Gestion du temps de projet : Getting Things Done

Comment accomplir toutes vos tâches sans rien oublier

Qu’est-ce que la GTD ?

Getting Things Done est une méthode d’auto-gestion développée par David Allen. Le principe derrière cette méthode est de consigner toutes les tâches dans des listes écrites afin que votre esprit soit libre de se concentrer sur la tâche actuelle. Elle vise également à simplifier l’organisation et la structuration des tâches. Bien sûr, même avec un bon système d’auto-gestion, la plupart de vos tâches doivent encore être accomplies par vous-même. Cependant, la méthode GTD vous aide à avoir une vue d’ensemble de vos tâches en tout temps et augmente en même temps votre capacité de concentration, car vous n’avez pas à garder toutes les tâches individuelles en tête.

Les cinq étapes

Étape 1 : Collecte

La première étape consiste à rassembler toutes les tâches, rendez-vous ou idées en un seul endroit, si possible. Allen appelle ces endroits des « boîtes de réception ». Cela vous donne une liste de toutes les choses à faire en attente. Que vous créiez ces listes de tâches sous forme analogique, c’est-à-dire sur papier ou dans un carnet, ou sous forme numérique, par exemple dans une boîte de réception électronique ou dans un logiciel de gestion de projet, dépend entièrement de votre préférence personnelle. La seule chose importante est que vous y ayez accès en tout temps et que vous puissiez enregistrer facilement les tâches afin de noter immédiatement toutes les tâches qui surviennent.
Cette procédure facilite immédiatement votre travail, car vous avez les tâches futures hors de votre esprit et cela vous aide à ne rien oublier.
Notre conseil : Cocher des tâches dans un carnet est agréable, mais les notes numériques ont l’avantage d’être plus faciles à supprimer et vous pouvez facilement déplacer ou copier les tâches. De plus, vous pouvez partager des tâches avec des collègues, les déléguer et stocker des informations importantes nécessaires pour les accomplir. Un logiciel de gestion de projet, par exemple, est adapté à cette fin.

Étape 2 : Clarification

Après avoir entré les tâches, la prochaine étape consiste à les traiter. Dans cette étape, vous vérifiez toutes vos boîtes de réception et triez les tâches. Pour ce faire, posez d’abord trois questions importantes :

• Quel type de tâche est-ce ?
  C’est là que vous décidez dans quelle catégorie la tâche doit être placée plus tard.
• Est-ce que je peux faire quelque chose pour le moment ?
  Si les choses ne vous sont présentées que pour information ou ne sont actuellement pas pertinentes, vous pouvez décider de jeter la note associée, de la conserver au cas où vous en auriez besoin plus tard et de l’archiver comme référence dans un dossier, par exemple, ou de la mettre sur la liste « Peut-être un jour ».
• Quelle est la prochaine étape ?
  S’il y a actuellement une tâche à accomplir, vous devriez vous demander quelle est exactement la prochaine étape. Si une tâche vous est confiée qui ne relève pas de votre domaine de responsabilité, vous devriez la transmettre à une personne responsable et transférer cette tâche sur une liste d’attente supplémentaire avec toutes les tâches déléguées.
  Notez cependant que les tâches qui prennent moins de deux minutes de votre temps doivent être traitées immédiatement par vous, car il serait plus long de les gérer ou de les déléguer que de les traiter immédiatement vous-même.
  De plus, il est important de décider si la tâche ne nécessite qu’une seule étape ou si plusieurs étapes sont nécessaires pour la terminer. Selon Allen, tout ce qui nécessite plusieurs étapes est un projet et les projets sont ensuite transférés à une liste de projets distincte. Pour le traitement ultérieur, ces projets sont divisés en étapes individuelles.

Notre conseil : Pour vous faciliter le travail par la suite, vous pouvez déjà vous assurer à cette étape que vous nommez correctement la tâche et que vous stockez toutes les informations nécessaires pour la traiter. Selon Allen, il est important de donner à chaque tâche un titre qui indique immédiatement ce qui doit être fait sans que vous ayez à y réfléchir. Les informations contextuelles, telles que les documents, les participants, les rapports d’état, les informations budgétaires ou même l’initiative de projet associée, doivent également être classées avec la tâche, prêtes à être consultées. De plus, vous pouvez définir des priorités et noter des échéances pour les tâches à cette étape.

Étape 3 : Organisation

Cette étape se chevauche avec l’étape 2 car il s’agit de trier toutes les tâches dans quatre listes différentes pour un traitement ultérieur :

• Calendrier : Dans le calendrier, vous entrez tous les rendez-vous à venir.
• Projets : Les tâches qui doivent être accomplies en plusieurs étapes vont dans la liste des projets. À partir de là, elles sont divisées en étapes individuelles dans un plan de projet et la prochaine étape à réaliser dans chaque cas est notée dans la liste des « Prochaines étapes ».
• Prochaines étapes : Toutes les tâches à accomplir vont dans cette liste. Si cette liste est très étendue, vous devriez la diviser en catégories significatives, les listes de contexte. Il peut s’agir, par exemple, des catégories « Privé » ou « Bureau », mais aussi des « Appels téléphoniques », « Réunion avec XY », « Projet ABC ». Vous pouvez également trier les tâches par priorité pour savoir immédiatement quelles tâches vous devriez commencer.
• Liste d’attente : Toutes les tâches que vous avez déléguées vont dans cette liste. De cette manière, vous pouvez les surveiller et vérifier la progression du travail avec les personnes concernées. Cela est particulièrement important pour les projets où votre prochaine tâche dépend de l’achèvement du travail délégué.

Étape 4 : Réflexion

Ce n’est qu’avec un entretien suffisant que GTD devient un système réussi qui augmente votre productivité. Il est donc important de vérifier régulièrement vos boîtes de réception et les différentes listes. Nous vous recommandons de le faire deux fois par jour. De plus, vous devriez faire une revue hebdomadaire dans laquelle vous libérez à nouveau votre esprit et notez toutes les idées ou tâches, travaillez sur les boîtes de réception et cochez les tâches terminées dans vos listes ainsi que dans votre calendrier. Cela vous donne un bon aperçu de ce qui a été fait, vous pouvez vérifier que rien n’a été oublié ou laissé inachevé, et vous pouvez commencer la semaine suivante bien préparé.

Étape 5 : Engagement

Cette étape consiste à travailler sur les tâches que vous avez notées. Il n’y a pas de règles strictes à suivre, mais Allen donne quelques conseils :

• Prêtez attention à la priorité des tâches : Si des tâches doivent absolument être accomplies immédiatement, vous devriez éviter de les reporter pour accomplir des tâches de moindre priorité.
• Accomplissez les tâches avec le même contexte l’une après l’autre : Pour éviter de devoir vous réajuster à chaque tâche, il peut être utile d’accomplir les tâches qui ont le même contexte l’une après l’autre. Par exemple, travaillez sur plusieurs tâches d’un projet ensemble, traitez vos e-mails tous en une fois ou traitez tous les appels de votre liste téléphonique l’un après l’autre.
• Tenez compte du temps disponible : Si vous avez peu de temps disponible, il n’a pas de sens de commencer une tâche qui prend plus de temps que le temps disponible, car vous devriez alors vous familiariser à nouveau avec la tâche à un moment donné pour pouvoir la terminer. Par conséquent, lorsque vous choisissez la tâche sur laquelle travailler à l’instant, tenez compte du temps dont vous disposez à ce moment-là.
• Tenez compte de l’énergie disponible : Avez-vous beaucoup d’énergie le matin mais tendance à être épuisé le soir, ou vice versa ? Alors vous devriez planifier vos choses à faire en conséquence pour que les tâches exigeantes soient accomplies lorsque vous avez le plus d’énergie disponible. Ou ne pouvez-vous pas vous motiver à commencer une certaine tâche pour le moment ? Alors il peut être utile de travailler d’abord sur une tâche de moindre priorité pour vous mettre dans l’ambiance. Vous pouvez également essayer de vous motiver avec la technique Pomodoro, par exemple.

Inconvénients de la GTD

• Mettre en place et maintenir la GTD devient chronophages.
• Le système peut être trop complexe pour les débutants qui n’ont pas été bien organisés auparavant.
• Pour éviter le chaos, la procédure doit être suivie strictement.
• Bien que la GTD aide à structurer les tâches, tout le monde n’aime pas la flexibilité dans l’achèvement des tâches par la suite.

Pour qui convient la méthode Getting Things Done ?

Ceux qui travaillent déjà de manière très structurée, qui sont régulièrement confrontés à une grande variété de tâches et qui sont impliqués dans différents projets en même temps peuvent augmenter leur productivité avec la méthode GTD. Cependant, pour les tâches répétitives et un nombre gérable de projets, Getting Things Done devient rapidement surdimensionné. Dans ce cas, il devrait suffire de maintenir régulièrement le calendrier et de conserver les tâches ainsi que les priorités dans une simple liste de choses à faire. De plus, quelqu’un utilisant la méthode GTD devrait être capable de faire face à la flexibilité dans l’achèvement des tâches ou, sinon, utiliser une autre méthode de gestion du temps à cette fin, telle que la technique Pomodoro, le timeboxing ou le timeblocking.

Conclusion

Getting Things Done peut être une méthode très utile pour structurer de nombreuses tâches différentes, augmenter votre productivité et éviter les erreurs. Après l’effort initial de mise en place de la méthode, elle devient rapidement une habitude avec la pratique.

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