ABC de la gestion de projet: P comme gestion de portefeuille de projets

La clé du succès en gestion de projet

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

Dans un environnement et une économie en évolution rapide, il est essentiel pour les entreprises de planifier, surveiller et gérer efficacement leurs projets pour atteindre les objectifs de l’entreprise. La gestion de portefeuille de projets est une partie intégrante de toute stratégie d’entreprise réussie car elle aide les entreprises à sélectionner des projets qui soutiennent au mieux la stratégie commerciale.
La gestion de portefeuille de projets (GPP) est donc une approche systématique visant à optimiser la sélection, le contrôle et la surveillance des projets au sein d’une entreprise. L’objectif de la GPP est de maximiser la performance globale de l’entreprise grâce à l’utilisation efficace des ressources disponibles. Cela se fait en sélectionnant les projets qui soutiennent le mieux la stratégie d’entreprise ainsi qu’en planifiant et en gérant soigneusement les ressources. La surveillance et le contrôle des projets sont également essentiels pour garantir qu’ils atteignent les objectifs stratégiques de l’entreprise et que des ajustements peuvent être apportés si nécessaire.
Les tâches de la gestion de portefeuille de projets sont donc les suivantes :

• Identification des objectifs de l’entreprise
• Collecte des demandes et des idées de projet
• Évaluation, priorisation, sélection, lancement et rejet des projets
• Analyse des dépendances entre les projets
• Surveillance et contrôle du portefeuille ainsi que des projets individuels
• Évaluation des projets terminés

Ainsi, la GPP permet aux entreprises de planifier, surveiller et contrôler leurs projets de manière plus efficace pour atteindre leurs objectifs. Cela minimise les risques, optimise l’utilisation des ressources et garantit que les projets répondent aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

Différences entre la gestion de projets multiples, la gestion de programmes et la gestion de projets

• Gestion de portefeuille de projets (GPP) : La GPP fait référence à la gestion et au suivi de tous les projets au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Elle permet aux entreprises à aligner leurs projets sur des objectifs stratégiques, à prioriser les projets et à utiliser efficacement les ressources.
• Gestion de programmes : La gestion de programmes fait référence au contrôle et au suivi d’un groupe de projets regroupés pour atteindre des objectifs communs. Elle concerne donc la totalité des projets regroupés pour atteindre un objectif plus large.
• Gestion de projets multiples : La gestion de projets multiples fait référence au contrôle et au suivi de plusieurs projets simultanément. Elle fait référence à la capacité de planifier, d’exécuter et de mener à bien plusieurs projets simultanément.
• Gestion de projet : La gestion de projet fait référence au contrôle et au suivi d’un seul projet. Elle fait donc référence à la capacité de planifier, d’exécuter et de mener à bien un projet.

Applications typiques

• Industrie informatique : Pour de nombreux projets potentiels dans le domaine de l’informatique, la GPP aide à la sélection, à la planification, à la priorisation et à la surveillance afin que les projets sélectionnés soient conformes aux objectifs commerciaux de l’entreprise. C’est particulièrement nécessaire car l’industrie informatique souffre d’une grave pénurie de main-d’œuvre qualifiée. Ainsi, avec une bonne GPP, les professionnels disponibles peuvent travailler sur des projets qui soutiennent de manière optimale le succès de l’entreprise.
• Industrie de la construction : Dans l’industrie de la construction, la GPP aide à utiliser de manière optimale les ressources nécessaires tout en garantissant que les projets de construction répondent aux exigences du client. Comme les projets de construction ont souvent une phase de mise en œuvre très longue de plusieurs années, beaucoup de choses peuvent changer pendant cette période. La gestion de portefeuille de projets aide les entreprises du secteur de la construction à garder une vue d’ensemble, même dans ce cas, tout en gardant à l’esprit les objectifs.
• Industrie pharmaceutique : Dans le développement de médicaments ou de thérapies, la GPP peut être utilisée pour planifier, prioriser et surveiller les projets. De cette façon, elle contribue à mettre en œuvre la stratégie de développement avec succès.
• Industrie financière : La GPP peut également être utilisée dans le secteur financier pour mettre en œuvre une stratégie financière avec des projets appropriés et ainsi atteindre les objectifs commerciaux. La gestion de portefeuille aide donc les entreprises du secteur financier à suivre la performance de leurs projets et à s’adapter aux tendances.

Comment fonctionne la gestion de portefeuille de projets ?

La gestion de portefeuille de projets implique généralement cinq étapes étroitement liées :

1. Identification des objectifs de l’entreprise :

Dans la première étape, les objectifs et les stratégies de l’entreprise sont identifiés pour garantir que les projets sélectionnés les soutiennent dans les prochaines étapes. Cela comprend l’analyse des conditions commerciales actuelles et futures ainsi que l’identification des opportunités et des défis.

2. Collecte des demandes et des idées :

Les idées de nouveaux projets proviennent de différentes sources au sein d’une entreprise. Ces idées doivent être collectées dans un endroit central pour pouvoir être évaluées à la prochaine étape. Pour cela, vous pouvez utiliser un simple tableau, ou saisir les données dans un logiciel de gestion de portefeuille de projets.

3. Sélection des projets :

Une fois que les objectifs et les stratégies de l’entreprise sont établis, les projets sont évalués et ceux qui soutiennent le mieux les objectifs et les stratégies de l’entreprise sont sélectionnés. Cela se fait en utilisant un processus standard de l’entreprise avec des critères tels que la valeur stratégique, le risque, le temps, les besoins en ressources et les finances. Lors de l’évaluation des projets, les critères sont appliqués individuellement à chaque projet, et les résultats sont ensuite corrélés. Cela aide à identifier les projets les plus adaptés. À cette étape, un classement des projets peut également être effectué pour simplifier la sélection et prioriser les projets. Cependant, à cette étape, il convient également de garder à l’esprit que les projets individuels doivent être réalisables et que le portefeuille dans son ensemble. Ainsi, les projets sélectionnés dans leur ensemble ne doivent pas être trop grands, trop chers, trop risqués ou trop interdépendants.

4. Planification des ressources :

À la prochaine étape, vous pouvez désigner un chef de projet pour les projets sélectionnés et ainsi lancer les projets. Cela comprend l’attribution des ressources nécessaires (personnel, temps, budget) pour chaque projet du portefeuille, en tenant compte des priorités des projets et de la disponibilité des ressources.
Dans la GPP, la planification des ressources peut être effectuée de manière approximative, laissant au chef de projet le soin de réaliser la planification détaillée. Néanmoins, la planification des ressources est une partie importante de la GPP pour garantir que les ressources sont utilisées efficacement. Pendant la mise en œuvre du projet, la planification des ressources doit également être surveillée en continu afin de pouvoir être ajustée si nécessaire. Cela peut nécessiter de détourner des ressources d’un projet à un autre pour garantir qu’un projet de priorité plus élevée peut être mené à bien avec succès.

5. Surveillance et contrôle :

Les projets évoluent avec le temps et de nouvelles idées peuvent apparaître à tout moment. Il est donc important de revoir continuellement à la fois l’avancement des projets et les nouvelles idées de projet et de procéder à des ajustements si nécessaire. Cela garantit que les projets sont mis en œuvre avec succès et qu’ils répondent toujours aux objectifs stratégiques de l’entreprise, même si un certain temps s’est écoulé depuis leur sélection et leur planification. Des rapports de projet fréquents et des réunions d’état de projet permettent à toutes les parties prenantes de rester informées de la mise en œuvre des projets de votre portefeuille et de réagir, par exemple, aux nouveaux risques ou opportunités.

6. Rapports et communication :

La préparation de rapports d’état de projet est également d’une importance cruciale. Ces rapports doivent être régulièrement partagés avec la direction et d’autres parties intéressées pour documenter l’avancement, la performance et les dépenses de chaque projet. Ces rapports aident la direction à réagir rapidement aux changements et à apporter les ajustements nécessaires. Seule une communication appropriée garantira que toutes les parties prenantes sont informées de l’avancement ainsi que des résultats des projets, et que tout problème peut être rapidement traité.

Comment les projets peuvent-ils être évalués ?

En gestion de portefeuille de projets, les projets sont généralement évalués selon certains critères pour sélectionner ceux qui soutiennent le mieux les objectifs stratégiques de l’organisation. Certains critères couramment utilisés sont :

• Valeur stratégique : Dans quelle mesure le projet soutient-il la stratégie de l’entreprise et contribue-t-il à atteindre les objectifs de l’entreprise ?
• Aspect financier : Quels sont les coûts et les revenus attendus du projet, et comment s’inscrit-il dans le budget financier de l’entreprise ?
• Risque : Quels sont les risques associés au projet et comment peuvent-ils être minimisés ?
• Besoins en ressources : Quelles ressources sont nécessaires pour le projet, et dans quelle mesure sont-elles disponibles ?
• Timing: Combien de temps prendra le projet, et s’inscrit-il dans le calendrier de l’entreprise ?
• Potentiel de réussite : Quelle est la probabilité que le projet soit mené à bien ?

La pondération de ces critères varie d’une entreprise à l’autre et peut également changer avec le temps. Les critères doivent être clairement définis et compréhensibles pour que toutes les personnes impliquées puissent les comprendre et les appliquer, ainsi que pour que l’évaluation des projets soit cohérente et objective.

La GPP dans la gestion de projet agile

La GPP agile est une approche qui intègre les principes et méthodes agiles de gestion de projet dans la gestion de portefeuille de projets. Elle utilise des approches agiles telles que Scrum, Kanban et les principes Lean pour mener à bien les projets plus rapidement et de manière plus flexible. Cela permet aux entreprises de réagir rapidement aux changements et de mieux adapter les projets aux besoins de l’entreprise.
Contrairement à la GPP traditionnelle, où les projets sont planifiés et exécutés en longues phases, la planification et l’exécution des projets se déroulent par itérations et étapes plus courtes. Par exemple, au niveau opérationnel, des sprints sont menés chaque semaine, jusqu’à toutes les quatre semaines, tandis qu’au niveau tactique, cela peut être de deux à trois mois, et au niveau stratégique, même de un à deux ans. Cela permet aux entreprises de réagir plus rapidement aux changements et de mieux adapter les projets aux besoins de l’entreprise.
Cependant, il est important de noter que la GPP agile n’est pas adaptée à tous les domaines d’application et qu’il peut être plus approprié dans certains cas d’utiliser des méthodes traditionnelles de gestion de portefeuille de projets.

Difficultés rencontrées dans la GPP

Il existe quelques défis et risques liés à la gestion de portefeuille de projets :

• Ressources insuffisantes : L’un des plus grands défis est de fournir suffisamment de ressources (personnel, temps, argent) pour tous les projets. Un manque de ressources peut entraîner des retards dans les projets ou leur échec.
• Priorisation inadéquate : Un autre risque est que les projets ne soient pas correctement priorisés et que des ressources soient gaspillées pour des projets qui n’ont aucune valeur stratégique.
• Difficultés de communication et de collaboration : La gestion de portefeuille de projets nécessite une étroite collaboration et communication entre les différents départements et domaines fonctionnels de l’entreprise. Cela peut entraîner des difficultés en matière de surveillance et de contrôle des projets.
• Manque de transparence et de traçabilité : Un autre risque est qu’il peut être difficile de surveiller et de suivre l’avancement et la performance des projets s’il n’y a pas de mécanismes appropriés et de procédures de reporting en place.
• Risques de sélection de projet : Une mauvaise sélection de projets non alignés sur les stratégies commerciales peut entraîner un gaspillage de ressources et de temps sans résultat satisfaisant.
• Adaptabilité insuffisante : Dans des environnements en évolution rapide, il est important d’être flexible pour ajuster les projets et les besoins en ressources en conséquence lorsque l’environnement commercial ou les objectifs stratégiques changent.

Avantages de la GPP

• Alignement idéal des projets avec les objectifs de l’entreprise ainsi que des projets entre eux
• Amélioration de la gestion des ressources
• Réduction des risques
• Meilleure transparence
• Planification holistique des projets
• Une base claire pour la prise de décision

Inconvénients de la GPP

• Effort élevé : La gestion de portefeuille de projets nécessite beaucoup de temps et de ressources pour sélectionner, prioriser et surveiller les projets.
• Coût élevé : La gestion de portefeuille de projets peut être coûteuse, surtout si des logiciels spécialisés ou des consultants sont nécessaires.
• Potentiellement complexe : La gestion de portefeuille de projets peut être complexe et nécessite une compréhension approfondie de la stratégie commerciale et de l’environnement.
• Difficulté de mise en œuvre : La mise en œuvre des bons processus de sélection de projet, de planification des ressources et de surveillance peut être difficile, surtout dans les entreprises avec de nombreux départements et projets.
• Conflits dans l’allocation des ressources : La gestion de portefeuille de projets peut également entraîner des conflits dans l’allocation des ressources, surtout lorsqu’il s’agit d’allouer des ressources limitées.
• Possibles malentendus dans la collaboration : Comme la gestion de portefeuille de projets nécessite une collaboration et une communication entre différents départements et domaines fonctionnels, des malentendus peuvent survenir et affecter la mise en œuvre et la réussite des projets.

Conseils pour l’application de la GPP

Pour éviter les difficultés potentielles avec la GPP, voici quelques conseils et meilleures pratiques :

• Objectifs et stratégies clairs : Il est important que les objectifs commerciaux et les stratégies soient clairement définis afin que les projets qui les soutiennent puissent être sélectionnés.
• Critères cohérents : Utilisez des critères cohérents pour évaluer les projets afin de garantir que tous les projets sont évalués équitablement. Assurez-vous également que toutes les personnes impliquées comprennent et peuvent appliquer ces critères.
• Gestion des ressources : Il est important que les ressources (personnel, temps, argent) soient soigneusement planifiées et gérées pour garantir qu’elles sont disponibles pour les projets sélectionnés.
• Surveillance et contrôle : Surveillez régulièrement l’avancement des projets et apportez des ajustements si nécessaire pour garantir que les projets continuent de répondre aux objectifs stratégiques de l’organisation.
• Communication et reporting : Un reporting fréquent à la direction et aux autres parties intéressées est nécessaire pour tenir tout le monde informé de l’avancement et de la performance des projets.
• Flexibilité et adaptabilité : Soyez flexible et adaptable pour ajuster les projets et les besoins en ressources en conséquence lorsque l’environnement commercial ou les objectifs stratégiques changent.
• Gouvernance du portefeuille de projets : La gouvernance du portefeuille de projets définit la structure et les procédures utilisées pour gouverner la sélection, le contrôle et la surveillance des projets au sein d’une organisation. Elle comprend les processus de prise de décision, les politiques, les procédures et les responsabilités établis à cette fin au sein de l’entreprise. Elle prévoit également la création de mécanismes pour surveiller la conformité à ces règles et des mécanismes de reporting pour suivre l’avancement et la performance des projets. Une gouvernance efficace du portefeuille de projets est importante pour garantir que les projets mis en œuvre sont conformes aux objectifs stratégiques de l’entreprise et que les ressources sont utilisées efficacement. De cette manière, elle aide également à minimiser les risques et à garantir que les projets sont menés à bien.

Conclusion

La gestion de portefeuille de projets peut vous aider à atteindre les objectifs de l’entreprise et à sélectionner les bons projets pour les atteindre. Elle rend la base de la prise de décision transparente et vous aide à faire le meilleur usage des ressources disponibles.

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