L’ABC de la gestion de projet : C comme Cartographie des parties prenantes
Le facteur clé pour une communication et une collaboration harmonieuses
Le superviseur presse le projet d’être achevé rapidement afin qu’il reste dans le cadre temporel spécifié. En même temps, le sponsor souhaite que le projet ne dépasse pas le budget et le client exige la meilleure qualité possible. En tant que chef de projet, il peut être difficile de surveiller les intérêts souvent conflictuels des différentes parties prenantes et de mettre en œuvre un projet en conséquence. La cartographie des parties prenantes peut aider à maintenir une vue d’ensemble des différents groupes d’intérêt et de leurs attentes, ainsi qu’à dériver des stratégies adaptées pour traiter avec les parties prenantes individuelles.
Comment définir la cartographie des parties prenantes ?
En tant que chef de projet, il est essentiel de comprendre l’importance des parties prenantes pour le succès d’un projet. Les parties prenantes sont les personnes ou groupes qui ont un intérêt légitime dans un projet ou qui sont affectés ou influencés par un projet. Il peut s’agir de parties prenantes internes, telles que les employés ou un client interne, mais aussi de parties prenantes externes telles que les clients, les fournisseurs, les autorités de réglementation, les médias, le public ou les investisseurs.
Identifier et impliquer les bonnes parties prenantes dans le projet est crucial pour assurer une communication et une collaboration efficaces avec tous les groupes d’intérêt. Ce n’est que si les besoins, les préoccupations et les attentes de toutes les parties prenantes sont connus et pris en compte que les conflits peuvent être évités et l’acceptation du projet accrue.
La cartographie des parties prenantes est un processus qui aide les chefs de projet à identifier et à analyser toutes les parties prenantes pertinentes d’un projet afin de comprendre leur influence sur le projet. Il permet aux chefs de projet d’avoir une image claire des parties prenantes les plus affectées par le projet et de la manière dont elles peuvent être le mieux impliquées.
Avantages de la cartographie des parties prenantes
Les avantages de la cartographie des parties prenantes sont multiples. Premièrement, elle aide à mieux comprendre les besoins et les attentes des parties prenantes. Cela permet au chef de projet d’adapter la communication et la collaboration aux besoins des parties prenantes individuelles.
Deuxièmement, la cartographie des parties prenantes permet d’identifier les conflits potentiels ou la résistance à un stade précoce. En tenant compte des différents intérêts et des relations de pouvoir des parties prenantes, des mesures ciblées peuvent être prises pour éviter ou résoudre les conflits. La cartographie des parties prenantes aide ainsi à éviter l’échec du projet.
Le processus de cartographie des parties prenantes
Le processus de cartographie des parties prenantes comprend cinq étapes :
1. Identifier les parties prenantes :
Tout d’abord, toutes les parties prenantes pertinentes doivent être identifiées – des investisseurs et des employés aux clients et fournisseurs, aux médias ou même aux politiciens. Aucun groupe d’intérêt pertinent ne doit être négligé. Selon le projet, une analyse complète des parties prenantes peut être réalisée. Cependant, les questions suivantes peuvent également aider à identifier toutes les parties prenantes :
- Qui s’intéresse au projet et à son résultat ?
- Qui bénéficie du projet ? Qui pourrait être désavantagé par le projet ?
- Qui est financièrement impliqué dans le projet ?
- Qui est professionnellement impliqué ?
- Qui pourrait être perturbé par le projet ?
2. Comprendre et évaluer les parties prenantes :
Une fois les parties prenantes identifiées, il est important de comprendre leurs intérêts, besoins et attentes. Cela peut être réalisé grâce à des entretiens, des sondages ou d’autres formes d’analyse des parties prenantes. Les informations doivent être collectées et documentées de manière structurée pour permettre une évaluation ultérieure et la dérivation d’une stratégie. De plus, cette analyse aide à comprendre quelles parties prenantes sont particulièrement importantes, car chaque groupe d’intérêt n’exerce pas la même influence ou n’est pas disposé de manière positive envers le projet. L’influence, le pouvoir et la probabilité de conflit se sont révélés être des critères utiles pour évaluer les parties prenantes.
| Influence / pouvoir | Probabilité de conflit |
| Le stakeholder a-t-il le pouvoir… …de promouvoir le projet? …de faire échouer le projet? …d’influencer l’opinion d’autres parties prenantes? |
Le stakeholder a-t-il… …un avantage ou un désavantage du projet? …des objectifs correspondants ou contradictoires? …communique une attitude positive ou négative envers le projet? |
3. Création de la matrice des parties prenantes :
La matrice des parties prenantes aide à visualiser les résultats de l’analyse. Cette matrice se compose de quatre champs dans lesquels les parties prenantes sont entrées en fonction des critères. Cela permet aux chefs de projet d’identifier rapidement quelles parties prenantes sont les plus importantes pour le projet et comment elles doivent être le mieux impliquées.
4. Dériver la stratégie :
La matrice des parties prenantes sert de base pour prioriser les parties prenantes et développer des stratégies de communication et de collaboration appropriées. Les stratégies suivantes ont fait leurs preuves :
| BEAUCOUP DE POUVOIR, FAIBLE POTENTIEL DE CONFLIT : Informer et impliquer |
BEAUCOUP DE POUVOIR, FORT POTENTIEL DE CONFLIT : Engagement et gestion des conflits |
| Une communication régulière et transparente est cruciale pour ces parties prenantes. Informez-les des développements pertinents dès le début et impliquez-les activement dans les processus décisionnels. Vous pouvez également faire un usage constructif de l’expertise de ces parties prenantes ou solliciter leur soutien pour convaincre d’autres parties prenantes du projet. | Ces parties prenantes peuvent causer l’échec du projet, c’est pourquoi une communication intensive et une gestion proactive des conflits sont nécessaires ici. Assurez-vous que ces parties prenantes sont impliquées dès le début, essayez de comprendre leurs préoccupations et perspectives, et travaillez ensemble pour trouver des solutions. Communiquez avec ce groupe aussi personnellement et régulièrement que possible pour éviter les conflits, renforcer la confiance et les rendre aussi enthousiastes que possible à propos du projet. |
| FAIBLE POUVOIR, FAIBLE POTENTIEL DE CONFLIT : Communication standard |
FAIBLE POUVOIR, FORT POTENTIEL DE CONFLIT : Communication proactive / développement de relations |
| Les parties prenantes ayant peu de pouvoir et un faible risque de conflit nécessitent des informations régulières mais standardisées. Une communication claire et simple est importante pour les tenir informées sans causer de troubles inutiles. Cependant, il est important de surveiller ce groupe de parties prenantes au cas où leur influence et leur potentiel de conflit changeraient tout au long du projet. | Malgré leur faible pouvoir, ce groupe peut avoir un impact significatif sur le projet. Pour reconnaître et prévenir les conflits potentiels dès le début, vous devriez essayer de construire une relation solide avec ces parties prenantes. Adaptez les informations à ce groupe, montrez de l’empathie et fournissez des mises à jour régulières. |
5. Surveillance des parties prenantes :
La cartographie des parties prenantes ne doit pas être une activité ponctuelle. Au contraire, elle doit être vérifiée à plusieurs reprises pendant la mise en œuvre d’un projet pour s’assurer qu’elle est toujours à jour. Par exemple, si votre stratégie de communication entraîne une diminution du potentiel de conflit d’une partie prenante, votre matrice des parties prenantes doit être ajustée en conséquence. Inversement, il peut également arriver qu’un groupe d’intérêt gagne en influence, par exemple, parce qu’il est efficace dans les médias. Dans de tels cas, la matrice des parties prenantes et donc la stratégie de communication doivent également être adaptées.
Conclusion
La cartographie des parties prenantes est un outil important pour les chefs de projet car elle peut aider à assurer le succès d’un projet. En identifiant et en tenant compte des intérêts, des besoins et des attentes des parties prenantes, les conflits peuvent être évités ou traités de manière proactive.
Les logiciels de gestion de projet tels que myPARM Project Management peuvent vous aider en gérant les différentes parties prenantes dans le logiciel et en les affectant à des projets selon leurs rôles. De cette façon, la communication peut également être gérée de manière optimale.
De plus, les parties prenantes peuvent également être évaluées et analysées dans myPARM Project Management.
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