Il futuro del controllo di progetto con la business intelligence

Come controllare, rivoluzionare e ottimizzare i progetti con i dati

Che cosa controlla il progetto?

Il controllo del progetto è una parte essenziale della gestione del progetto e si riferisce al monitoraggio, al controllo e all’analisi sistematici di tutti gli aspetti di un progetto. Implica la pianificazione, il monitoraggio e il controllo delle risorse, del budget, della pianificazione e della qualità per garantire che un progetto raggiunga i suoi obiettivi. L’obiettivo principale del controllo di progetto è garantire che un progetto venga completato con successo rispettando il budget, i tempi e la qualità richiesti specificati.
Il controllo dei progetti si è evoluto in modo significativo nel tempo, in particolare attraverso l’integrazione di tecnologie avanzate e analisi dei dati. In passato l’attenzione era rivolta soprattutto al puro controllo dei costi e al rispetto dei tempi. Tuttavia, i giorni in cui un project manager poteva semplicemente supervisionare tutte le attività di un progetto, comprendere le dipendenze e controllare i progetti sono ormai finiti. Invece, i progetti oggi sono spesso molto complessi, rapidi e unici. Coinvolgono un gran numero di partecipanti e richiedono anche una realizzazione in tempi ristretti. Per rimanere ben informati e pronti ad agire, i project manager e le parti interessate necessitano di dati accurati su tutte le aree del progetto. Questo è il motivo per cui oggi il controllo di progetto è molto più completo e comprende varie dimensioni, come la gestione del rischio, la comunicazione con le parti interessate o il miglioramento continuo dei processi.
Con l’avvento delle tecnologie digitali, è cambiato anche il modo in cui i dati di progetto vengono raccolti e analizzati. Invece di semplici fogli di calcolo Excel, le aziende ora utilizzano soluzioni software avanzate per raccogliere dati in tempo reale, monitorare indicatori di performance e prendere decisioni basate su analisi approfondite.

Perché il controllo del progetto è importante?

• Mappatura dello stato e dell’avanzamento del progetto: il controllo del progetto può essere utilizzato per mappare lo stato attuale e l’avanzamento dei progetti in qualsiasi momento.
• Utilizzo efficiente delle risorse: il controllo del progetto aiuta anche a utilizzare risorse come tempo, denaro e personale in modo efficiente al fine di evitare sprechi e massimizzare la redditività.
• Individuazione tempestiva di problemi e deviazioni: un monitoraggio regolare consente di riconoscere tempestivamente i problemi e le loro cause, consentendo di ricavare e adottare contromisure in tempo utile per riportare il progetto sulla carreggiata.
• Garanzia di qualità: il controllo del progetto aiuta a garantire che la qualità del lavoro sia mantenuta a un livello elevato monitorando standard e linee guida e garantendo la conformità.
• Soddisfazione delle parti interessate: rendendo trasparente l’avanzamento del progetto, le parti interessate possono essere tenute informate. Ciò porta fiducia e soddisfazione.
• Base per le decisioni: un controllo di progetto ben implementato fornisce la base di dati necessaria per decisioni strategiche valide, sia per l’ampliamento dei progetti, l’allocazione delle risorse o la selezione di nuovi progetti.

Nel complesso, il controllo del progetto svolge un ruolo cruciale nel garantire che i progetti vengano completati con successo e raggiungano gli obiettivi desiderati. Consente alle aziende di reagire in modo flessibile alle sfide tenendo d’occhio i propri obiettivi strategici a lungo termine.

Le cifre chiave più importanti per il controllo del progetto

Nel controllo di progetto ci sono diverse figure chiave che aiutano le aziende a monitorare lo stato di avanzamento dei loro progetti e a prendere decisioni informate. Ecco i più importanti:

• Varianza dei costi (CV): la varianza del budget definisce il budget pianificato rispetto al budget già speso e quindi aiuta a riconoscere se è probabile che il budget venga raggiunto o superato.
• Variazione della pianificazione (SV): la durata totale prevista aiuta a monitorare la pianificazione del progetto. Se si confronta la durata totale prevista con la durata totale pianificata, è possibile vedere se il programma del progetto può essere rispettato. La durata totale stimata viene calcolata aggiungendo la durata rimanente stimata alla durata effettiva corrente. La deviazione temporale è la differenza tra la durata pianificata e la durata effettiva. Mostra se il progetto può essere probabilmente realizzato entro i tempi previsti.
• Lavoro rimanente: l’avanzamento del lavoro è spesso espresso in percentuale e indica quanto lavoro è stato realizzato in un determinato momento rispetto al lavoro pianificato. Il work backlog, invece, descrive il lavoro rimanente necessario per completare il progetto e aiuta a stimare il carico di lavoro futuro.
• Utilizzo delle risorse: questo dato chiave fornisce informazioni su quanto sono utilizzate le singole risorse richieste nel progetto. Questi possono essere ad esempio dipendenti o macchine. L’utilizzo delle risorse può essere determinato sia per le singole risorse che per tutte le risorse. L’orario di lavoro delle risorse sul progetto è stabilito in base alla loro capacità. Questo indicatore mostra quindi quanto efficientemente vengono utilizzate le risorse disponibili e se sono sovraccariche o hanno ancora capacità libera.
• Soddisfazione degli stakeholder: anche la valutazione degli stakeholder sull’avanzamento del progetto, sulla comunicazione e sulle prestazioni è un parametro importante. Un elevato livello di soddisfazione è importante per il successo a lungo termine del progetto.
• Metriche di qualità: si tratta di metriche che valutano la qualità dei prodotti o servizi creati nel progetto. Tali parametri possono essere determinati, ad esempio, attraverso valutazioni dei clienti, tassi di errore o altri standard di qualità.

Come la business intelligence aiuta nel controllo dei progetti

La Business Intelligence (BI) svolge un ruolo cruciale nel moderno controllo dei progetti poiché aiuta le organizzazioni a trasformare i dati in informazioni preziose e a prendere decisioni informate. Ecco alcuni motivi per cui è importante l’uso della BI nel controllo di progetto:

1. Consolidamento dei dati:

Gli strumenti di BI consentono l’integrazione di dati provenienti da diverse fonti come software di gestione dei progetti, sistemi finanziari e strumenti di comunicazione del team. Ciò riunisce tutti i dati rilevanti in un unico posto, consentendo un’analisi completa.

2. Analisi in tempo reale:

La BI fornisce funzionalità di analisi in tempo reale che consentono di riconoscere immediatamente lo stato attuale di un progetto. Ciò è fondamentale per prendere decisioni rapide e basate sui dati, soprattutto in ambienti aziendali in rapido cambiamento.

3. Visualizzazione dei dati:

Gli strumenti di BI possono convertire i dati in grafici, diagrammi e dashboard comprensibili. Queste rappresentazioni visive aiutano i project manager e le altre parti interessate a cogliere e comprendere informazioni complesse a colpo d’occhio.

4. Monitoraggio delle prestazioni:

Inoltre, la BI consente il monitoraggio dettagliato degli indicatori chiave di prestazione (come scostamenti di budget, pianificazioni e utilizzo delle risorse). I project manager possono riconoscere le tendenze e intervenire in tempo utile per mantenere il progetto sulla buona strada.

5. Analisi predittiva:

Utilizzando tecniche di analisi avanzate come l’apprendimento automatico, gli strumenti di BI possono anche prevedere gli sviluppi futuri. Ciò è particolarmente utile per identificare potenziali problemi prima che si verifichino.

6. Gestione efficiente delle risorse:

La BI consente un’analisi accurata dell’utilizzo delle risorse. Le aziende possono così garantire che i propri dipendenti siano impiegati in modo ottimale e che le risorse non vengano sprecate.

7. Comunicazione migliorata:

Visualizzazioni e report chiari consentono di presentare informazioni di progetto complesse in un modo facile da comprendere. Ciò migliora la comunicazione tra i membri del team e le parti interessate.

8. Gestione del rischio:

Gli strumenti di BI possono anche aiutare a identificare e valutare i rischi. Analizzando i dati storici, le aziende possono prevedere meglio quali rischi potrebbero verificarsi nei progetti futuri e intraprendere le azioni appropriate.

9. Attenzione al cliente:

Analizzando il feedback e il comportamento dei clienti, le aziende possono allineare i propri progetti e prodotti in modo più efficiente alle esigenze dei propri clienti, il che può portare a una maggiore soddisfazione del cliente.

L’utilizzo della business intelligence nel controllo di progetto consente quindi un processo decisionale basato sui dati, che porta a progetti più efficienti, a un migliore utilizzo delle risorse e, in definitiva, a una percentuale di successo del progetto più elevata. Utilizzando le ampie informazioni fornite dagli strumenti BI, le aziende possono ottenere un vantaggio competitivo e gestire i propri progetti in modo ottimale.

Esempi di dashboards

1. Controllo generale del progetto

Puoi ottenere una rapida panoramica di un progetto in corso con una dashboard generale, che ti fornisce tutte le informazioni importanti a colpo d’occhio in modo da poter tenere facilmente traccia dello stato del tuo progetto. Che si tratti di budget, costi o tappe fondamentali, puoi vedere le cifre chiave più importanti per il tuo progetto in tempo reale.

2. Panoramica del portafoglio

Una panoramica del tuo portafoglio progetti ti aiuta a controllare a colpo d’occhio lo stato dei vari progetti. I diversi grafici mostrano a colpo d’occhio lo stato attuale del budget, della pianificazione o dei rischi dei vostri progetti.

3. Gestione delle risorse

Puoi anche tenere traccia dell’utilizzo, della capacità e della domanda delle risorse in una dashboard di facile comprensione. Ciò ti consente di intervenire in caso di difficoltà, indipendentemente dal fatto che tu voglia visualizzare singole risorse o interi progetti.

4. Panoramica delle attività

Ha anche senso tenere d’occhio i compiti di un progetto. Una dashboard come questa ti aiuta a comprendere lo stato delle attività di un progetto, se vengono completate in tempo, se la qualità è giusta o quanto sono grandi i rischi a cui sono soggette.

5. Finanze e redditività

È essenziale anche una panoramica delle finanze del vostro progetto o portafoglio di progetti. Ciò ti consente di tenere traccia dei costi, delle entrate e del profitto atteso dei tuoi progetti.

9. Gestione del rischio

Puoi anche ottenere facilmente una panoramica dei rischi di un progetto in una dashboard BI. L’analisi grafica mostra una matrice di rischio e mostra i singoli rischi e le relative contromisure

Sfide e soluzioni

1. Sicurezza e protezione dei dati:

Una delle preoccupazioni principali quando si implementa la business intelligence nel controllo di progetto è la sicurezza dei dati sensibili. Le aziende devono garantire che i propri dati siano protetti da accessi non autorizzati e che tutte le norme sulla protezione dei dati siano rispettate.
Soluzione: l’utilizzo di connessioni sicure e crittografate e l’implementazione di controlli di accesso e meccanismi di autorizzazione all’interno della piattaforma BI possono contribuire a mantenere i dati sicuri. Fondamentale è anche la formazione regolare dei dipendenti su come gestire i dati sensibili.

2. Integrazione degli strumenti di BI nei sistemi esistenti:

Le infrastrutture IT esistenti possono essere complesse e la perfetta integrazione degli strumenti BI in questi sistemi può rappresentare una sfida. È necessario armonizzare formati e fonti di dati diversi.
Soluzione: scegliere strumenti di BI che offrano API e interfacce per l’integrazione con sistemi diversi è fondamentale. In questi casi, è importante sviluppare un piano di integrazione ben progettato e, se necessario, avvalersi del supporto di esperti. L’integrazione è particolarmente semplice se il software di gestione del progetto ha già integrato un sistema BI, come nel caso di myPARM. Ciò significa che è necessario collegare un solo sistema all’infrastruttura esistente.

3. Qualità e coerenza dei dati:

Dati imprecisi possono portare ad analisi e decisioni errate. Soprattutto nei progetti in cui vengono riuniti dati provenienti da fonti diverse, la qualità dei dati è fondamentale.
Soluzione: stabilire standard di qualità dei dati per garantire che i dati vengano ripuliti e armonizzati prima di essere utilizzati negli strumenti di BI. Gli strumenti automatizzati di convalida dei dati possono aiutare a identificare e correggere dati incoerenti, duplicati o errati.

4. Cambiamento culturale e formazione:

L’introduzione della business intelligence spesso richiede un cambiamento culturale nell’organizzazione. I dipendenti devono abbandonare le modalità di lavoro tradizionali e familiarizzare con le nuove tecnologie e processi lavorativi.
Soluzione: offrire programmi di formazione e workshop ai dipendenti per migliorare le proprie competenze nell’utilizzo degli strumenti BI. È importante promuovere una cultura di supporto che riconosca l’uso dell’analisi dei dati e della business intelligence come strumento prezioso per il lavoro quotidiano.

5. Scalabilità e prestazioni:

Con l’aumento della quantità di dati e del numero di utenti, possono sorgere problemi di prestazioni, soprattutto se la piattaforma BI non è sufficientemente scalabile.
Soluzione: le organizzazioni dovrebbero scegliere soluzioni BI scalabili e in grado di gestire la crescita dei volumi di dati e utenti. Anche i test e l’ottimizzazione regolari delle prestazioni sono importanti per garantire che la piattaforma funzioni senza intoppi, anche quando le richieste aumentano.

Conclusione

La fusione tra controllo di progetto e-business intelligence segna una pietra miliare nel modo in cui le aziende pianificano, monitorano e gestiscono i progetti. Attraverso l’uso intelligente dei dati, non solo i progetti vengono eseguiti in modo più efficiente, ma vengono anche prese decisioni informate sulla base di analisi precise. Questo approccio basato sui dati consente alle aziende di essere più agili, gestire meglio i rischi e allo stesso tempo aumentare la qualità dei loro progetti.

Per saperne di più sul software di gestione dei progetti e del portafoglio myPARM:

Per saperne di più sul software di Business Intelligence myPARM BI^act:

Volete conoscere myPARM in una demo? Allora fissate subito un appuntamento con noi!