L’analyse ABC en gestion de portefeuille de projets

L’élément clé pour une priorisation efficace des projets

Qu’est-ce que l’analyse ABC?

L’analyse ABC est une méthode de priorisation et de prise de décision. Elle est basée sur le principe de Pareto et peut vous aider à vous concentrer sur l’essentiel ainsi qu’à définir les priorités pour vos prochaines étapes. En fonction des critères que vous avez définis, les éléments analysés sont classés en catégories A, B et C, ce qui les priorise. L’analyse ABC est initialement issue de la gestion des matériaux et était utilisée pour optimiser les stocks en identifiant les articles en forte demande ainsi que ceux ayant une durée de stockage prolongée, ce qui entraîne les coûts les plus élevés. Cependant, l’analyse peut également être appliquée à de nombreux autres domaines pour répondre à des questions telles que:

• Gestion des produits: Quels sont les produits ou services les plus importants qui contribuent le plus au succès de l’entreprise? Quelles sont les caractéristiques clés d’un produit?
• Analyse des clients: Qui sont nos clients les plus importants contribuant le plus aux revenus?
• Achats: Qui sont nos principaux fournisseurs?
• Gestion du temps: Comment les tâches doivent-elles être prioritaires? Quelles activités apportent le plus grand bénéfice et lesquelles devraient être déléguées?
• Gestion de portefeuille de projets: Quels projets sont particulièrement importants pour atteindre les objectifs de l’entreprise, et lesquels pourraient être abandonnés? Quels projets consomment beaucoup de ressources sans contribuer finalement au succès de l’entreprise?

Avantages de l’analyse ABC en gestion de portefeuille de projets

L’analyse ABC peut être utilisée en gestion de projets à des fins diverses:

• Priorisation de projets: En réalisant une analyse ABC et en la visualisant avec une courbe de Lorenz, vous pouvez facilement avoir un aperçu de votre portefeuille de projets, tels que ceux qui nécessitent le plus de ressources, ceux qui sont stratégiquement les plus importants ou ceux qui ont les coûts les plus élevés. Cela vous permet d’attribuer principalement des ressources aux projets prioritaires élevés, assurant leur mise en œuvre réussie.
• Gestion des risques: L’analyse ABC peut être utilisée pour classer les projets en fonction de leurs profils de risque et mettre en place des mesures appropriées de mitigation des risques. De plus, elle vous permet d’identifier facilement les projets qui nécessitent une attention particulière ainsi que le suivi. Pour les critères, vous pouvez prendre en compte des facteurs tels que l’ampleur des risques, leur probabilité d’occurrence ou la valeur du risque, qui est le produit de la probabilité et de l’ampleur.
• Classification des parties prenantes: Si vous n’êtes pas sûr des parties prenantes qui nécessitent une attention particulière, vous pouvez également les classer en utilisant l’analyse ABC, en fonction de critères tels que la probabilité de conflit ou l’influence.
• Gestion du temps: Les tâches impliquées dans un projet peuvent également être priorisées en utilisant l’analyse ABC. Cela vous permet d’accorder une haute priorité aux tâches ayant le plus grand impact sur le succès du projet.

Critères pour la classification ABC

Les critères pour la classification ABC peuvent varier en fonction de l’entreprise, de l’industrie et des exigences spécifiques. En gestion de projet ou de portefeuille de projets, les critères suivants sont souvent pris en compte:

• Contribution financière: Ce critère évalue la valeur financière qu’un projet apporte à l’entreprise. Il peut inclure des facteurs tels que les revenus attendus, les profits ou le rendement du projet.
• Importance stratégique: L’alignement d’un projet avec les objectifs stratégiques ainsi que les priorités d’une entreprise est souvent pris en compte. Les projets étroitement liés aux objectifs stratégiques de l’entreprise et ayant une grande importance stratégique sont souvent classés dans la catégorie A. Les projets ayant une importance stratégique moindre sont classés dans les catégories B ou C.
• Besoins en ressources: Ce critère évalue les besoins en ressources d’un projet, tels que le temps, l’argent, le personnel ou d’autres ressources requises.
• Valeur pour le client: La valeur du projet du point de vue des clients ou des groupes cibles est un critère important également. Les projets ayant une grande valeur pour le client et un impact direct sur la satisfaction du client, la croissance du marché ou l’avantage concurrentiel peuvent être classés dans la catégorie A. Les projets ayant une valeur client plus faible peuvent être classés dans les catégories B ou C.
• Risque: Le profil de risque d’un projet, y compris les défis techniques, les incertitudes ou les impacts potentiels sur l’entreprise, est également couramment évalué.

Comparé à d’autres domaines où l’analyse ABC peut être appliquée, la gestion de projets doit souvent se fier à des valeurs estimées, car les valeurs réelles ne sont pas encore connues. Par exemple, avant le début d’un projet, l’effort réel requis est inconnu, de sorte qu’une estimation d’effort est utilisée à des fins d’analyse.

Le processus d’analyse ABC en gestion de portefeuille de projets

Le processus d’analyse ABC en gestion de portefeuille de projets comprend plusieurs étapes. Voici une description du flux de travail typique:

1. Définir les objectifs et dresser la liste des projets à examiner:

Tout d’abord, envisagez l’objectif que vous souhaitez atteindre avec l’analyse ABC ou la question à laquelle vous souhaitez répondre. Ensuite, vous devriez obtenir une bonne vue d’ensemble de votre portefeuille de projets ou des projets pertinents.

2. Identification des critères d’évaluation:

Ensuite, les critères d’évaluation à utiliser pour classer les projets doivent être définis. Cela peut inclure l’effort ou les revenus attendus, l’importance stratégique ou la valeur du risque, par exemple. Il est important de définir des critères clairs et mesurables qui correspondent aux objectifs et aux besoins de l’entreprise.

3. Collecte de données:

Ensuite, les données pertinentes et les informations sur chaque projet du portefeuille doivent être rassemblées. De plus, vous devriez calculer la part respective du volume total de données pour établir une comparabilité entre les différents projets. Si le critère, par exemple, est le coût de la mise en œuvre d’un projet, vous devriez additionner les coûts de tous les projets pour déterminer la contribution en pourcentage de chaque projet au coût total. Vous pouvez ensuite trier les projets par ordre croissant ou décroissant en fonction de leur part.

4. Catégorisation des projets:

La catégorisation des projets en différentes classes suit ensuite. À l’origine, trois classes étaient utilisées dans l’analyse ABC, mais il est possible d’adapter le nombre à vos besoins si différentes classes nécessitent différentes stratégies d’action. Par exemple, si vous souhaitez établir quatre stratégies différentes, vous auriez besoin de quatre catégories. Cependant, si seulement deux stratégies différentes sont disponibles, vous auriez besoin de seulement deux catégories.
L’allocation aux différentes classes suit généralement la règle 80/20 du principe de Pareto. Cela signifie que dans la plupart des cas, 20% des éléments considérés sont responsables de 80% du succès, des coûts, des revenus, etc. Pour déterminer l’allocation aux différentes catégories, une analyse objective et une pondération soigneuse des caractéristiques individuelles du projet sont nécessaires. Par exemple, vous pourriez déterminer qu’une allocation de 15%, 20% et 65% a du sens, ou qu’une allocation de 5%, 15% et 80% convient mieux à vos projets.
En général, les projets de la catégorie A sont les quelques projets qui ont la plus grande part des critères évalués. Ce sont les projets auxquels vous devriez accorder une attention particulière car ils ont généralement le plus grand impact sur votre entreprise. Les projets de la catégorie B se situent au milieu, avec un nombre modéré et une contribution modérée aux critères évalués. Les projets de la catégorie C sont relativement nombreux mais ont un faible impact sur la situation globale.
Pour visualiser rapidement les résultats de l’analyse, vous pouvez les représenter sous forme de courbe de Lorenz. La partie ascendante abrupte de la courbe symbolise la grande part des projets de la catégorie A, tandis que les parts décroissantes des catégories B et C peuvent être observées à travers une courbe moins abrupte.

5. Priorisation et détermination de la stratégie:

En fonction de la catégorisation des projets, vous pouvez maintenant déduire des actions appropriées, telles que l’allocation de ressources aux projets importants ou leur hiérarchisation.

6. Suivi et mise à jour:

L’analyse ABC est un processus continu. Par conséquent, la classification des projets devrait être régulièrement revue et mise à jour si nécessaire. Cela permet des ajustements dynamiques au portefeuille de projets, tels que l’allocation flexible des ressources, l’identification précoce des risques ou le changement de stratégie en cas de besoin.

Exemple: Analyse ABC pour représenter un portefeuille de projets

Dans notre exemple, une entreprise souhaite analyser son portefeuille de projets et hiérarchiser les projets. Le critère d’évaluation est le chiffre d’affaires estimé des projets. Par conséquent, le chiffre d’affaires prévu de chaque projet est enregistré, et sa part du chiffre d’affaires total est calculée. Les projets sont ensuite triés par ordre décroissant en fonction de leur part. Ainsi, le tableau suivant est généré:

Dans ce tableau, il est facile de constater que les projets P2 et P1 ont la plus grande part du chiffre d’affaires. Les projets P3 et P7 ont déjà une part nettement plus petite, tandis que les autres projets ne contribuent que de manière limitée. Maintenant, les projets peuvent être répartis en différentes catégories. Cela peut être fait en utilisant le principe de Pareto, c’est-à-dire la règle des 80/20. Dans notre cas, l’allocation des parts des projets est ajustée aux besoins de l’entreprise, ce qui donne la répartition suivante:
Catégorie A: Projets P2 et P1 – Chiffre d’affaires total de 59,3 pour cent
Catégorie B: Projets P3 et P7 – Chiffre d’affaires total de 22,8 pour cent
Catégorie C: Tous les autres projets – Chiffre d’affaires total de 17,8 pour cent
Ensuite, cette répartition est illustrée à l’aide de la courbe de Lorenz pour faciliter la compréhension.

La forte augmentation initiale de la courbe montre clairement que les projets P2 et P1 de la catégorie A ont la plus grande part du chiffre d’affaires, tandis que les projets de la catégorie B contribuent à hauteur de 22,8 pour cent supplémentaires. Ainsi, ces deux catégories représentent déjà plus de 80 pour cent du chiffre d’affaires attendu, tandis que la catégorie C contient la majorité des projets mais ne contribue qu’à 17,8 pour cent du chiffre d’affaires.
La prochaine étape consiste à définir des stratégies pour traiter les différentes catégories. Par exemple, l’entreprise échantillon pourrait accorder une haute priorité aux projets de la catégorie A car ils devraient générer des revenus importants. Elle pourrait allouer des ressources préférentielles à ces projets et surveiller étroitement leur mise en œuvre pour garantir leur succès. Les projets de la catégorie B ont un chiffre d’affaires modéré et pourraient bénéficier d’une priorité modérée, en veillant à disposer de ressources suffisantes mais en privilégiant les projets de la catégorie A en cas de conflits. Les projets de la catégorie C, avec le chiffre d’affaires attendu le plus faible, pourraient être évalués pour déterminer s’ils sont vraiment nécessaires, peut-être en raison de leur importance stratégique.

Avantages de l’analyse ABC

• Met l’accent sur les aspects essentiels
• Méthode simple à appliquer
• Aide à l’alignement stratégique d’une entreprise
• Présente clairement les priorités
• Peut être utilisée de manière flexible dans différents domaines et pour différentes questions
• Fournit une bonne base de communication avec les parties prenantes et pour la prise de décision
• Présente des problèmes complexes de manière simple

Défis de l’analyse ABC

• En gestion de projet, l’analyse peut donner des résultats inexacts lors de l’utilisation de valeurs estimées.
• La catégorisation en différentes classes nécessite des jugements subjectifs, ce qui peut conduire à des résultats potentiellement différents selon les individus.
• L’analyse est purement une évaluation de la situation actuelle, ce qui signifie qu’elle ne représente que l’état actuel et ne tient pas compte des potentiels futurs, tels que les projets nouvellement ajoutés ou les changements dans le portefeuille de projets.
• Les éléments ou projets analysés sont considérés de manière isolée, négligeant les dépendances ou les synergies entre eux.
• La priorisation des projets peut être effectuée sur la base d’un seul critère, ce qui ne reflète pas précisément la réalité complexe.
• L’analyse ABC ne fournit pas de recommandations pour les actions à entreprendre.
• La classification en seulement trois catégories est très simplifiée, ce qui peut perdre d’importantes nuances ou différences entre les projets.

Conclusion

L’analyse ABC est un outil simple qui permet aux entreprises de se concentrer sur les aspects essentiels et de définir des priorités. Surtout en gestion de portefeuille de projets, elle peut aider à hiérarchiser les bons projets, à distribuer les ressources de manière optimale et à atténuer les risques.

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