Project Life Balance

Warum Ihr Projektplan auch eine Portion Yoga braucht

Was ist Project Life Balance?

Project Life Balance ist im Grunde die kleine Schwester der Work Life Balance – nur, dass sie sich spezifisch auf Ihre Projekte bezieht.
Es geht darum, Projekte so zu planen und umzusetzen, dass sie nicht das gesamte Leben der Beteiligten aufsaugen wie ein Projektvampir, sondern in ein gesundes Gesamtgefüge passen. Anders gesagt: Project Life Balance stellt sicher, dass weder Sie noch Ihr Team sich nach Projektende fühlen, als bräuchten sie einen zweiwöchigen Yoga-Retreat ohne WLAN.

Warum Project Life Balance wichtig ist

Vielleicht denken Sie jetzt: „Alles schön und gut, aber das Projekt muss fertig werden. Punkt.“
Das ist natürlich richtig. Doch fehlende Project Life Balance rächt sich über kurz oder lang. Hier einige Effekte, die Sie bestimmt kennen:

• Stress und Überstunden führen zu sinkender Effizienz. Zahlreiche Studien zeigen, dass Leistung nach 50 Wochenstunden rapide abnimmt.
• Motivationsverlust entsteht, wenn Teams keine realistischen Deadlines und Ressourcen haben.
• Qualitätsprobleme häufen sich bei chronischer Überlastung, weil Sorgfalt und Kreativität leiden.
• Fluktuation und Burnout drohen, wenn Ihre Projektkultur dauerhaft keine Balance erlaubt.

Kurz gesagt: Ein Projekt, das Ressourcen planvoll und menschlich nutzt, ist erfolgreicher und das Team bleibt Ihnen gewogen. Oder würden Sie gern für jemanden arbeiten, der um 22 Uhr noch wichtige Meeting-Einladungen für den nächsten Morgen verschickt?

Wie Sie Ihre Project Life Balance verbessern

Hier einige pragmatische Tipps, die Ihnen helfen, Project Life Balance nicht nur als Buzzword im Projektauftrag stehen zu haben:

1. Priorisierung und realistische Planung
   Klingt banal, wird aber selten konsequent umgesetzt.
   • Was ist wirklich kritisch?
   • Was wäre „nice to have“?

   Alles mit Prio 1 zu versehen, führt direkt in die Projekt-Hölle. Nutzen Sie strukturierte Methoden wie MoSCoW, um Anforderungen sauber zu priorisieren.

2. Stakeholder-Management ohne 24/7-Verfügbarkeit
   Ja, Stakeholder sind wichtig. Aber sie müssen nicht jederzeit Antworten erhalten. Um Ruhre und Struktur in Ihre Kommunikation zu bringen, sollten Sie klare Erreichbarkeiten und Updatezyklen vereinbaren. Das wirkt professionell und schützt Ihr Team vor dem Dauer-Ping auf Teams oder WhatsApp.
3. Zeitpuffer und Risikomanagement
   Zeitpuffer sind keine Faulheit, sondern Risikomanagement auf hohem Niveau, denn Projekte ohne Puffer gleichen einem Hochseilakt ohne Netz. Der kleinste Fehler und die geringste Veränderung können schnell dazu führen, dass das ganze Projekt abstürzt. Aber auch wenn Puffer eingeplant sind, sollten Sie das Thema Risikomanagement nicht vernachlässigen. Halten Sie sich immer vor Augen, dass Feuerwehraktionen in Projekten meist weniger eine Heldenleistung, als vielmehr oft die Folge von schlechter Planung oder übersehenen Risiken sind.
4. Kümmern Sie sich um Ihr Team
   Sie sind voll in der Projektarbeit gefangen und schicken auch mal um 23:59 Uhr noch Mails mit dem Betreff „Dringend“? Das sorgt weder bei Ihrem Team, noch in Ihrem Privatleben für grosse Begeisterung. Achten Sie daher bei sich selbst und bei Ihrem Team darauf, dass auch in stressigen Projekten nach dem Feierabend abgeschaltet werden kann, um am nächsten Tag wieder effektiv arbeiten zu können. Ausserdem können Sie Ihrem Team auch aktiv bei der Stressbewältigung helfen. Fragen Sie dafür beispielsweise im Jour Fixe was die einzelnen Teammitglieder aktuell am meisten stresst. So können Sie Massnahmen dagegen ergreifen und ähnliche Situationen in zukünftigen Projekten vermeiden.

Herausforderungen im Projektalltag

Natürlich gibt es Stolpersteine auf dem Weg zur Project Life Balance:

• Unrealistische Deadlines sind der Klassiker. Wenn der Vertrieb einen Termin verspricht, der jenseits jeder Realität liegt, bleibt Ihnen nur, gemeinsam realistische Meilensteine auszuhandeln oder die Risiken schriftlich festzuhalten.
• Scope Creep ist dagegen ein schleichender Befall Ihres Projektes: Kleine Änderungen hier, ein paar zusätzliche Wünsche da und plötzlich wird aus einer Gartenhütte ein Wolkenkratzer. Hier hilft nur konsequentes Change Management. 
• Mikromanagement & Kontrollwahn: Projektleitende tragen die Verantwortung für die Umsetzung des Projektes. Daher passiert es schnell, dass sie jede Aufgabe und To-do-Liste des Teams minütlich kontrollieren. Das ist aber weder motivierend noch effektiv. Vertrauen Sie Ihrem Team. Oder lassen Sie sich mit guten Tools live den Status anzeigen ohne mit der Lupe hinter jeder Aufgabe zu sitzen.

Best Practices für nachhaltige Project Life Balance

• Kommunikationstechniken: Regelmässige, kurze Stand-ups statt ellenlanger Meetings helfen Ihnen und dem Team auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass niemand raten muss, wer oder was eigentlich gemeint war.
• Delegation ohne Kontrollverlust: Delegieren heisst nicht loslassen ohne Blick zurück, sondern Vertrauen und Transparenz schaffen. Tools und regelmässige Reports helfen Ihnen, das Team selbstständig arbeiten zu lassen und dennoch Überblick zu behalten.
• Grenzen setzen gegenüber Stakeholdern: Stakeholder müssen wissen, was im Projekt passiert, aber nicht ständig über jedes Detail informiert werden. Klarheit von Anfang an spart Diskussionen, reduziert Erwartungen und schützt Ihre Project Life Balance.

Fazit

Project Life Balance ist kein Luxus. Sie ist der entscheidende Faktor, der bestimmt ob Projekte erfolgreich enden oder sie Teams ausgebrannt zurücklassen. Mit kluger Priorisierung, realistischen Deadlines, gutem Ressourcenmanagement und einer Kommunikation, die klar und respektvoll Grenzen setzt, schaffen Sie die Basis für motivierte Teams und starke Projektergebnisse.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!

Wie sieht Ihre Project Life Balance aktuell aus? Welche Best Practices haben Sie entwickelt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns in den Kommentaren – wir freuen uns auf den Austausch.