Pet Projects – Kreative Ausreisser oder strategische Stolpersteine?
Strategisches Management von Lieblingsprojekten
In jeder Organisation gibt es sie – die kleinen, eigenwilligen Projekte, die aus einer spontanen Idee entstehen und oft mehr Leidenschaft als strategische Ausrichtung verkörpern. Diese sogenannten „Pet Projects“ können sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein: Sie können frische Ideen und Innovationsgeist bringen, aber auch Ressourcen binden, die anderweitig benötigt werden und entgegen der Unternehmensstrategie arbeiten. Wie navigieren Projektleitende geschickt durch diese Gewässer, um das Beste aus diesen kreativen Ausreissern herauszuholen und gleichzeitig die strategischen Ziele des Unternehmens im Blick zu behalten? Wir erklären, wie Sie erfolgversprechend mit Pet Projects umgehen können und diese zu einer bereichernden Ergänzung für jedes Unternehmen machen können.
Was sind Pet Projects?
„Pet Projects“ sind Projekte oder Initiativen, die von Einzelpersonen oder kleinen Teams innerhalb einer Organisation aus Leidenschaft, persönlichem Interesse oder einer spontanen Idee heraus gestartet werden. Gleichzeitig zeichnen sich diese Projekte oft durch eine gewisse Unabhängigkeit von den üblichen Prozessen und Prioritäten des Unternehmens aus. Einige Merkmale, die auf zahlreiche Pet Projects zutreffen, sind daher:
- Persönliche Motivation: Die treibenden Kräfte hinter Pet Projects sind oft persönliche Interessen, Leidenschaften oder Überzeugungen der Beteiligten. Die Initiatoren haben eine besondere Vorliebe für das Projekt und setzen sich dafür ein, auch wenn das Projekt nicht offiziell unterstützt wird. Solche Projekte werden also meist von Führungskräften oder Mitarbeitenden initiiert, die stark an den Erfolg ihrer Idee glauben.
- Fehlende formelle Genehmigung: Pet Projects werden häufig ohne formelle Genehmigung oder offizielle Unterstützung innerhalb der Organisation gestartet. Sie existieren daher meist ausserhalb des regulären Projektportfolios und haben keine klare Verbindung zu den strategischen Zielen der Organisation. Es kann auch vorkommen, dass sie in Kontrast zu den Unternehmenszielen stehen und diese so boykottieren.
- Ressourcenbindung: Diese Projekte können erhebliche Ressourcen in Form von Zeit, Budget oder Personal binden, die eigentlich für offiziell genehmigte Projekte vorgesehen sind. Dies kann zu einer ineffizienten Nutzung der verfügbaren Ressourcen führen.
- Mangelnde Transparenz: Da Pet Projects oft informell und ohne offizielle Strukturen durchgeführt werden, fehlt es ihnen häufig an Transparenz. Dies kann dazu führen, dass wichtige Informationen nicht geteilt werden und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams oder der Organisation leidet.
- Grosses Risiko: Pet Projects halten sich häufig nicht an grundlegende Richtlinien des Projektmanagements. Daher fehlen meist wichtige Grundlagen wie Marktanalysen, Kosten-Nutzen-Analysen oder eine Risikobewertung. Das macht das Risiko, dass das Projekt fehlschlägt oder sich im Nachhinein als Flop herausstellt sehr gross.
Die Hauptprobleme von Pet Projects
Pet Projects können innovative Ideen und Ansätze hervorbringen, die sonst möglicherweise nicht verfolgt würden. Ausserdem sind Mitarbeitende, die an eigenen Pet Projects arbeiten, oft hoch motiviert und engagiert, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit führen kann. Gleichzeitig können solche Projekte als Prototypen oder Experimente dienen, die später in offizielle Projekte integriert werden können.
Allerdings können Pet Projects auch negativ wirken. So benötigen sie häufig erhebliche Mengen an Geld und Zeit. Scheitern die Projekte dann beispielsweise oder passen nicht zur Unternehmensstrategie, können sie wertvolle Ressourcen verschwenden oder führen zu Ressourcenkonflikten. Sie lenken die Mitarbeitenden von wichtigen, strategischen Projekten ab und können zu Konflikten im Team führen, insbesondere wenn einzelne Projekte bevorzugt oder als wichtiger wahrgenommen werden als offizielle Projekte. Dies kann zu Unzufriedenheit des Teams führen und so die Zusammenarbeit beeinträchtigen. Da Pet Projects oft auch ausserhalb der offiziellen Projektmanagement-Strukturen existieren, fehlt es ihnen an angemessener Überwachung, Kontrolle und Dokumentation.
Bekannte Pet Projects
Es gibt zahlreiche bekannte Beispiele von Pet Projects. Einige davon haben zu Problemen geführt, während andere sich als Erfolg erwiesen haben und positiv für das Unternehmen waren.
1. Google Glass:
Google Glass war ein ambitioniertes Projekt von Google X, dem experimentellen Forschungslabor von Google. Die Datenbrille sollte die Art und Weise, wie Menschen mit Technologie interagieren, revolutionieren. Trotz anfänglicher Begeisterung eines kleinen, enthusiastischen Teams hatte das Projekt einige Probleme, darunter Datenschutzbedenken, ein unangemessen hoher Preis und fehlende klare Anwendungsfälle. Hier fehlte beispielsweise eine Marktanalyse vor Projektbeginn, was dafür sorgte, dass das Produkt letztlich kommerziell scheiterte und zurückgezogen wurde.
2. Microsofts Zune:
Der Zune war Microsofts Versuch, mit Apples iPod zu konkurrieren. Es war ein tragbarer Media-Player, der 2006 auf den Markt kam. Allerdings konnte das Produkt nie mit der Konkurrenz mithalten, unter anderem, da der Markteintritt verspätet war, die Marketingstrategie unzureichend und das Produkt im Vergleich zur Konkurrenz weniger innovativ. Zwar war der Zune nicht unbedingt ein typisches Pet Project, er wurde aber von einer kleinen, begeisterten Gruppe innerhalb Microsofts stark unterstützt. Das Projekt erhielt Ressourcen und Aufmerksamkeit, die möglicherweise besser in andere, strategischere Initiativen investiert worden wären.
3. Amazons Fire Phone:
Amazon brachte 2014 das Fire Phone auf den Markt, ein Smartphone mit einzigartigen Funktionen wie einer 3D-Benutzeroberfläche und integrierter Amazon-Software. Es war ein ambitioniertes Projekt, das stark von Jeff Bezos unterstützt wurde. Allerdings wurde es ohne ausreichende Marktanalyse und Nutzerfeedback entwickelt, sodass es sich als Flop herausstellte. Das Fire Phone wurde kritisiert wegen seines hohen Preises, der mangelnden Integration von Google-Diensten und der schlechten Benutzererfahrung. Amazon musste schliesslich grosse Verluste abschreiben.
4. Sony PlayStation:
Die PlayStation begann als Nebenprojekt von Ken Kutaragi, einem Ingenieur bei Sony, der ursprünglich einen Soundchip für das Super Nintendo Entertainment System (SNES) entwickelte. Er überzeugte Sony, in die Entwicklung einer eigenen Konsole zu investieren, und der Erfolg der ersten PlayStation, die 1994 veröffentlicht wurde, gab ihm recht. Das Produkt revolutionierte die Videospielindustrie und etablierte Sony als einen der führenden Konsolenhersteller weltweit.
5. Gmail von Google:
Bei Google dürfen Mitarbeiter 20 Prozent ihrer Arbeitszeit für eigene Projekte nutzen, die nicht unbedingt mit ihren offiziellen Aufgaben in Verbindung stehen. Gmail begann als solches 20%-Projekt eines Google-Ingenieurs. Nach der Einführung 2004 revolutionierte Gmail die E-Mail-Nutzung durch grossen Speicherplatz und innovative Funktionen wie Konversationsthreads. Es wurde schnell zu einem der meistgenutzten E-Mail-Dienste weltweit und ist heute ein zentraler Bestandteil von Googles Angebot.
6. Post-it Notes von 3M:
Die Erfindung der Post-it Notes begann als Nebenprojekt von Dr. Spencer Silver, einem 3M-Wissenschaftler, der einen schwachen Klebstoff entwickelte, der zunächst allerdings keinen offensichtlichen Nutzen hatte. Ein Kollege von ihm, Art Fry, erkannte das Potenzial und entwickelte daraus die haftenden Notizzettel. Die Post-it Notes wurden 1980 kommerziell eingeführt und sind seitdem ein riesiger Erfolg. Sie sind bis heute ein alltäglicher Büroartikel und haben 3M erheblichen Umsatz und Marktpräsenz gebracht.
7. Facebook Like Button:
Auch der Like-Button von Facebook war ursprünglich ein Pet Project innerhalb des Unternehmens. Ein kleines Team arbeitete daran, diese einfache, aber wirkungsvolle Funktion zu entwickeln. Er wurde 2009 eingeführt und veränderte schnell die Art und Weise, wie Benutzer auf Inhalte auf Facebook reagieren. So wurde er zu einem zentralen Element des sozialen Netzwerks und hat erheblich zur Nutzerbindung und Interaktionsrate beigetragen.
Der richtige Umgang mit Pet Projects
Es kann vorkommen, dass man während der Umsetzung eines Projektes plötzlich feststellen muss, dass man an ein Pet Project geraten ist. Beispielsweise, weil es ein Lieblingsprojekt einer Führungskraft ist, die sich ungewöhnlich stark dafür interessiert und aus einem ursprünglich kleinen Projekt nach und nach ein Projekt mit einem stark wachsenden Umfang macht – auch wenn das vielleicht der Unternehmensstrategie widerspricht oder nicht genügend Ressourcen vorhanden sind. Steckt man bereits mitten in einem solchen Projekt, kann es schwierig sein, aus der Situation wieder sauber herauszukommen. Daher ist es wichtig, schon vor Projektbeginn eine strukturierte Herangehensweise zu verfolgen, um solche Projekte zu erkennen.
1. Klare Projektmanagement-Richtlinien
Initiatoren von Lieblingsprojekten umgehen oftmals festgelegte Richtlinien, wie beispielsweise einen formellen Genehmigungsprozess. Um Projekte zu vermeiden, die sich im Nachhinein als Flop herausstellen, ist es also wichtig, einen Genehmigungsprozess mit klaren Kriterien zu etablieren und auf dessen Einhaltung zu bestehen. So können beispielsweise die strategische Relevanz, der Ressourcenbedarf und der potenzielle Nutzen schon vor Projektbeginn in einem Business Case, einer Charta oder einer Kosten-Nutzen-Analyse geklärt werden. Eine frühzeitige Risikobewertung sowie eine Marktanalyse können ebenfalls dabei helfen, strategisch nicht sinnvolle Projekte abzulehnen.
2. Projektdokumentation und Ressourcenmanagement
Das Beispiel von Google zeigt, dass es sinnvoll sein kann, auch offensichtliche Pet Projects umzusetzen, um Mitarbeitende zu motivieren. Wichtig ist in solchen Fällen allerdings darauf zu achten, dass alle Projekte sauber dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Gleichzeitig sollte es klare Priorisierungsprozesse geben, um sicherzustellen, dass strategisch wichtigen Projekten jederzeit die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Ein effektives Projektportfoliomanagement kann sicherstellen, dass Pet Projects im Kontext des gesamten Projektportfolios bewertet und richtig priorisiert werden.
3. Regelmässige Überprüfung
Insbesondere, wenn man bereits in einem Lieblingsprojekt einer Führungskraft feststeckt, ist ein guter Umgang mit der heiklen Situation notwendig. Hier mit der Tür ins Haus zu fallen und die Führungskraft zur Rede zu stellen ist nämlich nicht immer möglich. Regelmässige Statusberichte, die vor einer Gruppe von Stakeholdern präsentiert werden, können einem Projektleitenden allerdings die Möglichkeit geben, Änderungen am Projekt oder sogar dessen Abschluss vorzuschlagen. Durch das frühzeitige Einbinden wichtiger Stakeholder können Projektleitende sich deren Unterstützung sichern, um das Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen zu halten. Regelmässige Feedbackschleifen und Retrospektiven helfen ausserdem, die strategische Relevanz des Projektes sicherzustellen.
Fazit
Pet Projects können zu grossen Erfolgen führen sowie eine wertvolle Quelle für Innovation und Mitarbeiterengagement sein. Doch ohne strategisches Management und klare Richtlinien können sie auch erhebliche Herausforderungen und Ressourcenkonflikte mit sich bringen. Durch gezielte Evaluierung, transparente Kommunikation und regelmässige Überprüfungen können Unternehmen das Potenzial dieser Projekte nutzen und sicherstellen, dass sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Die Projektmanagementsoftware myPARM kann hierbei unterstützen, indem sie umfassende Werkzeuge zur Projektdokumentation, Ressourcenverwaltung und Fortschrittsüberwachung bietet. Mit myPARM können Unternehmen Pet Projects nahtlos in ihre bestehenden Projektportfolios integrieren, ihre strategische Ausrichtung sicherstellen und durch Echtzeit-Reporting sowie transparente Kommunikationskanäle die Effizienz und den Erfolg dieser Projekte maximieren.
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