Risiken im Projektmanagement

So gehen Sie optimal mit Risiken um, damit Ihr Projekt erfolgreich wird

Was sind Risiken und Risikomanagement im Projekt?

Im Projektmanagement ist ein Risiko ein Ereignis mit unsicherem Eintritt, das negative Folgen für das Projekt hat. Im Gegensatz dazu stehen Chancen, bei denen der Eintritt ebenfalls unsicher ist, deren Folgen aber positiv sind.
Ein Projekt kann verschiedenen Risiken ausgesetzt sein:

Das Risikomanagement ist das frühzeitige Identifizieren und Analysieren von solchen möglichen Risiken. Dies macht es möglich eine Risikostrategie zu beschliessen und Gegenmassnahmen zu definieren, wodurch das Scheitern des Projektes verhindert und ein möglichst optimales Projektergebnis gesichert werden sollen. Da Projekte sich im Laufe Ihrer Umsetzung verändern, manche Risiken eintreten oder Chancen wahrgenommen werden können, ist das Risikomanagement ein iterativer Prozess. Das bedeutet, dass während der Umsetzung des Projektes regelmässig überprüft werden sollte, ob die identifizierten Risiken noch mit der Realität übereinstimmen, sie neu bewertet werden und Massnahmen daran angepasst werden sollten.

Wann brauche ich ein Risikomanagement?

Setzen Sie nur kleine, gut überschaubare Projekte mit wenigen Risiken um, dann reicht es wahrscheinlich, wenn Sie mit Ihren Teammitgliedern zusammen potenzielle Risiken besprechen. Bei komplexeren Vorgängen mit vielen Beteiligten und grossem Aufwand oder bei Projekten, die ein grosses finanzielles Risiko bergen, wird sich ein gutes Risikomanagement lohnen.
Beim Risikomanagement spielt auch die Branche eine grosse Rolle. Stark regulierte oder riskante Branchen wie die Finanzbranche, oder Branchen, die eine sehr hohe Verantwortung tragen, wie beispielsweise Luftfahrt, Automobilbranche oder Bauindustrie, brauchen ein gutes Risikomanagement.

Der Prozess des Risikomanagements

Ein gutes Risikomanagement fängt bereits während der Planungsphase Ihres Projektes an. Auf diese Weise können Sie im Vorhinein bereits potenzielle Risiken sowie deren Folgen erkennen und während des Projektverlaufs überwachen. So verhindern Sie bereits vor Projektstart unangenehme Überraschungen. Zudem ist es in der Regel kostengünstiger und wirksamer, je früher im Projektverlauf Sie sich um ein Risiko kümmern.

1. Risiken identifizieren

Der erste Schritt im Risikomanagement ist, eine Liste mit allen potenziellen Risiken zu erstellen. Um die Risiken zu identifizieren, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten und Techniken:

• Checklisten
• Brainstorming
• Befragung von Experten
• Auswertung vergangener Projekte
• Fragebögen
• Verwendung von Risikokatalogen
• uvm.

Oftmals wird eine Kombination der verschiedenen Möglichkeiten verwendet, um möglichst viele Risiken zu erkennen. Ausserdem ist es wichtig, möglichst viel Erfahrung und unterschiedliche Perspektiven einfliessen zu lassen. Daher wird die Risikoerkennung oftmals in Gruppen durchgeführt. Rechnen Sie dennoch damit, dass jederzeit unerkannte Risiken auftauchen können.
Die identifizierten Risiken fassen Sie anschliessend in einem Risikoregister zusammen. Dies hilft Ihnen im nächsten Schritt festzulegen, wie hoch die Eintrittswahrscheinlichkeit ist, was die Folgen oder Auswirkungen sind, wenn das Risiko eintritt, und welche Priorität dem Risiko daher eingeräumt wird. Ausserdem hilft dieses Dokument bei der Kommunikation, z. B mit Stakeholdern.

2. Risikoanalyse durchführen

Bei der nun folgenden Analyse geht es darum, den erkannten Risiken eine Bedeutung innerhalb des Projektes zuzuweisen. Dafür werden sie bewertet, z. B. anhand ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit sowie der Schwere der Schäden, wenn das Risiko eintreffen sollte. Dabei werden finanzielle, qualitative und zeitliche Auswirkungen betrachtet. Die Risiken werden dann in verschiedene Stufen kategorisiert, beispielsweise „niedrig“, „mittel“ und „hoch“. Alternativ werden Risikoprioritätszahlen berechnet, beispielsweise das Produkt aus der geschätzten Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schadenshöhe. So kann eine quantitative Skala erstellt werden, bei der die Höhe des Prozentsatzes angibt, wie hoch die Bedeutung des Risikos ist. Bei einem Wert von 100 Prozent ist das Risiko ein sicheres Ergebnis, welches eintreten wird und daher als Rahmenbedingung für das Projekt feststeht.
In beiden Fällen basiert die Einschätzung allerdings stark auf Ihrer Erfahrung und Intuition. Daher ist es auch hier sinnvoll, mit Ihrem Team darüber zu diskutieren und die Risiken so aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

3. Gewichtung der Risiken

Im nächsten Schritt werden die Risiken gewichtet und priorisiert. Für eine detailliertere Analyse gibt es verschiedene Techniken, wie z. B. die Monte-Carlo-Simulation zum Durchspielen verschiedener Szenarien mittels eines Zufallsgenerators, das Tornado-Diagramm zur Visualisierung der geschätzten Auswirkungen oder Entscheidungsbäume zur Eingrenzung von möglichen Massnahmen. Wir empfehlen, eine Risikomatrix aufzustellen, die die aktiven Risiken in Bezug auf Auswirkung und Wahrscheinlichkeit darstellt. Eine solche Matrix unterstützt Sie bei der Kommunikation mit Ihrem Projektteam oder Stakeholdern, sowie beim Setzen von Prioritäten und Entwickeln von Strategien und Massnahmen gegen die Risiken.

Besonders wichtig ist auch, mögliche finanzielle Verluste im Blick zu behalten, um diese im Ernstfall abfedern zu können. Hierfür können Sie die EMV-Analyse (Expected Monetary Value Analysis) verwenden. Der monetäre Erwartungswert wird hierbei mit Methoden der Wahrscheinlichkeitsrechnung angegeben.

EMV = Wahrscheinlichkeit eines Risikos in Prozent * erwartete finanzielle Auswirkung

Der EMV hilft Ihnen im nächsten Schritt dabei, Risikozuschläge abzuleiten und sich für optimale Massnahmen zu entscheiden.

4. Risikostrategien festlegen und Massnahmenplan erstellen

Auf Grundlage der Analyse und Bewertung können Sie nun Massnahmen oder ganze Massnahmenpakete für die Risiken ableiten. Dabei Sie sich zunächst insbesondere auf die Risiken mit einer hohen Priorität konzentrieren.

• Geringe Risiken brauchen nicht unbedingt Massnahmen, sondern es kann ausreichen, mögliche Schäden einzukalkulieren, beispielsweise indem Sie Risikozuschläge oder Reserven einrichten oder diese Risiken an eine andere Partei, wie beispielsweise eine Versicherung, übertragen.
• Bei mittleren Risiken sollten Sie präventive Massnahmen sowie Notfallpläne entwickeln, die im Ernstfall eingesetzt werden. Diese Risiken sollten Sie im Laufe des Projektes im Blick behalten und regelmässig überprüfen.
• Bei hohen Risiken sollten Sie sofort Massnahmen ergreifen, um den Eintritt des Risikos zu verhindern sowie die Wahrscheinlichkeit oder das Ausmass des entstehenden Schadens zu verringern. Passen Sie Ihre Projektplanung entsprechend an.

5. Risiken überwachen und reagieren

Risiken verändern sich im Laufe des Projektes. So kann es sein, dass ein Risiko eintritt, die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Ausmass des Schadens sich ändert, neue Risiken hinzukommen, oder einzelne Risiken wegfallen. Daher ist es wichtig, auch während der Umsetzung des Projektes die Risiken kontinuierlich zu überwachen und Ihr Risikoregister, die Gewichtung sowie Ihren Massnahmenplan regelmässig zu aktualisieren. Zudem sollten umgesetzte Massnahmen auf ihren Erfolg hin überprüft werden. Hieraus können Lessons Learned abgeleitet werden und beispielsweise erfolgreiche Massnahmen im Risikokatalog als Vorlage hinterlegt werden.
Sie können nicht alle Risiken selbst überwachen? Dann bestimmen Sie Risikoverantwortliche, also Teammitglieder, die für die Überwachung bestimmter Risiken zuständig sind und die Ihnen entweder Änderungen mitteilen oder Massnahmen festlegen und ergreifen, wenn dies nötig sein sollte.
Sollte ein Risiko zu irgendeinem Zeitpunkt tatsächlich eintreten, können Sie auf die zuvor festgelegten Notfallmassnahmen zurückgreifen und so das Beste aus der Situation machen. 

Fazit

Zur Projektplanung gehört auch ein gutes Risikomanagement. So können Sie frühzeitig Risiken erkennen und in die Planung mit einbeziehen. Auf diese Weise können Sie das Eintreten von Risiken verhindern, die Schäden abmildern und im Ernstfall kompetent reagieren.

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