denen wir in den sogenannten Flow kommen, und uns die Arbeit einfach von der Hand geht. Starre Zeitrahmen können hierbei dazu führen, dass der Arbeitsfluss unterbrochen wird und zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht nicht wieder aufgenommen werden kann. Hierbei ist es wichtig, eine möglichst optimale Lösung für Sie zu finden. So kann es sinnvoll sein, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen, um sie alle gleichzeitig im Flow zu bearbeiten.
• Schlechtere Qualität: Bei Timeboxing geht es nicht darum, eine Aufgabe perfekt abzuarbeiten, sondern Sie in einem festgelegten Zeitrahmen abzuschliessen. Das kann dazu führen, dass zu hastig gearbeitet wird und die Qualität der Ergebnisse leidet. Beachten Sie daher, dass eine Timebox nicht zu lang, aber auch nicht zu kurz eingeplant wird. Bei Aufgaben, bei denen die Qualität des Ergebnisses wichtiger ist als die aufgewendete Zeit, eignet sich die Methode zudem nicht.
• Überforderung: Timeboxing kann Ihnen bei der Zeitplanung Ihrer Aufgaben helfen, ist aber nicht für jeden die passende Methode, da es Menschen gibt, die sich von einem vollen Terminkalender schnell überfordert fühlen. Haben Sie Timeboxing getestet und festgestellt, dass die Methode nichts für Sie ist? Dann probieren Sie es doch mit anderen Zeitmanagement-Strategien, wie der Pomodoro-Technik oder Timeblocking.
  

Fazit

Timeboxing kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben strukturiert abzuarbeiten und Ihre Produktivität zu erhöhen, indem Aufgaben ein fixer Zeitrahmen zugewiesen wird. Allerdings ist Timeboxing, wie auch andere Zeitmanagement-Methoden, nur dann hilfreich, wenn es auch zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt. Um Timeboxing an Ihre Arbeitsweise anzupassen, kann die Methode auch mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombiniert werden, wie beispielsweise mit der Pomodoro-Technik oder Getting Things Done.

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