Ecco come i project manager scelgono un team di progetto ottimale

Una guida per aiutarti a selezionare i membri giusti del team

3 passaggi per creare un team di progetto ottimale

1. Analizzare i requisiti

Se tu come project manager stai pianificando un nuovo progetto e vuoi mettere insieme un team ottimale per questo, puoi riuscirci solo se sai esattamente cosa ti aspetti dai singoli membri del tuo team. Pertanto, analizza il tuo progetto così come i passaggi, i compiti e le attività che devono essere completati affinché abbia successo. Definire le competenze e le conoscenze necessarie per implementare il progetto in base alla pianificazione del progetto. Questi possono essere molto diversi:

• Competenza professionale: la competenza professionale è costituita da conoscenze e abilità specializzate legate all’attività del progetto. Per completare con successo un progetto, tutte le competenze richieste devono essere soddisfatte da almeno un membro del team. Spesso l’attenzione maggiore è posta sulle competenze professionali. Tuttavia, affinché un progetto possa funzionare in modo ottimale, dovresti includere anche altre competenze nelle tue considerazioni.
• Competenza metodologica: è la conoscenza dei metodi necessari per realizzare il progetto. Se si desidera gestire il progetto in modo agile, ad esempio, i dipendenti dovrebbero preferibilmente avere esperienza nella gestione agile dei progetti e non solo conoscere i metodi classici di gestione dei progetti.
• Competenza personale: la competenza personale è la capacità di esaminare criticamente se stessi in termini di capacità di autogestione, organizzazione e apprendimento.
• Competenza sociale: si tratta di competenze nel trattare con gli altri membri del team che consentono la cooperazione sulla base della fiducia, dell’apprezzamento e del riconoscimento. Ciò include, ad esempio, le capacità comunicative, la capacità di assumersi responsabilità o di risolvere i conflitti. Anche se a prima vista questo non sembra così importante, dovresti sempre prendere in considerazione le abilità sociali per garantire una collaborazione ottimale del team.

Anche i vincoli di tempo e il budget del progetto influiscono sulla selezione dei membri del team. Pertanto, dovresti essere consapevole del tempo e del budget che hai a disposizione per il tuo progetto.

Soprattutto per i progetti interni che coinvolgono diversi stakeholder all’interno della tua organizzazione, è consigliabile coinvolgere anche tutti gli stakeholder nel tuo team. In questo modo puoi aumentare l’accettazione del tuo progetto all’interno dell’azienda.

Le seguenti domande dovrebbero essere di centrale importanza in questa fase:

• Quali competenze sono richieste per quali compiti?
• A quale livello un dipendente dovrebbe padroneggiare queste competenze?
• Quando si verificano queste attività?
• Quanti dipendenti con queste competenze sono necessari e quale capacità dovrebbero avere?

2. Seleziona i membri del team

Una volta che sai esattamente quali competenze e stakeholder sono necessari nel tuo progetto, puoi mettere insieme il team giusto in base al tuo profilo di requisiti. Per fare ciò, dovresti prima abbinare le competenze con i dipendenti della tua azienda. In molte aziende esistono già sistemi in cui le competenze dei dipendenti vengono documentate con l’aiuto di appositi cataloghi e autovalutazioni. Se non esiste un sistema del genere, dovrai fare affidamento sulla tua esperienza o sull’esperienza dei rispettivi supervisori per valutare i dipendenti. Se non sei ancora sicuro di un potenziale membro del team, puoi conversare con lui per chiarire le tue domande e comprendere le sue capacità e la sua mentalità. Tuttavia, potresti anche scoprire che alcune competenze richieste non possono essere coperte dai dipendenti. In questo caso, dovresti verificare se il budget è sufficiente per assumere personale esterno.
Nella scelta dei membri del team tenete in ogni caso conto dei fattori personali: se i singoli membri del team non si armonizzano bene con gli altri, non è possibile una collaborazione ottimale e ciò può mettere a repentaglio il successo del vostro progetto.

Controlla anche la disponibilità e le capacità dei potenziali membri del team. Oltre al carico di lavoro dovuto ad altri impegni, dovresti includere nelle tue considerazioni, ad esempio, le ferie pianificate durante il periodo del progetto. Inoltre, se possibile, dovrebbe essere sempre possibile un buffer nel caso in cui un membro del personale sia inaspettatamente assente.

Valuta tutti i punti insieme per stilare un elenco di potenziali membri del team adatti al tuo progetto. Se avessi bisogno di persone provenienti da altri dipartimenti per il tuo team di progetto, dovresti anche assicurarti di scegliere sempre come target due possibili membri del team per i tuoi requisiti necessari. Questo è importante poiché dovrai prima parlare con il team pertinente o con i leader del dipartimento per vedere se sono d’accordo sul fatto che il membro del team prescelto si unisca al tuo team. Se il candidato desiderato non è disponibile, puoi utilizzare questo approccio per trovare un altro membro del gruppo.

In questa fase, chiarire le seguenti domande per determinare la squadra ottimale:

• Quali dipendenti interni possiedono le competenze necessarie?
• Quali dipendenti dispongono delle capacità necessarie?
  
• È possibile assumere personale esterno? Oppure come si possono reperire le competenze mancanti?
  
• I compiti corrispondono al potenziale del membro del team selezionato e lui o lei si adattano al resto del team?

Un software di project management con gestione integrata delle risorse può aiutarti a confrontare i dipendenti, le loro competenze e la loro disponibilità. Ciò non solo ti aiuterà a identificare le competenze, i ruoli o i dipendenti richiesti, ma ti fornirà anche una panoramica delle capacità o dei possibili colli di bottiglia.

Controllo semplice e supportato dall’applicazione delle capacità disponibili
Un sistema di gestione delle risorse integrato nel software di gestione del progetto consente in qualsiasi momento una visualizzazione aggiornata delle capacità libere. In questo modo – almeno come primo passo – è possibile verificare le capacità sostanzialmente disponibili a livello di divisione/dipartimento, di squadre (gruppi di risorse) o a livello di dipendenti.

3. Pianifica i dipendenti

Se sai esattamente quali dipendenti sarebbero ottimali per il tuo team, dovresti contattare il dipartimento delle risorse umane o i rispettivi supervisori per chiarire se i dipendenti desiderati possono essere messi a disposizione per il tuo progetto. Una volta che tutti i dipendenti sono stati programmati secondo i vostri desideri, è consigliabile verificare ancora una volta se il vostro team di progetto finito possiede effettivamente tutte le competenze necessarie per poter portare a termine il vostro progetto nel miglior modo possibile e se potrebbero esserci possibili conflitti tra i singoli membri della tua squadra. In questo modo puoi evitare situazioni controverse e potenziali problemi fin dall’inizio.

Conclusione

Un gruppo di progetto valido e impegnato è fondamentale per la riuscita implementazione del tuo progetto. Per garantire che tutti i membri del team lavorino insieme in modo ottimale, dovresti quindi prenderti il tempo necessario per selezionare attentamente il tuo team. In questo modo, ogni membro della squadra può mettere in campo le proprie competenze uniche per raggiungere gli obiettivi del progetto.

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