Intelligenza sugli appalti

Come ottimizzare i tuoi acquisti grazie alla Business Intelligence

Che cos’è la Procurement Intelligence?

Gli acquirenti sono responsabili di fornire i prodotti giusti, con la giusta qualità al momento giusto. Per fare ciò è necessario analizzare i fabbisogni materiali e di merci ed effettuare valutazioni dei fornitori. Inoltre, i prezzi dei beni dovrebbero essere i più bassi possibile per contenere i costi.
In questo processo, l’ufficio acquisti si trova intrappolato tra due sedie: da un lato, la merce deve essere disponibile in azienda quando è necessaria per evitare ritardi nella produzione. Ciò significa che deve essere possibile coprire in qualsiasi momento la domanda in continua evoluzione. D’altro canto, non è opportuno acquistare troppe merci perché bloccano il magazzino e vincolano importanti capitali. Allo stesso tempo, è importante disporre di dati e previsioni di acquisto quanto più accurati possibile per le trattative sui prezzi con i fornitori. Tenere d’occhio tutto questo allo stesso tempo e trovare una soluzione ottimale è una grande sfida. Un controllo efficiente degli acquisti è quindi importante per il successo di un’azienda.
Procurement Intelligence, Purchasing Intelligence o Supply Chain Intelligence vi aiutano con l’analisi dei dati non solo per avere una visione d’insieme, ma anche per trovare soluzioni ottimali in qualsiasi momento. Procurement Intelligence ti supporta nel rendere più efficienti le tradizionali attività di acquisto, facilita l’analisi delle spese e le previsioni della domanda, oltre ad aiutarti nei rapporti con i fornitori e nelle negoziazioni sui prezzi. La Procurement Intelligence visualizza, analizza e monitora quindi tutti i dati, i processi e le figure chiave importanti nel procurement. Ciò offre loro una panoramica trasparente di prezzi, sviluppi e tendenze, strutture quantitative, volumi di acquisto, processi e fornitori.

La Procurement Intelligence aiuta in queste aree:

• Accesso ai dati: in molte aziende i dati vengono archiviati in diversi sistemi o ad esempio in fogli di calcolo Excel. Senza una visione olistica, tuttavia, è difficile eseguire analisi significative dei dati. Il software BI consente di combinare questi dati distribuiti in un unico posto e quindi di analizzarli. In questo modo avete una panoramica di tutte le informazioni importanti, come unità di conto, variazioni di prezzo, informazioni su fornitori e acquirenti, prezzi target o informazioni fiscali. Inoltre, è possibile creare report automatici e impostare indicatori di allarme precoce.
• Processi: con il software BI potete analizzare in dettaglio i vostri processi di acquisto e trovare potenziali di ottimizzazione. Allo stesso tempo, puoi accelerare processi e decisioni attraverso dati chiari e analisi rapide.
• Pianificazione dei costi, scostamenti target-effettivi, controllo delle spese: i dashboard BI ti aiutano a pianificare le tue spese e a tenerle sempre sotto controllo. In questo modo è possibile confrontare i costi pianificati con i costi effettivi e identificare le deviazioni. Una ripartizione dettagliata dei costi è possibile anche con un sistema BI.
• Gestione del rischio: l’analisi dei dati può anche aiutare a identificare i rischi e ad adottare misure per contrastarli. Questi possono essere, ad esempio, rischi di prezzo e di conformità o rischi geografici.
• Gestione dei contratti: le trattative contrattuali dovrebbero sempre basarsi su dati attendibili. Il software BI può aiutare fornendo tutti i dati necessari a colpo d’occhio, come previsioni della domanda, confronti di prezzi o rischi. Allo stesso tempo, il sistema consente di visualizzare e analizzare i dati contrattuali in un’unica piattaforma.
• Valutazioni dei fornitori: con un modello di punteggio è possibile valutare i fornitori e prendere in considerazione diversi aspetti come il rispetto delle date di consegna, la qualità delle merci, dei servizi e dei costi, nonché presentarli in modo visivamente accattivante. Ciò ti consente di confrontare diversi fornitori per trovare i fornitori ottimali per le tue esigenze. Consente inoltre di identificare opportunità e rischi di ciascun fornitore, in modo da poter affrontare tempestivamente i problemi emergenti e negoziare buoni termini.
• Gestione della domanda e inventario: un sistema di BI aiuta inoltre ad analizzare la domanda storica dei materiali per fare previsioni sulle tendenze future della domanda. In questo modo, puoi garantire che la giusta quantità di merci sia sempre disponibile per la produzione, mantenendo al contempo snello il tuo inventario. Inoltre, i picchi ricorrenti della domanda possono essere riconosciuti attraverso le analisi in modo da essere preparati ad affrontarli in futuro. Inoltre, i sistemi BI consentono di reagire in modo rapido e flessibile a picchi di domanda imprevisti, ad esempio con un sistema di allarme e di allarme preventivo. L’analisi della domanda vi aiuta anche nelle trattative sui prezzi e sui contratti con i vostri fornitori, in modo che possiate sfruttare le opportunità di risparmio.
• Distribuzione: una soluzione BI può anche aiutarti a tenere traccia del movimento delle merci all’interno della tua azienda o dai fornitori. Non si tratta solo di spostare le merci da un luogo all’altro, ma anche di dettagli come l’imballaggio adeguato, la quantità, lo stoccaggio e la logistica. Il monitoraggio in tempo reale tramite un sistema BI ti aiuta a tenere traccia dello stato in ogni momento. Allo stesso tempo, la BI ti aiuta a ridurre i costi di consegna, come le spese per il carburante, e a identificare potenziali rischi.

Vantaggi della BI negli acquisti

• I processi di acquisto possono essere analizzati e quindi resi più efficienti e trasparenti
• Vengono scoperti potenziali risparmi, ad es. nei costi di processo e di approvvigionamento
• Pianificazione precisa della domanda con previsioni della domanda
• I picchi critici della domanda possono essere identificati rapidamente
• Rapporti automatici
• Selezione dei fornitori ottimali
• Supporto durante le trattative contrattuali o sui prezzi

Conclusione

Le aziende moderne possono ottimizzare i propri acquisti in diversi settori con un sistema BI. Non solo possono negoziare condizioni migliori con i fornitori, ma possono anche migliorare i processi, prevedere le richieste e sfruttare potenziali risparmi.

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