Finies les discussions interminables : Comment prendre des décisions plus rapidement lors des réunions

Pourquoi les décisions en réunion sont souvent si difficiles à prendre

De longues discussions, des désaccords et un manque de clarté sur le résultat final – ces aspects font durer de nombreuses réunions et frustrent les participants ainsi que les dirigeants. Les raisons en sont multiples :

• Diversité des perspectives : des points de vue différents au sein d’une équipe sont généralement un atout, mais plus il y a d’opinions en jeu, plus la prise de décision peut prendre du temps.
• Manque de concentration et d’objectifs : si les objectifs ne sont pas clairement définis ou si les discussions se perdent indéfiniment dans les détails, cela signifie que chaque décision prend beaucoup de temps.
• Peur de prendre une décision : souvent, la peur de prendre la mauvaise décision pousse les gens à continuer à discuter sans trouver de solution – la discussion s’éternise et il y a un manque de clarté à la fin.

Une étape cruciale consiste donc à mettre en place des structures et des méthodes claires qui garantissent l’efficacité du processus décisionnel.

Les bases pour des décisions plus rapides en réunion

Quelques règles fondamentales permettent aux chefs de projet et aux cadres de fixer le cap avant même le début de la réunion. Ces tâches comprennent :

1. Fixer des objectifs et un ordre du jour clairs : Ce n’est que si les décisions à prendre lors de la réunion sont claires dès le départ que l’équipe peut se préparer et se concentrer de manière optimale sur la décision à prendre. Un ordre du jour clairement structuré doit donc être établi avant la réunion. Chaque point de l’ordre du jour doit être formulé en fonction d’un besoin de décision précis, par exemple « Définir le calendrier du projet » au lieu de « Mise à jour du projet ». Cela permet d’orienter automatiquement la discussion vers un objectif et de minimiser les digressions.
2. clarifier les rôles et les responsabilités : En outre, il est important de préciser dès le début de chaque réunion qui est responsable de la décision finale et qui n’a qu’un rôle consultatif. Les conflits de rôles ne font que compliquer inutilement la prise de décision. Une méthode permettant de clarifier les rôles est par exemple la matrice RACI. Elle permet de diviser l’équipe en différents rôles, ce qui crée une structure décisionnelle claire et permet de mieux cibler les discussions. Les différents rôles sont les suivants :
   – Responsable : qui est responsable de la mise en œuvre ?
   – Accountable (responsable) : Qui est responsable en fin de compte ?
   – Consulté : Qui consulter ?
   – Informed (informé) : Qui doit être informé ?
3. Gestion du temps grâce au timeboxing : Le timeboxing consiste à fixer une limite de temps fixe pour chaque point de discussion et à la faire respecter pendant la réunion, par exemple à l’aide d’une minuterie. Dès que le délai est atteint, une décision est prise ou le sujet est reporté. Cette méthode empêche strictement l’équipe de se perdre dans des discussions interminables.

Méthodes de prise de décision efficace en réunion

Il existe quelques méthodes éprouvées pour accélérer le rythme de la prise de décision. Voici six techniques efficaces que vous pouvez essayer :

1. Dot Voting : Dot Voting vous permet de recueillir rapidement les opinions et d’établir des priorités. Toutes les options sont notées et les participants attribuent des points (par exemple des autocollants ou d’autres marques) à leurs options préférées. Cela peut également se faire de manière anonyme si nécessaire. L’idée qui obtient le plus de points est finalement classée par ordre de priorité. Alternativement, les idées ayant obtenu le plus de points peuvent être présélectionnées et faire l’objet d’une discussion plus approfondie à partir de ce point. Le vote par points est particulièrement utile pour sélectionner les meilleures idées parmi plusieurs, sans tomber dans de longues discussions.
2. Matrice de décision (Decision Matrix) : Pour les décisions plus complexes, une matrice de décision peut aider en permettant une évaluation objective des options. Pour ce faire, une matrice est créée avec les différentes options dans les lignes. Des critères de décision prédéfinis (par ex. coût, temps, avantages) sont inscrits dans les colonnes. Ensuite, chaque option est évaluée selon chaque critère et les scores sont additionnés. L’option qui obtient le plus de points est choisie comme la meilleure option. La matrice de décision est particulièrement utile lorsque les décisions sont très complexes ou doivent rester absolument factuelles.
3. Fist of Five : la méthode Fist of Five permet d’évaluer rapidement le degré d’approbation d’une décision. Chaque personne signale son accord par le nombre de doigts qu’elle lève. Un poing donne zéro point et représente un désaccord complet, tandis que cinq doigts tendus donnent cinq points pour une approbation totale. Cette méthode est rapide et visuelle et donne un retour immédiat sur le fait de savoir si l’équipe est prête à prendre une décision ou si des discussions sont encore nécessaires.
4. 25/10 Crowd Sourcing : cette méthode est idéale lorsqu’il y a beaucoup d’idées en circulation et que l’on souhaite simplement filtrer les meilleures dans un premier temps. Dans le cadre du 25/10 Crowd Sourcing, chaque idée est d’abord notée sur une carte. Les cartes sont ensuite passées d’une personne à l’autre en cinq tours. Chaque personne évalue l’idée sur la carte en lui attribuant un score de 1 à 5, et les idées qui ont obtenu le score total le plus élevé sont discutées plus avant. Cette évaluation rapide permet d’évaluer facilement un grand nombre d’idées, même dans un grand groupe, et de sélectionner les plus prometteuses.
5. Consensus Polling (sondage de consensus) : Tout comme la méthode Fist of Five, le Consensus Polling sert à vérifier le degré de consensus. Après une brève discussion, chacun indique à main levée sa position sur une décision. Cette méthode est particulièrement efficace pour voir rapidement si une décision peut être prise ou si d’autres discussions sont nécessaires.
6. Brainstorming inversé : si une équipe a généralement du mal à prendre une décision, le brainstorming inversé peut être une alternative créative. Au lieu de se demander comment résoudre le problème, on se demande comment on peut garantir son échec. Ensuite, des mesures sont formulées pour éviter ces erreurs.

Conseils pour une mise en œuvre réussie des méthodes

Les différentes méthodes offrent un grand potentiel pour structurer les réunions de manière plus ciblée et prendre des décisions plus efficacement. Pour que la mise en œuvre soit réussie, il faut toutefois tenir compte de certaines subtilités qui accélèrent encore le processus de décision et garantissent la pérennité des résultats.

• Adaptation à la taille du groupe : toutes les méthodes ne sont pas adaptées à toutes les tailles d’équipe. Dans les petites équipes, les décisions peuvent souvent être prises de manière plus informelle. Une méthode comme « Fist of Five » fonctionne bien dans ce cas et favorise des votes rapides. En revanche, les groupes plus importants bénéficient souvent d’une approche plus structurée, telle qu’une matrice de décision, qui met en balance différents critères et permet de clarifier la meilleure option possible.
• Réunions axées sur les objectifs : même si l’ordre du jour est déjà aligné sur les décisions à prendre, il peut être utile de commencer chaque réunion par une demande d’objectifs. Cela permet de mettre l’équipe sur la même longueur d’onde et de clarifier à nouveau pour toutes les personnes présentes les décisions qui seront prises au cours de la réunion.
• Combinaison de méthodes : souvent, la combinaison de différentes méthodes donne les meilleurs résultats. Par exemple, vous pouvez commencer une réunion par un bref tour de table avec une limite de temps stricte, puis conclure la décision par un vote rapide comme le Dot Voting ou le Fist of Five.
• Suivi de la décision : pour garder une trace des décisions prises, même après coup ou pour les membres de l’équipe qui n’ont pas pu participer à la réunion, il est utile de les documenter. Ne vous contentez pas de noter la décision prise, mais indiquez également clairement qui est responsable de sa mise en œuvre. Cela permet non seulement de clarifier les prochaines étapes, mais aussi de s’assurer que la réunion se termine de manière productive et que toutes les personnes impliquées respectent ce qui a été convenu.

Conclusion

Des décisions plus rapides sont la clé de réunions plus efficaces et plus productives. Grâce à une structure claire, des responsabilités définies et l’utilisation de méthodes efficaces telles que le vote par points, le Fist of Five ou une matrice de décision, vous pouvez accélérer la prise de décision de manière ciblée.

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