Zeitmanagement im Projekt
Mit der Pomodoro-Technik Ihre Produktivität steigern
Kennen Sie das Gefühl, vor einer langen Aufgabenliste oder einer grossen Aufgabe zu stehen und sich zu fragen, wie Sie damit rechtzeitig fertig werden sollen? Gerade zu Projektbeginn können die anstehenden Arbeiten überwältigend und nicht machbar erscheinen. Aber auch wenn die Deadline eines Projektes naht, ist Stress vorprogrammiert. Mit Zeitmanagementstrategien wie der Pomodoro-Technik können Sie allerdings Ihre Produktivität maximieren, Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben behalten und gleichzeitig die lange Aufgabenliste Stück für Stück abarbeiten, sodass alle Aufgaben termingerecht fertiggestellt werden.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der es darum geht, mit häufigen, kurzen Pausen konzentriert zu arbeiten. Auf diese Weise sollen die Produktivität gesteigert und geistige Ermüdung verringert werden. Grosse Aufgaben werden dabei in kleinere Teilaufgaben aufgeteilt, sodass sie in den Arbeitsintervallen erledigt werden können.
Ihren Namen verdankt die Pomodoro-Technik dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo, der eine Küchenuhr in Tomatenform (Pomodoro bedeutet Tomate auf Italienisch) nutzte, um die Zeit für die Arbeitsintervalle und Pausen zu stoppen.
Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?
Mit der Pomodoro-Methode unterteilen Sie Ihre Arbeit in jeweils 25 Minuten lange Abschnitte. Anschliessend folgt eine fünfminütige Pause. Nach Ablauf von vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Ein Arbeitstag sieht dann folgendermassen aus:
1. Aufgaben planen
Planen Sie am Morgen, welche Aufgaben Sie erledigen möchten, notieren Sie sie in einer To-Do-Liste und ordnen Sie die Aufgaben den 25-minütigen Intervallen zu. Teilen Sie hierfür komplexe Aufgaben in einzelne Teilschritte auf. Kleinere Aufgaben, die weniger als ein Intervall in Anspruch nehmen, können Sie zusammenfassen, sodass sie in demselben Intervall erledigt werden können. Planen Sie ausserdem einige zusätzliche Intervalle für den Tag ein. So geraten Sie nicht in Stress, falls einzelne Aufgaben länger dauern, als erwartet. Sollten Sie diese zusätzlichen Intervalle nicht benötigen, können Sie sie für optionale Aufgaben verwenden.
2. Ablenkungen abstellen
Um während der Intervalle produktiv und konzentriert zu bleiben, sollten Sie vor dem Start der ersten Arbeitseinheit möglichst alle Ablenkungen abstellen. Schalten Sie also Ihr Telefon in den Flugmodus, beenden Sie Chatprogramme und schliessen Sie Ihr E-Mail-Postfach. Wenn möglich, sollten Sie auch Ihr Team und Ihren Vorgesetzten bitten, Sie für die Zeit des Intervalls nicht zu stören. Sollte es während einer Arbeitseinheit dennoch zu einer Unterbrechung kommen, informieren Sie die andere Person darüber, dass Sie derzeit beschäftigt sind. Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, den Sie dann auch sofort einplanen, beispielsweise nach dem Intervall. Diese respektvolle Kommunikation ermöglicht es Ihnen, während Ihrer Arbeit im Flow zu bleiben und gleichzeitig die Bedürfnisse anderer Mitarbeitender zu erfüllen.
3. Erstes Intervall starten
Aktivieren Sie nun eine Stoppuhr oder eine Pomodoro-App und arbeiten Sie fokussiert für 25 Minuten an der ersten Aufgabe. Damit Sie sich voll und ganz konzentrieren können, können Sie auch Kopfhörer aufsetzen oder, sofern Sie ein eigenes Büro haben, die Bürotür schliessen und ein «Bitte nicht stören»-Schild aufhängen.
Fallen Ihnen während des Intervalls andere Aufgaben ein oder haben Sie eine Idee zu einem ganz anderen Thema? Dann notieren Sie alles auf einem Blatt Papier und legen Sie es weg, um sich später darum zu kümmern.
Haken Sie nach dem Intervall die erledigten Aufgaben ab.
4. Fünfminütige Pause
Nach diesen 25 Minuten folgen fünf Minuten Pause, in denen Sie sich erholen sollten. Diese Pausen sind als Denkpausen gedacht. Wichtig ist daher, dass Sie in dieser Zeit keinen Kleinkram erledigen oder E-Mails überprüfen, sondern Sie sich im Idealfall vom Arbeitsplatz entfernen. Holen Sie sich also eine Tasse Tee oder Kaffee, vertreten Sie sich die Beine oder essen Sie einen Snack.
Unser Tipp: Ausreichend Bewegung ist wichtig für uns, steigert unser Wohlbefinden, verhindert Schmerzen und steigert ausserdem unsere Konzentrationsfähigkeit. Gerade wenn Sie während der Erledigung Ihrer Aufgaben hauptsächlich am Schreibtisch sitzen, sollten Sie daher in den Pausen etwas Bewegung einbauen. Ein paar Dehnübungen, ein verlängerter Weg zur Toilette oder einige Kniebeugen am Schreibtisch helfen Ihnen, nach der Pause wieder durchzustarten. Sehen Sie zudem noch aus dem Fenster ins Grüne, können Ihre Augen von der anstrengenden Bildschirmarbeit entspannen.
5. Nächstes Intervall starten
Nach der Pause starten Sie das nächste Intervall und konzentrieren sich wieder vollkommen auf Ihre Aufgaben. Sie werden sehen, dass Sie auf diese Weise produktiver arbeiten und Ihre To-Do-Liste konstant kleiner wird. Nach einigen Tagen Übung werden Sie sich während den Arbeitsintervallen kaum noch ablenken lassen und so die verfügbare Arbeitszeit maximal ausnutzen können.
6. Längere Pause nach vier Intervallen
Da auch mit der Pomodoro-Technik die Konzentration irgendwann nachlässt, ist es empfehlenswert, nach vier Intervallen eine längere Pause einzulegen. Gönnen Sie sich eine Pause von 15 bis 30 Minuten, bevor Sie mit dem nächsten Arbeitsintervall starten.
Bei einem achtstündigen Arbeitstag ergeben sich so bis zu 16 Pomodoro-Einheiten pro Tag. Nutzen Sie so viele, wie Sie benötigen und passen Sie sie an Ihren Zeitplan an. Je öfter Sie die Pomodoro-Technik verwenden, umso besser werden Sie lernen, die Dauer für einzelne Arbeiten einzuschätzen. Auf diese Weise können Sie die Erledigung von Aufgaben noch besser planen.
Pomodoro-Technik im Team anwenden
Wenn Sie mit mehreren Teammitglieder an Projekten arbeiten, können Sie die Pomodoro-Technik dazu verwenden, Ihre Aufgaben in Zeitblöcke aufzuteilen. Auf diese Weise können jedem Teammitglied morgens Aufgaben für den Tag zugewiesen werden, die dann in Intervallen bearbeitet werden. Am Ende des Tages kann auf diese Weise sehr einfach der Status der Aufgaben überprüft werden, indem festgestellt wird, wie viele Intervalle bearbeitet wurden. Auf diese Weise arbeitet Ihr Team fokussiert und produktiv an dem Projekt. Auch für Meetings im Team können Sie die Pomodoro-Technik anwenden, indem Sie nur 25 Minuten einplanen. So werden die Meetings effizient gestaltet.
Vorteile der Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist aus vielen Gründen eine beliebte Zeitmanagement-Methode.
- Verbessert die Produktivität: Da Sie in den 25-minütigen Intervallen sehr konzentriert und ohne Ablenkung arbeiten, steigt Ihre Produktivität
- Höhere Arbeitsqualität: Da Sie sich voll und ganz auf eine einzige Aufgabe fokussieren, hilft die Pomodoro-Methode Ihnen, sich Multitasking abzugewöhnen. Da Sie ausserdem bewusst Ablenkungen reduzieren, können Sie in kürzerer Zeit eine qualitativ bessere Arbeit leisten.
- Reduziert mentale Ermüdung: Studien belegen, dass die Konzentration nach einer 90-minütigen Tätigkeit stark sinkt. Die einzelnen Intervalle der Pomodoro-Technik sind allerdings deutlich kürzer als das und helfen so, die Konzentration aufrecht zu erhalten. Durch die regelmässigen Pausen kann sich Ihr Gehirn ausruhen, sodass Sie sich anschliessend wieder besser konzentrieren können und nicht so erschöpft sind. So passieren auch weniger Fehler bei der Arbeit.
- Erhält die Motivation: Die regelmässigen Pausen sorgen für neue Energie und geben einen Motivationsschub. Auch dass Sie nach jedem Intervall erledigte Aufgaben abhaken können, hat einen motivierenden Effekt, da Sie so sehen, wie viel Sie bereits geschafft haben. Dies verhilft auch zu einem anderen Blick auf verstrichene Zeit: Während Sie normalerweise die Stunden verrinnen sehen und die Aufgabenliste kaum kleiner zu werden scheint, ändert sich Ihr Fokus auf die Aufgaben, die Sie in einem kurzen Zeitintervall bereits erledigt haben.
- Verbessert die (Projekt-)Planung: Sobald Sie ein wenig Übung in der Pomodoro-Technik haben, können Sie Aufgaben und auch Projekte besser planen, da Sie die Dauer für die Erledigung einer Aufgabe besser abschätzen können. So können sie angemessene Termine festsetzen.
- Prokrastination entgegenwirken: Die Pomodoro-Technik kann auch dabei helfen, unliebsame Aufgaben nicht aufzuschieben, da die Einteilung in kurze Zeitintervalle auch grosse Aufgaben weniger überwältigend aussehen lässt. So fällt das Anfangen mit einer Aufgabe deutlich leichter.
- Verbessert die Teamkommunikation: Verwenden Sie die Pomodoro-Technik im Team, kennen alle Mitglieder ihre individuellen Aufgaben und respektieren die Arbeitszeiten der anderen. So sind weniger Absprachen im Team nötig und Sie können die Dauer der Meetings reduzieren.
Kritik und Anpassungen
- Dauer der Intervalle:
Ein Kritikpunkt an der Pomodoro-Technik sind die fixen Einheiten mit einer Dauer von 25 Minuten, denn manche Aufgaben lassen sich einfach nicht an solche Intervalle anpassen, wodurch die Einhaltung eines Intervalls zu einer Unterbrechung im Arbeitsablauf führt. Ist das bei Ihnen der Fall, sollten Sie die Zeiten an Ihre Bedürfnisse anpassen. Entscheidend ist, dass die Arbeitsintervalle nicht zu lang gewählt werden, das heisst, sie sollten auf keinen Fall länger als 90 Minuten dauern, und Sie regelmässige Pausen einhalten. - Dann nutzen, wenn es sinnvoll ist:
In der Realität ist es schwierig, einen solchen Arbeitsrhythmus den ganzen Tag durchzuhalten, denn Ablenkungen wird es immer wieder geben und der Arbeitsfluss wird durch Meetings, Telefonate oder wichtige Anfragen unterbrochen. Sie müssen jedoch nicht den ganzen Tag nach der Pomodoro-Technik arbeiten. Haben Sie beispielsweise noch eine Stunde Zeit vor dem nächsten Meeting, können Sie in dieser Zeit zwei Intervalle einschieben und so vor dem Meeting sehr produktiv sein. Oder nutzen Sie die Technik für spezielle Aufgaben und zur Motivation. - Mit anderen Methoden kombinieren:
Da die Pomodoro-Technik sehr einfach anzuwenden ist, lässt sie sich auch gut mit anderen Methoden kombinieren. So können Sie beispielsweise Ihre Aufgaben mit der Getting-Things-Done-Methode priorisieren und dann entsprechend Ihrer Prioritäten mit der Pomodoro-Technik abarbeiten.
Fazit
Die Pomodoro-Technik ist einfach anzuwenden, kann aber sehr viel bewirken. Mit Ihr können Sie Aufgaben schnell und fristgerecht erledigen, Ihre Motivation und Produktivität steigern und gleichzeitig mentale Ermüdung reduzieren. Daher bringt die Pomodoro-Technik Ihnen nicht nur im Berufsleben viel. Auch im Privatleben kann sie sinnvoll eingesetzt werden, beispielsweise wenn die Steuererklärung ansteht, oder Ihre Kinder eine Hausarbeit schreiben müssen.
Um im Projektmanagement-Alltag das Beste aus der Pomodoro-Technik herauszuholen, können Sie die Methode mit Ihrer Projektmanagement-Software verbinden: Erstellen Sie in der Software To-Do-Listen oder Kanban-Boards für sich und Ihr Team, die Sie mit Fristen ergänzen. Legen Sie die Aufgaben gleich so an, dass sie in 25-minütigen Intervallen bearbeitet werden können, bzw. teilen Sie grosse Aufgaben in kleinere Schritte ein. Das erleichtert die tägliche Auswahl und Priorisierung der zu bearbeitenden Aufgaben und vereinfacht die Koordination der Tätigkeiten im Team. Gleichzeitig können Sie in der Software jederzeit leicht den Status der Aufgaben und die erledigten Intervalle überprüfen.
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