L’ABC de la gestion de projet : B comme Business Case

Qu’est-ce qu’un business case ?

Un business case est un document ou une présentation qui expose la justification économique et les avantages d’un projet. Un business case est une partie essentielle de l’initiation d’un projet et est utilisé pour convaincre les décideurs qu’un projet particulier doit être entrepris. En bref, le business case répond à la question cruciale : pourquoi devrions-nous mettre en œuvre ce projet ?
Par ailleurs, un business case et ses mises à jour, constitue une base essentielle pour la gestion du changement.

Pourquoi un business case est-il nécessaire ?

• Justification de l’opportunité commerciale : Un business case fournit la base pour justifier la nécessité d’un projet ou d’une idée commerciale. Il explique pourquoi le projet devrait être lancé en exposant de manière claire l’opportunité commerciale qu’il présente.
• Prise de décision : Le business case joue donc un rôle crucial dans la prise de décision commerciale. En analysant les faits et les données, il fournit une base rationnelle sur laquelle les dirigeants et décideurs d’entreprise peuvent prendre des décisions éclairées sur les projets à entreprendre ou à prioriser et ceux à ne pas entreprendre. En exposant la justification commerciale, les avantages attendus et les coûts du projet, il permet de sélectionner les meilleurs projets et d’allouer judicieusement les ressources.
• Hiérarchisation des projets : Dans les organisations, il y a souvent plus de projets et d’idées que de ressources disponibles. C’est là que le business case intervient. Il aide à hiérarchiser les projets en fonction de leur importance stratégique et de leur potentiel commercial. Les projets qui promettent le plus grand bénéfice à un coût raisonnable sont priorisés, tandis que les projets moins prometteurs peuvent être mis en attente ou rejetés.
• Allocation des ressources : Les entreprises disposent de ressources limitées. L’un des objectifs centraux du business case est donc également d’assurer l’allocation efficace des ressources. Cela concerne non seulement les ressources financières, mais aussi le personnel, le temps et d’autres ressources. La présentation claire des coûts et des avantages dans le business case facilite l’allocation des ressources au projet en montrant quel projet promet les avantages les plus élevés avec une utilisation appropriée des ressources.
• Transparence et communication : Le business case sert également d’outil de communication pour expliquer les raisons de lancer le projet de manière claire et compréhensible. Cela favorise la transparence au sein de l’entreprise et facilite la coopération entre différents services et équipes. Un business case bien argumenté permet aux employés de comprendre la vision et le besoin commercial du projet proposé.
• Gestion des risques : En incluant une analyse des risques dans le business case, les challenges et risques sont identifiés à un stade précoce. Cela permet de planifier des mesures d’atténuation appropriées et de les intégrer immédiatement dans le business case. De cette façon, les problèmes inattendus lors de la mise en œuvre du projet peuvent être minimisés à l’avance.
• Éviter les mauvais investissements : Sans business case, il y a un risque que les ressources soient investies dans des projets qui n’offrent pas d’avantage clair à l’entreprise. Le business case contribue à éviter de tels investissements en justifiant le projet et en évaluant le retour sur investissement prévu.
• Mesure du succès : Une fois qu’un projet a été approuvé et mis en œuvre, le business case sert également de point de référence pour surveiller et mesurer les progrès du projet et les avantages réels par rapport aux attentes initiales. Cela permet une amélioration continue et des ajustements pendant le projet et au-delà. Après la fin du projet, les avantages réels peuvent être comparés aux projections du business case.

Composants d’un business case

Les composants d’un business case sont cruciaux pour démontrer de manière exhaustive la justification commerciale d’un projet. Voici les principaux composants d’un business case en détail :

• Résumé exécutif : La première section du business case fournit un aperçu bref et concis de l’ensemble du contenu. Un résumé exécutif contient généralement les informations les plus importantes, telles que l’objectif du projet, les avantages attendus et les coûts.
• Justification commerciale : Cette partie du business case explique la justification commerciale du projet et inclut donc des informations sur la nécessité du projet et sur la manière dont il contribuera à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise. Une description détaillée du problème, une présentation succincte des différentes options et de leurs impacts, ainsi que les hypothèses formulées sont généralement des éléments de cette section.
• Description du projet : Cette section décrit le projet lui-même, y compris son nom, ses objectifs, les résultats attendus et les principales caractéristiques. Cette section offre ainsi un aperçu du projet. De plus, elle inclut généralement un calendrier approximatif pour le projet, les jalons, le délai prévu pour le début et la fin du projet, et quand les avantages attendus devraient être réalisés. Les principales parties prenantes sont également identifiées dans cette section et leurs préoccupations et intérêts liés au projet sont expliqués.
• Analyse de rentabilité :
  Pour pouvoir mettre en relation les coûts et les avantages du projet, une analyse de rentabilité fait souvent partie du business case. Cela inclut une analyse des avantages, une analyse des coûts et une évaluation financière.
  • Analyse des avantages : Dans cette section, les avantages attendus du projet sont présentés. Il peut s’agir notamment d’une augmentation des revenus, d’économies de coûts, d’une amélioration de l’efficacité, d’une satisfaction client accrue ou d’autres avantages commerciaux. L’analyse des avantages doit être quantitative et qualitative.
  • Analyse des coûts : Tous les coûts estimés du projet sont répertoriés ici, y compris les coûts initiaux, les coûts opérationnels continus et les investissements engagés pendant le projet.
  • Évaluation financière : Cette partie évalue la performance financière du projet, y compris le retour sur investissement (ROI), le potentiel de profit et d’autres indicateurs financiers.
• Analyse des risques : Cette section identifie et évalue les risques associés au projet. De plus, elle inclut souvent des plans avec des mesures d’atténuation ou de gestion des risques.
• Alternatives et options : C’est ici que différentes alternatives au projet sont identifiées et analysées. Cela peut aider à s’assurer que la meilleure solution est sélectionnée.
• Recommandations et conclusions : À la fin du business case, des recommandations claires sont formulées pour accepter ou rejeter le projet. Cela devrait être basé sur les informations présentées dans les sections précédentes.

Créer un business case

La création d’un business case nécessite une approche structurée pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont soigneusement rassemblées et présentées.

1. Initialisation du projet et idée de projet

Commencez par identifier clairement l’idée du projet. Cela peut être fait par le biais de recherches de marché, d’enquêtes auprès des clients, d’analyses des besoins internes ou d’autres sources. Assurez-vous de bien comprendre le déclencheur du projet et le besoin commercial associé.

2. Analyse des parties prenantes

Identifiez les principales parties prenantes du projet, y compris les parties internes et externes. Comprenez leurs attentes, leurs exigences et leurs préoccupations liées au projet.

3. Définir les objectifs du projet

Définissez des objectifs de projet clairs et spécifiques. Ceux-ci devraient être mesurables, réalisables, pertinents et temporellement définis (critères SMART). Les objectifs du projet devraient être étroitement liés aux objectifs stratégiques de l’entreprise.

4. Analyse des avantages

Décrivez en détail les avantages attendus du projet. Cela peut inclure une augmentation des revenus, des économies de coûts, une amélioration de l’efficacité, une augmentation de la satisfaction client et d’autres types d’avantages. Essayez de quantifier ces avantages à la fois quantitativement et qualitativement.

5. Analyse des coûts

Estimez les coûts du projet aussi précisément que possible. Prenez en compte les coûts initiaux, les coûts d’exploitation continus, les investissements nécessaires et les coûts de suivi éventuels. Il est important de prendre en compte tous les facteurs de coûts.

6. Analyse des risques

Identifiez les risques et les enjeux associés au projet. Évaluez leur probabilité ainsi que les dommages potentiels qui seraient causés si un risque se produisait. Planifiez des mesures pour atténuer ou gérer le risque.

7. Alternatives et options

Étudiez différentes solutions ou alternatives au projet. Comparez les avantages, les inconvénients et les implications commerciales de chaque option. Justifiez pourquoi la solution que vous avez choisie est la meilleure option.
En général, vous disposez d’au moins trois options différentes :

• Ne pas réaliser le projet
• Apporter une solution au problème initial avec un effort minimal.
• Mettre en œuvre le projet

8. Délai

Établissez un calendrier approximatif pour le projet, y compris les principaux jalons et le délai prévu pour le début et la fin du projet. Prenez en compte les dépendances éventuelles par rapport à d’autres projets ou facteurs externes.

9. Évaluation financière

Effectuez une évaluation financière pour calculer le ROI, le retour sur investissement et d’autres mesures financières. Montrez comment le projet affectera la performance financière de l’entreprise.

10. Assumptions et dépendances

Énumérez toutes les hypothèses faites lors de la création du business case et identifiez les dépendances vis-à-vis d’autres projets ainsi que des facteurs externes.

11. Recommandations et conclusions

Sur la base des étapes précédentes, formulez des recommandations claires pour accepter ou rejeter le projet. Justifiez vos recommandations en fonction des informations disponibles et montrez comment le projet apportera des avantages commerciaux.

12. Documentation et présentation

Assurez-vous que le business case est soigneusement documenté. Créez un document clair et facile à comprendre. Préparez également une présentation pour présenter les résultats du business case aux décideurs.

13. Révision et approbation

Le business case devrait être examiné et approuvé par les décideurs concernés de l’entreprise. Cela peut nécessiter une procédure d’approbation formelle avant que le projet ne soit officiellement lancé.

La création d’un business case nécessite une recherche minutieuse, une analyse des données et un raisonnement clair. Un business case bien structuré est un outil crucial pour la prise de décision et l’initiation de projets au sein des entreprises.

Enjeux et meilleures pratiques

L’élaboration d’un business case est une étape importante vers le lancement réussi d’un projet. Voici quelques-uns des défis les plus courants auxquels vous pourriez être confronté lors du processus de création et les meilleures pratiques pour les surmonter :

Enjeux :

1. Données et informations insuffisantes : Obtenir des données précises et complètes pour l’analyse des avantages et des coûts peut être difficile, surtout si le projet est nouveau.
2. Incertitude et risques : Prédire les évolutions et les événements futurs est une entreprise pleine d’incertitudes. Les risques peuvent également être difficiles à quantifier.
3. Hypothèses et estimations : Les business cases reposent souvent sur des hypothèses et des estimations qui peuvent changer tout au long du projet.
4. Complexité : Dans les projets complexes, l’élaboration d’un business case peut être difficile car de nombreuses variables et facteurs doivent être pris en compte en même temps.
5. Résistance au changement : Il peut y avoir une résistance aux nouveaux projets, surtout s’ils ont un impact sur les processus et les structures existants.

Meilleures pratiques :

1. Collecte de données : Investissez du temps et des ressources pour obtenir des données et des informations précises. Les études de marché, l’étalonnage et la consultation d’experts peuvent être utiles.
2. Gestion des risques : Effectuez une analyse approfondie des risques et élaborez des plans pour atténuer ces derniers. Montrez dans un business case comment vous allez gérer les incertitudes et les risques.
3. Analyse de scénarios : Envisagez différents scénarios et évolutions pour minimiser l’impact de l’incertitude sur un business case. Cela peut aider à élaborer des plans d’action alternatifs.
4. Mise à jour régulière : Mettez à jour un business case au fur et à mesure que le projet progresse pour refléter les changements et les avancées. Gardez également à jour les hypothèses et les estimations.
5. Communication transparente : Communiquez clairement et efficacement les avantages du projet et la justification commerciale à toutes les parties prenantes concernées pour obtenir leur soutien et leur compréhension.
6. Implication des parties prenantes : Impliquez les principales parties prenantes dès le début, en demandant leurs commentaires et leur adhésion. Cela peut réduire la résistance au projet.
7. Expertise externe : Pour les projets complexes, n’hésitez pas à faire appel à des experts externes ou à des consultants pour vous aider à élaborer un business case grâce à leur expérience.

Gestion et mise à jour du business case

Un business case n’est pas un document statique. Au contraire, il nécessite une gestion et une mise à jour continues pour s’assurer qu’il reste pertinent et utile pendant la mise en œuvre d’un projet. Ainsi, il n’est pas seulement utilisé pour lancer un projet, mais peut également être appliqué pendant sa mise en œuvre et sa conclusion.

• Suivi du projet : Une fois qu’un projet a commencé, vous devez suivre attentivement ses progrès. Cela inclut le suivi des jalons, des coûts, de la consommation des ressources et d’autres facteurs pertinents. Comparez régulièrement les progrès réels avec les valeurs prévues dans le business case pour vous assurer que la mise en œuvre de votre projet progresse comme prévu.
• Réexamen des hypothèses : Passez régulièrement en revue les hypothèses formulées dans un business case initial. Si les circonstances changent ou si de nouvelles informations deviennent disponibles, ces hypothèses doivent être ajustées en conséquence. Cela peut avoir un impact sur les projections dans un business case.
• Mise à jour des données financières : Les données financières dans un business case doivent également être tenues à jour. Cela vous permettra de comparer les coûts ou les revenus réels encourus avec les prévisions d’un business case. Cela permet un calcul précis du ROI et d’autres ratios financiers.
• Gestion des risques : L’analyse des risques doit également être régulièrement mise à jour et évaluée pour voir si les risques identifiés se sont produits, si leur probabilité d’occurrence a changé ou si de nouveaux risques sont apparus. De plus, passez en revue l’efficacité des mesures d’atténuation des risques mises en œuvre.
• Communication avec les parties prenantes : Tenez les parties prenantes concernées informées de l’avancement du projet et de toute modification d’un business case. Cela contribue à renforcer la confiance et à maintenir le soutien des parties prenantes.
• Ajustement des objectifs du projet : Au cours de la mise en œuvre d’un projet, les circonstances commerciales changent ou de nouveaux objectifs stratégiques sont fixés. Dans ces cas, il peut être nécessaire d’ajuster les objectifs du projet dans un business case pour s’assurer que le projet continue de contribuer à la réalisation des objectifs.
• Mise à jour du calendrier : Suivez le calendrier du projet et ajustez-le si nécessaire. Cela peut être nécessaire en raison de retards, d’agendas accélérés ou de changements de portée du projet.
• Révision et approbation régulières : Pour les projets de très longue durée, un business case doit être examiné et mis à jour régulièrement par les décideurs, par exemple annuellement, ou chaque fois qu’il y a des changements importants dans le projet ou l’environnement commercial. Cela garantit que le projet continue de répondre aux objectifs commerciaux.

Un business case pour PRINCE2

PRINCE2 (Projects In Controlled Environments) est une méthodologie de gestion de projet largement utilisée dans différentes organisations et industries. Dans le cadre de PRINCE2, un business case est défini comme le document qui fournit la justification économique du projet. Il expose les raisons du projet, ses objectifs et les avantages attendus. Un business case sert ainsi de document central pour convaincre la direction et les parties prenantes d’allouer les ressources nécessaires au projet.
Par conséquent, PRINCE2 exige que le début de chaque projet soit accompagné d’un business case complet et approuvé. Cela signifie qu’avant le début officiel de tout projet, un business case doit être préparé et approuvé par les décideurs concernés.
Un business case selon PRINCE2 inclut généralement les informations suivantes :

• Objectif et portée du projet
• Raison commerciale et justification du projet
• Avantages et avantages escomptés
• Coûts et financement du projet
• Analyse et évaluation des risques
• Calendrier et jalons
• Hypothèses et dépendances
• Recommandations pour l’acceptation ou le rejet du projet

En outre, selon PRINCE2, un business case n’est pas un document statique, mais doit être régulièrement mis à jour et géré pour s’assurer qu’il reflète les conditions actuelles du projet. Les changements de portée du projet, de coûts ou d’avantages escomptés doivent être régulièrement transférés au business case.

Un business case dans un environnement de gestion de projet agile

Dans la gestion de projet agile, l’accent est mis sur la flexibilité, la collaboration et l’adaptation continue, ce qui diffère des méthodes traditionnelles de gestion de projet. Par exemple, dans des approches agiles telles que Scrum ou Kanban, l’accent est mis sur la livraison continue de produits ou de fonctions de valeur. Par conséquent, l’utilisation d’un business case formel sous sa forme classique est souvent moins prononcée, voire facultative.

1. Principes agiles : Dans les projets agiles, les décisions sont souvent prises en fonction des principes et des valeurs agiles qui mettent l’accent sur l’orientation client, la collaboration d’équipe et l’adaptation réactive. Ainsi, contrairement à la planification de projet classique, un business case n’est souvent pas requis.
2. Approche Lean : Les méthodes agiles, en particulier Kanban, suivent une approche Lean qui vise à réduire le gaspillage et met l’accent sur l’amélioration continue. Dans ce contexte, l’élaboration d’un business case complet peut être considérée comme une perte de temps.
3. Valeur commerciale : La gestion de projet agile met l’accent sur la livraison continue de la valeur commerciale. Ainsi, au lieu de construire un business case complet, l’équipe devrait se concentrer sur le développement continu de produits ou de fonctionnalités et les adapter en fonction des commentaires des clients ainsi que des exigences changeantes du marché.
4. Documentation informelle : Les projets agiles utilisent souvent une documentation informelle telle que des histoires d’utilisateurs, des listes de produits et des feuilles de route pour communiquer l’orientation et les priorités du projet. Ces documents sont plus légers et plus flexibles qu’un business case traditionnel.
5. Flexibilité : Les projets agiles sont conçus pour s’adapter aux exigences et aux priorités changeantes. Cela peut signifier que les hypothèses initiales du business case doivent être révisées pendant le projet.

Bien qu’un business case formel soit moins courant dans la gestion de projet agile, cela ne signifie pas que la justification commerciale et le retour sur investissement ne sont pas pris en compte. Au contraire, la communication de ces aspects se fait souvent de manière plus informelle et continue au sein de l’équipe. Dans certaines entreprises, des méthodes hybrides sont également utilisées, combinant des méthodes agiles avec des approches traditionnelles de gestion de projet. Surtout pour les projets importants nécessitant d’importants investissements, un business case peut être utile dans de tels cas.

Conclusion

Un business case est le composant clé du succès des projets classiques en gestion de projet. Il fournit une base claire et rationnelle pour la prise de décision, l’allocation des ressources ainsi que la mesure de la performance. En créant, gérant et mettant à jour soigneusement un business case, les entreprises peuvent s’assurer que leurs projets sont alignés pour atteindre leurs objectifs stratégiques et qu’ils offrent les avantages commerciaux attendus.

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