I rapporti più importanti nella gestione dei progetti
Questo ti permette di avere una panoramica ottimale dei tuoi progetti
Può essere difficile tenere traccia dei progetti, soprattutto se ne gestisci diversi contemporaneamente o se la portata dei progetti è molto ampia.
Un buon sistema di reporting con report sofisticati ti mostra tutti i fatti importanti dei tuoi progetti in modo chiaro e a colpo d’occhio.
Questo ti permette di tenere sotto controllo lo stato attuale, di prendere decisioni e di informare gli stakeholder.
Per gestire con successo i tuoi progetti, hai bisogno essenzialmente dei seguenti cinque report:
1. rapporto sul portafoglio
Il rapporto sul portafoglio ti aiuta a monitorare e gestire il tuo portafoglio progetti.
Riassume lo stato attuale di tutti i tuoi progetti e programmi e confronta i dati principali, come le prestazioni e il raggiungimento degli obiettivi dei progetti.
Poiché tutti i progetti vengono analizzati in parallelo, puoi anche stabilire le priorità dei progetti e, ad esempio, riallocare le risorse aziendali per lavorare sui progetti nel loro complesso in linea con gli obiettivi aziendali.
Un report sul portafoglio progetti può contenere, ad esempio, lo stato generale del tuo portafoglio, lo stato dei singoli progetti, il rispetto dei tempi e del budget e l’utilizzo delle risorse.
2. rapporto sullo stato del progetto
Un rapporto sullo stato del progetto è uno standard nella gestione dei progetti.
Questo rapporto fornisce una panoramica dello stato di un singolo progetto al momento della stesura.
Oltre ai dati generali del progetto, un rapporto sullo stato di avanzamento del progetto di solito contiene:
- lo stato del progetto nel tempo (panoramica della timeline)
- lo stato del progetto
- Confronto tra il piano di base, i valori pianificati e quelli effettivi per le scadenze, la manodopera e i costi.
- Pietre miliari, rischi e cambiamenti importanti
- Valutazioni qualitative e informazioni aggiuntive
Il software di gestione dei progetti ti fornisce automaticamente dei rapporti sullo stato del progetto a intervalli da te definiti.
Puoi anche aggiungere commenti importanti sullo stato di avanzamento e fornire così ulteriori informazioni utili.
3. rapporto sulle risorse
Soprattutto quando vengono portati avanti più progetti contemporaneamente e i team di progetto sono molto numerosi, è fondamentale avere una panoramica delle risorse disponibili.
In questo modo puoi evitare sovraccarichi, assicurarti che le risorse esistenti siano utilizzate nel modo più ottimale possibile e pianificare nuovi progetti.
Nel caso delle risorse umane, ad esempio, puoi utilizzare un report sulle risorse per determinare se sono ancora disponibili per un altro progetto e se ai singoli dipendenti sono stati assegnati troppi o troppo pochi compiti.
Questa valutazione non solo ti aiuta a capire l’utilizzo della capacità, ma può anche fornire importanti spunti per la pianificazione di ulteriori progetti o per eventuali risposte a problemi nei progetti.
4. rapporto sui rischi
In ogni progetto ci sono dei rischi che possono mettere a repentaglio il successo del progetto e che quindi dovresti tenere sotto controllo.
Un rapporto sui rischi riassume questi rischi, mostra la loro probabilità di accadimento e la loro importanza.
Questo ti permette di adottare misure contro questi rischi e di monitorarne l’attuazione.
5. relazione finanziaria
Per assicurarti che il tuo progetto sia un successo anche dal punto di vista finanziario, dovresti tenere d’occhio le finanze mentre il progetto è ancora in corso.
Se metti in relazione i costi sostenuti con l’avanzamento del progetto, potrai riconoscere rapidamente se è necessario intervenire nel progetto perché rischia di superare il budget previsto.
Un buon software di gestione dei progetti ti aiuta a registrare le ore di lavoro e le spese, in modo da poter accedere in qualsiasi momento ai costi totali attuali e confrontarli con quelli previsti.
Puoi anche effettuare un’analisi del valore guadagnato, ad esempio.
Conclusione
La creazione di report non è il compito più piacevole per molti project manager e richiede molto tempo.
Tuttavia, è fondamentale per il successo del progetto.
I report che riassumono in modo chiaro le informazioni chiave sono necessari affinché tutti i manager e i membri del team possano farsi un’idea dello stato attuale. Il software di gestione dei progetti rende molto più semplice la creazione di report di progetto, poiché molti di essi vengono generati automaticamente e possono essere integrati con commenti e informazioni qualitative, come le previsioni, se necessario.
Il modo più semplice per creare rapporti è quello di utilizzare i rapporti già pronti.
Tuttavia, puoi anche progettare i report in base ai tuoi desideri e alle tue esigenze personali.
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