Come scegliere il giusto software di gestione dei progetti

Una guida per aiutarti a trovare il software giusto

Hai deciso di introdurre un nuovo software di gestione dei progetti, ad esempio perché la gestione dei progetti in Excel è troppo inefficiente per te? Allora troverai qui una breve guida per aiutarti a selezionare il giusto software di gestione dei progetti.

In 7 Schritten zum Erfolg mit der passenden Software

1. Ist-Zustand analysieren & Anforderungen definieren

Als Grundlage für alles Weitere sollten Sie sich die Zeit nehmen, den Ist-Zustand Ihres Projektmanagements zu analysieren.

• Wie werden aktuell Projekte geplant und gesteuert?
• Welche Abläufe müssen eingehalten werden, welche könnten verbessert werden?
• Wo kann oder sollte eine neue Software unterstützen?
• Wo gibt es Schwierigkeiten? Was läuft aktuell bereits optimal?

Sprechen Sie hierfür auch mit den Mitgliedern Ihres Teams, da diese häufig noch andere Gesichtspunkte beisteuern können. Laden Sie sie ein, derzeitige Probleme im Projektmanagement zu beschreiben, Anwendungsfälle zu schildern und Verbesserungsbedarf zu benennen. Fragen Sie, wie die Herangehensweise an ein Projekt ist und auf welche Funktionen nicht verzichtet werden kann. Auf diese Weise können Sie einen Katalog an Funktionen und Anforderungen zusammenstellen. Damit dieser Katalog nicht zu umfangreich wird, sollten Sie sich im Weiteren darauf konzentrieren, welche Anforderungen wirklich gebraucht werden und diese priorisieren. So entsteht eine Liste, mit der Sie im Folgenden die verschiedenen Software-Lösungen abgleichen können.

 2. Technische Voraussetzungen klären

Natürlich spielt auch die bereits vorhandene technische Infrastruktur eine wichtige Rolle bei der Auswahl Ihrer passenden Projektmanagement-Softwarelösung. Klären Sie am besten bereits vor der Suche ab, ob die Software auf Ihrer eigenen Hardware installiert werden sollte (on-premise), oder ob eine Nutzung in der Cloud möglich ist. Ausserdem sollten Sie überlegen, welche Schnittstellen zu bereits vorhandener Software notwendig sind. Soll die Projektmanagement-Software beispielsweise Daten aus Excel oder aus Ihrem ERP-System verwenden oder projektspezifische Daten an andere Systeme übertragen, sollten Sie das bereits im Vorhinein wissen.
Auch die Kapazitäten Ihrer IT-Abteilung sind hierbei ein wichtiger Faktor – kann Ihre IT notwendige Anpassungen der Software selbst vornehmen und hat die Kapazität, um sich um die Administration der Software zu kümmern? Oder wäre es besser, wenn der Software-Hersteller das übernimmt und Sie die Software nach dem Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) mieten?

3. Produktrecherche

Nun können Sie mit Ihrem Anforderungskatalog und den technischen Voraussetzungen geeignete Lösungen suchen. Hierbei können Ihnen auch Vergleichsportale und Studien helfen. Zum Beispiel können Sie auf projektmagazin.de oder der Barc-Studie Software vergleichen und nach den Kriterien filtern, die Ihnen besonders wichtig sind. Wenn Ihr Projektmanagementteam nach einer speziellen Methodologie oder Standards, wie beispielsweise PRINCE2, arbeitet, können Sie auch gezielt nach einer Software suchen, die das unterstützt. Fündig werden Sie dann beispielsweise bei SERVIEW.

 4. Software testen

Sobald Sie einige geeignete Lösungen gefunden haben, die zu Ihrem individuellen Anforderungsprofil passen, können Sie erste Präsentationstermine mit den Herstellern abhalten, um offene Fragen zu stellen, und die möglichen Lösungen anhand von Testprojekten auf die Probe stellen. Tests unter den tatsächlichen Arbeitsbedingungen sind wichtig, da Sie nur auf diese Weise herausfinden können, ob Ihre Teammitglieder mit der Software gut zurechtkommen.
Besonders hilfreich sind hierbei Pilotprojekte: Die Projektmanagement-Software kann dabei mittels Konfiguration an Ihre individuellen Bedürfnisse hinsichtlich Prozessen, Bezeichnungen, Eingabemasken und sonstigen Darstellungen angepasst werden, sodass Sie die Akzeptanz aller Anwender für den Einsatz der neuen Software deutlich erhöhen. Durch den Import von bestehenden Daten oder die Abbildung von einigen konkreten Projekten, kann die Software nach einer ersten Kurzeinweisung unter realistischen Bedingungen getestet werden. Nehmen Sie sich für diese Phase auf jeden Fall ausreichend Zeit (ca. zwei bis drei Monate) und lassen Sie spätere Key User der Software an dem Test teilnehmen, um bereits jetzt ausreichend Informationen über die spätere Anwenderakzeptanz zu sammeln und sicher zu gehen, dass die favorisierte Softwarelösung auch Nutzerfreundlich ist. Eventuell stellen Sie in dieser Phase auch fest, dass keine der Optionen für Ihre Anforderungen geeignet ist oder, dass Sie den falschen Anforderungen die höchste Priorität eingeräumt haben. In diesen Fällen sollten Sie Ihren Anforderungskatalog nochmals überarbeiten und erneut eine Produktrecherche starten.

5. Implementierungsaufwand und Kosten abschätzen

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie noch die Kosten abschätzen, die Ihnen bei der jeweiligen Option entstehen. Hierzu können Sie ein konkretes Angebot beim Hersteller einholen. Zudem sollten Sie klären, wie schnell die jeweilige Software in Ihrem Team eingeführt werden könnte, also ab wann das gesamte Team damit produktiv arbeiten kann. Dazu zählt nicht nur die Zeit, die der Hersteller oder Ihre IT-Abteilung braucht, um die Software anzupassen und beispielsweise Schnittstellen bereit zu stellen, sondern auch die Zeit, die für Schulungen Ihrer Mitarbeitenden benötigt wird. Häufig kann Ihnen bei einer ersten Abschätzung auch der Hersteller mit seiner Erfahrung helfen oder kann Ihnen sogar eine Garantie für die Kosten und die Implementierungszeit geben.

6. Auswahl

Gleichen Sie nun die verschiedenen Optionen miteinander ab und entscheiden Sie sich für eine Lösung. Auch in diesem Schritt sollten Sie alle zentralen Personen einbeziehen, um eine möglichst optimale Entscheidung zu treffen und die Akzeptanz der neuen Software schon im Vorfeld zu erhöhen.

7. Implementierung

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, gilt es, die Software zu implementieren. Damit die Einführung nicht scheitert, sollten Sie sich nun darauf konzentrieren, die Akzeptanz der Anwender zu stärken. Haben Sie bereits im Vorfeld die wichtigsten Anwender mit in Ihre Entscheidung einbezogen, haben Sie hier schon viel richtig gemacht. Zeigen Sie dennoch allen Anwendern deutlich, wie die neue Software ihren Arbeitsalltag erleichtert und worin ihre Vorteile liegen. Hierzu kann es sinnvoll sein, Key User festzulegen, die besonders intensiv im Umgang mit der Software geschult werden. Diese Key User können im Anschluss alle anderen Anwender unterstützen und motivieren.

Die Projektmanagement-Software myPARM

Jede Abteilung eines Unternehmens hat eigene Anforderungen. Häufig entstehen so innerhalb eines Unternehmens Insellösungen, die in einer Abteilung genutzt werden, in anderen Abteilungen aber keinen Sinn ergeben. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, als neue Software eine Gesamtlösung zu wählen oder die neue Lösung in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. myPARM ist eine solche Gesamtlösung, die nicht nur verschiedene Module im Bereich Projektmanagement bietet, die Sie ganz nach Ihrem individuellen Bedarf kombinieren können. Mit ihren zahlreichen Schnittstellen kann die Software auch flexibel in Ihre bestehenden Systeme integriert werden. Zudem beinhaltet myPARM zahlreiche unterstützende Funktionen, wie beispielsweise Dokumentenmanagement, Risiko- und Chancenmanagement oder Personalisierung.
Brauchen Sie zunächst nur eine weniger umfangreiche Lösung, können Sie einzelne Module der Software nutzen und andere ausgeblendet lassen. Durch die grosse Flexibilität von myPARM kann die Software dann mit Ihren Bedürfnissen wachsen. Wenn Sie möchten, können Sie zusätzlich zu den Projektmanagement-Funktionen sogar Führungssoftware oder das neue BI-Modul nutzen.  

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