Procurement Intelligence

Wie Sie dank Business Intelligence Ihren Einkauf optimieren

Was ist Procurement Intelligence?

Einkäufer sind dafür verantwortlich, die richtigen Produkte in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit bereit zu stellen. Dafür müssen der Materialbedarf und die Waren analysiert werden, sowie Lieferantenbewertungen durchgeführt werden. Ausserdem sollen die Warenpreise möglichst gering sein, um die Kosten gering zu halten.
Dabei steht der Einkauf zwischen den Stühlen: Einerseits müssen Waren dann verfügbar sein, wenn Sie im Unternehmen gebraucht werden, um Verzögerungen der Produktion zu verhindern. Das bedeutet, der sich dynamisch ändernde Bedarf muss jederzeit gedeckt werden können. Andererseits sollten aber auch nicht zu viele Waren eingekauft werden, die das Lager blockieren und wichtiges Kapital binden. Gleichzeitig sind für Preisverhandlungen mit Lieferanten möglichst genaue Abnahmezahlen und Prognosen wichtig. Dies alles parallel im Blick zu behalten und eine optimale Lösung zu finden, ist eine grosse Herausforderung. Ein effizientes Einkaufscontrolling ist also wichtig für den Unternehmenserfolg.
Procurement Intelligence, Purchasing Intelligence oder Supply Chain Intelligence hilft Ihnen mit Datenanalysen dabei, nicht nur den Überblick zu behalten, sondern jederzeit optimale Lösungen zu finden. So unterstützt Procurement Intelligence Sie dabei traditionelle Einkaufsaktivitäten effizienter zu gestalten, erleichtert Ausgabeanalysen sowie Nachfrageprognosen und hilft bei Lieferantenbeziehungen und Preisverhandlungen. Procurement Intelligence visualisiert, analysiert und überwacht also alle wichtigen Daten, Prozesse und Kennzahlen in der Beschaffung. So erhalten sie einen transparenten Überblick über Preise, Entwicklungen und Trends, Mengengefüge, Einkaufsvolumen, Prozesse sowie Lieferanten.

In diesen Bereichen hilft BI im Einkauf:

• Datenzugriff: Bei vielen Unternehmen liegen Daten in unterschiedlichen Systemen, oder beispielsweise in Excel-Tabellen vor. Ohne eine ganzheitliche Sicht ist es allerdings schwierig, aussagekräftige Datenanalysen durchzuführen. Eine BI-Software ermöglicht es Ihnen, diese verteilten Daten an einem einzigen Ort zusammenzufassen und so zu analysieren. Auf diese Weise haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen im Blick, wie z. B. Rechnungseinheiten, Preisabweichungen, Lieferanten- und Käuferinformationen, Richtpreise oder steuerliche Informationen. Zudem können automatische Reports erstellt sowie Frühwarnindikatoren eingestellt werden.
• Prozesse: Mit einer BI-Software können Sie detailliert Ihre Einkaufsprozesse analysieren und Potenzial für Optimierungen finden. Gleichzeitig können Sie durch die übersichtlichen Daten und schnellen Analysen Prozesse und Entscheidungen beschleunigen.
• Kostenplanung, Soll-Ist-Abweichungen, Ausgabenkontrolle: BI-Dashboards helfen Ihnen dabei, Ihre Ausgaben zu planen und jederzeit im Blick zu behalten. So können Sie die geplanten Kosten mit den Ist-Kosten vergleichen und Abweichungen erkennen. Auch eine detaillierte Aufschlüsselung von Kosten ist mit einem BI-System möglich.
• Risikomanagement: Datenanalysen können auch dabei helfen, Risiken zu erkennen und Massnahmen dagegen zu ergreifen. Dabei kann es sich z. B. um Preis- und Compliance-Risiken oder auch geografische Risiken handeln.
• Vertragsmanagement: Vertragsverhandlungen sollten immer aufgrund fundierter Daten stattfinden. Eine BI-Software hilft Ihnen hierbei, indem Sie sämtliche nötigen Daten auf einen Blick zur Verfügung stellt, z. B. Bedarfsprognosen, Preisvergleiche oder Risiken. Gleichzeitig ermöglicht das System Ihnen, Vertragsdaten in einer einzigen Plattform zu überblicken und zu analysieren.
• Lieferantenbewertungen: Mit einem Scoring-Modell können Sie Lieferanten bewerten und unterschiedliche Aspekte, wie Termintreue, Warenqualität, Dienstleistungen und Kosten berücksichtigen sowie dies visuell ansprechend darstellen. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, verschiedene Lieferanten zu vergleichen, um so die optimalen Lieferanten für Ihren Bedarf zu finden. Ausserdem können Sie so Chancen und Risiken der jeweiligen Lieferanten erkennen, sodass Sie auftauchende Probleme frühzeitig angehen und gute Konditionen verhandeln können.
• Demand Management und Inventar: Ein BI-System hilft Ihnen auch dabei, den historischen Materialbedarf zu analysieren und so Vorhersagen über die zukünftige Entwicklung des Bedarfs zu treffen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jederzeit die richtige Menge an Ware für die Produktion vorhanden ist, halten aber gleichzeitig Ihr Warenlager schlank. Ausserdem können wiederkehrende Bedarfsspitzen durch Analysen erkannt werden, sodass Sie zukünftig hierauf vorbereitet sind. Zudem ermöglichen BI-Systeme beispielsweise mit einem Alarm- und Frühwarnsystem eine schnelle und flexible Reaktion auf unerwartete Bedarfsspitzen. Die Bedarfsanalyse hilft Ihnen auch bei Preis- und Vertragsverhandlungen mit Ihren Lieferanten, sodass Sie hier Einsparmöglichkeiten nutzen können.
• Distribution: Eine BI-Lösung kann Ihnen auch dabei helfen, den Warenverkehr innerhalb Ihres Unternehmens oder von Lieferanten zu überblicken. Hierbei geht es nicht nur darum, Waren von einem Ort zum anderen zu bringen, sondern auch um Details wie die richtige Verpackung, die Menge, die Lagerhaltung und Logistik. Eine Echtzeit-Überwachung durch ein BI-System hilft Ihnen, jederzeit den Status zu überwachen. Gleichzeitig unterstützt Sie die BI dabei, Lieferkosten, wie z. B. Ausgaben für Treibstoff, zu reduzieren und mögliche Risiken zu erkennen.

Vorteile von BI im Einkauf

• Prozesse im Einkauf können analysiert und damit effizienter sowie transparenter gestaltet werden
• Einsparpotenziale werden aufgedeckt, z. B. bei Prozess- und Beschaffungskosten
• Genaue Bedarfsplanung mit Bedarfsprognosen
• Kritische Spitzen des Bedarfs können schnell erkannt werden
• Automatische Reports
• Auswahl der optimalen Lieferanten
• Unterstützung bei Vertrags- oder Preisverhandlungen

Fazit

Moderne Unternehmen können Ihre Beschaffung mit einem BI-System in verschiedensten Bereichen optimieren. So können Sie nicht nur bessere Konditionen mit Lieferanten verhandeln, sondern auch Prozesse verbessern, Bedarfe vorhersagen und Einsparpotenziale nutzen.

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