Projektmanagement-ABC: R wie Ressourcenmanagement

Mit den optimalen Ressourcen zum erfolgreichen Projekt

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil jedes Projektes. Es bezieht sich auf die effektive Nutzung der verfügbaren Ressourcen, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Ressourcen können alles sein, was für das Projekt benötigt wird, einschliesslich Finanzen, Mitarbeitende, Fähigkeiten Materialien und Zeit. Das Ziel des Ressourcenmanagements ist es, sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden, um das Projekt innerhalb des Budgets und Zeitplans abzuschliessen.
Um ein effektives Ressourcenmanagement durchführen zu können, müssen Projektleitende eine klare Vorstellung davon haben, welche Ressourcen für das Projekt benötigt werden und in welchem Umfang sie benötigt werden. Eine gründliche Bedarfsanalyse kann zudem dabei helfen, festzustellen, welche Ressourcen priorisiert werden sollten und wie sie am besten zugeteilt werden sollten. Ausserdem müssen Projektleitende genau verstehen, welche Ressourcen ihnen zu welcher Zeit zur Verfügung stehen. Nur so können die optimalen Ressourcen den Aufgaben und Aktivitäten eines Projektes zugewiesen werden. Während der Umsetzung eines Projektes ist zudem eine Überwachung und Kontrolle der Ressourcennutzung notwendig, um ihren Einsatz zu optimieren oder anzupassen, wenn dies nötig werden sollte.

Die Arten von Ressourcen

Es gibt verschiedene Arten von Ressourcen, die in Projekten benötigt werden, und jedes Projekt kann unterschiedliche Ressourcenanforderungen haben. Einige der häufigsten Arten von Ressourcen, die in Projekten benötigt werden, sind:

• Finanzressourcen: Finanzressourcen sind eine der wichtigsten Ressourcen in jedem Projekt. Sie umfassen das Budget, das für das Projekt zur Verfügung steht, sowie die Kosten für Materialien, Ausrüstung, Dienstleistungen und Mitarbeitende. Damit das Projekt innerhalb der finanziellen Grenzen bleibt, müssen Projektleitende sicherstellen, dass das verfügbare Budget effektiv eingesetzt wird.
• Personalressourcen: Personalressourcen umfassen alle Personen, die am Projekt beteiligt sind, einschliesslich des Projektteams, der Auftragnehmer sowie externer Experten. Um ein Projekt erfolgreich abschliessen zu können, müssen Projektleitende das richtige Personal mit allen erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen einsetzen. In aller Regel stehen die notwendigen Mitarbeitenden aber nicht ausschliesslich für die Arbeit an einem Projekt zur Verfügung, sondern haben auch anderweitige Aufgaben oder Verantwortlichkeiten. Dies muss beim Ressourcenmanagement bedacht werden, sodass die Mitarbeitenden effektiv eingesetzt werden. Auch Sonderfälle wie Urlaube oder Arbeitsausfälle, beispielsweise aufgrund einer Erkrankung, müssen im Ressourcenmanagement eingeplant werden, um Projekte dennoch erfolgreich abschliessen zu können.
• Materialressourcen: Materialressourcen umfassen alle physischen Materialien, die für das Projekt benötigt werden, einschliesslich Ausrüstung, Werkzeuge und Rohstoffe. Um die Anforderungen eines Projektes zu erfüllen, müssen Projektleitende sicherstellen, dass das richtige Material in ausreichender Menge und Qualität zur Verfügung steht.
• Zeitressourcen: Die Zeit ist in fast jedem Projekt eine knappe Ressource. Daher gehört eine gute Zeitplanung ebenfalls zum Ressourcenmanagement. So müssen Projektleitende sicherstellen, dass genügend Zeit für jede Aufgabe und Aktivität des Projekts eingeplant wird und dass der Fortschritt des Projekts regelmässig überwacht wird, um ein Projekt innerhalb des gesetzten Zeitrahmens abschliessen zu können.
• Informationsressourcen: Informationsressourcen umfassen alle Informationen, die für das Projekt benötigt werden, einschliesslich Berichte, Datenbanken, Forschungsergebnisse oder Expertenwissen. Projektleitende müssen sicherstellen, dass sie auf die notwendigen Informationen zugreifen können, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen.

Techniken im Ressourcenmanagement

Obwohl es verschiedene Arten an Ressourcen gibt, ist häufig das Management der Mitarbeitenden am komplexesten, da hier mehr Faktoren zusammenkommen, die bedacht werden müssen, als bei anderen Ressourcenarten. Neben den reinen Fähigkeiten müssen auch die jeweilige Verfügbarkeit, die Kosten und unter Umständen auch der Arbeitsort bedacht werden. Das Ressourcenmanagement sollte also folgende Fragen klären:

• Welche Ressourcen und Fähigkeiten werden für ein Projekt benötigt?
• Welche Ressourcen sind zu welchem Zeitpunkt verfügbar?
• Über welche Fähigkeiten verfügen die vorhandenen Mitarbeitenden und werden eventuell weitere Fähigkeiten benötigt, um ein Projekt erfolgreich umzusetzen?
• Wo werden die vorhandenen Ressourcen aktuell und zukünftig eingesetzt?
• Welche Kapazitäten stehen tatsächlich zur Verfügung, wenn man beispielsweise Ausfälle von Ressourcen oder anderweitige Aufgaben von Mitarbeitenden in Betracht zieht?

Daher gibt es verschiedene Ressourcenmanagementtechniken, die eingesetzt werden können, um hierüber Transparenz zu schaffen und so die richtigen Entscheidungen zu treffen.

• Ressourcenzuweisung: Diese Technik bezieht sich auf die Zuweisung von Ressourcen auf bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb des Projekts und hilft dabei, sicherzustellen, dass jede Aktivität mit den richtigen Ressourcen ausgeführt wird sowie, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden. Dabei werden sowohl die Fähigkeiten, die die einzelnen Teammitglieder mitbringen, als auch deren Verfügbarkeiten und Kapazitäten bedacht. Zuweisungsberichte helfen dabei zu erkennen, welche Fähigkeiten und Kapazitäten aktuell verfügbar sind, oder wann sie dies in Zukunft sein werden. So können Sie einen optimalen Einsatz der Ressourcen für Ihr Projekt planen.
• Ressourcenauslastung: Um eine möglichst optimale Auslastung Ihrer Ressourcen zu erreichen, sollten die Kapazitäten Ihres Teams transparent sein. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die verfügbaren Ressourcen nicht überlastet oder zu wenig ausgelastet werden. Ein Auslastungsbericht kann mithilfe von Diagrammen und Tabellen zeigen, wie Ihr Team seine Zeit verbringt. So können Sie erkennen, ob es möglich ist, die Effektivität, Produktivität oder Leistungsfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung im Rahmen zu halten.
• Ressourcenabgleich: Ein Ressourcenabgleich wird genutzt, um Ressourcen zu koordinieren, sodass sie optimal genutzt werden und es keine Konflikte oder Engpässe gibt. Das Angebot und der Bedarf an Ressourcen sollen hierbei also ins Gleichgewicht gebracht werden, bevor zusätzliche Mitarbeitende oder externe Dienstleister eingestellt werden. Dafür sollten Sie alle Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden kennen und herausfinden, ob möglicherweise vorhandene Lücken geschlossen werden können, um den Ressourcenaufwand zu minimieren. Ein Ressourcenabgleich kann durch die Planung von Pufferzeiten und das Festlegen von Prioritäten für die Ressourcenbereitstellung unterstützt werden.
• Ressourcenprognose: Ressourcenmanagement hilft nicht nur dabei, sicherzustellen, dass aktuell laufende Projekte reibungslos durchgeführt werden können, sondern auch dabei, den Ressourcenbedarf und die -verfügbarkeit für zukünftige Projekte vorausschauend planen zu können. Sind aktuelle Kapazitäten und zukünftige Projekte bekannt, hilft eine Ressourcenprognose dabei, Engpässe frühzeitig zu identifizieren und Massnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen. Eine solche Ressourcenprognose kann beispielsweise mithilfe von historischen Daten und Annahmen über zukünftige Trends durchgeführt werden.
• Ressourcenpooling: Durch die Bildung eines Ressourcenpools können Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg besser genutzt werden und es können Synergien geschaffen werden.
• Ressourcenaufteilung: Eine Ressourcenaufteilung kann dazu beitragen, die Auslastung von Ressourcen zu optimieren und Engpässe zu vermeiden, indem einzelne Ressourcen auf mehrere Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Projektes aufgeteilt werden.
• Ressourcenbeschaffung: Stehen nicht ausreichend interne Ressourcen zur Verfügung, dient die Ressourcenbeschaffung dazu, die nötigen Ressourcen von externen Anbietern zu beziehen. So können Engpässe überwunden werden und sichergestellt werden, dass ein Projekt die benötigten Ressourcen zur Verfügung hat.
• Ressourcenoptimierung: Während der Umsetzung eines Projektes ergeben sich häufig Änderungen. Die Ressourcenoptimierung soll sicherstellen, dass die verfügbaren Ressourcen dennoch effektiv genutzt werden. So kann die Verschwendung von Ressourcen reduziert werden, während gleichzeitig die Effizienz des Ressourceneinsatzes erhöht wird.

Die Phasen des Ressourcenmanagements

Das Ressourcenmanagement durchläuft im Allgemeinen drei Phasen:

1. Planung der Ressourcen:

Wird ein Projekt geplant, sind dessen Ziele und der Umfang bekannt, können in dieser Phase werden die benötigten Ressourcen identifiziert sowie eine Strategie entwickelt werden, um sicherzustellen, dass die notwendigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind. Dazu gehört auch die Erstellung eines Ressourcenmanagementplans. Folgende Schritte sind in der Planungsphase nötig:

• Identifizierung der benötigten Ressourcen: Zunächst werden alle Ressourcen identifiziert, die für das Projekt benötigt werden.
• Analyse der Verfügbarkeit von Ressourcen: Anschliessend wird untersucht, welche Ressourcen intern verfügbar sind und welche Ressourcen extern beschafft werden müssen.
• Priorisierung von Ressourcen: Zudem wird entschieden, welche Ressourcen in welchem Umfang benötigt werden und welche Priorität sie haben.
• Entwicklung eines Ressourcenmanagementplans: In diesem Plan wird festgelegt, wie die Ressourcen beschafft und zugewiesen werden sollen. Auch werden alternative Pläne entwickelt, um auf unvorhergesehene Ereignisse und Engpässe reagieren zu können.
  Techniken für die Aufwändsschätzung in dieser Phase sind unter anderem die Bottom-up-Schätzung, die Top-down-Schätzung, die Expertenschätzung, die Analogieschätzung oder die Delphi-Methode, die alle dabei helfen, die benötigten Ressourcen möglichst gut abschätzen zu können.

2. Beschaffung und Zuweisung von Ressourcen:

In dieser Phase werden die benötigten Ressourcen beschafft und den verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten des Projekts zugewiesen. Dabei wird darauf geachtet, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden und dass Engpässe vermieden werden. Dazu gehören folgende Schritte:

• Beschaffung von Ressourcen: Hierbei wird entschieden, welche Ressourcen intern beschafft werden können und welche extern beschafft werden müssen. Dabei werden Angebote von Anbietern verglichen und Verträge ausgehandelt.
• Zuweisung von Ressourcen: Darauf basierend wird entschieden, welche Ressourcen welchen Aufgaben und Aktivitäten zugeordnet werden, wann und wie lange sie dafür benötigt werden.
• Berücksichtigung von Engpässen: Es wird darauf geachtet, dass Engpässe vermieden werden, indem Ressourcen so zugewiesen werden, dass sie möglichst effektiv genutzt werden und Engpässe vermieden werden.

Um die Ressourcen möglichst optimal zuweisen zu können, werden in dieser Phase häufig Techniken wie die Netzplantechnik, Gantt-Diagramme, der kritische Pfad oder das Ressourcenabgleichsmodell verwendet.

3. Überwachung und Kontrolle der Ressourcen:

Während der Umsetzung eines Projektes, wird eine kontinuierliche Ressourcenüberwachung und -kontrolle durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Ressourcen richtig eingesetzt werden und dass das Projekt auch bei unvorhergesehenen Änderungen den vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen einhält. Dabei helfen verschiedene Berichte und Analysen:

• Statusberichte: Statusberichte sind regelmässige Berichte über den Fortschritt des Projekts sowie den Einsatz von Ressourcen. Sie helfen dem Projektleitenden dabei, die Fortschritte im Hinblick auf die Ressourcennutzung zu überwachen und Probleme rechtzeitig zu erkennen.

• Arbeitsstunden: Die Verfolgung von Arbeitsstunden ist ein wichtiger Bestandteil der Überwachung und Kontrolle von Personalressourcen. Hierbei werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit den geplanten Arbeitsstunden verglichen, um festzustellen, ob das Projekt im Zeitplan liegt und die Ressourcen gut eingesetzt werden.
• Earned Value Analyse: Die Earned Value Analyse ist eine Methode, mit der der Fortschritt des Projekts gemessen wird, indem der Wert der Arbeit, die bereits geleistet wurde, mit dem geplanten Wert verglichen wird. Auf diese Weise kann der Projektmanager feststellen, ob das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleibt.

Wichtig in dieser Phase des Ressourcenmanagements ist ausserdem ein gutes Risikomanagement, das dabei hilft, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu bewerten, um sicherzustellen, dass mögliche Ressourcenengpässe vermieden werden können. Zudem hilft ein guter Change Management Prozess dabei, notwendige Änderungen am Projektplan und am Ressourceneinsatz zu verwalten und zu kommunizieren.

Ressourcenmanagement im Projektportfoliomanagement und PMO

Im Projektportfoliomanagement (PPM) ist das Ressourcenmanagement besonders wichtig, da es darum geht, eine Vielzahl von Projekten innerhalb eines Portfolios effektiv zu managen und sicherzustellen, dass die begrenzten Ressourcen des Unternehmens optimal genutzt werden. Im Vergleich zu einem einzelnen Projekt müssen im PPM die Ressourcen auf mehrere Projekte verteilt werden, was eine grössere Herausforderung darstellt.
Daher müssen für das Ressourcenmanagement zunächst sämtliche vorhandenen Ressourcen bewertet werden, die für das Projektportfolio benötigt werden. Auch externe Ressourcen wie Berater oder Auftragnehmer sollten dabei berücksichtigt werden. Nun sollten die möglichen Projekte des Portfolios anhand ihrer strategischen Ausrichtung, ihres Nutzens für das Unternehmen sowie ihres Ressourcenbedarfs priorisiert werden, sodass im Anschluss die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal auf die Projekte verteilt werden können. Dies erfordert eine sorgfältige Abstimmung, um sicherzustellen, dass alle Projekte ausreichend Ressourcen erhalten, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Während der Umsetzung der Projekte muss auch im Projektportfoliomanagement eine Überwachung und Kontrolle der Ressourcen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Dies umfasst die Verfolgung der Ressourcenauslastung, die Identifizierung von Engpässen und die Implementierung von Massnahmen zur Optimierung der Ressourcennutzung.

In einem Projektmanagement-Office (PMO) wird das Ressourcenmanagement in der Regel von spezialisierten Ressourcenmanagern durchgeführt, die für die Planung, Zuweisung und Überwachung der Ressourcen innerhalb des Portfolios verantwortlich sind. Das PMO arbeitet dabei eng mit den Projektmanagern zusammen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv und effizient genutzt werden, und um sicherzustellen, dass alle Projekte innerhalb des Portfolios erfolgreich abgeschlossen werden.

Ressourcenmanagement in agilen Projekten

In agilen Projekten gibt es einige Unterschiede zum klassischen Projektmanagement hinsichtlich des Ressourcenmanagements. So ist das Ressourcenmanagement in agilen Projekten flexibler und dynamischer als im traditionellen Projektmanagement. Agile Teams sind in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen, um das Projekt erfolgreich abzuschliessen. Einige der wichtigsten Aspekte des Ressourcenmanagements in agilen Projekten sind:

• Selbstorganisierte Teams: Agile Teams haben oft mehr Autonomie als klassische Projektteams und können ihre Ressourcenbedürfnisse selbst bestimmen. Sie können ihre eigenen Entscheidungen darüber treffen, welche Ressourcen benötigt werden und wie diese eingesetzt werden.
• Agile Planung: Agile Planung basiert auf der Idee, dass Pläne und Anforderungen sich im Laufe des Projektes ändern können. Daher wird das Ressourcenmanagement in agilen Projekten oft flexibler gestaltet, damit es schnell an Veränderungen angepasst werden kann.
• Iterative Entwicklung: Agile Projekte setzen auf iterative Entwicklung, was bedeutet, dass das Team in kurzen Sprints arbeitet und regelmässige Rückmeldungen erhält. Diese iterative Entwicklung ermöglicht es dem Team, schnell auf Veränderungen in den Ressourcenbedürfnissen zu reagieren.

Vorteile von Ressourcenmanagement in Projekten

• Effektive Nutzung von Ressourcen: Durch eine effektive Ressourcenplanung und -zuweisung können Ressourcen optimal genutzt werden, um die Projektziele zu erreichen. Dies reduziert Verschwendung von Ressourcen und hilft dabei, Projektkosten zu senken. Gleichzeitig hilft eine gutes Ressourcenmanagement aber auch dabei, eine Überlastung von Ressourcen zu verhindern.
• Bessere Planbarkeit: Durch eine genaue Ressourcenplanung können Projektleitende den Projektfortschritt besser planen und Prozesse effektiver steuern. Das Risiko von Verzögerungen und Engpässen wird minimiert, sodass das Projekt rechtzeitig und im Budget abgeschlossen werden kann.
• Optimaler Überblick: Ein gutes Ressourcenmanagement hilft, eine fundierte Entscheidungsfindung zu erleichtern, indem es eine klare Sicht auf die Verfügbarkeit von Ressourcen und deren Nutzung gibt. Dies hilft bei der Auswahl von Optionen und Alternativen und trägt zu einer erfolgreichen Umsetzung des Projekts bei.
• Effektive Kommunikation: Eine gute Ressourcenplanung und -zuweisung hilft auch bei der effektiven Kommunikation mit allen Projektbeteiligten. Dies umfasst die Übermittlung von Informationen über den Ressourcenbedarf und deren Verfügbarkeit sowie über mögliche Risiken und Herausforderungen.

Herausforderungen von Ressourcenmanagement in Projekten:

• Zusätzlicher Aufwand: Ressourcenmanagement erfordert zusätzlichen Aufwand und kann bei der Umsetzung eines Projekts viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies kann insbesondere bei kleineren Projekten als übermässig empfunden werden.
• Komplexität: Ressourcenmanagement kann sehr komplex sein und erfordert oft eine genaue Abstimmung zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Dies kann zu zusätzlichen Herausforderungen und Schwierigkeiten führen, die die Projektumsetzung erschweren.
• Hohe Anforderungen an Projektleitende: Eine effektive Ressourcenplanung und -zuweisung erfordert eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen dem Projektmanager und anderen Projektbeteiligten. Der Projektmanager muss über fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Ressourcenmanagement verfügen und in der Lage sein, die Ressourcennutzung effektiv zu steuern.
• Risiko von Fehlern: Fehler bei der Ressourcenplanung und -zuweisung können zu Verzögerungen, Engpässen und Kostenüberschreitungen führen. Eine genaue Überwachung und Kontrolle der Ressourcennutzung ist daher unerlässlich, um diese Risiken zu minimieren.

Tipps und Tricks

•  Definieren Sie klare Projektziele: Es ist wichtig, klare Projektziele zu definieren und sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten diese verstehen. Dies hilft dabei, die benötigten Ressourcen effektiv zu planen und zu verwalten.
• Erstellen Sie einen detaillierten Ressourcenplan: Ein detaillierter Ressourcenplan kann dabei helfen, sicherzustellen, dass alle benötigten Ressourcen genau dann vorhanden sind, wenn sie benötigt werden. Der Plan sollte alle benötigten Ressourcen, deren Kosten und Verfügbarkeit sowie den Zeitrahmen für deren Einsatz enthalten.
• Verwalten Sie Ressourcen zentral: Eine zentrale Verwaltung von Ressourcen, beispielsweise in einem Ressourcenpool, hilft dabei, auch über zahlreiche Projekte hinweg Ressourcen effektiv zu nutzen und Engpässe zu vermeiden.
• Überwachen Sie die Ressourcenauslastung: Es ist wichtig, die Auslastung der Ressourcen regelmässig zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie optimal genutzt werden. Dies kann dabei helfen, Überlastungen oder mangelnde Auslastung frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
• Stellen Sie sicher, dass alle Ressourcen auf dem neuesten Stand sind: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Ressourcen auf dem neuesten Stand sind und dass sie den Anforderungen des Projekts entsprechen. Dies hilft dabei, die Qualität des Projekts sicherzustellen und mögliche Risiken zu minimieren. Ausserdem sind Sie dank einer vorausschauenden Planung auch für zukünftige Projekte jederzeit gerüstet.
• Behalten Sie die Kosten im Auge: Eine effektive Ressourcenverwaltung erfordert immer auch eine Überwachung der Kosten. Stellen Sie sicher, dass die Ressourcenkosten im Rahmen des Budgets bleiben und dass die Kosten mit dem Fortschritt des Projekts angemessen angepasst werden, wenn dies nötig sein sollte.
• Halten Sie die Kommunikation aufrecht: Es ist wichtig, die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass alle über den Stand der Ressourcenplanung und -verwaltung informiert sind. Eine regelmässige Kommunikation kann helfen, Engpässe oder Probleme frühzeitig zu erkennen und schnell zu lösen.
• Lernen Sie aus vergangenen Projekten: Nutzen Sie vergangene Projekte als Lernmöglichkeit, um zu sehen, was gut funktioniert hat und was nicht. Verwenden Sie diese Erkenntnisse, um den Ressourceneinsatz in zukünftigen Projekten zu optimieren.
• Seien Sie flexibel: Planen Sie in Ihre Ressourcenplanung auch eine gewisse Flexibilität ein, um unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Projektverlauf zu berücksichtigen. Dies hilft dabei, auf Änderungen schnell und effektiv zu reagieren.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Ressourcenmanagement sollte als ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess betrachtet werden. So kann es immer weiter optimiert werden.

Fazit

Das Ressourcenmanagement ist entscheidender Erfolgsfaktor für Projekte. Eine sorgfältige Planung, Zuweisung, Überwachung und Kontrolle von Ressourcen helfen dabei, Projekte erfolgreich abzuschliessen, Ihre vorhandenen Ressourcen optimal auszunutzen und dabei Zeit, Kosten sowie Qualität zu optimieren.

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