Grafico di Gantt
Come utilizzare il diagramma di Gantt per avere una panoramica chiara dei progetti
Il diagramma di Gantt è uno dei metodi più comuni ed efficaci per visualizzare le attività, i pacchetti di lavoro, i sottoprogetti, le fasi, i progetti o i programmi nella gestione dei progetti in relazione al tempo.
Una struttura di ripartizione del lavoro viene solitamente utilizzata per la pianificazione iniziale del progetto.
Tuttavia, poiché questa struttura è meno adatta per la pianificazione e la programmazione dei processi, di solito si utilizza il diagramma di Gantt.
Che cos’è un diagramma di Gantt?
In un diagramma di Gantt, tutte le attività pianificate di un progetto vengono visualizzate in un diagramma generale.
Di norma, la struttura di ripartizione del lavoro è mostrata a sinistra e le attività sono rappresentate da barre su una linea temporale a destra.
In questo modo, tutti i soggetti coinvolti possono vedere quali attività devono essere completate e quando.
Il diagramma di Gantt di solito mostra:
- Data di inizio e fine di un progetto
- Quali compiti prevede il progetto
- La data di inizio e fine prevista per ogni attività
- La durata stimata dell’attività
- Sovrapposizioni e collegamenti tra attività
- Pietre miliari importanti nel corso del progetto
- Tempi di attesa del progetto
- Il percorso critico
- Spesso vengono aggiunte anche le persone responsabili dei compiti.
Gli elementi più importanti
- Date: Le date di inizio e fine del progetto sono uno degli elementi più importanti del diagramma di Gantt.
- Compiti: Grazie all’elenco strutturato di compiti e sottocompiti, nessuna attività viene dimenticata, anche quando si tratta di progetti complessi.
- Tempi previsti: Per garantire che le attività vengano completate in tempo e per tenere traccia del completamento durante l’esecuzione del progetto, elenca quando ogni attività deve essere completata e quanto tempo ci vorrà per completarla.
- Dipendenze: Alcuni compiti possono essere eseguiti in qualsiasi momento in parallelo con altri compiti.
L’esecuzione di altri compiti dipende l’uno dall’altro per motivi tecnici o di contenuto.
Queste relazioni sono mostrate anche nel diagramma di Gantt.
Esistono diversi tipi di dipendenze:- Relazione fine-inizio (sequenza normale): Quando il processo precedente termina, il processo successivo può iniziare.
- Relazione tra avvio e avvio (sequenza di avvio): L’operazione successiva può essere avviata non appena è stata avviata l’operazione precedente.
- Relazione di fine corsa (sequenza di fine corsa): Il successore può essere terminato non appena il predecessore è stato terminato.
- Relazione inizio-fine (sequenza di salto): L’operazione successiva non può essere completata se l’operazione precedente non è ancora stata avviata.
- Progressi: per vedere come si sta sviluppando un progetto e quali attività sono già state completate, le barre sono spesso colorate.
- Data corrente: una linea verticale che attraversa l’intero diagramma di Gantt di solito indica la data corrente.
- Pietre miliari: le pietre miliari rappresentano le tappe e i momenti chiave del tuo progetto.
Come creare un diagramma di Gantt
Puoi usare la struttura di ripartizione del lavoro come base per il diagramma di Gantt, in quanto hai bisogno di un elenco di tutte le attività e i compiti collettivi del progetto e di una tempistica definita.
Dovresti anche prendere nota delle dipendenze tra le singole attività.
Puoi utilizzare queste informazioni per creare un diagramma di Gantt, indipendentemente dal fatto che tu trasferisca i dati su carta a mano, crei un diagramma in Excel o utilizzi un software di gestione dei progetti.
Inserisci le attività, i pacchetti di lavoro, i sottoprogetti, le fasi, i progetti o i programmi sulla sinistra e annota i punti di inizio e fine, la durata e le dipendenze su una linea temporale sulla destra. Il tuo diagramma di Gantt potrebbe avere questo aspetto:
Vantaggi
- Una chiara panoramica del progetto Un grande vantaggio del diagramma di Gantt è la chiara visualizzazione che offre.
La pianificazione del tempo è facile da capire e anche durante la realizzazione del progetto puoi vedere in qualsiasi momento a che punto è il progetto e quali sono i prossimi compiti da svolgere. - Comunicazione mirata Poiché lo stato del progetto e le attività in corso sono sempre visualizzate, i dipendenti possono organizzarsi facilmente.
Il diagramma di Gantt può essere utilizzato anche per informare gli stakeholder sull’andamento del progetto. - Determinare i tempi e il carico di lavoro I diagrammi di Gantt ti aiutano a stabilire scadenze e buffer realistici e quindi a pianificare meglio i progetti.
Puoi anche usare il diagramma di Gantt per determinare il personale necessario, assegnare le risorse e pianificare le scadenze in base alle risorse disponibili. - Organizzare progetti complessi Anche i progetti complessi possono essere presentati in modo chiaro nei diagrammi di Gantt.
- Flessibilità Nel corso del progetto si verificano spesso ritardi o cambiamenti.
Il diagramma di Gantt può essere adattato in modo flessibile a tali cambiamenti. - Motivazione dei dipendenti La chiara visione d’insieme offre a tutti i membri del team una buona visione delle prestazioni del progetto.
Questo permette loro di adattare i loro metodi di lavoro al piano.
I collegamenti e le dipendenze dei compiti permettono di capire cosa significa per il progetto il ritardo di un compito.
Questo spesso porta a una migliore collaborazione e coordinazione.
Svantaggi
- Difficoltà con l’aumentare della complessità In progetti di grandi dimensioni con molte attività, il diagramma di Gantt può diventare confuso.
In questo caso, è importante raggruppare le attività in attività collettive significative e dividerle in sottoattività. - Il diagramma di Gantt è utile solo se il progetto è lineare.
Ciò significa che all’inizio del progetto deve essere già definito un chiaro risultato finale e devono essere chiare le fasi necessarie per raggiungere il risultato.
Per le attività che non hanno un obiettivo specifico, come la gestione agile dei progetti, sono più utili altre attività di pianificazione del progetto, come le tavole Kanban. - Carico di lavoro La creazione di un diagramma di Gantt per grandi progetti comporta inizialmente una quantità di lavoro relativamente elevata.
Se poi la pianificazione del progetto deve essere adattata ai cambiamenti, la manutenzione dei diagrammi di Gantt può richiedere molto tempo.
I moderni software di gestione dei progetti non solo facilitano la manutenzione dei diagrammi di Gantt, ma ti aiutano anche a creare progetti con modelli di best practice o modelli di progetto personalizzati.
Caratteristica speciale: Gantt multiprogetto
I project manager spesso non sono responsabili di un solo progetto, ma lavorano su più progetti diversi allo stesso tempo.
Poiché possono esserci anche delle dipendenze tra questi progetti, un modo semplice per visualizzarli tutti allo stesso tempo è il diagramma di Gantt multiprogetto.
Questo ti permette di vedere lo stato attuale e le tappe principali di diversi progetti allo stesso tempo.
Puoi controllare l’elenco delle attività e delle dipendenze e visualizzare il carico di lavoro in modo da poterlo pianificare meglio.
Inoltre, ti permette di dare priorità ai diversi progetti e di tenere sempre sotto controllo i tempi e il percorso critico dei progetti.
Conclusione
Il diagramma di Gantt è giustamente uno dei metodi di pianificazione dei progetti più conosciuti.
Permette ai membri del progetto di comprendere le relazioni tra i singoli compiti, di migliorare la pianificazione e di adattare il progetto ai cambiamenti.
Grazie alla sua forma di visualizzazione, il diagramma di Gantt è particolarmente adatto a progetti con molte attività parallele e interdipendenti.
Con un software di gestione dei progetti, puoi creare grafici di Gantt in modo semplice e veloce, ad esempio con modelli personalizzati o esempi di best practice.
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