Une Passation réussie de vos projets

Des vacances détendues en sachant que votre projet est entre de bonnes mains

1. Désignez un remplaçant

Vos tâches doivent être prises en charge par un représentant pendant la période de vacances. Alors que dans la plupart des départements d’une entreprise, il existe une réglementation claire sur qui est représenté par qui, ce n’est pas toujours le cas dans le travail de projet. En réalité, les projets ont besoin d’un remplaçant qui, si possible, est déjà familiarisé avec le travail sur les projets et avec votre projet spécifique. Cela vous évite les erreurs critiques qui pourraient se produire en votre absence en raison d’un manque de connaissances. Il peut donc être judicieux de nommer quelqu’un de votre équipe de projet comme représentant. Si votre remplaçant désiré n’a pas suffisamment de temps pour reprendre toutes vos tâches en raison de ses propres responsabilités, vous pouvez également nommer plusieurs remplaçants pour différentes zones de responsabilité.
Dans tous les cas, il est important que vous communiquiez clairement les tâches et les responsabilités au sein de votre équipe de projet.

2. Passation le projet

Créez une vue d’ensemble de l’état actuel de votre projet. Cela devrait également inclure les points suivants:

• tâches et problèmes en cours
• problèmes typiques
• priorités et tâches reportées
• dates importantes et jalons
• risques actuels
• directives pour les réunions, les processus et la documentation
• personnes à contacter et responsabilités

Cette liste vous aidera lors de la remise effective du projet. Prenez le temps d’informer en détail votre représentant des vacances sur le projet et expliquez ce que vous attendez de lui. Remettez l’aperçu préalablement préparé afin que votre remplaçant puisse vérifier à tout moment pendant les vacances si le projet est toujours sur la bonne voie et si tous les points importants ont été pris en compte. Cependant, vous devez également faire confiance aux compétences de votre représentant des vacances: il n’est pas nécessaire de planifier chaque processus dans les moindres détails. En même temps, vous devriez également profiter de la remise du projet pour planifier une date de retour du projet. Ainsi, vous pourrez reprendre votre projet de manière détendue après votre retour et obtenir toutes les informations importantes de votre représentant.

Vous devriez prendre en compte les points suivants lors de la remise du projet:

• Structurer la remise: Cela garantira que les points les plus importants continueront d’être prioritaires pendant votre absence, et cela donnera à votre remplaçant des vacances une vue claire sur les priorités. Une structure claire vous aide également à transmettre toutes les informations requises de manière compréhensible et transparente.
• Conservez les connaissances en tête: Votre représentant est membre de votre équipe de projet? Super, car alors vous n’avez besoin d’expliquer que les sujets les plus importants dont il doit s’occuper. Si, en revanche, votre interlocuteur n’est pas si familier avec votre projet ou la gestion de projet, vous devriez expliquer les choses de manière plus détaillée.
• Sélectionnez les tâches: Pour ne pas surcharger votre représentant, il est judicieux de ne lui confier que les tâches qui doivent absolument être accomplies pendant la période de vacances. Gardez à l’esprit que votre remplaçant a également ses propres tâches à accomplir et ne sera pas très heureux s’il est exclusivement occupé par vos tâches. Par conséquent, reportez les tâches plus petites et actuellement moins importantes jusqu’à votre retour de vacances.
• Vérifiez les autorisations: Avant de remettre votre projet, clarifiez si votre représentant possède déjà toutes les autorisations nécessaires pour pouvoir effectuer les tâches en votre absence. Il peut s’agir de droits d’accès numériques, tels que l’accès aux disques, aux boîtes aux lettres électroniques ou à votre projet dans le logiciel de gestion de projet, mais également d’autorisations générales, telles que les permissions de signature. Si des autorisations importantes sont manquantes, vous devriez vous en occuper avant votre départ et informer votre représentant des vacances de ces nouvelles autorisations.
• Répondez aux questions: Accordez suffisamment de temps pour répondre aux questions que votre représentant des vacances pourrait avoir et demandez s’il y a besoin de clarification. De cette façon, vous pouvez vous assurer que tous les points importants ont été compris par votre interlocuteur.

Lors de la compilation des informations nécessaires pour la remise du projet, un logiciel de gestion de projet peut vous fournir des services précieux. Vous pouvez l’utiliser pour suivre l’ensemble du projet ainsi que les tâches individuelles. Les échéances importantes sont répertoriées ainsi que les risques possibles. Vous pouvez également stocker des documents et des informations sur des tâches individuelles. Cette fonction n’est pas seulement utile pour la remise des projets. Elle est également utile si votre remplaçant note des informations importantes pendant votre absence, afin que vous puissiez rapidement avoir un aperçu de l’état actuel de votre projet à votre retour.

3. Informer les parties prenantes

Votre représentant des vacances et votre équipe de projet savent déjà tout ce qu’ils ont besoin de savoir. Maintenant, vous devriez informer toutes les autres parties prenantes de votre absence et du remplacement pendant vos vacances. Pour éviter les malentendus et les désagréments, les services internes, les partenaires de projet, les clients ou les fournisseurs doivent savoir à qui s’adresser pendant votre absence et quand vous serez de retour. Avez-vous plusieurs représentants pendant la période de vacances? Alors compilez une liste avec les coordonnées de tous les contacts pertinents et envoyez cette liste aux parties prenantes.

4. Préparer le lieu de travail

Surtout avant les absences plus longues, les derniers jours au bureau sont généralement très mouvementés. Cependant, vous devriez quand même consacrer du temps à la préparation de votre lieu de travail.

• Terminer les tâches en cours: Avez-vous remis à plus tard de petites tâches moins importantes ou des choses que vous n’aimez pas faire depuis longtemps? Alors vous devriez prendre le temps maintenant de les terminer. De cette façon, vous n’aurez pas mauvaise conscience pendant vos vacances et vous n’aurez pas une liste de tâches inutilement longue à votre retour.
  
• Préparer votre boîte de réception: S’il vous reste des e-mails non lus et des demandes en attente, c’est le bon moment pour vous en occuper. Après votre retour, il y aura certainement un grand nombre de nouveaux messages en attente de lecture et de réponse. Cependant, si votre boîte de réception est rangée avant vos vacances, leur nombre vous semblera plus petit et moins accablant. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour configurer une réponse automatique dans votre programme de messagerie.
  
• Redirigez vos appels: Avant de quitter le bureau la veille de vos vacances, assurez-vous de rediriger vos appels vers votre remplaçant. Il est recommandé de ne pas être disponible pour les demandes pendant votre absence afin de pouvoir vous reposer au mieux. Si votre projet est dans une phase critique, cependant, vous pouvez donner à votre représentant vos coordonnées de contact. Dans ce cas, vous devriez définir précisément quand vous pouvez être contacté et pour quelles questions, afin d’éviter que votre téléphone sonne sans cesse et que vous soyez appelé pour des questions futiles.
• Ranger: Vous ne voulez sûrement pas revenir sur un lieu de travail chaotique. Par conséquent, il est utile de ranger votre bureau avant votre départ. Étant donné qu’un grand nombre de courriers peuvent s’accumuler sur votre bureau pendant votre absence, non seulement vos collègues apprécieront un bureau rangé, mais vous en serez également heureux à votre retour. Alors faites du classement, rangez la vaisselle utilisée et nettoyez votre bureau.
• Notre conseil: Pour éviter que le courrier et les documents s’accumulent de manière désorganisée sur votre bureau, vous pouvez installer différents paniers de classement, par exemple pour les documents urgents ou les documents d’information. Cela vous aidera à avoir un aperçu rapide des éléments les plus importants après vos vacances.

5. Profitez de vos vacances

Même si c’est parfois difficile: Vos vacances sont là pour vous détendre et c’est exactement ce que vous devriez faire. Vous ne devriez donc pas être joignable par téléphone ou par e-mail et vous ne devriez pas vérifier ou répondre constamment à vos messages. Il est fort probable que tout ne se déroule pas exactement comme vous l’auriez souhaité pendant votre absence. Cependant, comme vous avez effectué une excellente remise de projet, vous pouvez vous détendre et avoir confiance en votre représentant et votre équipe de projet pour faire du bon travail.

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