Voici les documents de projet les plus importants
Une documentation régulière de projet pour une vue d’ensemble optimale
Une documentation de projet régulière est la base de la réussite d’un projet. Cependant, il n’est pas judicieux de tout documenter de manière non structurée. La documentation d’un projet doit au contraire contenir les informations et les décisions essentielles, de manière à ce qu’elle ait un sens et qu’elle puisse être réalisée avec un effort raisonnable. Les différents secteurs, les différentes tailles d’entreprise et les exigences évolutives du projet influencent le contenu et l’étendue de la documentation nécessaire au projet. Nous présentons les cinq documents de projet essentiels qui, d’après notre expérience, devraient être utilisés pour chaque projet.
Les avantages d’une documentation de projet régulière:
- Meilleure vue d’ensemble: Une bonne documentation de projet permet aux employés, aux chefs de projet et aux autres parties prenantes de suivre l’état d’avancement du projet.
- Assistance pour se conformer aux exigences du projet: Les documents de projet vous aident à définir les exigences et les objectifs d’un projet et à en assurer le suivi, ce qui vous permet de vous assurer que votre projet va toujours dans la bonne direction.
- Tirer des leçons des projets: Une fois le projet achevé, la documentation vous aide à analyser son déroulement et à en tirer des leçons. Vous pouvez ainsi voir ce qui s’est bien passé, les erreurs commises et les changements nécessaires. Cela vous aidera à concevoir votre prochain projet de manière plus optimale.
Différents documents sont nécessaires selon les phases du projet. C’est pourquoi nous avons divisé les documents de projet en fonction des phases du projet: initialisation, planification, mise en œuvre et achèvement.
1. Initialisation du projet
1.1 Manuel du projet
Le manuel de projet contient toutes les règles applicables à un projet spécifique ainsi que les informations nécessaires à sa mise en œuvre. Il sert donc d’aperçu rapide pour les equipes de projets ou les personnes intéressées et définit tous les éléments de base. Ce document est généralement créé par le chef de projet. Selon la méthodologie de gestion de projet utilisée, le contenu et le titre du document peuvent varier. Par exemple, le manuel de projet de la norme DIN 69901-5 est appelé « plan de gestion de projet » dans le guide PMBOK et « documentation de gestion de projet » dans PRINCE2.
En général, le manuel de projet contient les points suivants:
- la définition et les objectifs du projet
- Structure organisationnelle du projet avec tous les rôles, responsabilités et personnes de contact
- les détails concernant les membres de l’équipe et leurs coordonnées
- Les règles du projet, telles que les outils à utiliser, le logiciel de gestion de projet à utiliser ou le logiciel de documentation du projet, ainsi que les exigences en matière de communication et de documentation.
- un calendrier approximatif
Toutefois, le manuel de projet peut inclure bien d’autres éléments, tels que l’analyse de rentabilité, les exigences en matière de changement ou même un glossaire des termes clés.
1.2 Attribution du projet
Il ne devrait pas y avoir de projet sans une mission officielle, car c’est ce document qui donne au chef de projet l’autorisation officielle d’utiliser les ressources et de dépenser de l’argent. En outre, l’objectif du projet et les conditions-cadres y sont fixés avec précision. Selon l’entreprise et le projet, le cahier des charges peut se limiter à une simple page contenant les informations les plus importantes, ou être un document complet. Ce document est signé par le client et le chef de projet et constitue donc en même temps un contrat entre les deux parties. Même si, dans la pratique, il est souvent traité différemment, nous sommes convaincus qu’il ne faut jamais renoncer à une mission de projet écrite.
2. Planification
Le plan du projet
Un plan de projet décrit ce qui doit être mis en œuvre dans le cadre du projet et comprend au moins la structure de répartition du travail. Il comprend aussi souvent le plan des coûts, le plan des ressources et le calendrier.
La structure de répartition du travail est la représentation hiérarchique de toutes les tâches d’un projet, tandis que le calendrier représente la séquence temporelle du projet de manière structurée. Les tâches et les étapes sont organisées en tenant compte des interrelations, des contraintes et de l’objectif du projet. Le plan des coûts indique quels coûts sont susceptibles d’être encourus à quel moment du projet, tandis que le plan des ressources indique les ressources nécessaires au projet et la manière dont elles doivent être utilisées.
3. Mise en œuvre
Rapport sur l’état d’avancement du projet
Le rapport sur l’état d’avancement du projet aide les chefs de projet et les membres de l’équipe à obtenir une vue d’ensemble de l’état actuel d’un projet, à identifier les problèmes et les risques et à en déduire des mesures. Il peut également être utilisé pour informer les parties prenantes du projet de l’état d’avancement du projet. Par conséquent, un rapport sur l’état d’avancement du projet préparé à intervalles réguliers est un outil important pour la mise en œuvre de vos projets.
4. Conclusion
Rapport d’achèvement du projet
La conclusion d’un projet est une bonne occasion de réfléchir au projet réalisé et de l’évaluer. Vous pouvez ainsi vous assurer que le prochain projet sera encore plus réussi. Ainsi, bien qu’il soit facile d’être tenté de commencer immédiatement le projet suivant, il est judicieux de consacrer un peu de temps à la rédaction d’un rapport d’achèvement de projet. Le rapport de fin de projet sert également de confirmation écrite que toutes les parties concernées ont approuvé le projet achevé – en d’autres termes, que le projet a rempli tous les objectifs et toutes les attentes. Le rapport de fin de projet étant la contrepartie de la mission de projet, il est également signé par le client et le chef de projet.
Conclusion
Ces cinq documents de projet vous permettront de mener efficacement vos projets et d’en tirer le meilleur parti. La seule question est de savoir où stocker ces documents afin qu’ils soient toujours disponibles pour votre équipe, les parties prenantes et vous-même.
La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un logiciel de gestion de projet avec gestion intégrée des documents. Cela vous permet de stocker tous les documents importants directement avec le projet, les tâches individuelles ou les activités. De cette manière, tous les documents importants sont disponibles en permanence et rapidement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, car ils sont stockés de manière centralisée et peuvent être facilement retrouvés. Par ailleurs, vous pouvez définir qui est habilité à consulter ou à modifier les documents et le versionnage pratique assure la traçabilité des modifications.
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