Gestione del tempo nel progetto
Aumenta la tua produttività con la tecnica del Pomodoro
Conosci la sensazione di trovarti di fronte a una lunga lista di cose da fare o a un compito importante e di chiederti come farai a finirlo in tempo?
Soprattutto all’inizio di un progetto, il lavoro che ti aspetta può sembrare opprimente e irrealizzabile.
Ma lo stress è inevitabile anche quando la scadenza di un progetto si avvicina.
Tuttavia, grazie a strategie di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro, puoi massimizzare la tua produttività, tenere traccia dei tuoi progetti e dei tuoi compiti e allo stesso tempo lavorare alla lunga lista di cose da fare pezzo per pezzo in modo da completare tutti i compiti in tempo.
Cos’è la tecnica del Pomodoro?
La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo che prevede di lavorare in modo focalizzato con pause frequenti e brevi.
Lo scopo è quello di aumentare la produttività e ridurre l’affaticamento mentale.
La tecnica del Pomodoro deve il suo nome all’imprenditore italiano Francesco Cirillo, che utilizzava un orologio da cucina a forma di pomodoro (Pomodoro significa pomodoro in italiano) per scandire gli intervalli di lavoro e le pause.
Come funziona la tecnica del Pomodoro?
Con il metodo del Pomodoro si divide il lavoro in sezioni da 25 minuti.
Seguono cinque minuti di pausa.
Dopo quattro sezioni, si fa una pausa più lunga di 15-30 minuti.
Una giornata lavorativa si svolge quindi in questo modo:
1. pianificare i compiti
Al mattino, pianifica i compiti che vuoi portare a termine, scrivili in una lista di cose da fare e assegnali a intervalli di 25 minuti.
A tal fine, suddividi le attività complesse in singoli passaggi.
I compiti più piccoli che richiedono meno di un intervallo possono essere raggruppati in modo da essere completati nello stesso intervallo.
Pianifica anche alcuni intervalli aggiuntivi per la giornata.
In questo modo non ti stresserai se i singoli compiti richiedono più tempo del previsto.
Se non hai bisogno di questi intervalli aggiuntivi, puoi usarli per attività facoltative.
2. eliminare le distrazioni
Per rimanere produttivo e concentrato durante gli intervalli, dovresti spegnere tutte le distrazioni prima dell’inizio della prima sessione di lavoro.
Metti il telefono in modalità aereo, chiudi i programmi di chat e chiudi la casella di posta elettronica.
Se possibile, dovresti anche chiedere al tuo team e al tuo responsabile di linea di non disturbarti durante l’intervallo.
Se comunque vieni interrotto durante una sessione di lavoro, informa l’altra persona che sei occupato.
Organizza una riunione da fissare subito, ad esempio dopo l’intervallo.
Questa comunicazione rispettosa ti permette di mantenere il flusso di lavoro e di soddisfare le esigenze degli altri dipendenti allo stesso tempo.
3. avviare il primo intervallo
Ora attiva un cronometro o un’app Pomodoro e concentrati sul primo compito per 25 minuti.
Per concentrarti al massimo, puoi anche indossare delle cuffie o, se hai un ufficio tuo, chiudere la porta dell’ufficio e apporre un cartello “Non disturbare”.
Ti vengono in mente altri compiti durante l’intervallo o hai un’idea su un argomento completamente diverso?
Allora scrivi tutto su un foglio di carta e mettilo da parte per affrontarlo in seguito. Spunta i compiti completati dopo l’intervallo.
4. cinque minuti di pausa
Questi 25 minuti sono seguiti da una pausa di cinque minuti durante la quale devi recuperare.
Queste pause sono intese come pause mentali.
È quindi importante che in questo lasso di tempo tu non svolga piccoli compiti o controlli le e-mail, ma che ti allontani dalla scrivania.
Quindi prenditi una tazza di tè o di caffè, sgranchisciti le gambe o fai uno spuntino.
Il nostro consiglio: un sufficiente esercizio fisico è importante per noi, migliora il nostro benessere, previene i dolori e aumenta la nostra capacità di concentrazione.
Soprattutto se sei prevalentemente seduto alla scrivania mentre svolgi i tuoi compiti, dovresti fare un po’ di movimento durante le tue pause.
Qualche esercizio di stretching, una camminata prolungata verso la toilette o qualche squat alla scrivania ti aiuteranno a ripartire dopo la pausa.
Inoltre, se guardi fuori dalla finestra verso il verde, i tuoi occhi si rilasseranno dopo il duro lavoro sullo schermo.
5. avviare l’intervallo successivo
Dopo la pausa, inizia l’intervallo successivo e concentrati nuovamente sui tuoi compiti.
Vedrai che in questo modo lavorerai in modo più produttivo e la tua lista di cose da fare si ridurrà costantemente.
Dopo qualche giorno di pratica, difficilmente ti distrarrai durante gli intervalli di lavoro e riuscirai a massimizzare il tempo a tua disposizione.
6. pausa più lunga dopo quattro intervalli
Poiché anche con la tecnica del Pomodoro la tua concentrazione finirà per calare, è consigliabile fare una pausa più lunga dopo quattro intervalli.
Concediti una pausa di 15-30 minuti prima di iniziare l’intervallo di lavoro successivo.
Con una giornata lavorativa di otto ore, si ottengono fino a 16 unità di Pomodoro al giorno.
Utilizzane quanti ne vuoi e adattali al tuo programma.
Più spesso utilizzerai la tecnica del Pomodoro, più imparerai a stimare il tempo necessario per le singole attività.
In questo modo potrai pianificare ancora meglio il completamento dei compiti.
Utilizzare la tecnica del Pomodoro in un team
Se lavori a progetti con diversi membri del team, puoi utilizzare la tecnica del Pomodoro per suddividere i compiti in blocchi di tempo.
In questo modo, al mattino si possono assegnare a ciascun membro del team i compiti della giornata, che vengono poi lavorati a intervalli.
Alla fine della giornata, lo stato delle attività può essere controllato in modo molto semplice, determinando quanti intervalli sono stati completati.
In questo modo il tuo team potrà lavorare al progetto in modo mirato e produttivo.
Puoi utilizzare la tecnica del Pomodoro anche per le riunioni del team, programmando solo 25 minuti.
In questo modo le riunioni vengono organizzate in modo efficiente.
Vantaggi della tecnica del Pomodoro
La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo molto diffuso per molti motivi.
- Migliora la produttività: poiché lavori in modo molto concentrato e senza distrazioni durante gli intervalli di 25 minuti, la tua produttività aumenta.
- Maggiore qualità del lavoro: poiché sei completamente concentrato su un singolo compito, il metodo del Pomodoro ti aiuta ad abbandonare l’abitudine al multitasking.
Inoltre, riducendo consapevolmente le distrazioni, puoi produrre un lavoro di qualità migliore in meno tempo. - Riduce la stanchezza mentale: gli studi dimostrano che i livelli di concentrazione calano drasticamente dopo 90 minuti di attività.
Tuttavia, i singoli intervalli della tecnica del Pomodoro sono molto più brevi e quindi aiutano a mantenere la concentrazione.
Le pause regolari permettono al tuo cervello di riposare e quindi di concentrarsi meglio in seguito e di non essere così esausto.
Questo significa anche meno errori sul lavoro. - Mantiene la motivazione: le pause regolari forniscono nuove energie e ti danno una spinta motivazionale.
Anche il fatto di poter spuntare i compiti completati dopo ogni intervallo ha un effetto motivante, in quanto puoi vedere quanto hai già raggiunto.
Questo ti dà anche una prospettiva diversa sul tempo trascorso: mentre normalmente vedi le ore che passano e la lista delle cose da fare sembra quasi non diminuire, la tua attenzione si sposta sui compiti che hai già completato in un breve intervallo di tempo. - Migliora la pianificazione (dei progetti): una volta che hai fatto un po’ di pratica con la tecnica del Pomodoro, puoi pianificare meglio i compiti e i progetti, in quanto puoi stimare meglio il tempo necessario per completare un’attività.
Questo ti permette di stabilire delle scadenze adeguate. - Contrastare la procrastinazione: La tecnica del Pomodoro può anche aiutarti a evitare di rimandare compiti spiacevoli, perché dividerli in brevi intervalli di tempo fa sembrare anche i compiti più grandi meno opprimenti.
In questo modo è molto più facile iniziare un’attività. - Migliora la comunicazione di squadra: se utilizzi la tecnica del Pomodoro in un team, tutti i membri conoscono i loro compiti individuali e rispettano gli orari di lavoro degli altri.
Ciò significa che sono necessari meno accordi di squadra e che puoi ridurre la durata delle riunioni.
Critiche e aggiustamenti
- Durata degli intervalli: un punto critico della tecnica del Pomodoro sono le unità fisse della durata di 25 minuti, in quanto alcune attività non possono essere adattate a tali intervalli, il che significa che il rispetto di un intervallo comporta un’interruzione del flusso di lavoro.
Se questo è il tuo caso, devi adattare i tempi alle tue esigenze.
È fondamentale che gli intervalli di lavoro non siano troppo lunghi, cioè che non superino mai i 90 minuti, e che tu faccia delle pause regolari. - Usalo quando ha senso:
In realtà, è difficile mantenere questo ritmo di lavoro per tutta la giornata, perché ci saranno sempre delle distrazioni e il flusso di lavoro sarà interrotto da riunioni, telefonate o richieste importanti.
Tuttavia, non è necessario lavorare tutto il giorno secondo la tecnica del Pomodoro.
Se hai ancora un’ora prima della prossima riunione, ad esempio, puoi inserire due intervalli in questo lasso di tempo ed essere molto produttivo prima della riunione.
Oppure usa la tecnica per compiti speciali e per motivarti. - Combinare con altri metodi:
Poiché la tecnica del Pomodoro è molto semplice da usare, può essere combinata bene con altri metodi.
Ad esempio, puoi stabilire le priorità dei tuoi compiti con il metodo Getting Things Done e poi lavorarli in base alle tue priorità con la tecnica del Pomodoro.
Conclusione
La tecnica del Pomodoro è facile da usare, ma può avere un impatto enorme.
Ti permette di portare a termine i compiti in modo rapido e puntuale, di aumentare la motivazione e la produttività e di ridurre allo stesso tempo l’affaticamento mentale.
La tecnica del Pomodoro non è quindi utile solo nella vita professionale.
Può essere utile anche nella vita privata, ad esempio quando devi fare la dichiarazione dei redditi o i tuoi figli devono scrivere un compito a casa.
Per sfruttare al meglio la tecnica del Pomodoro nella gestione quotidiana dei progetti, puoi combinare il metodo con il tuo software di gestione dei progetti: Crea delle liste di cose da fare o delle tavole Kanban per te e per il tuo team nel software e aggiungi delle scadenze.
Imposta i compiti in modo che possano essere completati in intervalli di 25 minuti o dividi i compiti più grandi in fasi più piccole.
In questo modo è più facile selezionare e dare priorità ai compiti da svolgere quotidianamente e si semplifica il coordinamento delle attività all’interno del team.
Allo stesso tempo, puoi controllare facilmente lo stato delle attività e gli intervalli completati nel software in qualsiasi momento.
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