Ecco come la Business Intelligence ti aiuta con la tua strategia aziendale

Allineare l’attenzione di tutti i dipendenti con cifre chiave chiare

Usa la BI per sviluppare la tua strategia

Se vuoi rafforzare i tuoi vantaggi competitivi con la tua strategia, dovresti prima identificarli. Mentre molte aziende si affidano all’istinto, puoi anche usare i fatti per identificare i tuoi punti di forza. Se combini i risultati delle ricerche di mercato con i dati storici, ad esempio, puoi scoprire le tendenze e identificare le opportunità. Questo può aiutarti a trovare idee per un nuovo prodotto, ad esempio, o riconoscere che dovresti concentrarti su un mercato specifico. È quindi possibile impostare la propria strategia aziendale di conseguenza.

Traduci la strategia in obiettivi misurabili

Una volta che hai messo in atto una strategia, la sfida successiva è selezionare le metriche giuste per misurarne i progressi e suddividerle in singoli dipartimenti o singoli dipendenti. L’identificazione delle metriche giuste determinerà cosa analizzerà il tuo sistema di business intelligence e cosa mostrerà nelle dashboards. In questo modo, ogni dipendente dovrebbe essere in grado di vedere come può contribuire al raggiungimento degli obiettivi definiti. Pertanto, è necessario definire i valori target dei propri indicatori chiave di misurazione. Questo valore obiettivo dovrebbe essere stimolante, ma allo stesso tempo realizzabile, in modo che i tuoi dipendenti non siano demotivati da obiettivi irrealistici o troppo bassi. Per impostare un valore appropriato, è possibile utilizzare l’analisi dei dati storici e le previsioni dei dati dagli strumenti di business intelligence.

Come trovare le cifre chiave giuste

Ci sono cifre assolute, come il profitto, il fatturato o lo scarto, o relative che mettono in relazione due valori tra loro, come la produttività, dove metti il risultato di un processo in relazione allo sforzo che ci metti. Inoltre, ci sono anche indicatori qualitativi che vengono spesso utilizzati in relazione ai temi della sostenibilità. Tuttavia, non tutti i possibili indicatori hanno senso e sono utili per la tua strategia. KPI (Key Performance Indicator) è il termine usato per descrivere le principali figure chiave che monitori. È vero che puoi considerare tutte le figure che determini in relazione alla tua azienda come una figura chiave. Idealmente, tuttavia, pochi KPI selezionati sono sufficienti per mostrare a colpo d’occhio l’intero processo aziendale.
Questi da cinque a dieci KPI sono determinati in base alla strategia aziendale. Qui, i seguenti punti sono importanti:

• L’indicatore è valutabile, cioè si possono definire valori buoni o scarsi?
• L’indicatore corrisponde alla strategia aziendale? Puoi determinare se una figura chiave ha senso per te rispondendo ad alcune domande:
  • Quale risultato si desidera?
  • Perché è importante nel contesto della strategia aziendale?
  • Come vengono misurati i progressi?
  • Come può essere influenzato il risultato?
  • Chi ne è responsabile?
  • Come si determina se l’obiettivo è stato raggiunto e come vengono monitorati i progressi?
    Esempio di fatturato: un aumento del fatturato da solo non dice nulla sull’effettivo successo aziendale. Può darsi che il fatturato aumenti, ma allo stesso tempo i costi aumentano così tanto che il profitto è negativo. Pertanto, se si deve misurare il successo aziendale, ha più senso mettere in relazione tra loro fatturato e costi per determinare il profitto (fatturato – costi = profitto). Al contrario, un aumento del profitto non significa necessariamente che sia aumentato anche il fatturato, in quanto potrebbe semplicemente essere diminuito il costo. Quindi, se la tua strategia aziendale è orientata alla crescita del mercato, il profitto non è una metrica utile.
• I dati richiesti per questo sono puliti? Se i KPI vengono calcolati da dati incompleti o errati, anche il risultato sarà errato.
• I KPI sono chiaramente comprensibili? Chiunque utilizzi i KPI dovrebbe capire esattamente come vengono calcolati e cosa significano. Ciò evita ambiguità e spazio per l’interpretazione.
• Come si può influenzare una figura chiave? Affinché ogni dipendente sappia come può contribuire al successo dell’azienda, non solo dovrebbe conoscere le figure chiave, ma anche capire cosa può fare per influenzarlo positivamente.
• Cosa si fa quando i valori non si sviluppano come desiderato?

Una Balanced Scorecard (BSC) rende visibili i tuoi obiettivi strategici e le cifre chiave in modo semplice. Questo ti aiuta a implementare la tua strategia aziendale e a controllare lo stato di implementazione attuale in qualsiasi momento.

Esempi di indicatori chiave di prestazione

Per ogni area di business, ci sono innumerevoli KPI che puoi monitorare che rappresentano il perseguimento della tua strategia aziendale in modi diversi. Ecco una panoramica di alcuni dei KPI più importanti in diverse aree di business:

1. Principali cifre finanziarie
Uno sguardo al flusso di cassa, allo stato patrimoniale e al conto economico ti mostrerà se la tua attività è finanziariamente solida. La tua liquidità indica se puoi soddisfare le esigenze della tua azienda con la liquidità che hai e quindi ti aiuta a determinare se puoi finanziare la crescita aziendale pianificata, ad esempio. Ad esempio, se metti in relazione il tuo fatturato con il tuo profitto, puoi utilizzare il ritorno sulle vendite per verificare se la tua attività sta crescendo come previsto.

2. Cifre chiave del marketing
Gli indicatori di marketing ti dicono se le tue campagne di marketing stanno ottenendo il successo desiderato. Questi includono, ad esempio, il tasso di conversione, che mostra quanto bene una campagna di marketing viene accolta dal gruppo target. I costi di acquisizione del cliente, invece, mostrano il rapporto tra il budget di marketing speso per un nuovo cliente e le entrate generate da esso.

3. Indicatori di vendita
Il rapporto di vendita indica quanti soldi investi nelle vendite e quanto è alto il fatturato generato in confronto. Il tasso di cancellazione mostra quanti ordini sono stati annullati, mentre il tasso di chiusura mostra quanti ordini hanno seguito le offerte create. Puoi anche misurare metriche come il tasso di reclami, che mostra quanto sono soddisfatti i tuoi clienti con i tuoi prodotti.

4. Cifre chiave della gestione del progetto
Se i tuoi progetti vengono completati in tempo e nel rispetto del budget, queste sono già indicazioni importanti che la tua gestione del progetto sta funzionando molto bene. Ma se vuoi vedere se le prestazioni della gestione del progetto sono migliorate e in che modo i progetti hanno contribuito alla realizzazione della tua strategia aziendale, hai bisogno di altre figure chiave. La produttività, ad esempio, mostra l’efficacia delle risorse a tua disposizione. Il ritorno sull’investimento (ROI), invece, ti dice quanto ha ripagato un progetto per la tua azienda, perché ti permette di sapere quanto profitto ti ha portato il tuo investimento nel progetto.

5. Cifre chiave della produzione
Oltre a cifre chiave facilmente verificabili come volume di produzione, perdite di produzione, costi di produzione o persino tempo di produzione, è possibile calcolare, ad esempio, anche l’efficienza dell’impianto, che mette in relazione tra loro i fattori di disponibilità, prestazioni e qualità dell’impianto. Cifre chiave come il tasso di restituzione ti danno un’idea della qualità della tua produzione. Inoltre, è possibile, ad esempio, visualizzare una panoramica dei costi unitari nel tempo.

6. Figure chiave nelle risorse umane
Queste cifre chiave forniscono informazioni su come i tuoi dipendenti contribuiscono alla salute della tua azienda, se sei in grado di mantenere buoni dipendenti, quanto è attraente la tua azienda come datore di lavoro e quanto sono soddisfatti i tuoi dipendenti. Le prestazioni e la produttività del tuo team delle risorse umane possono anche essere analizzate in modo da sapere quali processi e strategie stanno funzionando. Il costo per assunzione, ad esempio, è una semplice misura di quanto hai speso per reclutare e assumere un nuovo dipendente. Mettere il tuo profitto in relazione al numero di dipendenti ti dà l’utile netto per dipendente. Questo valore ti dà un’idea di quanto siano efficienti e produttivi i tuoi dipendenti. Puoi migliorare questo valore investendo in nuove tecnologie che facilitano il lavoro o formando i dipendenti, ad esempio in metodi di gestione del tempo come la Tecnica del Pomodoro, in modo che funzionino meglio.

Monitora l’andamento delle figure chiave con la BI

Dopo aver impostato le metriche e gli obiettivi corretti, suddividili in singoli dipartimenti o dipendenti. Pensa attentamente a come un dipartimento può contribuire al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Se il tuo obiettivo è massimizzare i profitti, ad esempio, il reparto di produzione può contribuire aumentando la produttività o riprogettando i processi di produzione per ridurre i costi di produzione. Gli acquisti, invece, potrebbero contribuire all’obiettivo trovando fornitori più economici per le materie prime e quindi aumentare i profitti, mentre le vendite potrebbero aumentare il rapporto di chiusura. Anche in questo caso la business intelligence può fornirvi importanti indizi sulle cifre chiave giuste, poiché con il loro aiuto potete vedere rapidamente dove c’è ancora spazio per migliorare.
Per monitorare costantemente l’avanzamento del raggiungimento e quindi verificare fino a che punto la tua azienda è progredita nell’attuazione della strategia, i report e i cruscotti adattati ai rispettivi obiettivi aiutano. In questo modo, dai a ciascun dipartimento la possibilità di verificare in qualsiasi momento i propri progressi individuali. Il software BI con dashboard personalizzabili in modo flessibile può aiutarti, mostrando chiaramente a ogni dipartimento, manager e dipendente esattamente le analisi rilevanti e presentando visivamente i KPI, ad esempio, rispetto al loro sviluppo nel tempo

Conclusione

Per garantire che tutti i dipendenti della tua azienda lavorino insieme, è importante una buona strategia aziendale. Con i giusti KPI suddivisi individualmente, supporti il raggiungimento degli obiettivi e puoi controllare i progressi in dashboard personalizzati del tuo strumento BI.
Quindi un buon software di BI non solo ti aiuta a impostare la giusta strategia aziendale e a tradurla in obiettivi misurabili, ma riunisce anche tutti i dati importanti in modo da poter sempre tenere d’occhio le cifre chiave rilevanti in base alle tue esigenze. Una Balanced Scorecard integrata è ideale per mappare la strategia aziendale nel software e per verificarne lo stato in un secondo momento. Idealmente, il software BI consente anche di creare e monitorare le misure per il raggiungimento degli obiettivi nello stesso sistema. Con la gestione integrata delle attività, le attività possono essere trasferite al tuo team in modo da poter controllare le misure della tua strategia aziendale. Allo stesso tempo, puoi monitorare lo stato delle attività, adeguare le misure se necessario e comunicare con il tuo team tramite il sistema. In questo modo, nel nostro sistema può essere implementato anche un metodo di distribuzione delle policy come Hoshin Kanri.

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