ABC della gestione del progetto: O per OKR

Implementazione della strategia in un ambiente agile con OKR – Parte 2: Applicazione

Formulazione corretta degli obiettivi e dei risultati chiave

Per poter lavorare in modo mirato non è necessario definire troppi obiettivi; pertanto, di norma, vengono fissati un massimo di cinque obiettivi per business unit. È anche importante che sia possibile completare gli obiettivi selezionati entro un ciclo OKR, cioè entro circa tre mesi. Tuttavia, gli OKR dovrebbero essere formulati in modo ambizioso in modo che non debbano essere pienamente raggiunti. Un valore pari al 60 – 70% del raggiungimento dell’obiettivo è quindi considerato soddisfacente.

«Se ti fissi obiettivi folli e ambiziosi e li manchi, probabilmente hai comunque raggiunto qualcosa di straordinario.»

Ken Norton, ex direttore della gestione del prodotto di Google

Un obiettivo descrive uno stato futuro desiderato e dovrebbe avere un effetto motivante su tutti i partecipanti. Ad ogni obiettivo vengono assegnati da due a un massimo di cinque risultati chiave che rendono misurabile il grado di raggiungimento dell’obiettivo. I KR sono quindi cifre chiave quantitativamente misurabili e valutabili in modo definitivo. Pertanto, dovrebbero essere formulati SMART, ovvero specifici, misurabili, attraenti, pertinenti e tempestivi.

Utile per la formulazione è la formula OKR:

“Noi {Objective} misurato da {Set di KR}.”
(We will {Objective} measured in {Key Results})

Come funziona il ciclo OKR?

Nozioni di base

Il ciclo OKR è costituito da Pianificazione OKR, Perfezionamento OKR, OKR settimanale, Revisione OKR e Retrospettiva OKR. È importante notare che durante un ciclo in corso, le regole OKR esistenti non possono essere modificate e l’impegno del team non cambia durante questo periodo. La particolarità dell’OKR è che la definizione degli obiettivi e la revisione vengono effettuate in un periodo di tempo abbastanza breve di circa tre mesi e il personale è attivamente coinvolto. Non appena finisce un ciclo, inizia immediatamente quello successivo.

1. Pianificazione OKR – una volta all’inizio del ciclo ca. 4 ore:

All’inizio di un nuovo ciclo OKR, OKR Planning definisce gli obiettivi e i risultati chiave a tutti i livelli organizzativi per i prossimi mesi. Tuttavia, se necessario, è possibile scegliere anche periodi più brevi o più lunghi. In questa fase, gli OKR a livello di organizzazione vengono prima formulati e presentati al personale. La visione, la missione e gli obiettivi dell’azienda sono inclusi in questo processo. Quindi ogni singola squadra sviluppa i propri OKR. Tieni presente che le diverse squadre o dipartimenti di un’azienda dovrebbero condividere i loro OKR in modo trasparente, altrimenti potrebbero sorgere dipendenze, duplicazioni o conflitti imprevisti. In questo modo, circa il 40% degli obiettivi vengono stabiliti dal management dall’alto verso il basso e il 60% viene sviluppato dal basso verso l’alto a livello operativo. Di conseguenza, i dipendenti si identificano con gli obiettivi e sono intrinsecamente motivati.

2. Perfezionamento dell’OKR:

Il prossimo passo è mantenere e migliorare gli OKR. A questo scopo, di solito a metà ciclo si svolge un incontro di perfezionamento per verificare se tutti gli obiettivi e i risultati chiave sono comprensibili e ancora aggiornati.

3. OKR settimanale – ca. 15 minuti a settimana:

Inoltre, è previsto un incontro settimanale che serve per scambiare informazioni sullo stato attuale. In questo incontro, il personale può riferire brevemente sullo stato attuale, quali sono i prossimi passi, se ci sono problemi o se è necessario supporto.

4. Revisione OKR – una volta alla fine del ciclo ca. 4 ore:

Al termine di un ciclo OKR, i risultati vengono presentati nell’OKR Review e valutati rispetto agli obiettivi. I principali risultati mostrano in che misura gli obiettivi sono stati raggiunti. Inoltre, una OKR Review può essere utilizzata per riassumere ciò che è stato appreso durante il ciclo e quali conseguenze se ne dovrebbero trarre.

5. Retrospettiva OKR – una volta alla fine del ciclo ca. 2 ore:

La retrospettiva è importante per il miglioramento continuo e lo sviluppo di un’organizzazione poiché si riflette sul ciclo. Questo incontro non solo segna la fine di un ciclo, ma rivela anche gli ostacoli nella squadra che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi, nonché i fattori che promuovono il raggiungimento degli obiettivi. In questo modo viene scoperto il potenziale di miglioramento e il gruppo decide cosa dovrebbe essere cambiato nel ciclo successivo. La retrospettiva OKR funge quindi da base per le lezioni apprese. Successivamente, un nuovo ciclo inizia senza soluzione di continuità.

Applicazione nella gestione dei progetti

I progetti sono anche un modo per raggiungere gli obiettivi prefissati dall’azienda. Se la tua azienda utilizza gli OKR, possono essere utilizzati per garantire che i progetti implementati supportino la strategia aziendale, la missione e gli obiettivi. Tuttavia, OKR non solo può aiutare a selezionare i progetti giusti, ma può anche essere applicato nella stessa gestione del progetto. Può essere utilizzato per definire gli obiettivi del progetto, che vengono poi seguiti in un normale ciclo OKR. Ciò è particolarmente utile per i progetti agili. In progetti particolarmente complessi gli OKR forniscono anche un buon orientamento e aiutano quindi a mantenere una visione d’insieme dei sotto progetti e degli obiettivi.

Aree di applicazione

A causa dei cicli brevi, il metodo OKR può essere utilizzato bene nelle organizzazioni agili e in aziende di qualsiasi dimensione. Il metodo può essere utilizzato per l’intera organizzazione, così come per singoli team e dipartimenti e per prodotti, progetti o sviluppi specifici. OKR è adatto anche per essere utilizzato in diverse fasi del ciclo di vita di un’azienda. Pertanto, il metodo può aiutare sia nella fondazione che nello sviluppo e nella gestione di aziende già avviate.

Suggerimenti

• Durata del ciclo: la durata di un ciclo dipende principalmente dalla vostra azienda e dalle dinamiche dell’ambiente. Ad esempio, potrebbe avere senso implementare un ciclo di 12 mesi per il livello più alto, ovvero obiettivi di livello superiore e a lungo termine, con un ciclo di 3 mesi per tutti gli altri livelli aziendali. È importante che la durata del ciclo venga controllata ripetutamente nella retrospettiva OKR per vedere se è ragionevole e, se necessario, modificata. Un ciclo è troppo breve se gli obiettivi non possono essere raggiunti entro la fine del ciclo e troppo lungo se gli obiettivi non sono più rilevanti alla fine del ciclo o il focus è cambiato.
• Apertura: affinché OKR funzioni, i dipendenti e i manager dovrebbero essere aperti a questo metodo in modo da essere motivati a contribuire allo sviluppo degli obiettivi dell’azienda. In caso contrario, a causa dell’elevata trasparenza del metodo, potrebbe sorgere malcontento in azienda. Allo stesso tempo, è importante che il management sostenga il metodo e abbia fiducia nei dipendenti mentre stabiliscono i propri obiettivi.
• Nessuna valutazione: il fatto che tutti gli obiettivi siano resi pubblici non deve essere percepito come un controllo, poiché ciò potrebbe avere un effetto demotivante e comportare anche il pericolo di risultati manipolati o abbelliti. Pertanto, non è utile utilizzare gli obiettivi fissati anche per la valutazione del personale.
• Obiettivi ambiziosi: per essere veramente motivanti, gli OKR dovrebbero essere ambiziosi e fissati ad un livello elevato in modo da non dover essere pienamente raggiunti. Dovrebbero però essere comunque realizzabili, altrimenti avrebbero un effetto demotivante. Un livello compreso tra il 60 e il 70% del raggiungimento dell’obiettivo dovrebbe essere un’aspettativa realistica.

Conclusione

OKR offre alle aziende un grande potenziale. I cicli brevi e le revisioni periodiche consentono un elevato grado di trasparenza e flessibilità, in modo che sia possibile reagire rapidamente al cambiamento delle condizioni o delle esigenze. Con un po’ di pratica, il ciclo OKR diventa rapidamente routine e garantisce il raggiungimento degli obiettivi aziendali e la motivazione dei dipendenti.

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