L’ABC della gestione dei progetti: B per business case

Che cos’è un business case?

Un business case è un documento o una presentazione che illustra la giustificazione economica e i benefici di un progetto. Il business case è una parte essenziale dell’avvio di un progetto e viene utilizzato per convincere i responsabili delle decisioni a intraprendere un determinato progetto. In breve, il business case risponde alla domanda cruciale: perché dovremmo realizzare questo progetto?
Inoltre, il business case – e i suoi aggiornamenti – costituisce una base essenziale per la gestione del cambiamento.

Perché è necessario un business case?

• Giustificazione dell’opportunità commerciale: un business case fornisce le basi per giustificare la necessità di un progetto o di un’idea commerciale. Spiega perché il progetto dovrebbe essere avviato, illustrando in modo comprensibile l’opportunità commerciale che presenta.
• Il processo decisionale: Il business case svolge quindi un ruolo cruciale nel processo decisionale aziendale. Analizzando fatti e dati, fornisce una base razionale su cui CEO e decisori possono prendere decisioni informate su quali progetti affrontare o dare priorità e quali no. Definendo le motivazioni aziendali, i benefici attesi e i costi del progetto, consente di selezionare i progetti migliori e di allocare le risorse in modo oculato.
• Definizione delle priorità dei progetti: Nelle aziende spesso ci sono più progetti e idee che risorse disponibili. Anche qui entra in gioco il business case. Aiuta a stabilire le priorità dei progetti in base alla loro importanza strategica e al loro potenziale commerciale. I progetti che promettono i maggiori benefici a un costo ragionevole vengono considerati prioritari, mentre quelli meno promettenti possono essere rinviati o respinti.
• Allocazione delle risorse: le aziende hanno a disposizione solo risorse limitate. Uno degli scopi principali del business case è quindi anche quello di garantire un’allocazione efficiente delle risorse. Ciò riguarda non solo i mezzi finanziari, ma anche il personale, il tempo e le altre risorse. La chiara presentazione di costi e benefici nel business case facilita l’allocazione delle risorse al progetto, mostrando quale progetto promette i maggiori benefici con un uso appropriato delle risorse.
• Trasparenza e comunicazione: il business case serve anche come strumento di comunicazione per spiegare le ragioni dell’avvio del progetto in modo chiaro e comprensibile. Ciò promuove la trasparenza all’interno dell’azienda e facilita la cooperazione tra i diversi reparti e team. Un business case ben presentato consente al personale di comprendere la visione e il business case del progetto proposto.
• Gestione dei rischi: includendo un’analisi dei rischi nel business case, le sfide e i rischi potenziali vengono identificati in una fase iniziale. In questo modo è possibile pianificare adeguate misure di mitigazione del rischio e integrarle nel business case. In questo modo, i problemi imprevisti durante l’implementazione del progetto possono essere minimizzati in anticipo.
• Evitare investimenti sbagliati: Senza un business case, si rischia di investire risorse in progetti che non offrono un chiaro beneficio all’azienda. Il business case aiuta a prevenire questi investimenti sbagliati, giustificando il progetto e valutando il ROI (ritorno sull’investimento) previsto.
• Misurare il successo: una volta che un progetto è stato approvato e implementato, il business case serve anche come punto di riferimento per monitorare e misurare l’andamento del progetto e i benefici effettivi rispetto alle aspettative iniziali. Ciò consente un miglioramento e un adattamento continui durante il progetto e oltre. Una volta completato il progetto, i benefici effettivi possono essere confrontati con le previsioni del business case.

Componenti di un caso aziendale

Le componenti di un business case sono fondamentali per dimostrare in modo esaustivo la giustificazione commerciale di un progetto. Ecco in dettaglio le componenti più importanti di un business case:

• Executive Summary: la prima sezione del business case fornisce una panoramica breve e concisa dell’intero contenuto. Un sommario esecutivo di solito contiene le informazioni più importanti, come lo scopo del progetto, i benefici attesi e i costi.
• Giustificazione aziendale: Questa parte del business case spiega la giustificazione commerciale del progetto e include quindi informazioni sul perché il progetto è necessario e su come contribuisce al raggiungimento degli obiettivi strategici dell’azienda. Una descrizione dettagliata del problema, una breve presentazione delle diverse opzioni e dei loro impatti e le ipotesi fatte sono di solito il contenuto di questa sezione.
• Descrizione del progetto: questa sezione descrive il progetto stesso, includendo il nome, gli obiettivi del progetto, i risultati attesi e le caratteristiche principali. Questa sezione fornisce quindi una panoramica del progetto. Inoltre, di solito contiene un calendario approssimativo del progetto, le tappe fondamentali, i tempi previsti per l’inizio e la fine del progetto e la data in cui i benefici attesi saranno probabilmente realizzati. In questa sezione vengono identificati anche i principali stakeholder e vengono spiegate le loro preoccupazioni e i loro interessi in relazione al progetto.
• Analisi costo-efficacia:
  Per poter mettere in relazione i costi e i benefici del progetto, spesso fa parte del business case anche un’analisi della redditività. Questo include un’analisi dei benefici, un’analisi dei costi e una valutazione finanziaria.
  • Analisi dei benefici: questa sezione presenta i benefici attesi dal progetto. Questi possono essere l’aumento delle vendite, la riduzione dei costi, il miglioramento dell’efficienza, la maggiore soddisfazione dei clienti o altri vantaggi aziendali. L’analisi dei benefici deve essere quantitativa e qualitativa.
  • Analisi dei costi: qui sono elencati tutti i costi stimati del progetto, compresi i costi iniziali, i costi operativi correnti e gli investimenti sostenuti durante il progetto.
  • Valutazione finanziaria: questa parte valuta la performance finanziaria del progetto, compresi il ritorno sull’investimento (ROI), il potenziale di profitto e altre metriche finanziarie.
• Analisi dei rischi: questa sezione identifica e valuta i possibili rischi associati al progetto. Inoltre, spesso include piani con misure per mitigare o gestire i rischi.
• Alternative e opzioni: Qui vengono illustrate e analizzate varie alternative al progetto. Questo può contribuire a garantire la scelta della soluzione migliore.
• Raccomandazioni e conclusioni: Alla fine del business case, vengono formulate raccomandazioni chiare per l’accettazione o il rifiuto del progetto. Questo dovrebbe essere fatto sulla base delle informazioni presentate nelle sezioni precedenti.

Creazione di un caso aziendale

La costruzione di un business case richiede un approccio strutturato per garantire che tutte le informazioni rilevanti siano raccolte e presentate con cura.

1. avvio del progetto e idea del progetto

Iniziate identificando chiaramente l’idea del progetto. Questo può avvenire attraverso ricerche di mercato, richieste di informazioni da parte dei clienti, valutazioni interne delle esigenze o altre fonti. Assicuratevi di comprendere appieno la causa scatenante del progetto e l’esigenza aziendale associata.

2. analisi delle parti interessate

Identificare i principali stakeholder del progetto, comprese le parti interne ed esterne. Capire le loro aspettative, i loro requisiti e le loro preoccupazioni riguardo al progetto.

3. stabilire gli obiettivi del progetto

Definire obiettivi chiari e specifici del progetto. Questi devono essere misurabili, realizzabili, pertinenti e tempificati (criteri SMART). Gli obiettivi del progetto devono essere strettamente legati agli obiettivi strategici dell’azienda.

4. analisi dei benefici

Descrivete in dettaglio i benefici attesi dal progetto. Ciò può includere un aumento dei ricavi, un risparmio sui costi, una maggiore efficienza, una maggiore soddisfazione dei clienti e altri vantaggi. Cercate di quantificare questi benefici sia dal punto di vista quantitativo che qualitativo.

5. analisi dei costi

Stimare i costi del progetto nel modo più accurato possibile. Considerate i costi iniziali, i costi operativi correnti, gli investimenti necessari e gli eventuali costi di follow-up. È importante considerare tutti i fattori di costo.

6. analisi del rischio

Identificare i rischi potenziali e le sfide associate al progetto. Valutare la loro probabilità e il danno potenziale che si verificherebbe se il rischio si concretizzasse. Pianificare le misure per mitigare o gestire i rischi.

7. alternative e opzioni

Esaminare diverse soluzioni o alternative al progetto. Confrontate i vantaggi, gli svantaggi e l’impatto commerciale di ciascuna opzione. Giustificare perché la soluzione scelta è la migliore.
In genere, sono disponibili almeno tre diverse opzioni:

• Non realizzare il progetto
• Risolvere il problema originale con il minimo sforzo.
• Attuare il progetto

8. tempi di realizzazione

Stilate un calendario approssimativo del progetto, includendo le tappe principali e i tempi previsti per l’inizio e la fine del progetto. Considerare le possibili dipendenze da altri progetti o fattori esterni.

9. valutazione finanziaria

Eseguire una valutazione finanziaria per calcolare il ROI, il ritorno sull’investimento e altre metriche finanziarie. Mostrare come il progetto influirà sulla performance finanziaria dell’azienda.

10. presupposti e dipendenze

Elencare tutte le ipotesi formulate nella preparazione del business case e identificare le dipendenze da altri progetti e da fattori esterni.

11 Raccomandazioni e conclusioni

Sulla base delle fasi precedenti, formulare raccomandazioni chiare per l’accettazione o il rifiuto del progetto. Giustificate le vostre raccomandazioni sulla base delle informazioni disponibili e dimostrate come il progetto porterà benefici all’azienda.

12. documentazione e presentazione

Assicuratevi che il business case sia accuratamente documentato. Creare un documento chiaro e di facile comprensione. Preparate anche una presentazione per illustrare i risultati del business case ai responsabili delle decisioni.

13. revisione e approvazione

Il business case deve essere esaminato e approvato dai responsabili decisionali dell’azienda. Potrebbe essere necessaria una procedura di approvazione formale prima del lancio ufficiale del progetto.

La costruzione di un business case richiede un’attenta ricerca, un’analisi dei dati e un ragionamento chiaro. Un business case ben strutturato è uno strumento fondamentale per il processo decisionale e l’avvio dei progetti nelle aziende.

Sfide e buone pratiche

La creazione di un business case è un passo importante per l’avvio di un progetto di successo. Ecco alcune delle sfide più comuni che si possono incontrare durante il processo di creazione e le migliori pratiche per superarle:

Sfide:

1. Dati e informazioni insufficienti: Ottenere dati accurati e completi per l’analisi dei benefici e dei costi può essere difficile, soprattutto se il progetto è nuovo.
2. Incertezza e rischi: La previsione degli sviluppi e degli eventi futuri è gravida di incertezze. I rischi possono anche essere difficili da quantificare.
3. Ipotesi e stime: I business case si basano spesso su ipotesi e stime che possono cambiare nel corso del progetto.
4. Complessità: nel caso di progetti complessi, la costruzione di un business case può essere difficile, in quanto è necessario prendere in considerazione molte variabili e fattori allo stesso tempo.
5. Resistenza al cambiamento: Può esserci resistenza ai nuovi progetti, soprattutto se hanno un impatto sui processi e sulle strutture esistenti.

Migliori pratiche:

1. Reperimento dei dati: investite tempo e risorse nel reperimento di dati e informazioni accurati. Possono essere utili le ricerche di mercato, il benchmarking e la consultazione di esperti.
2. Gestione dei rischi: effettuare un’attenta analisi dei rischi e predisporre piani per mitigarli. Mostrate nel business case come affronterete le incertezze e i rischi.
3. Analisi di scenario: considerare diversi scenari e sviluppi per ridurre al minimo l’impatto dell’incertezza sul business case. Questo può aiutare a sviluppare piani d’azione alternativi.
4. Aggiornare regolarmente: aggiornare il business case man mano che il progetto procede per riflettere i cambiamenti e i progressi. Mantenere aggiornate anche le ipotesi e le stime.
5. Comunicazione chiara: comunicare i vantaggi del progetto e la giustificazione aziendale in modo chiaro ed efficace a tutti gli stakeholder interessati per creare supporto e comprensione.
6. Coinvolgimento degli stakeholder: Coinvolgere le principali parti interessate fin dalle prime fasi, chiedendo il loro feedback e la loro approvazione. Questo potrebbe ridurre l’opposizione al progetto.
7. Competenze esterne: per i progetti complessi, non esitate a coinvolgere esperti o consulenti esterni che vi aiutino a costruire il business case con la loro esperienza.

Gestione e aggiornamento del business case

Un business case non è un documento statico. Piuttosto, richiede una gestione e un aggiornamento continui per garantire che rimanga pertinente e significativo durante l’attuazione di un progetto. Pertanto, non viene utilizzato solo per avviare un progetto, ma può essere applicato anche durante la sua attuazione e il suo completamento.

• Monitoraggio del progetto: una volta avviato un progetto, è necessario seguirne attentamente l’andamento. Ciò include il monitoraggio delle tappe, dei costi, del consumo di risorse e di altri fattori rilevanti. Confrontate regolarmente i progressi effettivi con i valori previsti nel business case per assicurarvi che l’implementazione del progetto proceda come previsto.
• Revisione delle ipotesi: Rivedere regolarmente le ipotesi formulate nel business case originale. Se le circostanze cambiano o si rendono disponibili nuove informazioni, queste ipotesi devono essere modificate di conseguenza. Questo può avere un impatto sulle previsioni del business case.
• Aggiornamento dei dati finanziari: Anche i dati finanziari del business case devono essere aggiornati. Ciò consente di confrontare i costi o i ricavi effettivi sostenuti con le previsioni del business case. Ciò consente di calcolare con precisione il ROI e altri indici finanziari.
• Gestione dei rischi: l’analisi dei rischi deve essere aggiornata e valutata regolarmente per determinare se i rischi identificati si sono verificati, se la loro probabilità di accadimento è cambiata o se sono sorti nuovi rischi. Inoltre, verificare l’efficacia delle misure di riduzione del rischio introdotte.
• Comunicare con le parti interessate: Tenere informati gli stakeholder più importanti sull’andamento del progetto e su eventuali modifiche del business case. Ciò contribuisce a creare fiducia e a mantenere il sostegno degli stakeholder.
• Adeguamento degli obiettivi del progetto: Può accadere che durante l’attuazione di un progetto le circostanze aziendali cambino o che vengano fissati nuovi obiettivi strategici. In questi casi, potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi del progetto nel business case per garantire che il progetto continui a contribuire al raggiungimento degli obiettivi.
• Aggiornamento del calendario: tracciare il calendario del progetto e modificarlo se necessario. Ciò può essere necessario a causa di ritardi, accelerazione dei tempi o modifiche dell’ambito del progetto.
• Revisione e approvazione periodica: Per i progetti a lungo termine, il business case deve essere rivisto e aggiornato dai responsabili delle decisioni periodicamente, ad esempio annualmente o in caso di cambiamenti significativi nel progetto o nel contesto aziendale. Questo assicura che il progetto continui a soddisfare gli obiettivi aziendali.

Il caso aziendale in PRINCE2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) è un metodo ampiamente diffuso per la gestione dei progetti, utilizzato in diverse organizzazioni e industrie. Nel quadro PRINCE2, il business case è definito come il documento che fornisce la giustificazione economica del progetto. Il documento illustra le ragioni del progetto, i suoi obiettivi e i benefici attesi. Il business case serve quindi come documento centrale per convincere il management e gli stakeholder ad allocare le risorse necessarie al progetto.
Pertanto, PRINCE2 richiede che ogni progetto inizi con un business case completo e approvato. Ciò significa che prima dell’avvio ufficiale di un progetto, è necessario preparare un business case e farlo approvare dai decisori competenti.
Il business case secondo PRINCE2 include normalmente le seguenti informazioni:

• Obiettivo e ambito del progetto
• Motivazione aziendale e ragioni del progetto
• Benefici e vantaggi attesi
• Costi e finanziamento del progetto
• Analisi e valutazione del rischio
• Tempi e tappe fondamentali
• Presupposti e dipendenze
• Raccomandazioni per l’accettazione o il rifiuto del progetto

Sempre secondo PRINCE2, un business case non è un documento statico, ma deve essere regolarmente aggiornato e gestito per garantire che rifletta le condizioni attuali del progetto. Le modifiche all’ambito del progetto, ai costi o ai benefici attesi devono essere regolarmente trasferite al business case.

Il business case nella gestione agile dei progetti

Nella gestione agile dei progetti, l’attenzione si concentra sulla flessibilità, sulla collaborazione e sull’adattamento continuo, a differenza dei metodi classici di gestione dei progetti. Pertanto, negli approcci agili come Scrum o Kanban, l’attenzione si concentra sulla consegna continua di prodotti o funzioni di valore. Pertanto, l’uso di un business case formale nella sua forma classica è spesso meno pronunciato o addirittura facoltativo.

1. Principi agili: Nei progetti agili, le decisioni vengono spesso prese sulla base di principi e valori agili che enfatizzano l’attenzione al cliente, la collaborazione del team e l’adattamento reattivo. A differenza della classica pianificazione del progetto, spesso non è necessario un business case.
2. Approccio snello: i metodi agili, in particolare Kanban, seguono un approccio snello che mira a ridurre gli sprechi e si concentra sul miglioramento continuo. In questo contesto, la preparazione di un business case completo può essere considerata uno spreco.
3. Valore aziendale: la gestione agile dei progetti pone l’accento sulla fornitura continua di valore aziendale. Quindi, invece di costruire un business case completo, il team dovrebbe concentrarsi sullo sviluppo continuo di prodotti o funzionalità e adattarli in base al feedback dei clienti e alle mutevoli esigenze del mercato.
4. Documentazione informale: i progetti Agile spesso utilizzano documentazione informale come user stories, product backlog e roadmap per comunicare il focus e le priorità del progetto. Questi documenti sono più leggeri e flessibili di un business case tradizionale.
5. Flessibilità: i progetti agili sono concepiti per adattarsi ai cambiamenti dei requisiti e delle priorità. Ciò può significare che le ipotesi iniziali del business case devono essere riviste durante il progetto.

Anche se un business case formale è meno comune nella gestione dei progetti agili, ciò non significa che non si tenga conto della giustificazione aziendale e del ROI. Invece, la comunicazione di questi aspetti avviene spesso in modo più informale e continuo all’interno del team. In alcune aziende si utilizzano anche metodi ibridi, che combinano metodi agili con approcci tradizionali di gestione dei progetti. Soprattutto per i grandi progetti che richiedono investimenti elevati, un business case può essere utile in questi casi.

Conclusione

Il business case è la componente chiave per il successo dei progetti classici nel project management. Fornisce una base chiara e razionale per il processo decisionale, l’allocazione delle risorse e la misurazione delle prestazioni. Creando, gestendo e aggiornando con cura un business case, le aziende possono assicurarsi che i loro progetti siano allineati al raggiungimento degli obiettivi strategici e che forniscano i benefici aziendali previsti.

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