So wählen Projektleiter ein optimales Projektteam

Eine Anleitung, um die richtigen Teammitglieder auszuwählen

In 3 Schritten zum optimalen Projektteam

1. Analyse der benötigten Anforderungen

Planen Sie als Projektleiter ein neues Projekt und wollen hierfür ein optimales Team zusammenstellen, kann dies nur gelingen, wenn Sie genau wissen, was Sie von den einzelnen Mitarbeitenden Ihres Teams erwarten. Analysieren daher Ihr Projekt und welche Schritte, Aufgaben sowie Aktivitäten erledigt werden müssen, damit es erfolgreich ist. Definieren Sie anhand Ihrer Projektplanung die Fähigkeiten und Kenntnisse, die für die Umsetzung des Projektes benötigt werden. Diese können ganz unterschiedlich sein:

• Fachkompetenz: Bei der Fachkompetenz handelt es sich um Fachwissen und Fähigkeiten in Bezug auf die Aufgabenstellung des Projektes. Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, müssen alle erforderlichen Fachkompetenzen von mindestens einem Teammitglied erfüllt werden. Häufig wird auf die Fachkompetenzen der grösste Fokus gelegt. Damit ein Projekt optimal ablaufen kann, sollten Sie allerdings auch andere Kompetenzen mit in Ihre Überlegungen einbeziehen.
• Methodenkompetenz: Hierbei handelt es sich um Kenntnisse in Bezug auf Methoden, die Sie für die Durchführung des Projektes benötigen. Wollen Sie das Projekt beispielsweise agil abwickeln, sollten die Mitarbeitenden möglichst Erfahrung im agilen Projektmanagement aufweisen und nicht nur klassische Projektmanagement-Methoden kennen.
• Persönliche Kompetenz: Bei der persönlichen Kompetenz handelt es sich um die Fähigkeit, sich kritisch mit der eigenen Person auseinander zu setzen bezüglich Selbstmanagement, Organisations- und Lernfähigkeit.
• Soziale Kompetenz: Hierbei handelt es sich um Kompetenzen im Umgang mit anderen Teammitgliedern, die eine Zusammenarbeit auf der Basis von Vertrauen, Wertschätzung und Anerkennung ermöglichen. Dazu gehört beispielsweise die Kommunikationsfähigkeit, die Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen oder Konflikte zu klären. Auch wenn dies auf den ersten Blick nicht so wichtig erscheint, sollten Sie die sozialen Kompetenzen immer mit in Betracht ziehen, um eine optimale Kollaboration des Teams sicher zu stellen.

Auch Zeitvorgaben und das Projektbudget haben Auswirkungen auf die Auswahl der Teammitglieder. Daher sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Zeit und welches Budget Ihnen für Ihr Projekt zur Verfügung steht.

Insbesondere bei internen Projekten, die mehrere Interessensgruppen innerhalb Ihres Unternehmens betreffen, ist es zudem ratsam, alle Interessensgruppen in Ihr Team mit einzubinden. Auf diese Weise können sie die Akzeptanz Ihres Projektes innerhalb des Unternehmens steigern.

Folgende Fragen sollten sind in dieser Phase von zentraler Bedeutung:

• Für welche Aufgaben sind welche Fähigkeiten erforderlich?
• Auf welchem Niveau sollte ein Mitarbeitender diese Fähigkeiten beherrschen?
• Wann fallen diese Aufgaben an?
• Wie viele Mitarbeitende mit diesen Fähigkeiten werden benötigt und welche Kapazität sollten sie haben?

2. Teammitglieder auswählen

Sobald Sie genau wissen, welche Kompetenzen und Interessensgruppen in Ihrem Projekt benötigt werden, können Sie auf Basis Ihres Anforderungsprofils das richtige Team zusammenstellen. Dazu sollten Sie zunächst die Fähigkeiten mit den Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen abgleichen. In vielen Unternehmen existieren bereits Systeme, in denen die Kompetenzen der Mitarbeitenden mit Hilfe von entsprechenden Katalogen und Selbsteinschätzungen dokumentiert werden. Existiert kein solches System, sind Sie auf Ihre eigene Erfahrung oder die Erfahrungen der jeweiligen Vorgesetzten angewiesen, um die Mitarbeitenden zu beurteilen. Sollten Sie dennoch einem möglichen Teammitglied gegenüber unsicher sein, können Sie mit ihm ein Gespräch führen, um Ihre Fragen zu klären sowie die Fähigkeiten und Denkweisen dieses Mitarbeitenden zu verstehen. Es kann aber auch sein, dass sie feststellen, dass einige benötigte Kompetenzen nicht von Mitarbeitenden abgedeckt werden können. In diesem Fall sollten Sie überprüfen, ob ausreichend Budget zur Verfügung steht, um externe Mitarbeitende einzubinden.
Bedenken Sie in jedem Fall bei der Auswahl Ihrer Teammitglieder auch persönliche Faktoren: Wenn einzelne Teammitglieder nicht gut mit anderen harmonieren, ist eine optimale Zusammenarbeit nicht möglich und dies kann den Erfolg Ihres Projektes gefährden.

Prüfen Sie auch die Verfügbarkeiten und Kapazitäten der möglichen Mitarbeitenden. Neben der Auslastung durch anderweitige Verpflichtungen sollten Sie beispielsweise geplante Urlaubstage während der Projektdauer mit in Ihre Überlegungen einbeziehen. Zudem sollte, wenn möglich, immer auch ein Puffer möglich sein, falls ein Mitarbeitender überraschend ausfällt.

Wägen Sie alle Punkte miteinander ab, um eine Liste potenzieller Teammitglieder zu erstellen, die für Ihr Projekt geeignet sind. Wenn Sie für Ihr Projektteam Mitarbeitende aus anderen Abteilungen benötigen, so sollten Sie ausserdem darauf achten, immer zwei mögliche Teammitglieder für Ihre benötigten Anforderungen anzuvisieren. Das ist wichtig, da Sie zunächst mit den jeweiligen Team- oder Abteilungsleitern sprechen müssen, ob diese einer Mitarbeit in Ihrem Team zustimmen. Ist Ihr Wunschkandidat nicht verfügbar, können Sie auf diese Weise auf einen anderen Mitarbeitenden ausweichen.

Klären Sie in dieser Phase folgenden Fragen, um das optimale Team zu ermitteln:

• Welche internen Mitarbeitenden verfügen über die nötigen Fähigkeiten?
• Welche Mitarbeitenden haben die nötigen Kapazitäten frei?
  
• Ist es möglich, externe Mitarbeitende einzustellen? Oder wie können fehlende Kompetenzen beschafft werden?
  
• Entsprechen die Aufgaben dem Potential des ausgewählten Mitarbeitenden und passt er in den Rest des Teams?

Bei dem Abgleich der Mitarbeitenden, ihren Fähigkeiten sowie ihrer Verfügbarkeit kann Ihnen eine Projektmanagement-Software mit integriertem Ressourcenmanagement helfen. Dies unterstützt Sie nicht nur beim Ermitteln der benötigten Fähigkeiten, Rollen oder Mitarbeitenden, sondern auch beim Überblick von Kapazitäten oder möglichen Engpässen.

Anwendungsgestützte, einfache Überprüfung der freien Kapazitäten.
Ein in die Projektmanagement-Software integriertes Ressourcenmanagementsystem ermöglicht jederzeit eine aktuelle Anzeige freier Kapazitäten. So können – zumindest in einem ersten Schritt – die grundsätzlich verfügbaren Kapazitäten auf Bereichs-/Abteilungsebene, von Teams (Ressourcengruppen) oder auf Mitarbeiterebene überprüft werden.

3. Mitarbeitende einplanen

 Wissen sie genau, welche Mitarbeitenden optimal für Ihr Team wären, sollten Sie mit der Personalabteilung oder den jeweiligen Vorgesetzten Kontakt aufnehmen, um zu klären, ob Ihnen die gewünschten Mitarbeitenden für Ihr Projekt zur Verfügung gestellt werden können. Sind alle Mitarbeiter entsprechend Ihren Wünschen eingeplant, empfiehlt es sich, noch einmal zu überprüfen, ob Ihr fertiges Projektteam tatsächlich über alle erforderlichen Kompetenzen verfügt, um Ihr Projekt optimal abschliessen zu können, und ob es zu möglichen Konflikten zwischen den einzelnen Mitgliedern Ihres Teams kommen könnte. So können Sie streitige Situationen und mögliche Probleme gleich zu Beginn vermeiden.

Fazit

Ein gutes und engagiertes Projektteam ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projektes. Damit alle Teammitglieder optimal zusammenarbeiten, sollten Sie sich daher die Zeit nehmen, Ihr Team sorgfältig auszuwählen. So kann jedes Teammitglied seine einzigartigen Fähigkeiten mit einbringen, um Ihre Projektziele zu erreichen.

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